Nhà thầu hay nhân viên? Cách sửa tình trạng người lao động

Tôi có thể chọn 1099 thay vì bảng lương W-2 cho người làm việc thường xuyên không?

Thường là không. Mong muốn của người lao động, hợp đồng gọi họ là nhà thầu và Form 1099 đều không quyết định tình trạng thuế sử dụng lao động liên bang. IRS xem xét mối quan hệ thực tế, bao gồm quyền kiểm soát công việc của doanh nghiệp. Giờ làm việc đều đặn có thể là bằng chứng về quyền kiểm soát, nhưng chỉ riêng công việc đều đặn thì chưa quyết định được vấn đề (IRS: Topic 762).

Nếu các dữ kiện cho thấy đó là quan hệ nhân viên, tiền lương nói chung phải khai trên Form W-2. Doanh nghiệp đủ điều kiện hưởng section 530 có thể tiếp tục khai báo liên bang theo diện không phải nhân viên cho nhóm được bảo vệ chừng nào các điều kiện còn được đáp ứng; việc miễn trách nhiệm này không quyết định tình trạng người lao động hay nghĩa vụ của tiểu bang (IRS: Publication 15; IRS: section 530 relief). Một người có thể làm bán thời gian mà vẫn là nhân viên. Việc rà soát này áp dụng như nhau dù người trả lương là chủ doanh nghiệp một chủ, hợp danh hay công ty.

IRS dùng những dữ kiện nào để quyết định tình trạng người lao động?

IRS chia bằng chứng thành kiểm soát hành vi, kiểm soát tài chính và mối quan hệ giữa các bên. Không có nhãn hay tài liệu đơn lẻ nào thay thế được việc xem xét toàn bộ dữ kiện (IRS: Topic 762).

Đây là các nhóm thông thường theo luật án lệ (common-law). Luật liên bang còn có nhân viên theo luật định (statutory employee) và người không phải nhân viên theo luật định (statutory nonemployee); hãy kiểm tra các quy định đó khi vị trí phù hợp (IRS: Publication 15).

Ví dụ, việc ấn định ca làm của hai người hỗ trợ và chỉ đạo công việc hằng ngày của họ nghiêng về tình trạng nhân viên. Việc người lao động có doanh nghiệp riêng, dụng cụ riêng, khách hàng khác và tự quyết định cách giao kết quả thì nghiêng về hướng ngược lại. Đây là các chỉ dấu, không phải bảng chấm điểm. Hãy giữ hợp đồng, lịch làm việc, tin nhắn về việc giám sát, hóa đơn, hồ sơ chi phí và bằng chứng về khách hàng khác trước khi quyết định (IRS: Topic 762).

Tiền mặt hoặc chuyển khoản điện tử có thay đổi việc khấu trừ hay khai báo không?

Với nhân viên thì không. Khoản trả nói chung là tiền lương dù được giao bằng tiền mặt, séc hay chuyển khoản điện tử. Kênh thanh toán không miễn nghĩa vụ khấu trừ hay khai báo tiền lương (IRS: Publication 15). Với nhà thầu được phân loại đúng, các giao dịch bằng thẻ thanh toán và qua mạng lưới bên thứ ba đủ điều kiện thuộc quy tắc Form 1099-K của đơn vị thanh toán bù trừ, thay vì quy tắc Form 1099-NEC của doanh nghiệp. Chuyển khoản trực tiếp qua ngân hàng vẫn theo quy tắc Form 1099-NEC thông thường khi bắt buộc. Với năm thuế của trang này, khoản trả cho dịch vụ nói chung đạt ngưỡng khai báo đó ở mức $2.000 cho mỗi người nhận; khấu trừ dự phòng có thể buộc phải nộp tờ khai dù dưới ngưỡng (IRS: Form 1099-K FAQs; IRS: Publication 15).

Hãy dựng lại lịch sử thanh toán theo từng người lao động và ngày trả từ hồ sơ tiền mặt, chuyển khoản ngân hàng, hóa đơn và các Form 1099 đã phát hành. Tách tiền công dịch vụ thực tế khỏi các khoản hoàn chi có chứng từ trước khi rà soát tờ khai thuế lương. Với hồ sơ thông thường của nhà thầu được phân loại đúng, xem Tự ghi sổ hay thuê nhân viên ghi sổ. Nếu việc phân loại đúng nhưng bỏ sót một mẫu, xem Mẫu thuế của nhà thầu và nhân viên nộp trễ.

Phân loại sai có thể dẫn đến những khoản thuế và hồ sơ nào của người sử dụng lao động?

Việc phân loại là nhân viên có thể kéo theo khấu trừ thuế thu nhập liên bang, thuế An sinh Xã hội và Medicare của nhân viên và của người sử dụng lao động, và thuế thất nghiệp liên bang khi áp dụng. Doanh nghiệp cũng có thể phải nộp hồ sơ khấu trừ và thất nghiệp của tiểu bang. Form W-2 báo cáo tiền lương; Form 941 thường báo cáo thuế khấu trừ liên bang và thuế An sinh Xã hội và Medicare; Form 940 báo cáo thuế thất nghiệp liên bang khi bắt buộc (IRS: Publication 15).

Thuế của các kỳ trước có thể bao gồm phần của người sử dụng lao động ngay cả khi không khấu trừ khoản nào từ người lao động. Chủ doanh nghiệp một chủ phải tự trả thuế lương của doanh nghiệp với tư cách người sử dụng lao động theo các section 3102, 3111, 3301 và 3403, không cần xét sự cố ý. Thành viên hợp danh chung cũng có thể phải tự chịu các khoản nợ của hợp danh theo luật tiểu bang; cán bộ điều hành, thành viên hợp danh hoặc người khác kiểm soát việc nộp thuế có thể bị phạt trust fund theo section 6672 nếu việc không thu hoặc không nộp là cố ý. Khoản phạt đó có thể bao gồm thuế thu nhập của nhân viên và thuế An sinh Xã hội và Medicare lẽ ra phải thu, dù thực tế không thu khoản nào, nhưng không gồm phần của người sử dụng lao động (IRS: third-party liability; IRS: employment taxes and TFRP). IRS thường có ba năm sau ngày 15 tháng 4 kế tiếp, hoặc sau ngày nộp tờ khai muộn hơn, để ấn định khoản phạt, và không giới hạn nếu không nộp tờ khai; việc thu thông thường kéo dài mười năm kể từ ngày ấn định, tùy theo các trường hợp gia hạn hoặc tạm hoãn. Một người có 60 ngày để khiếu nại khoản phạt được đề nghị, hoặc 75 ngày nếu thông báo gửi đến địa chỉ ở nước ngoài (IRS: penalty limits; IRS: employment taxes and TFRP).

Tiền phạt và tiền lãi cũng có thể áp dụng. Khoản nộp thuế liên bang trễ có thể bị phạt 2% trên khoản nộp chưa trả sau từ một đến năm ngày theo lịch, 5% sau từ sáu đến mười lăm ngày, và 10% sau đó. Mức phạt tăng lên 15% khi quá mười ngày sau thông báo thanh toán đầu tiên của IRS, hoặc khi có thông báo yêu cầu thanh toán ngay; lý do chính đáng có thể được xét miễn phạt. Với các điều chỉnh theo section 3509, tiền phạt nộp thuế chỉ tính trên phần thuế An sinh Xã hội và Medicare của người sử dụng lao động (IRS: deposit penalty; IRS: employment tax penalties). Nếu người lao động đã nằm trong bảng lương và chỉ bỏ lỡ khoản nộp thuế hoặc tờ khai, hãy làm theo Trễ thuế lương.

Làm thế nào để đưa một người lao động vào bảng lương cho các kỳ lương sắp tới?

Nếu mối quan hệ làm việc đòi hỏi coi là nhân viên, hãy xử lý bảng lương cho các kỳ lương sắp tới. Hãy kiểm tra xem section 530 có còn được áp dụng hay không trước khi đổi cách khai báo liên bang cho một nhóm được bảo vệ. Nếu không, hãy ghi lại các dữ kiện phân loại và ngày đổi cách xử lý, rồi thu thập thông tin bảng lương của người lao động, tính khấu trừ từ Form W-4, ghi từng kỳ lương, nộp các khoản thuế bắt buộc và lập chứng từ tiền lương cùng tờ khai (IRS: Publication 15; IRS: section 530 relief).

Hãy kiểm tra quy định của tiểu bang đối với người lao động trước kỳ lương kế tiếp; nghĩa vụ đăng ký và trả lương của tiểu bang có thể bắt đầu độc lập với quyết định về thuế liên bang. Xem Thiết lập bảng lương để biết các tài khoản, khoản nộp thuế và các bước cho kỳ lương đầu tiên. Đơn VCSP không tạm dừng nghĩa vụ bảng lương hiện tại và không bảo đảm IRS chấp nhận (IRS: VCSP FAQ).

Những tờ khai thuế sử dụng lao động cũ nào có thể cần sửa?

Hãy rà soát từng người lao động bị ảnh hưởng, từng kỳ lương và từng tờ khai đã nộp. Form 941 đã nộp trước đó nói chung được sửa bằng một Form 941-X riêng cho mỗi quý bị ảnh hưởng. Nếu tờ khai khai thiếu thuế, hãy nộp và trả thuế trước hạn nộp Form 941 của quý mà bạn phát hiện sai sót, và giải thích việc sửa trên Form 941-X, để nói chung tránh được tiền lãi và một số khoản phạt. Nếu chưa nộp Form 941 nào vì mọi người lao động đều bị coi là nhà thầu, hãy nộp các Form 941 chậm; thuế suất theo section 3509 đòi hỏi đính kèm Form 941-X theo hướng dẫn đặc biệt của IRS (IRS: hướng dẫn Form 941-X).

IRS liệt kê các mẫu sửa tương ứng và hướng dẫn điều chỉnh Form 940 bằng cách đánh dấu ô tờ khai điều chỉnh (IRS: correcting employment taxes). Chỉ dùng Form W-2c để sửa Form W-2 đã nộp; người lao động chưa có W-2 có thể cần một Form W-2 gốc (IRS: hướng dẫn W-2). Hãy rà soát các Form 1099-NEC đã gửi để việc khai tiền lương và khai không phải nhân viên không mâu thuẫn nhau. Khấu trừ thuế thu nhập của năm trước có giới hạn sửa riêng. Nếu section 3509 không áp dụng và người lao động đã khai và nộp thuế thu nhập, người sử dụng lao động có thể xin miễn theo section 3402(d) bằng Form 4669 của người lao động và Form 4670 của mình; việc này không giảm thuế An sinh Xã hội, Medicare, thuế thất nghiệp, tiền phạt hay tiền lãi (IRS: employment tax liability). Hãy tính số thuế phải nộp trước khi nộp tờ khai.

VCSP có thể giảm rủi ro thuế sử dụng lao động liên bang trong quá khứ không?

Có thể. Chương trình Giải quyết Phân loại Tự nguyện (Voluntary Classification Settlement Program, VCSP) của IRS cho phép doanh nghiệp đủ điều kiện đồng ý coi một nhóm người lao động là nhân viên cho các kỳ thuế sử dụng lao động liên bang trong tương lai. Khoản thanh toán bằng 10% thuế sử dụng lao động tính theo thuế suất giảm của section 3509 trên tiền công của nhóm đó trong năm dương lịch gần nhất đã hoàn tất. Nếu năm trước không trả tiền cho nhà thầu nào và người lao động mới bắt đầu làm việc năm nay, Form 8952 dùng tiền công năm nay cho đến ngày ký. IRS cho biết người tham gia được chấp nhận không phải trả tiền lãi hay tiền phạt trên khoản thanh toán đó và sẽ không bị kiểm tra phân loại thuế sử dụng lao động của các năm trước đối với nhóm người lao động đó (IRS: hướng dẫn Form 8952; IRS: VCSP FAQ).

Điều kiện tham gia đòi hỏi doanh nghiệp luôn coi họ là không phải nhân viên và đã nộp các Form 1099 bắt buộc trong ba năm dương lịch trước đó, hoặc khoảng thời gian ngắn hơn nếu người lao động chỉ làm việc trong thời gian đó. Form 1099 bắt buộc được nộp trong vòng 6 tháng kể từ hạn nộp, kể cả gia hạn, vẫn có thể đủ điều kiện; nộp muộn hơn hoặc không nộp thì không. Hãy kiểm tra đầy đủ quy định của Form 8952 về các tranh chấp tình trạng đang diễn ra với IRS, kiểm tra thuế sử dụng lao động của nhóm công ty liên kết, kiểm tra phân loại của cơ quan lao động và kết quả các lần kiểm tra trước. Nếu chuyển một nhóm, mọi người trong nhóm đó phải được coi là nhân viên. IRS khuyến nghị nộp Form 8952 ít nhất 120 ngày trước ngày dự định bắt đầu coi là nhân viên. Chủ sở hữu, thành viên hợp danh hoặc cán bộ điều hành công ty được ủy quyền phải ký; người đại diện không được ký thay. Việc tham gia cần IRS chấp nhận và một thỏa thuận chốt (closing agreement), với khoản thanh toán đến hạn khi gửi lại thỏa thuận đã ký. VCSP không giải quyết nghĩa vụ của tiểu bang hay luật về tiền lương (IRS: VCSP FAQ; IRS: hướng dẫn Form 8952).

Nếu cuộc kiểm tra phân loại của IRS đã bắt đầu, hãy hỏi xem Chương trình Giải quyết Phân loại (Classification Settlement Program) của IRS có áp dụng không; người sử dụng lao động đủ điều kiện đã nộp đúng hạn các Form 1099 bắt buộc có thể nhận đề nghị trong lúc kiểm tra (IRS: CSP).

Khi nào section 530 có thể áp dụng cho việc phân loại trong quá khứ?

Section 530 có thể miễn cho doanh nghiệp trách nhiệm thuế sử dụng lao động liên bang đối với một nhóm người lao động, kể cả các kỳ tương lai chừng nào các điều kiện còn được đáp ứng, mà không quyết định tình trạng của người lao động. Cần đủ cả ba điều kiện dưới đây và không giải quyết nghĩa vụ của tiểu bang hay luật về tiền lương (IRS: section 530 relief).

Thiếu một Form 1099 bắt buộc làm mất tính nhất quán trong khai báo đối với người lao động và kỳ đó, nhưng không nhất thiết làm mất quyền được miễn đối với những người lao động hoặc kỳ khác. Tờ khai nộp muộn trước khi IRS lần đầu liên hệ doanh nghiệp về việc kiểm tra kỳ đó vẫn có thể được tính. Lý do chỉ được đưa ra sau khi có tranh chấp không chứng minh được việc đã dựa vào từ trước. Section 530 loại trừ một số thỏa thuận qua bên thứ ba đối với kỹ sư, nhà thiết kế, người vẽ kỹ thuật, lập trình viên, nhà phân tích hệ thống và những người lao động tương tự. Quyền được miễn thuộc về doanh nghiệp, không thuộc về người lao động; người lao động vẫn có thể nhận được xác định là nhân viên. Hãy mang các tờ khai trước đó và bằng chứng hỗ trợ cho quyết định ban đầu đến buổi rà soát trước khi cho rằng được miễn (IRS: Revenue Procedure 2025-10).

Nếu người lao động nộp Form SS-8 để IRS xác định tình trạng thì sao?

Hãy trả lời yêu cầu Form SS-8 của IRS bằng các dữ kiện và hồ sơ công việc, bao gồm mọi người lao động bị ảnh hưởng trong cùng một nhóm. Cả người lao động và doanh nghiệp đều có thể yêu cầu xác định tình trạng thuế sử dụng lao động liên bang, nhưng doanh nghiệp nên tiếp tục nộp tờ khai đúng hạn trong khi chờ. Yêu cầu SS-8 không phải là kiểm tra thuế sử dụng lao động và tự nó không ngăn cản VCSP; các quy tắc đủ điều kiện khác vẫn áp dụng. Yêu cầu này không giải quyết tình trạng theo tiểu bang (IRS: completing Form SS-8; IRS: VCSP FAQ).

Hãy thu thập hợp đồng, lịch làm việc, chỉ dẫn, lịch sử thanh toán, các Form 1099 và W-2, tờ khai thuế lương đã nộp và mọi thông báo của IRS hoặc tiểu bang. Nếu IRS hỏi về nhiều nhóm người lao động, IRS yêu cầu một Form SS-8 riêng cho mỗi nhóm. Hãy nhờ rà soát các hướng sửa và xóa phạt trước khi phản hồi bằng một quan điểm mâu thuẫn với các hồ sơ đã nộp trước đó (IRS: completing Form SS-8).

Tiêu chí xác định tình trạng người lao động của tiểu bang tôi có thể khác tiêu chí của IRS không?

Có. Tiêu chí common-law của IRS trả lời các câu hỏi về thuế sử dụng lao động liên bang; các tiểu bang có thể dùng tiêu chí khác. Ví dụ, California dùng tiêu chí ABC hoặc Borello, kể cả với người làm bán thời gian. Doanh nghiệp tại California có thể yêu cầu EDD xác định tình trạng bằng mẫu DE 1870, riêng biệt với Form SS-8 liên bang. Nếu trả hơn $100 tiền lương nhân viên trong một quý, doanh nghiệp phải đăng ký với EDD trong vòng 15 ngày; các báo cáo hằng quý là DE 9 và DE 9C. Hãy sửa quý đã nộp qua dịch vụ trực tuyến của EDD hoặc Form DE 9ADJ; nếu chưa có tờ khai gốc thì nộp tờ khai gốc trước. EDD cho biết khoản thanh toán trễ bổ sung bị phạt 15% trên số tiền trả trễ, cộng tiền lãi (California EDD: payroll FAQs; EDD: DE 1870; EDD: registration; EDD: corrections).

Với doanh nghiệp có hoạt động tại California trả tiền cho nhà thầu cá nhân mà dịch vụ đòi hỏi Form 1099 liên bang, EDD còn yêu cầu nộp DE 542 trong vòng 20 ngày theo lịch sau khi hợp đồng hoặc các khoản thanh toán đạt $600, tùy mốc nào đến trước. Báo cáo trễ có thể bị phạt $24 cho mỗi lần vi phạm nếu không có lý do chính đáng, hoặc $490 nếu doanh nghiệp và nhà thầu thông đồng bỏ sót hoặc khai gian (EDD: contractor reporting; EDD: penalty chart). Theo California Unemployment Insurance Code section 1735, cán bộ điều hành, cổ đông lớn hoặc người điều hành công ty, LLC hay LLP cũng có thể phải trả các khoản đóng góp, thuế khấu trừ, tiền phạt và tiền lãi của California chưa trả sau khi cố ý không nộp. Với tờ khai đã nộp có thiếu sót, EDD thường có ba năm kể từ ngày cuối của tháng sau quý mà trách nhiệm của người đó phát sinh, hoặc ba năm sau khi tờ khai được nộp, tùy mốc nào muộn hơn. Trường hợp không nộp tờ khai nhưng có lý do chính đáng cũng áp dụng thời hạn ba năm đó; nếu không có lý do chính đáng, EDD có tám năm kể từ cuối tháng. Gian lận hoặc ý định trốn thuế thì không còn giới hạn (EDD: section 1735; EDD: audit limits). Các bước này của California không mô tả các tiểu bang khác.

Luật liên bang về tiền lương cũng là một vấn đề riêng. Bộ Lao động Hoa Kỳ đã đề xuất thay đổi cách phân tích nhà thầu độc lập theo Fair Labor Standards Act, nên chỉ rà soát phân loại về thuế thì không thể giải quyết nghĩa vụ về lương tối thiểu hay làm thêm giờ (Federal Register: proposed rule). Hãy kiểm tra quy định tại nơi từng người lao động thực hiện dịch vụ trước khi cho rằng kết quả về thuế liên bang bao quát mọi nghĩa vụ.

Ví dụ

Chỉ mang tính minh họa; số tiền tính bằng đô la Hoa Kỳ. Một doanh nghiệp trả cho hai người hỗ trợ $20.000 mỗi người trong năm, một người bằng tiền mặt và một người bằng chuyển khoản điện tử. Chủ doanh nghiệp quy định lịch làm việc của cả hai, cung cấp dụng cụ và chỉ đạo công việc mỗi ngày. Form 1099-NEC đã được nộp cho một người hỗ trợ nhưng không nộp cho người còn lại.

Tổng số tiền $40.000 phải được dựng lại theo từng người lao động và ngày trả. Phương thức thanh toán không làm thay đổi tình trạng. Các dữ kiện về kiểm soát nghiêng về coi là nhân viên, nhưng doanh nghiệp xem xét cả ba nhóm của IRS trước khi quyết định. Nếu họ là nhân viên, doanh nghiệp kiểm tra section 530 trước khi đổi cách khai báo liên bang và rà soát tờ khai từng quý trước đó, Form 940, chứng từ tiền lương và hồ sơ khai với tiểu bang. Tờ khai thông tin bắt buộc bị thiếu có thể làm mất điều kiện VCSP và tính nhất quán trong khai báo theo section 530 đối với người lao động bị ảnh hưởng. Nếu section 3509 vốn áp dụng, việc thiếu 1099 chỉ thay đổi mức thuế suất của section này chứ không loại bỏ nó; cố ý bỏ qua quy tắc khấu trừ có thể loại bỏ các mức đó (IRS: hướng dẫn Form 941-X). Ví dụ này không tính thuế hay quyết định tình trạng của người lao động.

Trường hợp của bạn khác?

• Người lao động đã là nhân viên, nhưng bỏ lỡ khoản nộp thuế hoặc tờ khai: xem Trễ thuế lương.
• Người lao động là nhà thầu được phân loại đúng và chỉ trễ các mẫu thuế: xem Mẫu thuế của nhà thầu và nhân viên nộp trễ.
• Bạn cần thiết lập kỳ lương đầu tiên cho nhân viên: xem Thiết lập bảng lương.
• Nhà thầu làm việc bên ngoài Hoa Kỳ: xem Trả tiền cho nhà thầu ở nước ngoài.
• Bạn có nhiều năm cần xử lý, khiếu nại của người lao động, rủi ro với tiểu bang hoặc hồ sơ tiền mặt chưa đầy đủ: hãy thu thập hồ sơ thanh toán, hợp đồng, lịch làm việc, tờ khai đã nộp, Form 1099 và thông báo; nhờ hỗ trợ ghi sổ kế toán để dựng lại các dữ kiện và rà soát hướng sửa.