Tự ghi sổ hay thuê nhân viên ghi sổ cho doanh nghiệp nhỏ

Tôi có thể ghi sổ bằng phần mềm không, hay cần thuê nhân viên ghi sổ?

Bạn có thể tự làm nếu chứng minh và phân loại được từng giao dịch, đối chiếu được tài khoản ngân hàng và thẻ, và lập đúng hạn các số liệu cho tờ khai bắt buộc. Phần mềm chỉ ghi lại những gì bạn nhập; bạn vẫn phải kiểm tra xem dữ liệu đã đầy đủ và chính xác chưa. Nếu việc đối chiếu hoặc báo cáo bị chậm, nhân viên ghi sổ có thể đảm nhận phần việc thường xuyên. Hãy nhờ một chuyên gia thuế có chuyên môn giải quyết các câu hỏi về phương pháp thuế, hàng tồn kho hoặc việc nộp tờ khai (IRS: Publication 583).

IRS yêu cầu sổ sách của tôi phải đáp ứng điều gì?

Sổ sách của bạn phải thể hiện thu nhập và chi phí làm cơ sở cho các tờ khai, và bạn phải giữ các chứng từ hỗ trợ cho các bút toán. Luật liên bang yêu cầu hồ sơ đủ để xác lập nghĩa vụ thuế của bạn; IRS nhìn chung cho phép bạn tự chọn hệ thống, kể cả hồ sơ điện tử, nếu hệ thống đó thể hiện rõ thu nhập và chi phí (26 USC 6001; IRS: Publication 583). Phí thuê bao phần mềm không thay thế được biên lai còn thiếu, và cũng không quyết định một khoản thanh toán là tiền lương, hàng tồn kho, tài sản hay khoản rút vốn của chủ sở hữu.

Hãy giữ hóa đơn hoặc báo cáo bán hàng, sao kê ngân hàng và thẻ, biên lai chi phí, hồ sơ khoản vay và hồ sơ tài sản kinh doanh. Đối chiếu chúng với các bút toán trong sổ sách. Chỉ riêng một khoản tiền gửi vào ngân hàng có thể chưa cho biết đó là tiền bán hàng, tiền vay hay vốn góp của chủ sở hữu; chỉ riêng một khoản chi bằng thẻ có thể chưa chứng minh được mục đích kinh doanh. IRS yêu cầu giữ hồ sơ hỗ trợ các mục trên tờ khai cho đến khi hết thời hiệu ấn định thuế áp dụng, và một số hồ sơ cùng tài sản có thời hạn dài hơn (IRS: Publication 583; IRS: Nên lưu hồ sơ trong bao lâu?).

Hợp danh hoặc công ty cần có sổ sách riêng cho hoạt động kinh doanh đó, tách khỏi tài chính cá nhân của từng chủ sở hữu. Hợp danh nộp tờ khai thông tin riêng dù thu nhập của hợp danh nhìn chung chuyển sang các thành viên hợp danh; công ty cũng có tờ khai riêng (IRS: Publication 583). Về các form mà một pháp nhân nộp, xem Doanh nghiệp của bạn nộp những tờ khai nào.

Nhân viên ghi sổ, kế toán viên hay CPA: ai được lập tờ khai và làm việc với IRS thay tôi?

Ai cũng có thể giữ hồ sơ giao dịch. Lập tờ khai liên bang để lấy phí và đại diện cho người khác trước IRS là hai công việc khác nhau: người lập tờ khai có thu phí cần có mã số định danh người lập tờ khai (PTIN) do IRS cấp, còn CPA, enrolled agent và luật sư có quyền đại diện không giới hạn trước IRS (IRS: Chứng chỉ của người lập tờ khai).

Một số người lập tờ khai không có các chứng chỉ đó chỉ có quyền hạn chế đối với các tờ khai họ đã lập và ký; những người khác không có quyền đại diện (IRS: Chứng chỉ của người lập tờ khai). Chức danh nhân viên ghi sổ không cho bạn biết họ được làm tờ khai nào hay công việc đại diện nào.

Tôi có cần tài khoản ngân hàng doanh nghiệp riêng không?

Quy định lưu hồ sơ của liên bang không tự nó bắt buộc phải có tài khoản ngân hàng riêng, nhưng IRS khuyến nghị nên có và chỉ dùng tài khoản đó cho kinh doanh. Các giao dịch tách riêng giúp dễ theo dõi thu nhập, chi phí và các khoản chuyển cho chủ sở hữu, đồng thời dễ đối chiếu tài khoản với sổ sách (IRS: Publication 583).

Nếu bạn trộn lẫn khoản thanh toán cá nhân và kinh doanh, hãy xác định từng khoản trước khi phân loại. Một khoản mua cá nhân trả từ tài khoản doanh nghiệp không mặc nhiên là khoản khấu trừ kinh doanh. Với hợp danh hoặc công ty, các khoản chuyển cho chủ sở hữu cần được phân loại riêng trong sổ sách kinh doanh; về khoản rút vốn của chủ sở hữu LLC, xem Cách tự trả cho mình.

Theo tiền mặt hay dồn tích: sổ sách của tôi dùng phương pháp nào?

Hãy dùng một phương pháp thuế được cho phép và phản ánh rõ thu nhập. Sổ sách kinh doanh của bạn có thể dùng phương pháp khác nếu bạn đối chiếu được với tờ khai (IRS: Hướng dẫn Form 1065 Schedule M-3). Hãy kiểm tra phương pháp trên tờ khai đã có trước khi đổi cách khai thu nhập và chi phí. Tờ khai đầu tiên đã nộp nhìn chung xác lập phương pháp thuế; đổi sau đó nhìn chung cần IRS chấp thuận, thường xin bằng Form 3115 (IRS: Publication 538).

Hóa đơn khách hàng chưa thanh toán là khoản tiền khách hàng còn nợ doanh nghiệp; hóa đơn nhà cung cấp chưa thanh toán là tiền doanh nghiệp còn nợ. Phương pháp tiền mặt và dồn tích nhìn chung ghi nhận các khoản này vào những thời điểm khác nhau.

Đây là quy tắc về thời điểm ghi nhận, không phải quyền bỏ qua hóa đơn hay khoản phải trả. Một số công ty và hợp danh có thành viên là công ty bị hạn chế dùng phương pháp tiền mặt, với ngoại lệ cho doanh nghiệp nhỏ; hàng tồn kho cũng có thể làm thay đổi phương pháp ghi nhận mua và bán (IRS: Publication 538).

Doanh nghiệp của tôi có cần bảng cân đối kế toán trên tờ khai không?

Schedule C của chủ doanh nghiệp một chủ không có bảng cân đối kế toán Schedule L. Tờ khai của hợp danh và công ty có thể yêu cầu Schedule L, khai tài sản, nợ phải trả và vốn chủ sở hữu từ sổ sách vào đầu năm và cuối năm (IRS: Hướng dẫn Schedule C; IRS: Hướng dẫn Form 1065; IRS: Hướng dẫn Form 1120-S; IRS: Hướng dẫn Form 1120).

Hãy kiểm tra câu hỏi về doanh nghiệp nhỏ trên tờ khai bạn nộp: Schedule B đối với Form 1065 và Form 1120-S, hoặc Schedule K đối với Form 1120. Hợp danh phải đáp ứng mọi điều kiện được liệt kê, kể cả việc nộp đúng hạn các bảng của thành viên hợp danh. Hãy xem hướng dẫn của năm thuế đang khai trước khi dựa vào một ngoại lệ. Ngay cả khi Schedule L không bắt buộc, vẫn nên giữ hồ sơ làm căn cứ cho tờ khai. Khi bắt buộc, bảng cân đối kế toán phải khớp với sổ sách (IRS: Hướng dẫn Form 1065; IRS: Hướng dẫn Form 1120-S; IRS: Hướng dẫn Form 1120).

Sổ sách cần được cập nhật thường xuyên đến mức nào?

Không có quy định liên bang duy nhất nào bắt mọi doanh nghiệp nhỏ phải ghi sổ hằng tuần hay hằng tháng. Hãy cập nhật đủ thường xuyên để kịp hạn nộp tờ khai và nộp thuế, và đối chiếu từng tài khoản ngân hàng khi sao kê về; IRS khuyến nghị đối chiếu hằng tháng (IRS: Publication 583).

Một quy trình khả thi là lưu chứng từ gốc ngay khi giao dịch phát sinh, rà soát các khoản thu và chi mỗi tháng, đối chiếu số dư ngân hàng và thẻ, và xử lý các bút toán chưa phân loại hoặc trùng lặp trước khi khóa sổ tháng. Hãy rà soát thu nhập trong năm vì người tự kinh doanh, thành viên hợp danh và cổ đông S corporation có thể cần nộp thuế nộp tạm tính (IRS: Thuế nộp tạm tính). Nếu sổ sách của bạn đã trễ nhiều tháng và sắp đến hạn nộp tờ khai, hãy xem Hoàn thiện sổ sách tồn đọng.

Có gì thay đổi khi tôi có nhân viên?

Bảng lương kéo theo khấu trừ tại nguồn, nộp thuế, tờ khai và hồ sơ nhân viên với thời hạn gắn với ngày trả lương. Người sử dụng lao động phải theo dõi tổng tiền lương, khoản khấu trừ, thuế của người sử dụng lao động, các khoản thanh toán và khoản đã nộp, đồng thời đối chiếu báo cáo bảng lương với sổ sách và giao dịch ngân hàng (IRS: Publication 15; IRS: Nộp và khai thuế lao động).

Lịch nộp thuế liên bang nhìn chung là hằng tháng hoặc hai lần mỗi tuần; số dư nhỏ có thể nộp kèm tờ khai đúng hạn, còn nghĩa vụ lớn có thể phải nộp trong ngày làm việc kế tiếp. Các tiểu bang có thể có nghĩa vụ về bảng lương riêng (IRS: Publication 15; IRS: Nộp và khai thuế lao động). Hãy giữ hồ sơ thuế lao động ít nhất bốn năm sau ngày thuế đến hạn hoặc ngày nộp thuế, tùy ngày nào muộn hơn (IRS: Publication 583). Dùng nhà cung cấp dịch vụ bảng lương không xóa nghĩa vụ nộp thuế đúng của người sử dụng lao động. Nếu thuế đã khấu trừ bị cố ý không nộp, IRS có thể ấn định khoản phạt thu hồi thuế ủy thác (trust fund recovery penalty) đối với những người có trách nhiệm, kể cả chủ sở hữu kiểm soát việc thanh toán (IRS: Publication 15).

Có gì thay đổi khi tôi thu thuế bán hàng?

Hãy theo dõi thuế bán hàng đã thu theo từng tiểu bang và đối chiếu với tờ khai của tiểu bang đó. Đối với thuế thu nhập liên bang, thuế đánh vào người mua và được nộp cho tiểu bang nhìn chung không tính vào thu nhập; thuế đánh vào người bán và thu từ người mua thì tính vào tổng doanh thu (IRS: Publication 334). Doanh nghiệp phải thu ở đâu và khi nào là câu hỏi riêng tùy từng tiểu bang; xem Khi nào bạn phải thu thuế bán hàng.

Có gì thay đổi khi tôi trả tiền cho nhà thầu?

Hãy giữ thông tin nhận dạng, hóa đơn, số tiền và phương thức thanh toán của từng nhà thầu để xác định tờ khai thông tin nào áp dụng. Hãy yêu cầu Form W-9 từ người nhận ở Hoa Kỳ; người nhận ở nước ngoài nhìn chung cần form phù hợp về tình trạng nước ngoài thay thế (IRS: Hướng dẫn cho bên yêu cầu W-9). Với các khoản trả trong năm thuế này, Form 1099-NEC nhìn chung áp dụng khi các khoản trả dịch vụ phải báo cáo cho một người nhận đạt $2.000; khấu trừ dự phòng (backup withholding) có thể yêu cầu form này ở bất kỳ mức tiền nào (IRS: Hướng dẫn về tờ khai thông tin).

Hầu hết các khoản trả cho công ty được miễn, nhưng phí luật sư vẫn có thể phải báo cáo. Hãy gửi và nộp các Form 1099-NEC bắt buộc trước ngày 31 tháng 1 của năm sau, hoặc ngày làm việc kế tiếp nếu ngày đó rơi vào cuối tuần hoặc ngày lễ. Hãy theo dõi riêng các khoản thanh toán bằng thẻ và qua mạng thanh toán bên thứ ba đủ điều kiện, vì đơn vị thực hiện thanh toán báo cáo chúng trên Form 1099-K, chứ không phải bạn báo cáo trên Form 1099-NEC (IRS: Hướng dẫn Form 1099-MISC và Form 1099-NEC). Việc một người tự nhận là nhà thầu không quyết định tình trạng lao động của họ: IRS xem xét các dữ kiện về quyền kiểm soát và mối quan hệ làm việc (IRS: Định nghĩa nhà thầu độc lập).

Có hàng tồn kho thì việc tự ghi sổ có khó hơn không?

Có. Bán hàng hóa làm tăng hồ sơ mua và bán. Nếu bạn dùng kế toán hàng tồn kho theo quy định thuế, hãy theo dõi giá vốn hàng bán và hàng còn lại cuối năm. Doanh nghiệp nhỏ đủ điều kiện có thể chọn một phương pháp được cho phép mà không phải giữ hàng tồn kho theo quy định thuế, nhưng vẫn cần hồ sơ làm căn cứ cho phương pháp đó (IRS: Publication 538).

Hãy giữ hồ sơ mua và bán, kể cả số lượng và hàng trả lại. Nếu dùng hàng tồn kho theo quy định thuế, hãy ghi thêm các khoản hao hụt và hàng còn lại. Điều kiện dùng phương pháp dành cho doanh nghiệp nhỏ phụ thuộc vào doanh thu và các điều kiện khác; phương pháp vẫn phải phản ánh rõ thu nhập. Việc đổi phương pháp hàng tồn kho tự nó có thể là một thay đổi phương pháp kế toán (IRS: Publication 538). Hãy chọn phương pháp cùng người lập tờ khai trước tờ khai đầu tiên, thay vì coi mọi khoản mua là chi phí tức thời.

Nếu người khác giữ sổ sách cho tôi, tôi có còn chịu trách nhiệm về sai sót không?

Có. Bạn vẫn chịu trách nhiệm về hồ sơ và số liệu dùng trên tờ khai, dù người khác ghi giao dịch hoặc lập tờ khai. IRS khuyên người nộp thuế xem lại tờ khai trước khi nộp, và nghĩa vụ lưu hồ sơ liên bang vẫn thuộc về người nộp thuế (IRS: Topic 254; 26 USC 6001).

Hãy giữ quyền truy cập sổ sách và chứng từ gốc. Hãy thỏa thuận ai sẽ nhập giao dịch, đối chiếu tài khoản, rà soát các khoản bất thường, lập tờ khai bảng lương hoặc thuế bán hàng, và duyệt các tờ khai cùng khoản nộp thuế. Mỗi tháng, hãy xem lại bảng đối chiếu ngân hàng, hóa đơn và khoản phải trả còn tồn, cùng các khoản thuế còn phải nộp. Hãy hỏi về các chênh lệch trước khi tờ khai được nộp.

Khi nào nghĩa vụ của tôi vượt quá khả năng tự ghi sổ?

Điểm quyết định là bạn có hoàn thành chính xác các hồ sơ, đối chiếu và tờ khai bắt buộc đúng hạn hay không, chứ không phải một mức doanh thu hay tính năng phần mềm cụ thể. Doanh nghiệp dịch vụ đơn giản ít giao dịch có thể tự lo sổ sách; nhu cầu hỗ trợ tăng lên khi công việc có bảng lương, thuế bán hàng ở nhiều tiểu bang, hàng tồn kho, nhiều chủ sở hữu, mua tài sản phức tạp hoặc Schedule L bắt buộc (IRS: Publication 583; IRS: Hướng dẫn Form 1065).

Trước khi giao sổ sách cho người khác, hãy chuẩn bị danh sách tài khoản, sao kê ngân hàng và thẻ, tờ khai năm trước, lịch nộp tờ khai, đăng ký bảng lương và thuế bán hàng, cùng hồ sơ hàng tồn kho hoặc khoản vay nếu có. Hãy quyết định ai cung cấp chứng từ còn thiếu và ai xem lại việc khóa sổ hằng tháng. Nếu doanh nghiệp mới thành lập, câu hỏi riêng về việc nộp tờ khai đầu tiên được trình bày trong Tờ khai thuế doanh nghiệp đầu tiên của bạn.

Ví dụ

Chỉ minh họa bằng đô la Hoa Kỳ; các con số không đặt ra ngưỡng thuế nào.

Một chủ doanh nghiệp một chủ điều hành doanh nghiệp dịch vụ với một tài khoản ngân hàng, không có nhân viên và hàng tồn kho. Trong một tháng, khách hàng thanh toán tổng cộng $10.000, chi phí kinh doanh tổng cộng $4.000, và chủ doanh nghiệp chuyển $2.000 sang tài khoản cá nhân. Chủ doanh nghiệp ghi $10.000 doanh thu, phân loại và có chứng từ cho $4.000 khoản chi, và ghi khoản chuyển $2.000 là khoản rút vốn của chủ sở hữu chứ không phải chi phí kinh doanh. Số dư ngân hàng trong sổ sách tăng $4.000, là doanh thu trừ chi phí và khoản rút tiền. Chủ doanh nghiệp đối chiếu số dư đó với sao kê ngân hàng, tính đến các khoản tiền đang chuyển và các khoản chi chưa qua ngân hàng, ghi các khoản phí ngân hàng nếu có, rồi xem riêng các hóa đơn phải trả chưa thanh toán. Nếu quy trình này luôn được cập nhật, việc tự ghi sổ có thể là khả thi. Thêm tiền lương hoặc hàng hóa để bán lại sẽ làm tăng hồ sơ và thời hạn, cần được xem xét lại.

Trường hợp của bạn khác?

• Sổ sách của bạn bị trễ và sắp đến hạn nộp tờ khai: hãy dùng Hoàn thiện sổ sách tồn đọng trước khi dựa vào báo cáo lãi lỗ hiện tại.
• Bạn nộp tờ khai doanh nghiệp đầu tiên: xem Tờ khai thuế doanh nghiệp đầu tiên của bạn để biết thứ tự thực hiện.
• Bạn không biết pháp nhân của mình nộp tờ khai nào: xem Doanh nghiệp của bạn nộp những tờ khai nào.
• Bạn thu thuế bán hàng ở nhiều tiểu bang: hãy kiểm tra quy định của từng tiểu bang trong Khi nào bạn phải thu thuế bán hàng.
• Bạn rút tiền từ LLC hoặc tự trả lương qua S corporation: xem Cách tự trả cho mình, Mức lương của chủ sở hữu S corporation và Cách S corporation bị đánh thuế.
• LLC một thành viên tại Hoa Kỳ của bạn do người nước ngoài sở hữu: hãy theo dõi tiền, tài sản và các giao dịch khác với chủ sở hữu vì chúng có thể phải báo cáo trên Form 5472; xem Nộp tờ khai cho LLC một thành viên do người nước ngoài sở hữu (IRS: Hướng dẫn Form 5472).
• Công ty của bạn là công ty Canada: yêu cầu cuối năm sẽ khác; xem Báo cáo tài chính cuối năm của công ty.
• Bảng lương, hàng tồn kho hoặc bảng cân đối kế toán bắt buộc đang vượt quá quy trình của bạn: hãy mang danh sách tài khoản, bảng đối chiếu, đăng ký và lịch nộp tờ khai đến dịch vụ ghi sổ kế toán.