Dành cho ai
- Doanh nghiệp tại Hoa Kỳ thuê nhân viên đầu tiên tại tiểu bang nơi đặt trụ sở
- Chủ S corporation bắt đầu trả lương cho công việc của chính mình
- Chủ doanh nghiệp một chủ và chủ LLC đang xem mình có thuộc bảng lương không
Không đề cập ở đây
- Tranh chấp về phân loại người lao động
- Chủ S corporation nên nhận bao nhiêu tiền lương
- Nhân viên làm việc tại tiểu bang hoặc quốc gia khác
- Thuế lương quá hạn chưa nộp
Tôi cần thiết lập những gì trước kỳ lương đầu tiên?
Hãy thiết lập mã số thuế của người sử dụng lao động, tài khoản bảng lương, hồ sơ nhân viên, phương pháp khấu trừ và phương pháp nộp thuế trước khi trả lương. Một kỳ lương làm phát sinh nghĩa vụ thuế và khai báo, kể cả khi doanh nghiệp chỉ có một người làm việc (IRS: Publication 15).
- Hãy xác nhận cách phân loại thuế liên bang của doanh nghiệp và nơi làm việc của người lao động. Chỉ nhìn tên LLC thì chưa biết chủ sở hữu có phải là nhân viên hay không (IRS: LLC một thành viên).
- Hãy xin Mã số định danh người sử dụng lao động (EIN) và các tài khoản bảng lương bắt buộc tại nơi nhân viên làm việc (IRS: EIN; California EDD: đăng ký).
- Hãy thu thập các biểu mẫu tuyển dụng, đồng thời xác minh họ tên và Số An sinh Xã hội (SSN) của người lao động. Đặt mức lương, ngày trả lương và kỳ lương (IRS: tuyển dụng nhân viên; IRS: Publication 15).
- Hãy tính khoản khấu trừ và thuế của người sử dụng lao động, sắp xếp việc nộp thuế liên bang bằng hình thức điện tử, rồi lập lịch cho các tờ khai liên bang và tiểu bang cũng như việc báo cáo nhân viên mới (IRS: nộp và khai thuế; California EDD: nhân viên mới).
Nếu người lao động có thể là nhà thầu, hãy giải quyết tình trạng nhân viên hay nhà thầu độc lập trước khi chọn cách chạy bảng lương.
Tôi cần những tài khoản nào của người sử dụng lao động ở cấp liên bang và tại tiểu bang nơi đặt trụ sở?
Người sử dụng lao động cần EIN để khai thuế lương liên bang, và cần các tài khoản mà tiểu bang yêu cầu đối với tiền lương trả tại đó. LLC một thành viên bị bỏ qua về thuế thu nhập vẫn dùng tên và EIN riêng của LLC cho tiền lương trả cho nhân viên (IRS: EIN; IRS: LLC một thành viên).
| Tài khoản hoặc thiết lập | Dùng để làm gì |
|---|---|
| EIN liên bang | Nhận diện người sử dụng lao động trên các khoản nộp thuế lương liên bang, tờ khai và chứng từ tiền lương (IRS: Publication 15). |
| Quyền nộp thuế điện tử liên bang | Cho phép người sử dụng lao động nộp thuế bắt buộc bằng hình thức điện tử qua tài khoản thuế doanh nghiệp của IRS, Direct Pay dành cho doanh nghiệp, Electronic Federal Tax Payment System hoặc một bên nộp thay được ủy quyền (IRS: nộp và khai thuế). |
| Đăng ký bảng lương tại tiểu bang nơi đặt trụ sở | Hỗ trợ việc khấu trừ thuế tiểu bang, đóng bảo hiểm thất nghiệp, báo cáo tiền lương và các chương trình bảng lương khác của tiểu bang. Ví dụ, California cấp mã số tài khoản thuế lương của EDD dành cho người sử dụng lao động, dùng cho tờ khai, tiền lương và các khoản nộp (California EDD: đăng ký). |
Yêu cầu của tiểu bang và địa phương khác nhau. Hãy kiểm tra cơ quan phụ trách nơi nhân viên làm việc trước kỳ lương đầu tiên. Tài khoản của California chỉ là ví dụ, không phải tài khoản dùng chung cho cả nước. Nếu người lao động làm việc ở tiểu bang thứ hai, hãy xem nhân viên làm việc ở tiểu bang khác.
Tại California, doanh nghiệp thuê nhân viên phải đăng ký trong vòng 15 ngày sau khi trả hơn $100 tiền lương trong một quý dương lịch (California EDD: ngưỡng đăng ký).
Tôi cần thu thập những biểu mẫu và thông tin nào khi tuyển dụng?
Hãy thu thập Form W-4 có chữ ký để khấu trừ thuế thu nhập liên bang, hoàn tất Form I-9 để xác minh danh tính và quyền làm việc, và ghi lại đúng họ tên cùng SSN của nhân viên cho Form W-2. IRS cho biết Mã số định danh người nộp thuế cá nhân (ITIN) không thay thế được SSN của nhân viên (IRS: tuyển dụng nhân viên).
Nếu người lao động được phép làm việc đang chờ SSN, hãy để họ nộp đơn xin qua Cơ quan An sinh Xã hội. Nếu đến hạn nộp Form W-2 mà số vẫn chưa có, hãy ghi "Applied For" trên bản giấy hoặc một dãy toàn chữ số không trên bản điện tử, rồi sửa W-2 khi có số (IRS: Publication 15).
| Hạng mục | Vì sao cần |
|---|---|
| Form W-4 | Xác định cách tính khoản khấu trừ thuế thu nhập liên bang từ lần trả lương đầu tiên. Nếu không có biểu mẫu đã điền đầy đủ, hãy khấu trừ như Single hoặc Married filing separately, không điền gì ở Step 2, 3 hoặc 4. Nhân viên dự kiến được khấu trừ đối với tiền boa hoặc tiền làm thêm giờ đủ điều kiện có thể nộp W-4 cập nhật. Người sử dụng lao động vẫn khấu trừ theo biểu mẫu đó và Publication 15-T (IRS: Publication 15). |
| Form I-9 và các giấy tờ được chấp nhận | Ghi lại việc xác minh danh tính và quyền làm việc tại Hoa Kỳ. Nhân viên hoàn tất Section 1 khi được tuyển. Người sử dụng lao động nhìn chung kiểm tra giấy tờ và hoàn tất Section 2 trong vòng ba ngày làm việc, hoặc ngay khi tuyển nếu công việc kéo dài dưới ba ngày làm việc (IRS: tuyển dụng nhân viên; 8 CFR 274a.2). |
| Họ tên pháp lý, SSN, địa chỉ nhà và ngày bắt đầu làm việc | Phục vụ Form W-2 và báo cáo nhân viên mới cho tiểu bang. Báo cáo nhân viên mới của California yêu cầu các thông tin này của nhân viên (IRS: tuyển dụng nhân viên; California EDD: nhân viên mới). |
| Biểu mẫu khấu trừ của tiểu bang, nếu có yêu cầu | Cung cấp hướng dẫn khấu trừ riêng của tiểu bang. Hãy kiểm tra tiểu bang nơi nhân viên làm việc. California yêu cầu nhân viên mới điền và ký Form DE 4 (California EDD: khấu trừ). |
Hãy lưu trong hồ sơ của người sử dụng lao động kỳ lương, tiền lương gộp, các khoản khấu trừ, tiền lương thực nhận và nghĩa vụ thuế, để các khoản nộp và tờ khai sau này khớp nhau (IRS: Publication 15).
Với nhân viên là người nước ngoài không cư trú làm việc tại Hoa Kỳ, hãy làm theo hướng dẫn W-4 đặc biệt và cách điều chỉnh khấu trừ của IRS. Tiền lương được miễn thuế theo hiệp định có thể cần Form 8233 thay cho Form W-4 (IRS: Publication 15).
Mỗi kỳ lương bị trừ những gì, và người sử dụng lao động phải trả thêm gì?
Khoản khấu trừ của nhân viên làm giảm tiền lương thực nhận. Thuế của người sử dụng lao động là chi phí kinh doanh cộng thêm. Với tiền lương thuộc diện đóng thông thường, người sử dụng lao động nộp cả phần thuế An sinh Xã hội và Medicare của nhân viên lẫn của người sử dụng lao động, cùng với thuế thu nhập liên bang đã khấu trừ (IRS: Publication 15; IRS: nộp và khai thuế).
| Loại thuế | Trừ từ tiền lương của nhân viên | Người sử dụng lao động trả thêm |
|---|---|---|
| Thuế thu nhập liên bang | Dùng Form W-4, tiền lương chịu thuế và kỳ lương theo phương pháp bảng bậc lương hoặc phương pháp phần trăm trong IRS Publication 15-T | Không có phần thuế thu nhập liên bang đối ứng |
| Thuế An sinh Xã hội | 6,2% của tiền lương thuộc diện đóng, tối đa đến mức trần tiền lương hằng năm $184.500 | Cùng mức 6,2% trên tiền lương thuộc diện đóng, tối đa đến mức trần đó |
| Thuế Medicare | 1,45% của tiền lương thuộc diện đóng, không có mức trần tiền lương | Cùng mức 1,45%, không có mức trần tiền lương |
| Thuế thất nghiệp liên bang, nếu áp dụng | Không có | 6,0% trên $7.000 đầu tiên của tiền lương mỗi nhân viên, trước khi trừ tín thuế thất nghiệp tiểu bang. Mức tín thuế phụ thuộc vào các khoản đã nộp cho tiểu bang và quy tắc giảm tín thuế |
| Thuế lương của tiểu bang và địa phương | Theo yêu cầu tại nơi nhân viên làm việc | Bảo hiểm thất nghiệp của tiểu bang và các chương trình khác dành cho người sử dụng lao động, nếu áp dụng |
Với nhân viên của doanh nghiệp thông thường, thuế thất nghiệp liên bang nhìn chung áp dụng nếu người sử dụng lao động đã trả ít nhất $1.500 tiền lương trong bất kỳ quý nào của năm nay hoặc năm trước, hoặc có nhân viên làm việc một phần của ngày trong ít nhất 20 tuần khác nhau của một trong hai năm đó. Công việc nông nghiệp và công việc gia đình có các tiêu chí khác (IRS: Publication 15).
Mức thuế và mức trần tiền lương liên bang ở trên lấy từ IRS Publication 15. Hãy khấu trừ thêm 0,9% từ tiền lương của nhân viên vượt $200.000 do người sử dụng lao động này trả trong một năm dương lịch, bắt đầu từ kỳ lương vượt ngưỡng. Người sử dụng lao động không phải đóng đối ứng (IRS: Publication 15). Ví dụ, California liệt kê thuế thất nghiệp và thuế đào tạo việc làm là chi phí của người sử dụng lao động, còn bảo hiểm tàn tật của tiểu bang và thuế thu nhập cá nhân là khoản khấu trừ từ tiền lương (California EDD: thuế lương). Mức thuế, mức trần tiền lương của tiểu bang và thuế địa phương cần được kiểm tra riêng.
Làm sao tìm lịch nộp thuế liên bang của tôi và nộp như thế nào?
Hãy dùng quy tắc lookback (đối chiếu nghĩa vụ thuế của kỳ trước) của IRS để tìm lịch nộp hằng tháng hoặc hai lần mỗi tuần của người sử dụng lao động. Nộp Form 941 theo quý không có nghĩa là nộp thuế theo quý. Người sử dụng lao động nộp Form 941 mới nhìn chung bắt đầu với lịch nộp hằng tháng trong năm dương lịch đầu tiên, vì nghĩa vụ lookback của năm trước được coi là bằng không (IRS: Publication 15).
| Quy tắc nộp thuế liên bang | Hạn nộp |
|---|---|
| Nghĩa vụ lookback từ $50.000 trở xuống | Lịch hằng tháng: thuế trên tiền lương trả trong một tháng đến hạn vào ngày 15 của tháng kế tiếp. |
| Nghĩa vụ lookback trên $50.000 | Lịch hai lần mỗi tuần: tiền lương trả từ thứ Tư đến thứ Sáu đến hạn vào thứ Tư tuần sau. Tiền lương trả từ thứ Bảy đến thứ Ba đến hạn vào thứ Sáu tuần sau. |
| Nghĩa vụ đạt $100.000 vào một ngày trong kỳ nộp thuế | Nộp vào ngày làm việc kế tiếp, kể cả khi lịch thông thường là hằng tháng hoặc hai lần mỗi tuần. |
Đây là quy tắc nộp thuế thu nhập liên bang đã khấu trừ và cả hai phần thuế An sinh Xã hội và Medicare. Ngày trả lương quyết định kỳ nộp thuế. Người sử dụng lao động nộp Form 941 có thể nộp cùng tờ khai đúng hạn nếu nghĩa vụ thuế của quý hiện tại hoặc quý trước dưới $2.500 và chưa phát sinh nghĩa vụ nộp vào ngày làm việc kế tiếp trong quý hiện tại. Nếu không chắc, hãy nộp đúng lịch. Các khoản nộp liên bang bắt buộc phải nộp bằng hình thức điện tử (IRS: Publication 15).
Người nộp hằng tháng đạt ngưỡng nộp vào ngày làm việc kế tiếp sẽ chuyển sang lịch hai lần mỗi tuần từ ngày hôm sau, ít nhất trong phần còn lại của năm đó và năm kế tiếp (IRS: Publication 15).
Thuế thất nghiệp liên bang có quy tắc nộp theo quý riêng: nộp sau khi nghĩa vụ tích lũy vượt $500, chậm nhất vào ngày cuối của tháng sau quý đó. Số tiền nhỏ hơn nhìn chung được chuyển sang kỳ sau (IRS: Publication 15).
Nộp thuế trễ có thể bị phạt 2% cho ngày 1 đến 5, 5% cho ngày 6 đến 15, 10% sau ngày 15, hoặc 15% nếu vẫn chưa nộp quá 10 ngày sau thông báo đầu tiên của IRS hoặc khi có yêu cầu nộp ngay, tùy mốc nào đến trước. Lý do chính đáng có thể xóa tiền phạt. Lỗi vô ý trong quý đầu tiên cũng có thể đủ điều kiện được miễn sau khi nộp tờ khai đúng hạn, theo giới hạn quy mô của IRS (IRS: Publication 15).
Chủ doanh nghiệp một chủ trực tiếp chịu thuế lương mà không cần xét yếu tố cố ý. Thành viên hợp danh chung thường cũng chịu các khoản nợ thuế lương của hợp danh theo luật tiểu bang. LLP có thể khác. Người chịu trách nhiệm về khoản khấu trừ của công ty, hợp danh hoặc LLC mà cố ý không nộp có thể phải trả số tiền trust fund theo IRC 6672. Thuế của người sử dụng lao động và FUTA không nằm trong khoản phạt này. Với tờ khai nộp đúng hạn, IRS nhìn chung có ba năm kể từ ngày 15 tháng 4 kế tiếp để ấn định thuế và mười năm sau khi ấn định để thu. Đề xuất ấn định thuế có thể được khiếu nại trong vòng 60 ngày, hoặc 75 ngày nếu thông báo gửi đến địa chỉ ở nước ngoài (IRS: hướng dẫn về trách nhiệm; IRS: tiền phạt và khiếu nại).
Thuê đơn vị cung cấp dịch vụ bảng lương nhìn chung vẫn để người sử dụng lao động chịu trách nhiệm về việc nộp thuế và tờ khai đúng (IRS: Publication 15).
Tại California, người kiểm soát một LLC mà cố ý không nộp thuế lương của tiểu bang cũng có thể phải trả thuế, tiền phạt và tiền lãi theo UI Code 1735 (California EDD: bảng lương của LLC).
Tôi sẽ nộp những tờ khai và chứng từ tiền lương nào?
Hầu hết người sử dụng lao động nộp Form 941 mỗi quý, nộp Form 940 hằng năm nếu thuộc diện chịu thuế thất nghiệp liên bang, và nộp Form W-2 cho từng nhân viên. Khoản nộp thuế liên bang là để thanh toán nghĩa vụ thuế, không thay cho tờ khai báo cáo nghĩa vụ đó (IRS: nộp và khai thuế).
| Hồ sơ khai | Thời hạn thông thường và mục đích |
|---|---|
| Form 941 | Mỗi quý, nhìn chung chậm nhất vào ngày cuối của tháng kế tiếp. Dùng để khai tiền lương, khoản khấu trừ và thuế An sinh Xã hội, Medicare. Hãy nộp tờ khai đầu tiên cho quý bắt đầu có tiền lương thuộc diện đóng và tiếp tục nộp mỗi quý, trừ khi có ngoại lệ. Dùng Part 2, line 16 để khai nghĩa vụ thuế. Người nộp hai lần mỗi tuần thường đính kèm Schedule B, theo ngoại lệ về nghĩa vụ nhỏ (IRS: Form 941; IRS: Hướng dẫn Schedule B). |
| Form 940 | Hằng năm, nhìn chung chậm nhất vào ngày 31 tháng 1 hoặc ngày làm việc kế tiếp. Dùng để khai thuế thất nghiệp liên bang (IRS: hạn nộp thuế lương). |
| Form W-2 và Form W-3 | Cấp W-2 năm 2026 cho người lao động và nộp cùng Form W-3 cho Cơ quan An sinh Xã hội chậm nhất vào ngày 1 tháng 2 năm 2027. Với năm 2026, hãy khai tiền boa bằng tiền mặt mà nhân viên đã báo ở box 12, code TP, kèm mã nghề nghiệp ở box 14b. Khai tiền làm thêm giờ đủ điều kiện ở box 12, code TT, khi áp dụng (IRS: Hướng dẫn W-2 năm 2026). |
| Tờ khai và báo cáo tiền lương của tiểu bang | Hãy theo lịch của tiểu bang nơi làm việc. California dùng mã số tài khoản EDD, nộp tiền bằng DE 88, và nộp DE 9 cùng DE 9C mỗi quý, kể cả quý không có tiền lương (California EDD: tài liệu cho người sử dụng lao động mới). |
Người sử dụng lao động dự kiến thuế lương cả năm từ $1.000 trở xuống có thể yêu cầu dùng Form 944 cho năm 2026 trước ngày 16 tháng 3 (gửi thư) hoặc ngày 1 tháng 4 (gọi điện). Thời hạn yêu cầu đó đã qua. Chỉ dùng Form 944 nếu IRS đã chấp thuận bằng văn bản. Người sử dụng lao động trong nông nghiệp có thể dùng Form 943 (IRS: Hướng dẫn Form 941).
Tôi có phải báo nhân viên mới cho tiểu bang không, và khi nào?
Hãy báo nhân viên mới theo quy định của tiểu bang nơi làm việc, tách riêng với tờ khai thuế. California yêu cầu nộp Form DE 34 cho nhân viên làm việc tại đó trong vòng 20 ngày theo lịch kể từ ngày đầu tiên làm việc có lương. Quy định này cũng áp dụng cho người được thuê lại sau khi nghỉ ít nhất 60 ngày liên tiếp. Với việc nộp điện tử, EDD yêu cầu hai báo cáo hằng tháng cách nhau từ 12 đến 16 ngày. Không cần nộp báo cáo trống (California EDD: nhân viên mới).
Báo cáo của California gồm mã số tài khoản EDD và EIN của người sử dụng lao động, cùng họ tên, SSN, địa chỉ nhà và ngày bắt đầu làm việc của nhân viên. Các tiểu bang khác có thể có hạn và cách nộp khác, nên hãy kiểm tra cơ quan tiểu bang liên quan trước khi người lao động bắt đầu làm việc (California EDD: nhân viên mới).
California có thể phạt $24 cho mỗi người lao động không được báo, hoặc $490 nếu cố ý thỏa thuận bỏ sót hoặc làm sai báo cáo (California EDD: nhân viên mới).
Tôi là người làm việc duy nhất của S corporation. Những gì giống với nhân viên khác?
Cán bộ điều hành (officer) của S corporation có làm dịch vụ và được trả hoặc có quyền được trả nhìn chung nhận tiền lương như nhân viên, kể cả khi sở hữu toàn bộ cổ phần. Ngoại lệ của IRS dành cho cán bộ điều hành không làm dịch vụ hoặc chỉ làm dịch vụ nhỏ và không có quyền được trả. Hãy thiết lập cùng EIN của người sử dụng lao động, tài khoản tiểu bang áp dụng, khấu trừ, nộp thuế, tờ khai và quy trình W-2 như với nhân viên khác (IRS: cán bộ điều hành S corporation).
Khoản phân phối không thay cho tiền lương trả cho dịch vụ. Quyết định nên trả lương bao nhiêu cho chủ sở hữu S corporation là một câu hỏi riêng. Số tiền phụ thuộc vào công việc và các tình huống thực tế (IRS: cán bộ điều hành S corporation).
Tôi sở hữu doanh nghiệp một chủ hoặc LLC. Tôi có thể tự đưa mình vào bảng lương không?
Chủ doanh nghiệp một chủ và chủ sở hữu cá nhân của LLC một thành viên bị bỏ qua về thuế nhìn chung đóng thuế tự kinh doanh (self-employment tax) trên thu nhập kinh doanh, thay vì coi khoản rút vốn của mình là tiền lương nhân viên. Thành viên hợp danh, kể cả thành viên của LLC bị đánh thuế như hợp danh, là người tự kinh doanh khi làm dịch vụ cho hợp danh đó, không phải nhân viên của hợp danh (IRS: LLC một thành viên; IRS: thành viên hợp danh).
Đó là quy tắc liên bang. Với thuế lương của California, EDD nhìn chung coi tiền trả cho dịch vụ của thành viên hợp danh hữu hạn là tiền lương, nhưng loại trừ các khoản rút vốn thực sự của thành viên hợp danh chung (California EDD: bảng lương của LLC và hợp danh).
LLC bị đánh thuế như công ty áp dụng quy tắc bảng lương của công ty đối với chủ sở hữu làm việc như nhân viên. Vì vậy, việc phân loại phải làm trước. LLC có thể bị bỏ qua về thuế, bị đánh thuế như hợp danh hoặc bị đánh thuế như công ty. LLC bị bỏ qua về thuế vẫn có thể chạy bảng lương cho các nhân viên khác dưới tên và EIN riêng của mình (IRS: LLC một thành viên).
Ví dụ
Chỉ minh họa bằng đô la Hoa Kỳ. Giả sử tiền lương thuộc diện đóng thông thường, lịch nộp thuế liên bang hằng tháng, và không có khoản khấu trừ của tiểu bang hay phúc lợi. Một doanh nghiệp trả cho một nhân viên $5.000 tiền lương gộp trong tháng. Cách tính thuế thu nhập liên bang theo Form W-4 cho ra khoản khấu trừ $500. Thuế An sinh Xã hội của nhân viên là $310 và Medicare là $72,50, nên nhân viên nhận $4.117,50.
Doanh nghiệp cũng phải trả $310 thuế An sinh Xã hội và $72,50 thuế Medicare phần của mình. Chi phí tiền mặt của doanh nghiệp là $5.382,50 trước thuế thất nghiệp và các chi phí khác của người sử dụng lao động. Khoản nộp thuế liên bang cho tiền lương của tháng đó là $1.265, gồm $500 thuế thu nhập đã khấu trừ cộng $382,50 từ nhân viên và $382,50 từ người sử dụng lao động. Doanh nghiệp nộp theo lịch hằng tháng, rồi khai riêng tiền lương và thuế trên Form 941 hằng quý. Khoản khấu trừ $382,50 của nhân viên nằm trong tiền lương gộp, không phải chi phí thêm của người sử dụng lao động.
Trường hợp của bạn khác thì sao?
- Người lao động có thể là nhà thầu: hãy xem phân loại người lao động trước khi trả tiền cho họ.
- Bạn chưa quyết định mức lương cho chủ sở hữu S corporation: hãy xem Lương của chủ sở hữu S corporation.
- Nhân viên làm việc ở tiểu bang khác: xem nhân viên làm việc ở tiểu bang khác.
- Nhân viên làm việc xuyên biên giới Hoa Kỳ–Canada: xem thuê nhân viên xuyên biên giới.
- Nhân viên đầu tiên của bạn là con hoặc vợ/chồng: các khoản miễn thuế An sinh Xã hội, Medicare hoặc FUTA của liên bang có thể áp dụng cho tiền lương trả cho người trong gia đình tại doanh nghiệp một chủ hoặc một số hợp danh do cha mẹ sở hữu. Tiền lương do công ty trả vẫn thuộc diện đóng các loại thuế này (IRS: Publication 15, nhân viên là người trong gia đình).
- Doanh nghiệp của bạn có chi phí nghiên cứu đủ điều kiện: doanh nghiệp nhỏ đủ điều kiện chọn tín thuế lương cho nghiên cứu trên Form 6765 chậm nhất vào hạn nộp tờ khai thuế thu nhập gốc, kể cả thời gian gia hạn. Doanh nghiệp dùng Form 8974 cùng tờ khai thuế lương để giảm thuế An sinh Xã hội và Medicare phần của người sử dụng lao động, bắt đầu từ quý sau khi nộp tờ khai thuế thu nhập đó (IRS: Publication 15).
- Một khoản nộp hoặc tờ khai đã bị trễ: xem chậm nộp thuế lương. Thuế đã khấu trừ vẫn phải nộp, kể cả khi doanh nghiệp đang thiếu tiền (IRS: Publication 15).
- Bạn vẫn đang thành lập doanh nghiệp: xem những việc cần thiết lập sau khi thành lập.
- Chưa chắc về cách phân loại pháp nhân, tài khoản tiểu bang hoặc các khoản nộp đầu tiên: hãy thu thập EIN, lựa chọn thuế của LLC hoặc tình trạng công ty, nơi làm việc, lịch trả lương, W-4 và thông báo tài khoản tiểu bang, rồi nhận hỗ trợ ghi sổ kế toán.
Số liệu trên trang này
| Số liệu | Giá trị | Nguồn |
|---|---|---|
| Hạn đăng ký người sử dụng lao động tại California, tính theo ngày EDD cho biết người sử dụng lao động đạt ngưỡng tuyển dụng và tiền lương của doanh nghiệp phải đăng ký trong vòng số ngày này | 15 Năm thuế 2026 | California EDD: Đăng ký làm người sử dụng lao động Đã đánh dấu |
| Ngưỡng tiền lương theo quý buộc phải đăng ký người sử dụng lao động tại California Doanh nghiệp thuê nhân viên và trả hơn mức này trong một quý dương lịch | $100 Năm thuế 2026 | California EDD: Đăng ký làm người sử dụng lao động Đã đánh dấu |
| Thuế suất An sinh Xã hội cho mỗi bên, nhân viên và người sử dụng lao động Mỗi bên đóng mức này trên tiền lương thuộc diện chịu thuế, tối đa đến mức lương tính thuế hằng năm | 6,2% Năm thuế 2026 | IRS: Publication 15, Hướng dẫn thuế cho người sử dụng lao động Đã đánh dấu |
| Mức tiền lương chịu thuế An sinh Xã hội Tổng tiền lương và thu nhập ròng từ tự kinh doanh tối đa chịu phần An sinh Xã hội của thuế | $184.500 Năm thuế 2026 | IRS: Form 1040-ES (2026) Đã đánh dấu |
| Thuế suất Medicare cho mỗi bên là nhân viên và người sử dụng lao động Mỗi bên đóng mức này trên tiền lương thuộc diện chịu thuế; không có giới hạn mức lương tính thuế | 1,45% Năm thuế 2026 | IRS: Publication 15, Hướng dẫn thuế cho người sử dụng lao động Đã đánh dấu |
| Thuế suất thuế thất nghiệp liên bang trước khi trừ tín thuế tiểu bang Mức thuế suất trước khi tính tín thuế thất nghiệp của tiểu bang | 6,0% Năm thuế 2026 | IRS: Publication 15, Hướng dẫn thuế cho người sử dụng lao động Đã đánh dấu |
| Mức lương chịu thuế thất nghiệp liên bang cho mỗi nhân viên Tiền lương đầu tiên trả cho mỗi nhân viên trong năm dương lịch | $7.000 Năm thuế 2026 | IRS: Publication 15, Hướng dẫn thuế cho người sử dụng lao động Đã đánh dấu |
| Mức tiền lương hằng quý theo tiêu chí chung của FUTA Tiền lương đã trả trong bất kỳ quý dương lịch nào của năm hiện tại hoặc năm trước; cũng áp dụng phép thử thay thế theo số tuần có nhân viên | $1.500 Năm thuế 2026 | IRS: Publication 15, Hướng dẫn thuế cho người sử dụng lao động Đã đánh dấu |
| Số tuần nhân viên theo tiêu chí chung của FUTA Số tuần khác nhau trong năm hiện hành hoặc năm trước mà doanh nghiệp có nhân viên làm việc ít nhất một phần của ngày | 20 Năm thuế 2026 | IRS: Publication 15, Hướng dẫn thuế cho người sử dụng lao động Đã đánh dấu |
| Mức khấu trừ thuế Medicare bổ sung Thuế chỉ do nhân viên chịu trên tiền lương vượt ngưỡng khấu trừ hằng năm của người sử dụng lao động | 0,9% Năm thuế 2026 | IRS: Publication 15, Hướng dẫn thuế cho người sử dụng lao động Đã đánh dấu |
| Ngưỡng bắt đầu người sử dụng lao động phải khấu trừ thuế Medicare bổ sung Tiền lương mà người sử dụng lao động này trả cho một nhân viên trong một năm dương lịch | $200.000 Năm thuế 2026 | IRS: Publication 15, Hướng dẫn thuế cho người sử dụng lao động Đã đánh dấu |
| Ngưỡng nghĩa vụ thuế lao động theo kỳ tham chiếu (lookback) để áp dụng lịch nộp hằng tháng Nghĩa vụ thuế trong kỳ tham chiếu (lookback) của Form 941 bằng hoặc thấp hơn mức này thì nộp thuế hằng tháng, tùy thuộc các quy định đặc biệt | $50.000 Năm thuế 2026 | IRS: Publication 15, Hướng dẫn thuế cho người sử dụng lao động Đã đánh dấu |
| Ngưỡng kích hoạt nghĩa vụ nộp thuế lao động vào ngày làm việc kế tiếp Nghĩa vụ thuế tích lũy vào bất kỳ ngày nào trong kỳ nộp thuế hằng tháng hoặc hai lần mỗi tuần | $100.000 Năm thuế 2026 | IRS: Publication 15, Hướng dẫn thuế cho người sử dụng lao động Đã đánh dấu |
| Giới hạn nghĩa vụ nhỏ được nộp thuế cùng với tờ khai Form 941 Nghĩa vụ thuế của quý hiện tại hoặc quý trước thấp hơn mức này và quý hiện tại không phát sinh nghĩa vụ nộp thuế vào ngày làm việc kế tiếp | $2.500 Năm thuế 2026 | IRS: Publication 15, Hướng dẫn thuế cho người sử dụng lao động Đã đánh dấu |
| Ngưỡng kích hoạt nghĩa vụ nộp thuế thất nghiệp liên bang theo quý Phải nộp khi nghĩa vụ FUTA tích lũy theo quý, gồm cả phần chuyển từ kỳ trước, vượt quá mức này | $500 Năm thuế 2026 | IRS: Publication 15, Hướng dẫn thuế cho người sử dụng lao động Đã đánh dấu |
| Tiền phạt nộp tiền thuế (deposit) liên bang khi trễ từ một đến năm ngày Tỷ lệ số tiền không được nộp đúng cách hoặc đúng hạn | 2% Năm thuế 2026 | IRS: Publication 15, Hướng dẫn thuế cho người sử dụng lao động Đã đánh dấu |
| Tiền phạt nộp tiền thuế (deposit) liên bang khi trễ từ sáu đến mười lăm ngày Tỷ lệ số tiền không được nộp đúng cách hoặc đúng hạn | 5% Năm thuế 2026 | IRS: Publication 15, Hướng dẫn thuế cho người sử dụng lao động Đã đánh dấu |
| Tiền phạt nộp tiền thuế (deposit) liên bang khi trễ sau mười sáu ngày Cũng áp dụng khi khoản nộp thuế bắt buộc (deposit) được nộp trực tiếp cho IRS hoặc nộp kèm tờ khai, trừ một số ngoại lệ | 10% Năm thuế 2026 | IRS: Publication 15, Hướng dẫn thuế cho người sử dụng lao động Đã đánh dấu |
| Tiền phạt nộp tiền thuế (deposit) liên bang sau thời gian thông báo của IRS Áp dụng cho số tiền vẫn chưa nộp sau hơn mười ngày kể từ thông báo đầu tiên hoặc yêu cầu nộp ngay, tùy mốc nào sớm hơn | 15% Năm thuế 2026 | IRS: Publication 15, Hướng dẫn thuế cho người sử dụng lao động Đã đánh dấu |
| Giới hạn nghĩa vụ thuế lao động hằng năm để được yêu cầu nộp Form 944 Người sử dụng lao động ước tính nghĩa vụ thuế lao động hằng năm bằng hoặc thấp hơn mức này; cần có văn bản chấp thuận của IRS | $1.000 Năm thuế 2026 | IRS: Hướng dẫn Form 944 Đã đánh dấu |
| Khoảng thời gian nghỉ việc để phải báo cáo khi tuyển lại tại California Số ngày liên tục nghỉ việc ở cùng người sử dụng lao động để người lao động quay lại được coi là tuyển lại phải báo cáo | 60 | California EDD: New Employee Registry Đã đánh dấu |
| Số báo cáo nhân viên mới nộp điện tử mỗi tháng tại California Tần suất báo cáo hằng tháng của người nộp điện tử báo cáo nhân viên mới; không phải nộp báo cáo trống khi không có nhân viên cần khai báo | hai | California EDD: New Employee Registry Đã đánh dấu |
| Số ngày tối thiểu giữa các báo cáo nhân viên mới điện tử tại California Khoảng cách tối thiểu giữa hai báo cáo điện tử hằng tháng khi có nhân viên mới phải khai báo | 12 | California EDD: New Employee Registry Đã đánh dấu |
| Số ngày tối đa giữa các báo cáo nhân viên mới điện tử tại California Khoảng cách tối đa giữa hai báo cáo điện tử hằng tháng khi có nhân viên mới phải khai báo | 16 | California EDD: New Employee Registry Đã đánh dấu |
| Tiền phạt của California cho mỗi nhân viên khi báo cáo nhân viên mới trễ EDD cho biết có thể bị tính mức phí này cho mỗi người lao động không được khai báo | $24 Năm thuế 2026 | California EDD: New Employee Registry Đã đánh dấu |
| Tiền phạt của California khi cố ý thỏa thuận bỏ sót hoặc làm sai lệch báo cáo nhân viên mới EDD cho biết có thể bị tính mức phí này nếu người sử dụng lao động và người lao động cố ý thỏa thuận sai quy định | $490 Năm thuế 2026 | California EDD: New Employee Registry Đã đánh dấu |
Nguồn chính
- IRS: Publication 15, Hướng dẫn thuế cho người sử dụng lao động
- IRS: Publication 15-T, Phương pháp khấu trừ thuế thu nhập liên bang
- IRS: Tuyển dụng nhân viên
- IRS: Nộp và khai thuế lương
- IRS: Hạn nộp thuế lương
- IRS: Nhân viên, cổ đông và cán bộ điều hành của S corporation
- IRS: LLC một thành viên
- IRS: Mã số định danh người sử dụng lao động
- IRS: Thành viên hợp danh và thuế tự kinh doanh
- IRS: Hướng dẫn Form 941
- California EDD: Đăng ký tài khoản thuế lương
- California EDD: Đăng ký làm người sử dụng lao động
- California EDD: New Employee Registry
- California EDD: Thuế lương
- California EDD: Tài liệu cho người sử dụng lao động mới
- IRS: Hướng dẫn Form 944
- IRS: Hướng dẫn Form W-2 và W-3 năm 2026
- IRS: Trách nhiệm của bên thứ ba đối với thuế lương chưa nộp
- IRS: Trust fund recovery penalty
- California EDD: Bảng lương của LLC và hợp danh
Về hướng dẫn này
Bản dịch từ hướng dẫn tiếng Anh · Đọc bản gốc tiếng Anh Trang này giải thích các quy tắc chung cho năm thuế được nêu. Đây không phải là tư vấn cho trường hợp của bạn.
Thay đổi so với bản tiếng Anh gốc
- : Xuất bản lần đầu.