Trả tiền cho nhà thầu ở nước ngoài: form và khấu trừ thuế

Doanh nghiệp Hoa Kỳ có gửi Form 1099-NEC cho nhà thầu nước ngoài làm việc ở nước ngoài không?

Nhìn chung là không. Tiền công của người nước ngoài đã có hồ sơ chứng minh, cho dịch vụ thực hiện hoàn toàn ngoài Hoa Kỳ, là thu nhập có nguồn nước ngoài, thường nằm ngoài diện khấu trừ thuế Hoa Kỳ và khai báo tờ khai thông tin. Form 1099-NEC là form dành cho nhà thầu trong nước; khoản thù lao có nguồn Hoa Kỳ trả cho người không phải nhân viên là người nước ngoài thì nhìn chung khai trên Form 1042-S (IRS: thu nhập có nguồn nước ngoài; IRS: khai báo cho nhà thầu).

Địa chỉ gửi thư của nhà thầu, loại tiền trên hóa đơn, tài khoản ngân hàng và việc doanh nghiệp bạn đặt tại Hoa Kỳ đều không xác định dịch vụ được thực hiện ở đâu. Nơi thực hiện dịch vụ nhìn chung quyết định nguồn của thu nhập từ dịch vụ, bất kể hợp đồng được ký ở đâu hay tiền được gửi đi đâu (IRS: nguồn thu nhập từ dịch vụ cá nhân). Hãy xác định cả tình trạng thuế của người nhận lẫn nơi làm việc trước khi coi khoản thanh toán là có nguồn nước ngoài.

Tôi nên yêu cầu form xác nhận tình trạng nào từ cá nhân hoặc công ty nước ngoài?

Hãy yêu cầu form tương ứng với người được coi là nhận thu nhập, tốt nhất là trước khi trả tiền. W-8 hợp lệ có thể xác lập tình trạng nước ngoài để khai báo tờ khai thông tin trong nước; hãy lưu form trong hồ sơ của bạn thay vì gửi cho IRS (IRS: hướng dẫn cho bên yêu cầu W-8).

Hãy xem xét lại form nếu địa chỉ, cách phân loại, chủ sở hữu hoặc nội dung xin hưởng hiệp định mâu thuẫn với những gì bạn biết. Form không đáng tin chỉ vì mọi ô đều đã được điền (IRS: Publication 515).

Có phải khấu trừ thuế Hoa Kỳ khi mọi dịch vụ đều làm ở ngoài Hoa Kỳ không?

Nhìn chung, không áp dụng khấu trừ thuế Hoa Kỳ đối với người không cư trú cho tiền công của người nước ngoài với dịch vụ thực hiện hoàn toàn ở nước ngoài. Khoản trả này nhìn chung có nguồn nước ngoài, ngay cả khi doanh nghiệp Hoa Kỳ ký hợp đồng và trả từ tài khoản tại Hoa Kỳ; thường cũng không cần Form 1042-S (IRS: nguồn thu nhập từ dịch vụ cá nhân; IRS: thu nhập có nguồn nước ngoài).

Trước khi trả tiền, hãy thu W-8 tương ứng của chủ sở hữu thu nhập, hóa đơn và bản ghi nơi làm việc có ghi ngày. Không cần Form 8233 để xin hưởng hiệp định đối với dịch vụ thực hiện hoàn toàn ở nước ngoài (IRS: hướng dẫn cho bên yêu cầu W-8; IRS: hướng dẫn Form 8233).

Đừng coi toàn bộ hóa đơn là có nguồn nước ngoài nếu hóa đơn cũng trả cho công việc tại Hoa Kỳ hoặc cho thứ không phải dịch vụ, như phí cấp phép sử dụng (license). Hãy xác định từng khoản thanh toán mua gì và từng dịch vụ được thực hiện ở đâu trước khi quyết định cách xử lý khai báo và khấu trừ tại Hoa Kỳ (IRS: Publication 515).

Nếu nhà thầu thực hiện một phần dịch vụ khi đang ở Hoa Kỳ thì có gì thay đổi?

Phần phí của nhà thầu nước ngoài thuộc về dịch vụ thực hiện tại Hoa Kỳ nhìn chung có nguồn Hoa Kỳ. Với dịch vụ thực hiện ở cả hai nơi, hãy phân bổ chính xác; IRS nhìn chung dùng số ngày làm dịch vụ tại Hoa Kỳ chia cho tổng số ngày làm dịch vụ của kỳ trả (IRS: nguồn thu nhập từ dịch vụ cá nhân).

Một ngoại lệ hẹp theo luật coi công việc tại Hoa Kỳ là có nguồn nước ngoài nếu cá nhân không cư trú tạm thời ở Hoa Kỳ không quá 90 ngày trong năm thuế, tổng tiền công cho dịch vụ tại Hoa Kỳ không vượt quá $3.000, và hợp đồng là với bên trả tiền nước ngoài đủ điều kiện hoặc văn phòng ở nước ngoài của bên trả tiền Hoa Kỳ. Hợp đồng với văn phòng thông thường của bạn tại Hoa Kỳ không đủ điều kiện (US Code: section 861(a)(3)).

Tiền công cho dịch vụ độc lập có nguồn Hoa Kỳ trả cho cá nhân không cư trú nhìn chung phải khấu trừ ở mức 30%, trừ khi có ngoại lệ áp dụng hoặc có yêu cầu hưởng hiệp định được chứng minh đầy đủ làm thay đổi điều đó (IRS: tiền công cho dịch vụ cá nhân; IRS: Publication 515). Với pháp nhân nước ngoài, việc có phải khấu trừ hay không tùy thuộc vào cách phân loại thuế của pháp nhân, người sở hữu thu nhập và giấy tờ chứng minh. Riêng W-8BEN hoặc W-8BEN-E không chứng minh được công việc tại Hoa Kỳ được miễn khấu trừ (IRS: hướng dẫn cho bên yêu cầu W-8). Vị thế khai thuế Hoa Kỳ của chính nhà thầu là một câu hỏi riêng, được giải đáp trong bài Khi nào chủ sở hữu nước ngoài phải nộp thuế Hoa Kỳ.

Với khoản trả dịch vụ Hoa Kỳ cuối cùng trong năm cho một cá nhân, thư của IRS có thể giảm khấu trừ cho tối đa $5.000; nhà thầu phải xin thư đó và đưa cho bên trả tiền trước khi dùng mức miễn này. Thỏa thuận khấu trừ với IRS (withholding agreement) cũng có thể thay đổi số tiền cho các khoản trả được bao gồm (IRS: Publication 515).

Đây là các quy tắc liên bang. California nhìn chung cũng khấu trừ 7% khi các khoản trả có nguồn California cho người không cư trú vượt quá $1.500 trong một năm dương lịch. Bên trả tiền nộp Form 592 và đưa cho nhà thầu Form 592-B. Người nhận có thể nộp Form 587 để phân bổ công việc ở nhiều nơi hoặc, nếu đủ điều kiện, Form 590 để xin miễn; người nhận phải được FTB chấp thuận Form 588 (miễn khấu trừ) hoặc Form 589 (giảm khấu trừ) trước khi được trả tiền. Các tiểu bang khác có quy tắc khác (California FTB: khấu trừ đối với người không cư trú; California FTB: hướng dẫn Form 589).

Khi nào tôi phải nộp Form 1042 và 1042-S, ngay cả khi hiệp định xóa khấu trừ?

Hãy khai thù lao dịch vụ độc lập có nguồn Hoa Kỳ trả cho người nước ngoài trên Form 1042-S khi quy tắc khai báo của IRS bao gồm khoản đó. Việc được miễn khấu trừ theo hiệp định tự nó không xóa nghĩa vụ khai Form 1042-S. Nếu bạn phải nộp Form 1042-S, bạn cũng phải nộp Form 1042 hằng năm (IRS: hướng dẫn Form 1042-S; IRS: khai báo cho nhà thầu).

Với các khoản trả năm 2026, hãy nộp và gửi Form 1042-S và nộp Form 1042 trước ngày 15 tháng 3 năm 2027. Nếu bắt buộc nộp điện tử Form 1042-S, hãy dùng IRIS (IRS: hướng dẫn Form 1042-S; IRS: hướng dẫn Form 1042). Nộp Form 8809 trước ngày đó để được gia hạn tự động 30 ngày cho việc nộp Form 1042-S; Form 7004 nộp trước ngày đó được gia hạn tự động sáu tháng cho việc nộp Form 1042. Cả hai đều không hoãn việc nộp thuế khấu trừ hay việc gửi bản cho người nhận. Để xin gia hạn riêng cho bản gửi người nhận, hãy gửi Form 15397 trước ngày 15 tháng 3 năm 2027; nếu được chấp thuận, có thể được gia hạn tối đa 30 ngày (IRS: hướng dẫn Form 1042-S; IRS: hướng dẫn Form 1042).

Với dịch vụ tại California được trả trong năm 2026, hãy nộp Form 592 và nộp khoản khấu trừ cho các kỳ tháng 1 đến tháng 3, tháng 4 đến tháng 5, tháng 6 đến tháng 8, và tháng 9 đến tháng 12 lần lượt trước 15 tháng 4, 15 tháng 6, 15 tháng 9 năm 2026; 15 tháng 1 năm 2027; đưa Form 592-B cho người nhận trước ngày 1 tháng 2 năm 2027 (California FTB: hướng dẫn Form 592; California FTB: hướng dẫn Form 592-B; California FTB: Publication 1017).

Hãy nộp thuế đã khấu trừ bằng hình thức điện tử: nếu thuế chưa nộp đạt $2.000 vào cuối một kỳ một phần tư tháng (quarter-month), hãy nộp trong vòng ba ngày làm việc; nếu vào cuối tháng số này từ $200 trở lên nhưng thấp hơn $2.000, hãy nộp trong vòng 15 ngày. Số dư cuối năm thấp hơn $200 có thể nộp cùng Form 1042 trước hạn của form đó (IRS: hướng dẫn Form 1042). Mỗi Form 1042-S đúng nhưng nộp trễ có thể bị phạt $60 nếu trong vòng 30 ngày, $130 cho đến hết ngày 1 tháng 8, hoặc $340 sau đó. Thiếu bản gửi người nhận có thể bị phạt riêng tối đa $340; cố ý bỏ qua nghĩa vụ bị phạt mức lớn hơn giữa $690 và 10% các khoản phải khai báo (IRS: hướng dẫn Form 1042-S). Form 1042 nộp trễ có thể bị phạt 5% số thuế chưa nộp mỗi tháng, tối đa 25%; nộp thuế trễ thường bị phạt 0,5% mỗi tháng, tối đa cùng mức trần đó (IRS: hướng dẫn Form 1042).

Nhà thầu Canada xin hưởng hiệp định có làm thay đổi form tôi cần thu không?

Có. Nếu một cá nhân cư trú tại Canada xin miễn khấu trừ theo hiệp định cho dịch vụ thực hiện tại Hoa Kỳ, cá nhân đó nhìn chung đưa cho bạn Form 8233 cho khoản thù lao này. Form 8233 cần mã số thuế Hoa Kỳ của cá nhân; nếu SSN hoặc ITIN đang chờ cấp, hãy đính kèm bản sao đơn xin đã hoàn tất. Form W-8BEN có thể ghi nhận tình trạng nước ngoài, nhưng không phải form để cá nhân xin miễn theo hiệp định cho dịch vụ cá nhân tại Hoa Kỳ (IRS: hướng dẫn Form 8233; IRS: hướng dẫn W-8BEN).

Chỉ cư trú tại Canada thì chưa chứng minh được việc miễn theo hiệp định áp dụng. Nếu cá nhân cư trú ở cả hai nước theo luật trong nước, hãy áp dụng quy tắc phân định cư trú tại Article IV của hiệp định. Hãy kiểm tra điều khoản hiệp định được viện dẫn, thời gian hiện diện tại Hoa Kỳ, và việc nhà thầu có cơ sở thường trú (permanent establishment) tại Hoa Kỳ theo hiệp định hay không trước khi chấp nhận Form 8233 (IRS: hiệp định Canada-Hoa Kỳ; Bộ Tài chính Hoa Kỳ: nghị định thư hiệp định Canada-Hoa Kỳ). Cá nhân điền một Form 8233 riêng cho mỗi năm thuế và ký Part III; bạn ký Part IV. Nếu bạn chấp nhận yêu cầu, hãy gửi một bản sao cho IRS trong vòng 5 ngày và chờ ít nhất 10 ngày sau khi gửi thư rồi mới áp dụng việc miễn. Nếu các dữ kiện về sau làm yêu cầu không còn đúng, hãy thông báo cho IRS và khấu trừ trên các khoản chưa trả (IRS: Form 8233 và hướng dẫn; IRS: hướng dẫn Form 8233). Yêu cầu hưởng hiệp định của công ty Canada theo quy tắc về cách phân loại pháp nhân và giấy tờ chứng minh, thường bắt đầu bằng Form W-8BEN-E thay vì Form 8233 của cá nhân (IRS: hướng dẫn cho bên yêu cầu W-8; IRS: Publication 515). Về các tờ khai ở hai nước của nhà thầu, xem Freelancer Canada có khách hàng Hoa Kỳ.

Nếu nhà thầu không cung cấp form xác nhận tình trạng hoặc form hưởng hiệp định hợp lệ thì sao?

Trước hết hãy phân biệt thiếu form xác nhận tình trạng nước ngoài với thiếu yêu cầu hưởng hiệp định. Nếu tình trạng nước ngoài đã có hồ sơ nhưng không có yêu cầu hưởng hiệp định hợp lệ cho dịch vụ tại Hoa Kỳ, đừng áp dụng việc miễn theo hiệp định; hãy xác định cách khấu trừ và khai Form 1042-S cho khoản trả có nguồn Hoa Kỳ. Nếu tình trạng của người nhận chưa có hồ sơ, hãy áp dụng quy tắc suy đoán của IRS trước khi trả tiền để xác định khấu trừ và khai báo đối với người nước ngoài, hoặc khai báo trong nước và khấu trừ dự phòng. Hóa đơn từ nước ngoài tự nó không chứng minh được tình trạng hay việc miễn (IRS: hướng dẫn cho bên yêu cầu W-8; IRS: Publication 515).

Nếu khoản trả đã được thực hiện, hãy dựng lại nơi làm việc, tình trạng người nhận và khoản thuế đã khấu trừ (nếu có) trước khi quyết định có cần sửa hay nộp thêm gì không (IRS: Publication 515).

Bên khấu trừ (withholding agent), dù là chủ doanh nghiệp một chủ, hợp danh hay công ty, nợ khoản thuế mà lẽ ra phải khấu trừ theo section 1461 mà không xét yếu tố cố ý; với doanh nghiệp một chủ, đó là chính chủ doanh nghiệp. Nếu người nhận nước ngoài tự nộp thuế, bên khấu trừ không còn nợ khoản thuế đó nhưng vẫn có thể nợ tiền lãi và tiền phạt. Chủ sở hữu, cán bộ điều hành (officer) hoặc người có trách nhiệm khác cố ý không thu hoặc không nộp thuế có thể bị phạt riêng theo section 6672 bằng đúng số thuế chưa nộp. Việc ấn định thuế nhìn chung được phép trong 3 năm sau khi tờ khai được nộp, nhưng không giới hạn thời gian nếu không có tờ khai; các ngoại lệ theo luật có thể kéo dài thời hạn (IRS: Publication 515; US Code: các section 1461, 6501 và 6672).

Với khấu trừ tại California, Revenue and Taxation Code section 18668 quy định người bắt buộc khấu trừ phải chịu trách nhiệm về khoản thuế bị bỏ sót trừ khi có lý do chính đáng. Khi một khoản nợ thuế tiểu bang đến hạn phải nộp, FTB nhìn chung có 20 năm để thu; việc tạm hoãn hoặc các khoản nợ phát sinh sau có thể thay đổi thời hạn đó (Luật California: section 18668; California FTB: thời hạn thu thuế).

Hồ sơ nào chứng minh nơi làm việc và hỗ trợ khoản chi?

Hãy lưu hồ sơ cho thấy ai làm việc, doanh nghiệp trả cho việc gì, dịch vụ được thực hiện ở đâu, và mỗi hóa đơn có nhiều nơi làm việc được chia ra sao. Hồ sơ ngày làm việc hỗ trợ cách phân bổ theo thời gian của IRS, còn hợp đồng, hóa đơn và bằng chứng thanh toán hỗ trợ số tiền ghi trong sổ sách (IRS: nguồn thu nhập từ dịch vụ cá nhân; IRS: hồ sơ kinh doanh).

• Hãy giữ hợp đồng đã ký, phạm vi công việc, hóa đơn, xác nhận thanh toán, và nhật ký đi lại hoặc ngày làm việc ghi rõ quốc gia, ngày và nhiệm vụ.
• Hãy giữ W-8 hoặc W-9, mọi Form 8233 và giấy tờ chứng minh hiệp định, cùng lý do bạn chấp nhận form. Các form W-8 được lưu trong hồ sơ của bạn; Form 8233 đã được chấp nhận có bước gửi riêng cho IRS (IRS: hướng dẫn cho bên yêu cầu W-8; IRS: hướng dẫn Form 8233).
• Đối chiếu từng hóa đơn với khoản thanh toán và với mọi Form 1042-S. Với hóa đơn được chia, hãy giữ bảng tính phân bổ khoản trả cho các ngày làm việc tại Hoa Kỳ và ở nước ngoài (IRS: nguồn thu nhập từ dịch vụ cá nhân).

Nếu nhà thầu là công dân hoặc người cư trú Hoa Kỳ sống ở nước ngoài thì sao?

Công dân Hoa Kỳ hoặc người cư trú về thuế tại Hoa Kỳ là US person theo các quy tắc form này, ngay cả khi làm việc ở nước ngoài. Hãy yêu cầu Form W-9, không phải W-8. Form 1099-NEC nhìn chung áp dụng khi khoản thù lao phải khai báo trả cho người đó đạt $2.000; khấu trừ dự phòng có thể yêu cầu form này ở mức dưới số tiền đó (IRS: hướng dẫn W-8BEN; IRS: yêu cầu khai báo Form 1099). Sống ngoài Hoa Kỳ không biến một US person thành người nhận nước ngoài đối với Form 1042-S và 1042 (IRS: Publication 515).

Ví dụ

Số tiền minh họa bằng đô la Hoa Kỳ. Một doanh nghiệp Hoa Kỳ đồng ý trả $10.000 cho một cá nhân không cư trú trong 20 ngày làm dịch vụ. Nhà thầu làm 15 ngày ở nước ngoài và năm ngày tại Hoa Kỳ. Bảng phân bổ theo thời gian có chứng cứ gán $7.500 cho dịch vụ có nguồn nước ngoài và $2.500 cho dịch vụ có nguồn Hoa Kỳ. Nếu không có ngoại lệ áp dụng hoặc việc miễn hợp lệ theo hiệp định, khoản khấu trừ thông thường 30% trên phần có nguồn Hoa Kỳ sẽ là $750. Doanh nghiệp nhìn chung khai phần có nguồn Hoa Kỳ trên Form 1042-S và nộp Form 1042. Trong trường hợp này, Form 1042-S ghi income code 17 ở box 1, tổng thu nhập $2.500 ở box 2, và $750 đã khấu trừ ở box 7a (IRS: Form 1042-S năm 2026). Nếu yêu cầu hưởng hiệp định hợp lệ xóa khoản khấu trừ, các form khai báo đó nhìn chung vẫn bắt buộc (IRS: nguồn thu nhập từ dịch vụ cá nhân; IRS: hướng dẫn Form 1042-S).

Trường hợp của bạn có khác không?

• Người lao động có thể là nhân viên: cách phân loại làm thay đổi quy tắc về bảng lương và form. Xem nhà thầu có thể là nhân viên.
• Nhà thầu làm việc tại Hoa Kỳ hoặc xin miễn theo hiệp định, hoặc thiếu form xác nhận tình trạng: hãy chuẩn bị hợp đồng, nhật ký ngày làm việc, các form cư trú và tình trạng, hóa đơn và lịch sử thanh toán để nhận hỗ trợ ghi sổ kế toán.
• Bạn cần câu trả lời về thuế Hoa Kỳ của chính nhà thầu: xem Khi nào chủ sở hữu nước ngoài phải nộp thuế Hoa Kỳ.
• Nhà thầu là freelancer Canada khai thuế ở cả hai nước: xem Freelancer Canada có khách hàng Hoa Kỳ.
• LLC Hoa Kỳ của bạn có chủ sở hữu nước ngoài: việc khai báo hằng năm riêng của chủ sở hữu được trình bày trong Nộp tờ khai cho LLC một thành viên của chủ sở hữu nước ngoài.
• Bạn đã bỏ sót một form bắt buộc cho nhà thầu trong nước: xem Nộp trễ form thuế cho nhà thầu và nhân viên. Với các khoản đã trả trước đây cho nhà thầu nước ngoài có ngày làm việc tại Hoa Kỳ, hãy mang hồ sơ thanh toán và khấu trừ đến hỗ trợ ghi sổ kế toán.