Nộp trễ 1099 và W-2: cách nộp và xin giảm tiền phạt

Tôi đã trễ hạn nộp Form 1099-NEC cho nhà thầu. Giờ phải làm gì?

Hãy gửi cho từng nhà thầu Form 1099-NEC còn thiếu và nộp Copy A cho IRS ngay khi bạn xác nhận xong số tiền và thông tin người nhận. Nộp cho IRS và gửi cho người nhận là hai nghĩa vụ riêng; làm xong việc này không có nghĩa là đã làm xong việc kia (IRS: khai báo tờ khai thông tin).

Cổng IRIS yêu cầu Transmitter Control Code (mã kiểm soát bên truyền); nếu cần, hãy đăng ký mã này ngay vì việc xử lý có thể mất thời gian (IRS: Publication 1099). Để gửi Form 1099 cho nhà thầu bằng hình thức điện tử, bạn cần có sự đồng ý rõ ràng bằng điện tử của nhà thầu, cho thấy họ truy cập được định dạng đó; nếu không, hãy gửi bản giấy (IRS: Publication 1099).

Với các khoản thanh toán trong năm thuế của bài hướng dẫn này, Form 1099-NEC nhìn chung khai báo khoản thù lao đủ điều kiện cho người không phải nhân viên từ $2.000 trở lên; các năm thanh toán trước đó dùng ngưỡng khác. Hãy kiểm tra xem khoản thanh toán có phải khai báo trong năm thanh toán của nó hay không trước khi lập form nộp trễ (IRS: Form 1099-NEC FAQ). Việc khoản thanh toán có cần form hay không, kể cả các trường hợp ngoại lệ theo hình thức thanh toán, thuộc về hồ sơ sổ sách nhà thầu.

Hạn nộp Form 1099-NEC thông thường là ngày 31 tháng 1 sau năm thanh toán, được dời sang ngày làm việc kế tiếp nếu rơi vào cuối tuần hoặc ngày lễ. Với các khoản thanh toán năm 2026, hạn là ngày 1 tháng 2 năm 2027. Form 1099-NEC không có gia hạn nộp tự động. IRS nhìn chung yêu cầu nộp điện tử khi bạn có tổng cộng từ 10 tờ khai thông tin trở lên, tính gộp các loại form khác nhau; nếu không, có thể được nộp giấy (IRS: Publication 1099; IRS: Form 1099-NEC).

Tôi chưa bao giờ gửi hoặc nộp W-2 cho nhân viên. Làm sao để bù lại?

Với những nhân viên có tiền công phải lập W-2, hãy gửi form còn thiếu và nộp bản báo cáo tiền công gốc cho SSA ngay bây giờ. Hãy đối chiếu hồ sơ bảng lương với các W-2 trước khi nộp, vì W-2 khai tiền công và thuế đã khấu trừ, chứ không chỉ số tiền đã chuyển vào tài khoản ngân hàng của nhân viên (IRS: hướng dẫn W-2).

SSA nhận W-2 gốc qua dịch vụ nộp báo cáo tiền công Business Services Online, hoặc bằng giấy khi được phép; Copy A giấy phải là form chính thức có thể quét được, không phải bản in từ tệp PDF (IRS: Form W-2). Quy tắc nộp điện tử nhìn chung áp dụng khi có từ 10 tờ khai thông tin trở lên, tính cả các form 1099 (SSA: cách thức nộp). Hạn thông thường để nộp W-2 cho SSA và phát cho nhân viên là ngày 31 tháng 1, được dời sang ngày làm việc kế tiếp: ngày 1 tháng 2 năm 2027 với tiền công năm 2026. Nếu bạn đã đóng cửa doanh nghiệp, cả hai nghĩa vụ W-2 đều đến hạn cùng với Form 941 hoặc 944 cuối cùng (IRS: hướng dẫn W-2).

Nếu tổng tiền công không khớp với Form 941 đã nộp, hãy đối chiếu cho khớp trước khi cho rằng chỉ cần W-2c là đủ. Việc bỏ sót khoản nộp thuế hoặc Form 941 theo quy tắc khác; xem chậm nộp thuế lương.

Đây là các bước nộp ở cấp liên bang. Báo cáo tiền công và nhà thầu ở cấp tiểu bang có thể đòi hỏi các tờ khai và hạn nộp riêng.

Tiền phạt nộp trễ và gửi bản kê trễ là bao nhiêu? Nộp ngay bây giờ có giúp ích không?

IRS có thể phạt cho mỗi tờ khai nộp trễ hoặc sai cho cơ quan thuế, và phạt riêng cho mỗi bản kê gửi trễ hoặc sai cho người lao động. Nộp hoặc gửi sớm hơn có thể đưa vi phạm xuống mức phạt thấp hơn (IRS: tiền phạt tờ khai thông tin).

Trước hết hãy xác định năm thanh toán hoặc năm trả lương. Ngưỡng khai báo theo năm thanh toán; mức phạt theo năm form đến hạn. Bảng này áp dụng cho các form của các khoản thanh toán hoặc tiền công năm 2026, nhìn chung đến hạn trong năm 2027. Các form nộp trễ của những năm trước dùng mức phạt của năm đến hạn tương ứng.

Mức trần hằng năm được áp dụng riêng cho vi phạm nộp tờ khai và vi phạm gửi bản kê. Doanh nghiệp nhỏ là doanh nghiệp có doanh thu gộp bình quân hằng năm không quá $5.000.000 trong ba năm thuế gần nhất. IRS công bố các mức này cho form đến hạn năm 2027, nhưng các dòng mức giữa của IRS ghi "August 1, 2026". Luật đặt mốc đó vào năm mà tờ khai hoặc bản kê đến hạn (IRS: Revenue Procedure 2025-32; US Code: section 6721 và 6722; section 7503). Cố ý bỏ qua nghĩa vụ bị phạt mức lớn hơn giữa $690 và 10% số tiền phải khai báo cho mỗi tờ khai và mỗi bản kê, không có mức trần hằng năm (IRS: Revenue Procedure 2025-32). Một tờ khai nộp trễ mà còn có lỗi khác vẫn có thể bị phạt vì lỗi chưa được sửa; IRS nhìn chung áp dụng mức phạt nộp tờ khai cao nhất cho tờ khai đó, thay vì cộng dồn các khoản phạt nộp tờ khai cho cùng một tờ khai (IRS: Publication 1586).

IRS nhìn chung có ba năm, tính từ ngày muộn hơn giữa hạn nộp tờ khai và ngày nộp thực tế, để ấn định tiền phạt nộp trễ hoặc nộp sai. Nếu một tờ khai thông tin bắt buộc không bao giờ được nộp, không có thời hạn ấn định (IRS: giới hạn thời gian ấn định tiền phạt tờ khai thông tin).

Nhà thầu chưa bao giờ đưa tôi W-9 hay mã số thuế. Tôi nên làm gì?

Nếu nhà thầu là US person (người Hoa Kỳ theo luật thuế), hãy yêu cầu Form W-9 và ghi lại thời điểm bạn đã yêu cầu. Người nhận ở nước ngoài có thể có form xác nhận tình trạng và quy tắc khai báo khác; xem trả tiền cho nhà thầu ở nước ngoài. Thiếu mã số thuế (TIN) không làm cho Form 1099-NEC vốn bắt buộc biến mất: hướng dẫn của IRS nói để trống ô TIN nếu không có mã số, và mã số thiếu hoặc sai tự nó có thể bị phạt (IRS: Publication 1099).

Với khoản thanh toán phải khai báo cho nhà thầu là US person không có TIN hợp lệ, có thể áp dụng khấu trừ dự phòng ở mức 24%. Ngưỡng $2.000 của năm 2026 cũng chi phối khấu trừ dự phòng cho các khoản thanh toán này; các quy định cũ hơn ghi con số thấp hơn (IRS: ngưỡng theo luật năm 2026). IRS nói bên trả tiền phải bắt đầu khấu trừ ngay khi không có TIN hoặc mã số rõ ràng là sai, và khai khoản khấu trừ dự phòng trên Form 945 cùng Form 1099 tương ứng (IRS: chương trình B; IRS: khấu trừ dự phòng). Nếu đã khấu trừ dự phòng, hãy nộp và gửi Form 1099-NEC ngay cả khi khoản thanh toán thấp hơn ngưỡng khai báo thông thường (IRS: Publication 1099). W-9 thu được sau đó chỉ làm căn cứ cho việc khai báo và khấu trừ trong tương lai; nó không có hiệu lực hồi tố đối với nghĩa vụ khấu trừ trước đó.

Nếu khoản khấu trừ dự phòng bắt buộc đã bị bỏ sót, bên trả tiền nợ khoản này theo section 3406 và 3403; chủ doanh nghiệp một chủ nợ với tư cách bên trả tiền. Với hợp danh hoặc công ty, chủ sở hữu, thành viên hợp danh, cán bộ điều hành (officer) hoặc người khác kiểm soát việc thanh toán có thể bị phạt riêng theo section 6672 (trust fund recovery penalty, tiền phạt thu hồi thuế ủy thác) nếu chịu trách nhiệm về khoản thuế và vi phạm là cố ý. IRS nhìn chung có ba năm, tính từ ngày muộn hơn giữa ngày 15 tháng 4 kế tiếp và ngày nộp Form 945, để ấn định khoản khấu trừ và tiền phạt đó; nếu chưa nộp Form 945 thì cả hai đều có thể không bị giới hạn thời hạn (IRS: quy trình khấu trừ dự phòng; IRS: hướng dẫn Form 945; IRS: giới hạn thời gian của tiền phạt thu hồi thuế ủy thác). Nếu nhà thầu đã khai khoản thanh toán và nộp thuế, hãy xin miễn trừ theo section 3402(d) bằng Form 4669 có chữ ký của nhà thầu đó và Form 4670 của bên trả tiền. Biện pháp này không xóa tiền lãi hay tiền phạt và không áp dụng cho thuế đã thực sự khấu trừ nhưng chưa nộp (IRS: Form 4669; IRS: quy trình khấu trừ dự phòng).

Hãy giữ lịch sử các lần yêu cầu. Publication 1586 mô tả yêu cầu ban đầu và, khi cần, các yêu cầu hằng năm về TIN còn thiếu như một phần của việc chứng minh hành vi có trách nhiệm. Thông báo CP2100 hoặc CP2100A về TIN không đúng có các bước B-notice riêng; thông báo này khác với Notice 972CG (IRS: Publication 1586).

IRS gửi Notice 972CG. Thông báo này đề xuất gì và tôi trả lời thế nào?

Notice 972CG đề xuất mức phạt nộp tờ khai thông tin, thường vì nộp trễ, nộp sai cách thức, hoặc thiếu hay sai mã số thuế của người nhận; đây chưa phải là ấn định cuối cùng. Thông báo liệt kê các hồ sơ bị ảnh hưởng và có trang để phản hồi (IRS: Publication 1586).

1. Hãy đọc ngày của thông báo và hạn trả lời. Hãy trả lời trong vòng 45 ngày theo lịch kể từ ngày đó, hoặc 60 ngày theo lịch với bên nộp ở nước ngoài. Nếu cần thêm thời gian, hãy gửi văn bản đề nghị đến địa chỉ ghi trên thông báo trước khi hết thời hạn.
2. Đối chiếu từng form được liệt kê với những gì bạn đã nộp, ngày được chấp nhận, và họ tên cùng TIN bạn có. Tách riêng những form bạn đồng ý là nộp trễ khỏi những mục bạn phản đối.
3. Sửa mọi form thiếu hoặc sai qua đúng kênh nộp. Gửi phiếu phản hồi tương ứng với việc đồng ý hoàn toàn, đồng ý một phần hoặc không đồng ý, kèm khoản thanh toán cho phần bạn đồng ý.
4. Nếu xin miễn phạt (waiver), hãy gửi bản giải trình có chữ ký nêu rõ lý do, các bước đã làm trước và sau khi vi phạm xảy ra, cùng các tình tiết kèm chứng cứ. Kèm theo lời tuyên bố chịu trách nhiệm về khai man (declaration under penalties of perjury) mà ấn phẩm yêu cầu. Giữ bản sao và bằng chứng đã gửi.

Publication 1586 nói IRS có thể yêu cầu thêm chứng cứ. Nếu bạn không trả lời trước hạn ghi trên thông báo, IRS nói sẽ ấn định mức đã đề xuất và gửi thông báo về số tiền còn nợ. Bản thân Notice 972CG đề xuất tiền phạt nộp tờ khai theo section 6721; tiền phạt gửi bản kê trễ riêng theo section 6722 cũng có thể áp dụng (IRS: Publication 1586).

Lý do chính đáng có thể xóa tiền phạt không?

Có, nhưng IRS yêu cầu chứng cứ rằng vi phạm xảy ra vì lý do chính đáng chứ không phải cố ý bỏ bê. Doanh nghiệp phải chứng minh hành vi có trách nhiệm trước và sau vi phạm và có các yếu tố giảm nhẹ đáng kể hoặc hoàn cảnh ngoài tầm kiểm soát; chỉ nộp trễ thì không chứng minh được điều này (IRS: tiền phạt tờ khai thông tin; IRS: Publication 1586).

Với các form nộp đúng hạn nhưng sau đó phát hiện sai, một quy tắc riêng xóa tiền phạt nộp tờ khai cho số lượng lớn hơn giữa 10 tờ khai hoặc 0,5% tổng số tờ khai phải nộp, nếu được sửa trước ngày 1 tháng 8 của năm đến hạn, hoặc ngày làm việc kế tiếp nếu ngày đó rơi vào cuối tuần hoặc ngày lễ. Quy tắc này không miễn cho tờ khai gốc nộp trễ (IRS: Publication 1099; IRS: hướng dẫn W-2). First Time Abate và chương trình kế nhiệm tự động của nó áp dụng cho một số tiền phạt tờ khai thuế và nộp thuế được chỉ định, không áp dụng cho các tiền phạt tờ khai thông tin này (IRS: miễn giảm tiền phạt hành chính).

Với TIN thiếu hoặc sai, hãy chứng minh thời điểm đã yêu cầu W-9 hoặc yêu cầu cung cấp TIN theo cách khác, các yêu cầu tiếp theo khi bắt buộc, và thời điểm nhận được mã số đúng. Với nộp trễ, hãy giải thích sự kiện cụ thể, điều gì đã cản trở việc nộp đúng hạn, doanh nghiệp đã làm gì để tránh vấn đề, và thời điểm đã sửa. Publication 1586 nói yêu cầu về nộp trễ hoặc không nộp điện tử cần có bản giải trình bằng văn bản riêng (IRS: Publication 1586).

IRS có thể chấp nhận giải trình, từ chối, hoặc chỉ chấp nhận cho một số vi phạm. Trước khi trả lời, hãy đối chiếu thông báo với xác nhận đã nộp, W-9 của nhà thầu, báo cáo bảng lương, thư từ trao đổi và dòng thời gian sự việc. Nếu có nhiều form hoặc lẫn lộn lỗi nộp trễ và lỗi TIN, hãy xem xét riêng từng vi phạm.

Tôi có được khấu trừ khoản chi của doanh nghiệp nếu Form 1099 của nó nộp trễ hoặc không có không?

Form 1099 nộp trễ hoặc thiếu tự nó không quyết định khoản thanh toán gốc có được khấu trừ hay không. Khoản chi vẫn phải đáp ứng quy tắc về chi phí kinh doanh thông thường và cần thiết (ordinary and necessary), và doanh nghiệp phải chứng minh được; nghĩa vụ tờ khai thông tin vẫn là việc riêng (IRS: Publication 334; IRS: lưu hồ sơ).

Hãy giữ hóa đơn hoặc hợp đồng, chứng từ thanh toán, tên người nhận, ngày, số tiền và mô tả công việc. IRS nói hồ sơ chi phí cần cho thấy ai được trả, bao nhiêu, bằng chứng thanh toán, thời điểm phát sinh và mục đích kinh doanh; có thể cần nhiều hơn một chứng từ (IRS: lưu hồ sơ). Hãy xem xét riêng cách xử lý thuế của khoản thanh toán nếu đó là chi tiêu cá nhân, chi tiêu vốn, hoặc trả cho người có tình trạng lao động chưa rõ.

Tôi đã nộp Form 1099 hoặc W-2 bị sai. Sửa thế nào?

Trước hết hãy xem quy tắc sai số nhỏ. Với tờ khai hoặc bản kê vốn đã được nộp hoặc gửi đúng hạn, IRS nhìn chung coi mỗi số tiền lệch không quá $100 và mỗi số thuế khấu trừ lệch không quá $25 là đúng khi xét tiền phạt. Người nhận có thể chọn sửa bằng văn bản gửi bên nộp trước ngày muộn hơn giữa 30 ngày sau hạn của bản kê và ngày 15 tháng 10 của năm đó. Sau đó nộp và gửi form đã sửa; làm trong vòng 30 ngày sau khi có lựa chọn có thể xác lập lý do chính đáng cho lỗi. Quy tắc này không miễn cho việc trễ hạn (IRS: Publication 1099; IRS: quy định về lựa chọn sửa lỗi).

Với 1099-NEC, cách sửa của IRS tùy thuộc vào việc bản gốc được nộp điện tử hay bằng giấy và loại lỗi (IRS: Publication 1099).

Với Form 1099 chỉ có TIN thiếu hoặc sai, IRS nói không cần sửa trừ khi còn một số tiền cũng cần sửa; hãy dùng TIN đã xác minh cho các tờ khai sau này. Với lỗi Số An sinh Xã hội trên W-2, hãy sửa bằng W-2c ngay cả khi đó là lỗi duy nhất (IRS: Publication 1586).

Đừng dùng ô VOID của Form 1099 để sửa form đã nộp; ô này báo cho IRS bỏ qua form giấy đó. Với lỗi W-2, SSA nói hãy nộp W-2c và W-3c càng sớm càng tốt, với một W-3c riêng cho mỗi năm được sửa (IRS: Publication 1099; SSA: hướng dẫn W-2c). Nếu form chưa bao giờ được nộp, hãy nộp form gốc trễ thay vì ghi là đã sửa.

Ví dụ

Số tiền minh họa bằng đô la Hoa Kỳ. Một doanh nghiệp đã trả cho ba nhà thầu mỗi người $4.000 trong năm 2026 cho các dịch vụ đủ điều kiện nhưng chưa gửi cũng chưa nộp Form 1099-NEC của họ trước hạn. Doanh nghiệp phát hiện vấn đề 20 ngày sau hạn tương ứng, xác minh hồ sơ thanh toán và W-9, gửi cả ba bản kê và nộp cả ba tờ khai ngay trong ngày hôm đó.

Ở mức sửa sớm $60, tiền phạt nộp tờ khai có thể là 3 × $60 = $180. Ba bản kê gửi trễ cho nhà thầu có thể phát sinh thêm $180, thành $360 trước khi được giảm. Nếu doanh nghiệp chờ quá thời gian sửa sớm, các mức phạt cao hơn có thể áp dụng. Doanh nghiệp giữ bằng chứng cho từng lần gửi và nộp, chứ không chỉ bản sao của các form đã hoàn tất.

Trường hợp của bạn có khác không?

• Bạn không chắc khoản thanh toán cho nhà thầu có cần Form 1099 trong năm thanh toán của nó hay không: xem hồ sơ sổ sách nhà thầu.
• Khoản nộp thuế lương hoặc Form 941 cũng bị trễ: xem chậm nộp thuế lương.
• Nhà thầu có thể từng là nhân viên: xem nhà thầu có thể là nhân viên.
• Tờ khai thuế thu nhập doanh nghiệp của bạn cũng chưa nộp: xem nộp bù tờ khai doanh nghiệp chưa nộp.
• Bạn thiếu nhiều form, nhận thông báo 972CG, hoặc gặp vấn đề về mã số người nhận và khấu trừ: hãy chuẩn bị sổ cái thanh toán, W-9, báo cáo tiền công, bản sao đã nộp, xác nhận đã nộp và các thông báo để nhận hỗ trợ ghi sổ kế toán.