承包商不提供 W-9 或 SSN：1099 和备用预扣税

付款给承包商之前，应该先拿到 W-9 吗？

应该。雇用承包商时就要索取 W-9 表，在第一笔付款之前。IRS 把在合作关系开始时提出索取，视为负责任行事的一部分（第 1586 号出版物），并建议用 W-9 来获得美国人的姓名和纳税识别号码（TIN）：社会保障号码（SSN）、雇主识别号码（EIN）或个人纳税识别号码（ITIN）（IRS 一般填报说明）。

W-9 表会给您承包商的法定姓名、联邦税务分类、号码、地址和签名证明。您需要这些信息，才能正确提交 1099-NEC 表。其中的分类还会显示收款人是不是公司，公司对这类付款通常免予备用预扣税（索取方填报说明）。

如果承包商拒绝提供或一直不回复，对应申报的付款适用备用预扣税，1099-NEC 表仍然要提交。

出现以下情况，案例就不简单：承包商拒绝提供、您已经在没有号码的情况下付过款、IRS 通知列出了错误的姓名和号码，或承包商已经消失。已付款项是否应该预扣，取决于确切的日期和金额，所以这些情况需要专业人士核对。在作出任何决定之前，先整理一份清单：每位承包商的法定姓名、实体类型、号码状态（已有、缺失或不匹配）、您索取的日期，以及每年付给他们的款项。

如果承包商不肯给我 W-9 或社会保障号码怎么办？

承包商没有给出可用的号码时，对应申报的付款适用备用预扣税，IRS 还要求您书面跟进索要。对于拒绝或不提供号码的收款人，IRS 说要立即开始备用预扣税，并按年度提出索要（第 1281 号出版物）。应对办法是预扣，而不是不付款：承包商拿到扣除预扣税后的款项，1099-NEC 表仍然要提交。这笔付款能否扣除，见下文。

• 说明您为什么要号码。号码会填在 1099-NEC 表上，IRS 用它与承包商的税表核对。没有号码，每笔应申报的付款会被预扣 24%，承包商在自己的税表上申报这笔税款作为抵免。承包商把 W-9 交给您，从不交给 IRS（W-9 表）。
• 接受正确种类的号码。个人提供社会保障号码或个人纳税识别号码。独资经营者可以提供该号码或 EIN，但个人姓名要写在前面（第 1281 号出版物）。
• 无资格取得社会保障号码的承包商，如果有联邦税务用途，例如要报税，可以用 W-7 表申请 ITIN（IRS：ITIN）。由承包商本人申请，不是您。号码到手之前，应申报的付款适用备用预扣税。
• 明显错误的号码按缺失处理。位数多于或少于九位，或含有字母的号码，视为缺失（第 1281 号出版物）。
• “我已经申请了”并不能推迟。等待号码 60 天的规定，只适用于利息、股息和某些可交易票据的付款。承包商报酬适用立即备用预扣税，即使收款人已经申请并在等待（索取方填报说明）。
• 只使用承包商给您的号码。您猜的或查到的号码如果有误，就会启动下文的通知流程。

什么时候必须预扣？预扣多少？从哪些付款里扣？

当收款人没有提供可用的 TIN，或 IRS 通知您号码有误时，备用预扣税是应申报付款的固定 24%（IRS：备用预扣税；第 307 号专题）。对承包商而言，应申报的付款就是您要在 1099-NEC 表上申报的报酬。

累计金额规则见第 3406(b)(6) 款。该页面上的文本是较早的版本，仍显示 $600。公法 119-21 对 2025 年之后的付款，用第 6041(a) 条的金额取代了该数字：$2,000，自 2027 年起按通胀调整（IRB 2026-19；第 15 号出版物；IRS 1099 填报说明）。拟议条例阐明了细节，包括只把同一收款人的同类付款合并计算。这些条例尚未最终确定。

公司只对 W-9 填报说明所列的情形免予预扣。名称里带有“Company”或“Co.”并不能证明是公司。显示 EIN 和公司分类的 W-9，是最简单的证明（第 1281 号出版物；索取方填报说明）。

加州在适用联邦备用预扣税时，还会加收 7% 的州备用预扣税，但有有限的例外（FTB）。请向您所在州的税务机关查询其规定。

我预扣的税款怎么缴存、申报，并让承包商获得抵免？

您替 IRS 代管预扣的税款：缴存，在 945 表上申报，并在承包商的 1099-NEC 表上列示。备用预扣税在 945 表上申报，它是与工资税 941 表和 944 表分开的年度申报表。该表要求填写您已预扣或应当预扣的备用预扣税，所以本应扣而没扣的税款也属于要填的内容（945 表填报说明）。

在账簿中，费用按全额记录，现金付款按净额记录，差额记为欠 IRS 的预扣税款。缴存或随 945 表缴纳时，再冲销这项负债。

承包商通过在自己的税表上，把第 4 栏的金额作为已预扣税款申报，获得抵免（IRS：备用预扣税）。如果承包商是合伙企业或 S 公司，则由合伙人或股东申请（第 307 号专题）。

陷阱是预扣了税款却从不缴存。必须预扣而未预扣或未缴存的税款，可能引来信托基金追缴罚款，金额为未缴税款的 100%，针对故意不缴的每位责任人（945 表填报说明；第 6672 条）。信托基金追缴罚款指南针对工资税；945 表填报说明把同样的罚款适用于备用预扣税。

W-9 一定要签名吗？号码可以用其他方式提供吗？

对于承包商报酬，号码不必通过签署的 W-9 提供。对于利息、股息和经纪人金额以外的付款，IRS 说收款人可以任何方式提供号码（第 1281 号出版物）。W-9 本身说明，因提供服务而获得报酬的收款人必须提供正确的号码，但除非 IRS 通知过收款人此前的号码有误，否则不必签署证明（W-9 表）。

无论如何都要拿到书面的。签署并注明日期的 W-9 是标准证明，而且一旦下文的通知流程启动，只有签署的 W-9（或下文所述的验证）才能停止预扣（第 1281 号出版物）。

您可以使用自己的表格，只要与官方表格实质相似、载有那些证明，且不要求收款人同意无关的条款（索取方填报说明）。

没有 W-9 怎么提交 1099-NEC？这笔付款还能扣除吗？

您仍然可以付款和申报，只是要遵守上述预扣规则。如果承包商没有给出号码，就把 1099-NEC 表上的号码栏留空，并在 2027 年 2 月 1 日 之前为今年的付款提交（IRS 一般填报说明）。

缺失号码本身就是一种错误。提交的申报表缺少必需的号码，除非您能证明有合理理由，否则可能面临针对错误信息申报表的每份罚款，拖得越久罚得越重（IRS 一般填报说明）。承包商每次不提供正确号码，可能要缴 $50（W-9 表）。金额和减免见逾期的承包商和员工税表。

这笔付款能否扣除，取决于它是否是您能证明的业务费用。IRS 说，费用记录应写明收款人、金额、付款证明、日期和服务内容（IRS：应保留的记录）。扣除问题见逾期的承包商和员工税表；没有收据的付款，见现金支付分包商。

年末怎样追讨缺失的 W-9？承包商消失了怎么办？

如果您在没有号码的情况下已经付过款，要做的是：发一份有日期的书面要求，算出并申报本应预扣的税款，并在日历上记下重复要求的时间：

1. 按 IRS 列明的形式发出要求。邮寄的年度要求包括一封说明收款人必须提供准确号码、否则可能面临 $50 罚款的信函，一份 W-9 表，以及一个回邮信封（第 1586 号出版物）。保留邮寄证明。
2. 算出您漏掉的预扣税。预扣本应从使年度合计达到门槛的那笔付款开始（如果适用上表的前一年测试，则从第一笔付款开始），并涵盖之后的每一笔。备用预扣税涵盖号码未备案期间所付的款项（第 3406 条）。
3. 在 945 表上申报。您漏掉的税款，对其适用的每一年，都填在第 2 行，即使没有实际扣过（945 表填报说明）。在提交该年度的 945 表之前，IRS 核定它没有时限。之后，通常的时限是 3 年，自提交日期或该年度之后的 4 月 15 日（以较晚者为准）起算（第 6501 条）。
4. 弄清谁欠这笔漏掉的税款。付款方欠本应预扣的税款（第 3406(h)(10) 款；第 3403 条）：独资经营者是所有人；其他情形是企业，上述信托基金追缴罚款可以追到故意不缴的责任人。根据第 3402(d) 款，如果承包商已申报该笔付款并缴了税，IRS 不再收取这笔税款，但罚款和利息仍然保留。您要提交 4670 表并附上承包商签署的 4669 表，后者声明承包商已申报该笔付款并缴了税，才能主张。消失的承包商无法签字，IRS 手册（内部指引，不是法律）说，收款人下落不明并不改变付款方的责任（IRS 手册；4669 表；4670 表）。
5. 提交号码栏留空的 1099-NEC 表。第 4 栏只填您实际预扣的税款。
6. 在日历上记下重复要求的时间。如果第一次要求失败，IRS 期望您在合作关系开始当年的 12 月 31 日之前发出第一次年度要求（如果关系始于 12 月，则为 1 月 31 日），并在次年 12 月 31 日之前发出第二次。如果某一年没有向该承包商付款，或没有需要为其提交的申报表，则该年无需年度要求。如果您漏掉了一次或多次必需的要求，可以在以后的年度连续提出两次年度要求（第 1586 号出版物）。
7. 号码到手后使用。把它用于今后的申报表。已提交且缺少号码的申报表，除非金额也有变化，否则不必更正（第 1586 号出版物）。

怎样核对姓名和号码是否匹配：TIN 匹配、CP2100 通知和“B”通知？

如果可以，在提交之前先核对姓名和号码是否匹配，收到任何 IRS 通知都要按期限答复。TIN 匹配让付款方在提交前，把姓名和号码组合与 IRS 记录核对。它需要 IRS 账户，且付款方必须列入 IRS 付款方数据库；IRS 说，这个数据库会加入在过去 2 年内提交过 1099 表来申报备用预扣税的付款方。并非所有付款方都已列入，所以依赖它之前请先查看 IRS 页面（IRS：TIN 匹配）。IRS 预期核对过的申报表会引来较少的通知，并通常把核实一致视为合理理由（索取方填报说明）。

姓名要配对应的号码（IRS 一般填报说明）：

• 独资经营者：先写个人姓名，其次是任何企业名称，再写社会保障号码或 EIN。
• 被忽略为独立于所有人的实体的单一成员 LLC：所有人的姓名和号码，LLC 名称写在第二位。
• 按公司或合伙企业纳税的 LLC、合伙企业或公司：实体的名称和 EIN。

提交之后，IRS 可能寄来 CP2100 或 CP2100A 通知，列出缺失或有误的姓名和号码组合。通知不会说明这是第一次还是第二次，所以需要您自己跟踪（第 1281 号出版物）。

对于第二次通知，和条例一样，从您收到 IRS 通知之日起计算 30 个工作日（26 CFR 31.3406(d)-5）；第 1281 号出版物对起算点的说法不一致。

不要因为收到通知就通过电话索要号码，并在外层信封上标明“IMPORTANT TAX INFORMATION ENCLOSED”。每个账户自首次通知起跟踪三年（第 1281 号出版物）。972CG 通知是另一种关于罚款的通知；见逾期的承包商和员工税表。

每位承包商的 W-9 档案里应该有什么？什么时候再次索要？

为每位承包商保留一份档案，证明您要求了什么、何时要求、收到了什么。承包商的姓名、号码或税务分类发生变化时，例如公司改变选择（W-9 表），以及通知说号码有误时（第 1281 号出版物），要重新索要 W-9。

您提交的 1099 表副本，自其截止日期起保留 3 年，如果实施过备用预扣税，则保留 4 年（IRS 一般填报说明）。IRS 要求您对 W-9 信息保密，只用于遵守税法（IRS 一般填报说明）。在账簿中，给每个承包商记录添加一个 W-9 状态字段和对照门槛的累计金额，这样没有备案，就不会有付款发出。

如果承包商不是美国人呢？

外国承包商通常提供 W-8 表，而不是 W-9 表（W-9 表）。对于应申报的报酬，非居民外国人要适用备用预扣税，除非备有签署的 W-8BEN 表（第 1281 号出版物）；外国公司使用 W-8BEN-E 表。付给非居民外国人的美国境外来源收入，通常不在信息申报表上申报（IRS：外国来源收入），而不属于信息申报的付款，也不适用备用预扣税（索取方填报说明）。居住在国外的美国公民或居民外国人是美国人，提供 W-9（W-9 表）。其他预扣可能适用，它们在 1042 表而不是 945 表上申报（945 表填报说明），而已被其他预扣涵盖的金额，不适用备用预扣税（第 3406(g)(2) 款）。谁算外国人、报酬来源地、税收协定表格，以及对没有提供表格的收款人该怎么假定，见向境外承包商付款。

示例

金额为示意性美元金额。

新帮工拒绝提供 W-9

一位园林师在一项 $2,500 的工作前，向一名新帮工（个人）索要 W-9。帮工拒绝，而她去年没有付过他任何款项，所以不适用前一年的规则。这笔付款使年度合计超过 $2,000 的门槛，所以她预扣 24%（$600），付给他 $1,900。如果 $600 是她当年 945 表上唯一的税额，它低于 $2,500 的缴存门槛，她随 945 表一并缴纳。年末，她提交他的 1099-NEC 表，报酬栏填 $2,500，第 4 栏填 $600，号码栏留空，并在 12 月 31 日之前再次向他索要。

一直不回复的编辑

一位顾问向一位自由职业编辑（独资经营者，去年她没有付过款）在 3 月、6 月、9 月和 11 月各付了 $1,500：共 $6,000，没有 W-9，到 12 月才第一次索要。年度合计在 6 月达到 $2,000 门槛，所以 6 月、9 月和 11 月的 $4,500 是应申报的：她本应预扣 24%，即 $1,080。12 月，她寄出一封信、一份 W-9 和一个回邮信封。编辑没有回复。她提交 $6,000 的 1099-NEC 表，没有号码，第 4 栏为空，保留邮寄证明，并在日历上记下次年 12 月 31 日之前发出第二次要求。她还把这 $1,080 在 945 表第 2 行申报，作为她本应预扣的税款。如果这是她当年 945 表上唯一的税额，她就随申报表缴纳，除非可以获得减免：IRS 只有在她证明编辑已申报收入并缴了税时，才能免除她这笔税款，办法是使用 4669 表和 4670 表，而这需要编辑配合。她在合作关系开始时没有提出过要求，而 IRS 在考虑罚款豁免时，会把开始时提出要求算作负责任行事的一部分。

收到 CP2100A 的商店

一家商店收到首份 CP2100A（针对该账户的第一份），列出一位供应商（独资经营者），其姓名和号码不匹配。商店查看自己的记录：供应商的 W-9 显示的正是商店提交的内容，所以商店按上表的期限，寄出第一次“B”通知和新的 W-9。供应商没有寄回，商店就开始对之后的付款预扣 24%。一笔 $3,000 的付款，预扣 $720，付 $2,280，并按上述缴存规则保管这 $720，用于 945 表。如果之后的某个日历年，就不同年度的申报表，再就同一组合收到第二份通知，就要发第二次“B”通知。

您的情况不同？

• 您不确定承包商是否需要 1099-NEC 表：见哪些承包商要收到税表。
• 从未提交表格，收到了 972CG 通知，或您想了解扣除问题：见逾期的承包商和员工税表。
• 承包商在美国境外工作：见向境外承包商付款和境外承包商的记录。
• 该工作者可能其实是员工：见可能是员工的承包商。
• 您没有收据或税号就用现金付款：见现金支付分包商。
• 您预扣了税款却没有缴存，或有 IRS 人员来电：见信托基金追缴罚款。
• 承包商在没有号码的情况下收到了付款、本应备用预扣却没有预扣，或收到了 CP2100：这些情形决定您为过去的付款欠多少、哪些年度需要提交 945 表、申报如何修正、预扣如何记账，以及账簿必须记载什么，才不会在没有 W-9 的情况下发出付款。请备齐承包商清单、付款台账、已发出的要求和通知，然后获取记账帮助。