承包人不肯給 W-9 或 SSN：1099 表與備用預扣稅

付款給承包人之前，應該先拿到 W-9 表嗎？

應該。僱用承包人時，在第一次付款之前就要索取 W-9 表。IRS 把在合作關係開始時提出索取，視為負責任行事的一部分（Publication 1586），並建議用 W-9 表來取得美國人的姓名和納稅人識別號碼（TIN）：即社會安全號碼（SSN）、雇主識別號碼（EIN）或個人納稅人識別號碼（ITIN）（IRS 一般填表說明）。

W-9 表會提供承包人的法定姓名、聯邦稅務分類、號碼、地址和簽名的證明。要正確提交 1099-NEC 表，這些資料缺一不可。稅務分類還能顯示收款人是否為公司；一般而言，公司的這類付款免予備用預扣稅（索取方填表說明）。

如果承包人拒絕或始終不回覆，應申報的付款要適用備用預扣稅，而且仍然要提交 1099-NEC 表。

下列情況就不單純：承包人拒絕提供、您已經在沒有號碼的情況下付了款、IRS 通知列出了錯誤的姓名與號碼組合，或承包人已經失聯。已付款項是否本該預扣，取決於確切的日期和金額，所以這些情況應請專業人員核對。在做任何決定之前，先整理一份清單：每位承包人的法定姓名、實體類型、號碼狀態（已有、缺失或不符）、您索取的日期，以及每年的付款金額。

承包人不肯給我 W-9 表或社會安全號碼，怎麼辦？

承包人不提供可用的號碼時，應申報的付款要適用備用預扣稅，而且 IRS 期望您以書面方式持續跟進索取。對拒絕或不提供號碼的收款人，IRS 說明要立即開始備用預扣，並每年提出索取（Publication 1281）。應對的方式是預扣，而不是不付款：承包人收到的是扣除預扣稅後的金額，1099-NEC 表照樣提交。這筆付款能否扣除，見下文。

• 說明您為什麼要索取。號碼會填在 1099-NEC 表上，IRS 用它與承包人的稅表比對。沒有號碼，每筆應申報的付款要預扣 24%，承包人在自己的稅表上把這筆金額作為抵免申請。承包人把 W-9 表交給您，而不是交給 IRS（W-9 表）。
• 接受正確類型的號碼。個人提供社會安全號碼或個人納稅人識別號碼。獨資經營者可以提供該號碼或 EIN，但要先寫個人姓名（Publication 1281）。
• 沒有資格取得社會安全號碼的承包人，如果有聯邦稅務用途，例如要提交稅表，可以用 W-7 表申請 ITIN（IRS：ITIN）。由承包人申請，不是您。在號碼取得之前，應申報的付款要適用備用預扣稅。
• 明顯有誤的號碼視同缺失。號碼超過或少於九位數字，或其中有字母，都算缺失（Publication 1281）。
• 「我已經申請了」不能延後預扣。等待號碼 60 天的規定，只適用於利息、股息和某些可交易票據的付款。承包人報酬適用立即備用預扣，即使收款人已經申請並在等待（索取方填表說明）。
• 只使用承包人自己提供的號碼。如果您猜測或查到的號碼是錯的，會啟動下文所述的通知程序。

什麼時候必須預扣？預扣多少？從哪些付款中預扣？

收款人沒有提供可用的 TIN，或 IRS 通知您號碼有誤時，備用預扣稅是應申報付款的固定 24%（IRS：備用預扣稅；Topic no. 307）。對承包人來說，應申報的付款是指您要在 1099-NEC 表上申報的報酬。

累計總額規則見第 3406(b)(6) 條。該頁面上的文字是較早的版本，仍顯示 $600。Public Law 119-21 針對 2025 年以後的付款，把這個數字改為第 6041(a) 條的金額：$2,000，自 2027 年起按通貨膨脹調整（IRB 2026-19；Publication 15；IRS 1099 填表說明）。擬議法規訂明了細節，包括只把付給同一收款人的同類付款相加。這些法規尚未定案。

公司只對 W-9 表填表說明所列的項目免預扣。名稱中有「Company」或「Co.」並不能證明是公司。最簡單的佐證，是顯示 EIN 並注明公司分類的 W-9 表（Publication 1281；索取方填表說明）。

聯邦備用預扣稅適用時，加州另外加徵 7% 的州備用預扣稅，例外情形有限（FTB）。請向您所在州的稅務機關查詢該州的規定。

我預扣的稅款，要怎麼存入、申報，並讓承包人取得抵免？

您是替 IRS 代管預扣的稅款：要存入、在 945 表上申報，並顯示在承包人的 1099-NEC 表上。備用預扣稅在 945 表上申報，這是與工資稅 941 表和 944 表分開的年度申報表。該表要求填報您已預扣或本應預扣的備用預扣稅，所以您應該扣而沒有扣的稅款也要填入（945 表填表說明）。

在帳簿中，費用按全額入帳，付出的現金按淨額入帳，差額記為欠 IRS 的預扣稅款。存入稅款或隨 945 表繳納時，再沖銷這筆負債。

承包人在自己的稅表上，把第 4 欄的金額作為已預扣稅款申報，即可取得抵免（IRS：備用預扣稅）。如果承包人是合夥企業或 S 公司，則由合夥人或股東申請（Topic no. 307）。

陷阱是預扣了稅款卻從未存入。該預扣卻沒有預扣、也沒有存入的稅款，可能招致信託基金追繳罰款，即未繳稅款的 100%，由每位故意不繳的責任人承擔（945 表填表說明；第 6672 條）。信託基金追繳罰款指南是針對工資稅寫的；945 表填表說明對備用預扣稅適用同樣的罰款。

W-9 表一定要簽名嗎？還是可以用其他方式取得號碼？

就承包人報酬而言，號碼不一定要以簽名的 W-9 表提供。對利息、股息和經紀人金額以外的付款，IRS 說明收款人可以用任何方式提供號碼（Publication 1281）。W-9 表本身說明，領取服務報酬的收款人必須提供正確的號碼，但不必簽署證明，除非 IRS 已通知該收款人先前的號碼有誤（W-9 表）。

無論如何都要拿到書面資料。簽名並注明日期的 W-9 表是標準證明；而一旦啟動下文的通知程序，只有簽名的 W-9 表（或下文所述的驗證）才能停止預扣（Publication 1281）。

如果您自己的表格內容與 IRS 表格實質相似、包含所需證明、並且不要求收款人同意不相關的條款，也可以使用（索取方填表說明）。

沒有 W-9 表，怎麼提交 1099-NEC 表？這筆付款還能扣除嗎？

您仍然可以付款和提交，只是要遵守上述預扣規則。如果承包人沒有提供號碼，就把 1099-NEC 表上的號碼欄留空，並在 2027 年 2 月 1 日 前提交今年付款的申報（IRS 一般填表說明）。

缺少號碼本身就是一個錯誤。缺少必要號碼的申報表，可能被處以資訊申報表錯誤的每份申報表罰款，而且拖得越久，罰款越高，除非您證明有合理原因（IRS 一般填表說明）。承包人每次未提供正確號碼，可能被罰 $50（W-9 表）。金額和寬免請見逾期的承包人和雇員表格。

這筆付款是否可以扣除，要看它是不是您能提出證明的業務費用。IRS 說明，費用記錄應載明收款人、金額、付款證明、日期以及服務內容（IRS：應保留的記錄）。扣除問題請見逾期的承包人和雇員表格；沒有收據的付款，請見以現金支付分包商。

年底怎麼追討欠缺的 W-9 表？承包人失聯了怎麼辦？

如果您已經在沒有號碼的情況下付了款，步驟是：注明日期的書面索取、計算並申報本該預扣的稅款，以及把重複索取排進日曆：

1. 按 IRS 所列的形式發出索取。每年郵寄的索取，包括一封說明收款人必須提供準確號碼、否則可能面臨 $50 罰款的信函、一份 W-9 表，以及一個回郵信封（Publication 1586）。請保留郵寄證明。
2. 算出您漏掉的預扣稅款。使當年付款合計達到門檻的那筆付款（如果適用上表的上一年度測試，則是第一筆付款）以及之後的每一筆，都應該預扣。備用預扣稅涵蓋沒有號碼期間所付的款項（第 3406 條）。
3. 在 945 表上申報。您漏掉的稅款，要按所涉及的每個年度填在第 2 行，即使當時一分錢也沒有扣（945 表填表說明）。在該年度的 945 表提交之前，IRS 對評估沒有時限。提交之後，通常的時限是自提交日起，或自該年度之後的 4 月 15 日 起算（以較晚者為準）的 3 年（第 6501 條）。
4. 弄清楚誰欠這筆漏掉的稅款。付款方欠的是它本應預扣的稅款（第 3406(h)(10) 條；第 3403 條）：獨資經營的是所有者，其他情況是企業，上述信託基金追繳罰款則及於故意不繳的責任人。依第 3402(d) 條，如果承包人已申報該筆付款並繳納了稅款，IRS 就不再追收這筆稅款，但罰款和利息仍然存在。您要提交 4670 表，並附上承包人簽署的 4669 表（聲明他已申報該筆付款並繳了稅）來申請。失聯的承包人無法簽署，而 IRS 手冊（內部指引，不是法律）指出，收款人失聯並不改變付款方的責任（IRS 手冊；4669 表；4670 表）。
5. 提交號碼欄留空的 1099-NEC 表。第 4 欄只填您實際預扣的稅款。
6. 把重複索取排進日曆。如果第一次索取沒有結果，IRS 期望您在合作關係開始那一年的 12 月 31 日前（若關係始於 12 月，則為 1 月 31 日前）做第一次年度索取，並在下一年的 12 月 31 日前做第二次。如果某一年沒有付款給該承包人，或沒有需要為他提交的申報表，該年不必做年度索取。如果您漏掉了一次或多次必要的索取，可以在之後的年度連續做兩次年度索取（Publication 1586）。
7. 號碼一到就使用。把它加到之後的申報表中。已提交但缺少號碼的申報表，除非金額也有變動，否則不必更正（Publication 1586）。

怎麼核對姓名和號碼是否相符：TIN 比對、CP2100 通知和「B」通知？

如果可以，請在提交之前先核對姓名和號碼，並按期限回覆 IRS 的任何通知。TIN 比對讓付款方在提交之前，對照 IRS 記錄核對姓名與號碼的組合。這需要有 IRS 帳戶，付款方還必須列在 IRS 的付款方資料庫中；IRS 說明，資料庫會加入過去 2 年內提交過 1099 表以申報備用預扣稅的付款方。並非每個付款方都已列入，所以使用前請先查看 IRS 頁面（IRS：TIN 比對）。IRS 預期經過核對的申報表收到的通知較少，並且一般把已驗證的相符視為合理原因（索取方填表說明）。

用對姓名配對正確的號碼（IRS 一般填表說明）：

• 獨資經營者：先寫個人姓名，其次是任何企業名稱，以及社會安全號碼或 EIN。
• 被視為與所有者分開的被忽略實體的單一成員 LLC：填所有者的姓名和號碼，LLC 名稱排第二。
• 按公司或合夥企業課稅的 LLC、合夥企業或公司：填該實體的名稱和 EIN。

提交之後，IRS 可能發出 CP2100 或 CP2100A 通知，列出缺失或有誤的姓名與號碼組合。通知不會說明是第一次還是第二次，所以由您自己記錄（Publication 1281）。

第二次通知的 30 個工作日 要從您收到 IRS 通知的當天起算，法規就是這樣規定的（26 CFR 31.3406(d)-5）；Publication 1281 在起算點上並不一致。

收到通知後，不要用電話索取號碼，並在外層信封上註明「IMPORTANT TAX INFORMATION ENCLOSED」。每個帳戶從首次通知起追蹤三年（Publication 1281）。Notice 972CG是另一種關於罰款的通知，請見逾期的承包人和雇員表格。

每位承包人的 W-9 檔案應包含什麼？何時要再次索取？

每位承包人保留一份檔案，證明您索取了什麼、什麼時候索取、收到了什麼。承包人的姓名、號碼或稅務分類有變時，例如公司更改了選擇，要索取新的 W-9 表（W-9 表）；通知指出號碼有誤時，也要索取（Publication 1281）。

您提交的 1099 表副本，要自到期日起保留 3 年；如果有備用預扣稅，則保留 4 年（IRS 一般填表說明）。IRS 要求您對 W-9 表資料保密，並且只用於遵守稅法（IRS 一般填表說明）。請在帳簿中的每位承包人記錄加上 W-9 狀態欄和對照門檻的累計付款總額，這樣沒有檔案在手，就不會付款出去。

如果承包人不是美國人呢？

外國承包人一般提供 W-8 表，而不是 W-9 表（W-9 表）。對於應申報的報酬，非居民外國人須適用備用預扣稅，除非已有簽署的 W-8BEN 表（Publication 1281）；外國公司使用 W-8BEN-E 表。付給非居民外國人的美國境外來源收入，通常不必在資訊申報表上申報（IRS：境外來源收入），而不屬於資訊申報範圍的報酬，也不在備用預扣稅範圍之內（索取方填表說明）。住在國外的美國公民或居民外國人屬於美國人，應提供 W-9 表（W-9 表）。其他預扣（在 1042 表而不是 945 表上申報）可能適用（945 表填表說明），而其他預扣已涵蓋的金額，不適用備用預扣稅（第 3406(g)(2) 條）。誰算外國人、報酬的來源地、稅收協定表格，以及收款人沒有提供表格時該怎麼假定，請見向境外承包人付款。

舉例

所示金額僅作說明，以美元計。

新助手拒絕提供 W-9 表

一位景觀工人在一份 $2,500 的工作之前，向一位新助手（個人）索取 W-9 表。助手拒絕了，而她去年沒有付過他任何款項，所以上一年度規則不適用。這筆付款使當年合計超過 $2,000 的門檻，所以她預扣 24%（$600），付給他 $1,900。如果 $600 是她當年 945 表上唯一的稅款，這低於 $2,500 的存款門檻，她隨 945 表一併繳納。年底她為他提交 1099-NEC 表，報酬欄填 $2,500，第 4 欄填 $600，號碼欄留空，並在 12 月 31 日前再向他索取一次。

編輯始終不回覆

一位顧問付給一位自由接案編輯（獨資經營者，去年沒有付過款）3 月、6 月、9 月和 11 月各 $1,500，共 $6,000，沒有 W-9 表，直到 12 月才第一次索取。當年合計在 6 月達到 $2,000 的門檻，所以 6 月、9 月和 11 月共 $4,500 屬於應申報的付款：她本應預扣 24%，即 $1,080。12 月，她寄出一封信、一份 W-9 表和一個回郵信封。編輯沒有回覆。她提交 $6,000 的 1099-NEC 表，沒有號碼，第 4 欄也沒有金額，保留郵寄證明，並把第二次索取排在明年 12 月 31 日之前。她還在 945 表第 2 行，把 $1,080 作為她本應預扣的稅款申報。如果這是她當年 945 表上唯一的稅款，她隨申報表一併繳納，除非適用寬免：只有在她證明編輯已申報這筆收入並繳了稅，透過 4669 表和 4670 表，IRS 才可以免除她的這筆稅款，而這需要編輯配合。她在合作關係開始時沒有提出索取，IRS 在考慮是否免除罰款時，會把在合作關係開始時提出索取，視為負責任行事的一部分。

商店收到 CP2100A

一家商店收到的 CP2100A 是該帳戶的第一次通知，列出一家供應商（獨資經營者）的姓名與號碼不符。商店核對自己的記錄：供應商的 W-9 表與商店提交的內容完全一致，所以商店按上表的期限，寄出首次「B」通知和一份新的 W-9 表。供應商沒有寄回，商店就對之後的付款開始預扣 24%。一筆 $3,000 的付款，商店預扣 $720，付出 $2,280，並按上述存款規則為 945 表保留這 $720。如果之後的曆年中，針對另一年度申報表，同一組合收到第二份通知，就要發出第二次「B」通知。

您的情況不一樣嗎？

• 您不確定這位承包人是否需要 1099-NEC 表：請見哪些承包人需要收到稅務表格。
• 表格從未提交、收到了 Notice 972CG，或想了解扣除問題：請見逾期的承包人和雇員表格。
• 承包人在美國境外工作：請見向境外承包人付款和向境外承包人付款的記錄。
• 這位工作人員可能其實是雇員：請見可能是雇員的承包人。
• 您以現金付款，沒有收據或稅務識別號碼：請見以現金支付分包商。
• 您預扣了稅款卻沒有存入，或 IRS 人員打了電話：請見信託基金追繳罰款。
• 承包人在沒有號碼的情況下領了款，本該備用預扣卻沒有扣，或收到了 CP2100：這些情況決定了您對過去的付款欠多少、哪些年度需要 945 表、申報如何更正、預扣稅款如何入帳，以及帳簿必須保存什麼，才能做到沒有 W-9 表就不付款。請準備好承包人清單、付款總帳、已寄出的索取和收到的通知，再尋求記帳協助。