现金付给分包商且没有收据：能否扣除与 1099 表

现金付给分包商、没有收据，还能扣除吗？

现金付给分包商的款项，如果是企业普通且必要的成本，而且有记录证明，就可以扣除。税法允许扣除为实际提供的服务所付的合理报酬，法规要求账簿和记录足以证明每一项扣除。除少数情形外，法律没有要求某种特定的记录，所以收据只是证明成本的一种方式，不是唯一方式。但举证是您的责任：IRS 说，您要保存充分的记录或足够的证据来支持自己的说法，并且一般必须有收据、已兑现的支票或账单这类书面证据（IRS：举证责任）。用现金付款时，只能靠其他记录来支撑扣除。

薄弱点在于现金，而不是规则。IRS 说，费用的证明文件应当写明收款人、金额、付款证明、日期和所接受的服务，而且可能需要不止一份文件。现金付款不会在对账单上留下一行，显示钱给了谁。付款日期也重要：按收付实现制，成本一般在付款当年扣除，1099 表也按同一年报。

遇到下列情形，现金付款的情况就不简单：

• 现金金额大或反复发生，付给了好几个分包商，或跨了好几年；
• 您没有分包商的姓名、地址或税号，或者找不到这个分包商；
• 现金来自没有存入银行的客户付款，所以账簿与银行记录对不上；
• 您付钱的人按您的时间表、用您的工具、连续干了好几个月（见下文关于工人身份的部分）；或者
• 已提交的税表扣除了这笔成本，或者 IRS 或您所在的州要求您拿出证明。

先收集：

• 可能提供过这笔现金的每个账户的银行和 ATM 对账单；
• 工程清单：合同、报价、变更单、进度表、许可证、照片；
• 您对每个分包商掌握的所有姓名、电话和地址，以及任何 W-9 表或发票；
• 关于价格、日期和付款的短信、邮件和通话记录。

没有收据，可以用什么作证明？

建一份档案，让各项记录在付给谁、付了多少、什么时候付、为了什么这几点上相互吻合（IRS：记录）。

对于没有收据的现金付款，IRS 说，您应当在付款当时，在记录中作出充分说明。分包商现在签的声明，属于事后作出的记录。它仍然有帮助；请把它与取款记录、工程记录和消息配合使用，并保留日期。IRS 没有列出可以代替现金收据的认可凭证，所以收款人的签字声明只是证据，不是安全港；它的分量有多大，取决于事实和档案里的其余材料。

丢失收据的一般情形，见丢失的企业费用收据。收据必须显示哪些内容，见 IRS 对收据的要求。

怎样记录这笔付款？为什么绝不能制作或倒填收据日期？

每笔现金付款单独记一行，在付款当天记录，并且绝不要制作收据或倒填日期。这一行写明付款日期、分包商姓名、工程、金额、工作内容，以及证明材料存放的位置。每份记录都按它的真实性质描述。如果记录是事后重建的，要写明是重建的，以及什么时候重建的。

1. 如果现金取自企业账户，把取款记为转入库存现金账户，这样银行对账单仍然对得上。
2. 如果现金来自没有存入银行的客户付款，要把客户付款全额记为收入，把分包商付款另记为一项成本。不要把两者互相冲抵；您收到的所有收入都要计入。
3. 从该账户付出的每笔款项，记为合同劳务费，或记为该工程的分包商成本，日期记付款当天。
4. 在备注里写明分包商的姓名、地址、工程和证明材料的位置。如果您现在才补记这笔付款，交易日期仍然记付款当天，并注明您补记的日期，以及它是根据所列记录重建的。
5. 如果现金是您自己掏的钱，不是企业账户的钱，就记为业主投入或报销；见理清混在一起的企业资金和个人资金。

独资经营者一般把合同劳务费填在 Schedule C 第 11 行，除非这笔成本在别处扣除，例如计入销货成本。合伙企业和公司在各自的税表上扣除，适用同样的举证规则。工程成本核算，见建筑工程成本核算。

绝不要倒填记录日期：明知文件在重要方面是虚假的却故意交给 IRS，依据第 7207 条可能构成犯罪。依据第 7206 条，在伪证罪处罚之下签署自己并不相信属实的声明，也可能构成犯罪。写明“根据这些记录，在本日期书写”的声明，是对记录缺口的如实记录；它本身并不能使这项扣除成立。

用现金付款，会改变我报 1099-NEC 表的义务吗？

不会。1099-NEC 表看的是您付了什么款、为什么付，而不是怎么付。一般来说，您在经营业务过程中为服务付款给非员工的个人，每人当年付款达到 $2,000 后，就要为其提交一份（包括该人提供的零件或材料，只要这些是服务的附带部分）（IRS 填报说明）。更早的付款年度，门槛是 $600。本纳税年度所付款项，这份表的截止日是 2027 年 2 月 1 日。

付给公司（包括按公司纳税的 LLC）的款项，一般不需要报 1099-NEC 表。谁需要收到表格，以及银行卡、应用程序和网络付款怎样处理，见哪些承包商要收到税务表格。各州可以另有承包商申报要求；本文只讲联邦规则。

独资经营者的 Schedule C 会问，企业有没有作过需要报 1099 表的付款，以及有没有或将要提交这些表。缺少表格本身并不决定扣除能否成立；见迟交 1099 表与罚款减免。

我没有税号，或找不到分包商。W-9 表、备用预扣税和申报罚款是怎么回事？

没有税号时，对于需要报 1099 表的付款，您一般必须扣下 24% 并汇给 IRS；表格缺失或迟交，每份表格都可能被罚款。付款之前先收集 W-9 表，就能拿到这两件事都需要的号码。

• W-9 表。 W-9 表用来取得分包商正确的税号（社会保障号码、ITIN 或 EIN），填入申报表。罚款的合理理由测试（IRS 可能接受、可据以减免的善意理由），IRS 看的是：合作关系开始时是否提出过索取，口头或书面均可；如果号码一直缺失，是否每年都提出过索取（第 1586 号出版物）。分包商不肯提供时怎么办，见向承包商收集税号。
• 备用预扣税。 没有税号时，可能适用备用预扣税：付款方必须扣留付款额的 24%（IRS：备用预扣税）。预扣采用同一个门槛（IRS 填报说明）。依据第 3406(b)(6) 款，从使该分包商当年累计达到 $2,000 的那一笔全额付款开始，并涵盖之后的每笔付款；如果前一年您必须为该分包商报 1099 表或对其预扣，则从第一笔付款开始。对于分包商这类报酬，即使分包商说号码正在路上，也没有等待期。没有预扣的付款方可能要对未收取的金额负责，所以没有号码就全额付现金，付款方可能要欠下这笔税。如果分包商已申报这笔收入并缴了税，并以其签署的 4669 表证明，IRS 可以免除这笔税，但不免除罚款或利息（第 3402(d) 条）；找不到的分包商无法签这份表。缴存、申报和这项减免，见向承包商收集税号。
• 申报罚款。 1099-NEC 表迟交、漏交或有错，每份提交给 IRS 的表格罚款一次，给分包商的副本另算一次。对于下一个报税季到期的表格，每份表格或副本的罚款金额从 30 天内更正时的 $60，到 8 月 1 日之后更正或始终未提交时的 $340；故意不履行的，罚款更高（至少 $690）。有合理理由可以减轻或免除；金额和减免，见迟交 1099 表与罚款减免。

我有税号，但找不到分包商

如果分包商给过您税号，但您现在联系不上他，表格上仍可填写您手上的姓名、地址和号码；请保留能显示号码来源的消息或记录。号码错误，另外会招来通知和罚款；检查号码的方法见向承包商收集税号。如果您知道姓名和地址但没有号码，请在截止日之前提交 1099-NEC 表，税号栏留空（IRS 通用填报说明）；号码缺失仍可能被罚款。记录每次联系分包商的尝试（日期、方式、结果），并把记录放进证明档案。填报说明把申报义务与付款挂钩，而不是与能否联系上分包商挂钩。表格要求填收款人的全名和地址，而对您只知道名字和电话时该怎么报，填报说明没有说明；请在截止日之前先寻求帮助。

分包商自己要缴什么税？分包商的申报会改变我的扣除吗？

作为个人或独资经营者的分包商，一般要就这项工作取得的全部收入缴所得税，不论有没有人提交 1099 表，还要就净收益缴自雇税（第 334 号出版物）；公司则申报自己的收入。被预扣了税款的分包商，在税表上将其作为抵免申报。

分包商怎么申报，不决定您的扣除；您的记录才决定。不过二者仍有联系：IRS 用这份表核对收款人有没有申报这笔款项，而提交这份表，等于把收款人和金额留了案。

用现金付款，不会使您需要报 8300 表。这份表由在一次或相关的多次交易中收到超过 $10,000 现金的企业提交（IRS：8300 表）。如果客户付给您这么多现金，需要由您提交，期限是收到现金后的第 15 天（填报说明）。

用现金付款的分包商，什么时候看起来像员工？

当您控制工作的时间、地点和方式，或者这个人稳定地为您做企业的核心工作时。现金不改变这一点：报酬可以是现金或其他形式，身份取决于双方关系。IRS 看的是行为控制、财务控制和双方关系，没有哪一个事实能单独决定（第 15-A 号出版物）。

如果您没有合理依据就把员工当作承包商，可能要承担该工人的雇佣税，外加罚款。这可能比缺一张收据的风险更大。第 530 条减免要求必需的 1099 表已按时提交；自愿分类和解计划要求前三年所有必需的 1099 表都已提交；而第 3509 条的减轻责任税率，在没有提交的情况下会加倍，除非未提交是出于合理理由。如果未预扣是故意漠视，则不适用第 3509 条，也就失去了减轻税率。如何纠正身份、补报和减免，见可能是员工的承包商。各州的测试可能与 IRS 的测试不同。

今后我应该改什么？

1. 第一次付款之前先拿到 W-9 表。 为每个分包商单独建档保存。
2. 拿到书面发票或签字的工程协议，写明分包商的姓名、地址、工作范围和价格。
3. 用企业账户开支票或转账付款。 IRS 建议用支票付款来记录企业费用，对账单会显示收款人、金额和日期。
4. 如果不得不付现金， 付款时请分包商在付款单上签字并注明日期，并当天在您的记录里写下说明。
5. 按分包商分别保存付款记录： 日期、工程、金额、付款方式。每年 12 月按分包商汇总，并与 $2,000 的门槛对比。
6. 按时提交 1099-NEC 表，并在记录可能还有用的期间内保存档案；见企业记录保存多久。

示例

这些示例仅作说明，使用美元。

付了 $4,000 现金的木工

一位做露台的承包商一次性用现金付给木工 $4,000，没有 W-9 表。承包商只知道对方的名字，没有收据。档案里有：日期吻合的 ATM 取款、注明日期的工程照片、写明价格和付款日期的短信、承包商开给房主的发票，以及木工能联系上时的签字声明。这笔付款超过了 1099 门槛，所以除非木工是公司，一般应报 1099-NEC 表，也可能适用备用预扣税：$4,000 的 24% 是 $960。表格要求填全名和地址，并允许税号栏留空；只知道名字时，承包商要记录每次联系木工的尝试，并在截止日之前先寻求怎样申报的帮助。

三个分包商各付了 $2,500

一位园林承包商一年里用现金付给三个分包商各 $2,500，都没有 W-9 表。每人的总额都超过了门槛，所以除非分包商是公司，一般应为每人报一份 1099-NEC 表。没有税号，可能适用了备用预扣税。如果每个分包商只收到一笔 $2,500，$2,500 的 24% 是每人 $600，三人共 $1,800，没有预扣的话可能要由您补缴；如果付款是分多笔小额付出的，预扣一般从达到门槛的那一笔全额付款开始，或者在前一年已要求为该分包商报 1099 表或预扣时，从第一笔付款开始。分包商自己的申报是否支持减免，以及怎样回复罚款通知，见迟交 1099 表与罚款减免。

一位工人八个月共领了 $18,000

一位装修承包商用现金付给一名工人八个月共 $18,000，按固定的每周安排，使用装修承包商的工具和指示。这些控制方面的事实倾向于雇佣关系。如果身份有疑问，这个问题比缺收据更大。装修承包商按周重建付款历史，对照 IRS 的全部三类因素审查，并核查是否提交过 1099 表，因为这会影响和解计划与减免选项，见可能是员工的承包商。把工人称为分包商，并不能确定其身份。

您的情况不同？

• 现金金额大或反复发生，找不到分包商，或涉及多个分包商或多个年度： 还能补出什么证明、先重建哪些年度、是否应当报 1099 表或预扣备用预扣税，都要根据您的具体情况判断；请寻求记账服务。
• 用客户的现金付了分包商，而且从未存入银行： 收入和成本都要逐年入账；请寻求记账服务来重建账簿。
• 您付钱的人看起来像员工： 先解决工人身份问题；见可能是员工的承包商，并寻求记账服务来重建付款历史。
• 多年没有提交 1099 表，或收到了 972CG 号通知： 见迟交 1099 表与罚款减免。如果现金付给了多个分包商，或持续多年，必须先重建付款历史；请寻求记账服务。
• 分包商不肯提供 W-9 表或税号，或您找不到分包商： 见向承包商收集税号。已付款项是否应该预扣备用预扣税，取决于您的付款清单；请寻求记账服务来建立这份清单。
• IRS 或您所在的州要求您证明一笔现金成本： 要提交什么，见丢失的企业费用收据；回复之前，请寻求记账服务来整理档案。
• 您不确定分包商是否需要报 1099 表（公司、银行卡付款）： 见哪些承包商要收到税务表格。
• 您在加州： 加州使用自己的工人身份测试，可能与 IRS 的测试不同；见加州的 ABC 测试。必须预扣联邦备用预扣税的付款方，也必须为加州预扣，少数例外除外（FTB）；见向承包商收集税号。
• 您付款给美国境外的分包商： 见向境外承包商付款。
• 已提交的税表扣除了一笔您无法证明的成本： 见因企业费用错误而更正税表，并寻求记账服务来重建该年度账簿。
• 您是合伙企业或公司： 由该实体提交 1099 表，并负责本应预扣的备用预扣税。独资经营者个人负责，普通合伙人通常依州法律对合伙企业债务负责（IRS 手册）。如果未代扣或未缴纳是故意的，业主、合伙人、高管或其他控制付款的人，可能要缴纳第 6672 条的信托基金追缴罚款（945 表填报说明），一般可在次年 4 月 15 日与 945 表提交日中较晚者之后三年内核定；没有提交的，则没有期限（IRS 手册）。见迟交 1099 表与罚款减免，如果记录有缺口，请寻求记账服务。