向境外承包商付款：哪些记录能证明扣除

雇用境外承包商的费用可以税前扣除吗？

通常可以。企业为经营其贸易或业务而支付或发生的一般且必要的费用可以扣除，包括为实际提供的个人劳务支付的合理报酬（26 USC 162）。该规则不取决于工作者住在哪里，下面有一个例外。有些成本不在支付时扣除，而要资本化：创造或改良企业资产的工作（26 USC 263）和企业开业前支付的成本（26 USC 195）。一般费用是指在您的行业里常见且被认可的费用；必要费用是指有帮助且恰当的费用（第 583 号出版物）。

例外是在美国境外完成的研究，其中包括软件开发。这些成本要资本化，并从支付或发生的纳税年度的中点开始，在 15 年内平均扣除，而不是一次扣除（26 USC 174）。IRS 的临时指引（法规可能会取代它）看工作在哪里完成，并把波多黎各和美国属地视为在美国境内（第 2023-63 号通告）。因此，一张文件齐全的、为在境外编写新代码而开具的发票，在支付时不能全额扣除。见境外完成的软件开发如何扣除。

扣除仍然需要证据。要为税表上的申报提供证明，称为举证责任，由纳税人承担（IRS：记录保存）。信息申报表和预扣是另一项义务，有各自的规则：见向境外承包商付款。

以下情况就不简单了：

• 付款持续多年，没有合同、发票或对账单；
• 由平台转的钱，所以您的银行对账单上是平台的名字，而不是做工作的人；
• 钱是用现金、从个人账户或通过支付应用付出的，或者工作者是亲属或您自己拥有的公司；
• 没有向境外收款人收集或提交任何税表；
• 某位承包商的工作方式像正式员工；
• 工作是在美国境外完成的软件开发；
• IRS 已来函要求提供支持文件；
• 该人或该地可能受美国制裁。

请先备齐：合同或书面工作范围、发票和平台导出的记录、银行、电汇和银行卡对账单、交付的成果及相关邮件，以及每个人工作地点的记录。

如果被审计，什么文件能证明这笔费用？

记录了这笔付款的账簿，加上能显示付款金额、并证明该笔款项用于企业的文件。联邦规则要求保存足以确立您各项扣除的记录（26 CFR 1.6001-1），除少数情况外，法律不要求特定种类的记录（IRS：记录保存）。第 583 号出版物说，费用的文件应显示付款金额，并证明这是一笔企业费用。它列出发票、账户对账单和已兑现支票，并且说，仅有付款证明不能确立扣除（第 583 号出版物）。

为每位承包商建一个档案，使每一点都有文件支持：

对于电子转账，第 583 号出版物说，对账单必须显示金额、收款人姓名和转账入账日期。档案要保存多久，见企业记录要保留多久。

我应该保存平台的发票和对账单，还是自由职业者自己的发票？

两者都有就都保存。IRS 没有指定唯一必需的文件（第 583 号出版物），所以请保留平台或自由职业者实际开给您的文件，以及与之对应的付款记录。哪一种更重要，取决于您的合同对方是谁。请阅读平台或机构的条款来确认。

您的银行或银行卡对账单上，收款人是平台，不是自由职业者。它能证明付款，但不能证明谁做了这项工作。每月下载平台的发票和对账单：只存在账户里的记录，在账户关闭或无法登录后可能丢失。

我该怎样记录通过自由职业平台的付款？要不要列出最终收款人的姓名？

把付款记为它所购买的工作的成本，按自由职业者或项目分别记，而不是记成一笔笼统的平台费用，并在每行保留每位自由职业者的姓名。通过平台付款，改变的只是银行对账单上出现的名字，而不是成本的性质。

1. 把银行或银行卡对账单上的扣款，与同一期间的平台对账单对上。总额应当一致。
2. 把这笔扣款拆成每位自由职业者或每份合同一行，另加一行平台手续费。手续费是使用平台的成本，不是工作报酬。
3. 按工作类型记每一行报酬（见下一节）。在备注或供应商记录里写明自由职业者的姓名、所在国家和合同。
4. 把平台对账单和发票与银行记录一起归档。

在每行保留每个人的姓名：有人问起谁做了这项工作时，这就是答案。是否要向某个人报送表格，取决于平台怎样付款以及工作在哪里完成：见哪些承包商要收税表和向境外承包商付款。

向境外承包商的付款应记入哪里：合同劳务费、专业服务费，还是销货成本？

按工作的种类。收款人所在的国家只对软件开发和其他研究（最后一行）有影响。四个类别涵盖大多数情况，其中前三个假定是日常经营工作，而不是研究或资本性工作。一张发票可能混有几类：要把任务和金额分开记。

Schedule C 第 11 行包括为您的企业提供服务、但您不按员工对待的人员的付款。它不包括在其他地方扣除的合同劳务费，这样每笔付款只计一次（Schedule C 填报说明）。第 17 行用于会计师和律师收取的、与经营企业直接相关的费用；为取得企业资产而支付的法律费用通常不扣除，而是加到该资产的计税基础上（第 334 号出版物）。除最后一行外，开发人员或设计师通常是合同劳务，即使账簿里把这个账户叫作“专业费用”。

1120 表、1120-S 表和 1065 表没有合同劳务费这一行。它们的填报说明要求附上一份说明，按类型和金额列出在其他地方没有申报的每项允许扣除的费用（1120 表；1120-S 表；1065 表）。在账簿里把合同劳务费单设一个账户，这样这份说明才能列出它。

销货成本的范围更窄。第 334 号出版物说，劳务成本通常只有在制造或采矿企业才属于销货成本（第 334 号出版物）。公司和合伙企业申报销货成本时要附上 1125-A 表（1125-A 表）。服务型企业见服务型企业的销货成本。

关于工作在哪里、怎样完成，我该记录什么？

每个人工作的国家、城市或地区和日期，任务内容，以及谁指挥工作。每一条记录都对应日后会被问到的一个问题。

工作进行时就记日志，作为承包商档案里的月度记录。

我该怎样记录用其他货币发出的付款？

用美元。税表以美元填报，对大多数美国企业来说，每笔外币项目按付款或应计时的现行汇率折算（IRS：外币与汇率）。

如果发票是美元，就记录该金额。如果发票是其他货币，按您付款当天的汇率折算；如果您先记应付账单后付款，则按记账当天的汇率折算。与银行实际扣款的差额，属于银行或汇兑手续费；对先记账的应付账单，则属于汇兑损益（26 USC 988）。在这一行里保留发票金额和币种、汇率及汇率来源，以及美元金额。电汇的银行费用是银行收费，不是承包商的报酬。用哪个汇率来源以及怎样记分录，见以外币支付的费用。

如果承包商从未开过发票怎么办？

您仍然可以证明这笔付款，但现在就要建立档案。发票不是唯一的证据：法律不要求特定种类的记录，标准是文件是否显示了付款金额，并证明该笔款项用于企业（第 583 号出版物）。

1. 请承包商开一张写明工作内容和日期的发票。保留您的请求和对方的回复，并记录您收到发票的日期。绝不要把发票日期往前写。
2. 调出付款记录：带有收款人姓名、金额和日期的电汇确认单或对账单行。
3. 保留交付的成果，以及安排和验收这项工作的邮件。
4. 如果始终没有发票，就写一份注明日期的备忘录：谁、做什么工作、什么时候、多少钱、怎样付款，以及证据在哪里。注明这是您事后写的。

多年没有任何这类资料的付款，见下文“您的情况不一样吗？”。丢失收据的情形见丢失企业费用收据。

长期合作的自由职业者，什么时候在我的记录里看起来像员工？

当记录显示您控制此人做什么和怎么做、按固定模式付款，并且关系没有期限、对企业至关重要时。IRS 权衡三组事实：行为、财务和关系类型，没有任何单一因素起决定作用。按普通法规则（IRS 通常使用的测试），只要您能控制做什么和怎么做，远程工作的人就是员工，即使工作者选择远程工作（IRS：独立承包商还是员工）。

如果您把员工当作承包商对待，又没有合理依据，您可能要为该工作者承担雇佣税。有合理依据时，要获得减免，还要求您提交的信息申报表与您对该工作者的处理一致（IRS：独立承包商还是员工）。美国的社会保障税和 Medicare 税涵盖在美国完成的工作；在境外，则只涵盖美国公民或居民为美国雇主所做的工作（26 USC 3121(b)）。工作者所在国的法律是另一个问题。见可能是员工的承包商和为美国初创公司在境外雇用员工。

在向境外的人付款前，我应该查制裁名单吗？

应该，这是良好做法：首次付款前查一次，之后不时再查。其背后的义务来自法律：美国制裁适用于每一个美国人，包括在美国注册的企业及其境外分支机构（OFAC 常见问题 11）。

有两类规则很重要。有些制裁计划广泛禁止涉及某个国家或地区的大多数交易。另一些则冻结指名的个人和公司，这些人列在美国财政部海外资产控制办公室（OFAC）的特别指定国民和被封锁人员清单（SDN 清单）上，美国人无论在哪里都不得与其交易（OFAC 常见问题）。一家公司如果由被封锁的人直接或间接合计持有 50% 或以上，它本身也被封锁，即使它的名字不在清单上（OFAC 常见问题 401）。

1. 在 OFAC 的制裁名单搜索工具中，搜索承包商的姓名，如果有公司，也搜索公司名称。
2. 对照 OFAC 的制裁计划列表，核对承包商工作的地点，细到城市或地区。有些制裁计划涵盖一个国家内的某个地区，所以只看国家名称可能不够。
3. 把结果存一份注明日期的副本，放进承包商的档案。OFAC 表示，制裁计划可能经常变化，定期查看其网站很重要，所以日后要再搜索一次。
4. 如果姓名或地点匹配，在匹配被排除之前不要付款。搜索工具使用模糊匹配，所以命中可能是误报，但与被封锁人员的财产交易是被禁止的。请寻求制裁方面的咨询，或询问 OFAC。

示例

以下示例仅作说明，金额以美元计。

通过平台付款的三位自由职业者

一位独资经营者通过自由职业平台，全年向菲律宾、乌克兰和巴西的三位自由职业者共付款 US$18,000：US$8,000、US$6,000 和 US$4,000。银行卡对账单上只有平台的名字。业主每月把银行卡扣款与平台对账单对上，并拆成每位自由职业者一行。全年 US$600 的平台手续费另外记账。每位自由职业者的档案里都有合同、平台发票和交付的文件。三人做的都是日常服务，不涉及研究、软件或资本性工作，所以这 US$18,000 记入 Schedule C 第 11 行的合同劳务费。

电汇付款、没有发票的开发人员

一家公司向波兰的一位开发人员电汇 US$5,000。没有发票。业主要求对方开一张写明工作内容和日期的发票，连同收到日期一起归档，并保留电汇确认单、交付的代码和确定工作范围的邮件。业主记录国家和日期，在 OFAC 搜索工具中查询开发人员的姓名，并保存结果。由于开发人员在美国境外编写新代码，第 174 条可能适用：这笔成本就要资本化并分 15 年摊销，而不是记为合同劳务费。否则，它是合同劳务费，按类型和金额列在其他扣除的说明中。

在境外、工作方式像正式员工的记账员

一家公司连续三年每月向肯尼亚的一位记账员支付 US$5,000，每年 US$60,000。档案显示：每周固定工时、公司邮箱和软件账户、每月金额相同、没有发票。按上述 IRS 分组，这三年的记录都指向雇佣关系。业主现在要复核分类。如果这位记账员不是美国公民或居民，美国的社会保障税和 Medicare 税不适用于在肯尼亚完成的工作，而肯尼亚的规则是另一个问题。

您的情况不一样吗？

• 向境外付款已持续多年，没有合同、发票或对账单： 哪些记录可以重建，以及以前年度应如何分类，都需要判断。请先看根据银行对账单重建账簿，并寻求重建记录的协助。
• 您用现金、从个人账户或通过支付应用付款，或付给了亲属： 付款记录和真实工作的证明都更难提供。请阅读用现金向分包商付款，并带着现有资料去把记录整理清楚。
• IRS 来函或审计要求提供支持文件： 以函件上的答复日期为准。请阅读IRS 对小企业的审计，并寻求整理档案的协助。
• 某位承包商的工作方式像正式员工： 见可能是员工的承包商，并把合同、付款记录和工作日志带去复核记录。
• 以前年度漏报了表格： 见逾期的承包商和员工税表，并把付款记录带给记账协助。
• 您向境外的开发人员或研究人员付款： 15 年规则取决于每项任务在哪里完成的日志，而以前年度如何处理是税表问题。请阅读境外完成的软件开发如何扣除，并带着合同和工作日志去按任务和地点整理成本。
• 您需要 W-8、1099 或预扣方面的答案： 请阅读向境外承包商付款。
• 收据或发票丢失了： 见丢失企业费用收据。
• 搜索显示可能匹配制裁名单： 暂停付款。是否真正匹配是制裁问题，不是记账问题；请从 OFAC 的制裁计划页面入手。