補報 1099 和 W-2：延遲申報與罰款減免

我錯過了承包人 1099-NEC 的截止日期，現在該怎麼辦？

確認金額和收款人資料後，請盡快向每位承包人補發 1099-NEC 表，並向 IRS 提交 A 聯。申報和寄發是兩項不同的義務，完成其中一項並不等於完成另一項（IRS：資訊申報表申報）。

IRIS 入口網站需要傳送方控制碼（Transmitter Control Code）。如果需要，請立即申請，因為處理可能需要一段時間（IRS：Publication 1099）。要以電子方式向承包人寄發 1099，必須取得承包人明確的電子同意，證明對方可以讀取該格式；否則請寄發紙本副本（IRS：Publication 1099）。

對於本指南所涉稅務年度內的付款，1099-NEC 表一般要申報達到 $2,000 或以上的合格非雇員報酬；更早的付款年度使用不同的門檻。補填表格之前，請先確認該筆付款在其付款年度是否需要申報（IRS：1099-NEC 表常見問題）。至於這筆付款是否需要填表（包括付款方式的例外情況），屬於承包人記帳記錄的範疇。

1099-NEC 表通常的截止日期是付款年度的下一年 1 月 31 日；如果該日是週末或法定假日，則順延至下一個營業日。2026 年的付款，截止日期為 2027 年 2 月 1 日。1099-NEC 表沒有自動延期申報。當您合計（不同表格類型一併計算）有 10 份或以上資訊申報表時，IRS 一般要求以電子方式申報；否則可能允許使用紙本（IRS：Publication 1099；IRS：1099-NEC 表）。

我從沒寄出或申報雇員的 W-2。怎樣補辦？

對於工資需要開具 W-2 的雇員，請現在補發表格，並向社會安全局提交原始工資報告。提交前，請把工資記錄與 W-2 逐一核對，因為 W-2 報告的是工資和預扣稅款，而不僅僅是存入雇員銀行帳戶的金額（IRS：W-2 填表說明）。

社會安全局接受透過其 Business Services Online 工資申報服務提交的原始 W-2，或在允許時提交紙本；紙本 A 聯必須是官方可掃描的表格，而不是 PDF 的列印件（IRS：W-2 表）。電子申報規則一般在總共有 10 份或以上資訊申報表（包括 1099）時適用（SSA：申報方式）。向社會安全局提交 W-2 並發給雇員的通常截止日期是 1 月 31 日，如遇週末或假日則順延至下一個營業日：2026 年工資的截止日期為 2027 年 2 月 1 日。如果您已結束業務，這兩項 W-2 義務都要在提交最後一份 941 表或 944 表時一併完成（IRS：W-2 填表說明）。

如果工資總額與已提交的 941 表不一致，請先對帳，不要以為只靠 W-2c 就能解決問題。漏繳預繳稅款或漏報 941 表另有規則，請參閱拖欠工資稅。

以上是聯邦層面的申報步驟。州的工資和承包人申報可能需要另行提交，截止日期也可能不同。

遲交申報表和遲發收款人報表的罰款是多少？現在補報有幫助嗎？

IRS 可以對每份向政府遲交或有誤的申報表收取罰款，並對每份向工作者遲發或有誤的報表收取另一項罰款。提早申報或寄發，可以讓違規情況降到較低的罰款級別（IRS：資訊申報表罰款）。

請先確認付款或工資所屬的年度。申報門檻跟隨付款年度，罰款金額則跟隨表格的到期年度。下表適用於 2026 年付款或工資的表格，這些表格一般在 2027 年到期。較早年度的遲交表格，適用其到期年度的罰款標準。

年度上限對申報違規和寄發違規分別適用。小企業是指最近三個稅務年度的平均年度總收入不超過 $5,000,000 的企業。IRS 公布了 2027 年到期表格的這些金額，但其中間級別的行印的是「2026 年 8 月 1 日」。法律規定該截止日在申報表或報表到期的當年（IRS：Revenue Procedure 2025-32；美國法典：第 6721 條和第 6722 條；第 7503 條）。故意漠視規定的罰款，按每份申報表和每份報表計算，為 $690 或應申報金額的 10%（以較高者為準），且沒有年度上限（IRS：Revenue Procedure 2025-32）。遲交的申報表如果另有錯誤，仍然可能因未更正的錯誤被罰款；IRS 一般對該份申報表採用適用的最高申報罰款，而不是把同一份申報表的各項申報罰款相加（IRS：Publication 1586）。

對於遲交或有誤的申報罰款，IRS 一般在申報表到期日或實際申報日（以較晚者為準）之後的三年內可以評定。如果應提交的資訊申報表從未提交，則沒有評定期限（IRS：資訊申報表罰款評定期限）。

承包人從來沒給我 W-9 或稅務識別號碼。我該怎麼辦？

如果承包人是美國人（US person），請索取 W-9 表，並記錄您提出要求的時間。外國收款人可能適用不同的身份表格和申報規則，請參閱向海外承包人付款。缺少納稅人識別號碼，並不會讓本來需要的 1099-NEC 表消失：IRS 的填表說明指出，如果沒有取得號碼，應將 TIN 欄位留空，而號碼缺失或有誤本身就可能引起罰款（IRS：Publication 1099）。

對於向沒有有效 TIN 的美國承包人所做的應申報付款，可能適用 24% 的備用預扣稅。2026 年 $2,000 的門檻同樣適用於這些付款的備用預扣稅；較舊的法規列出的數字較低（IRS：2026 年法定門檻）。IRS 表示，如果沒有提供 TIN，或號碼明顯有誤，付款方必須立即開始預扣，並在 945 表和相應的 1099 表上申報備用預扣稅（IRS：B 計劃；IRS：備用預扣稅）。如果已經扣了備用預扣稅，即使付款低於一般申報門檻，也要提交並寄發 1099-NEC 表（IRS：Publication 1099）。之後收到的 W-9 只能用於日後的申報和預扣，不能追溯滿足之前的預扣義務。

如果漏扣了應扣的備用預扣稅，付款方須依第 3406 條和第 3403 條負責繳納；獨資經營者作為付款方，由本人負責。對於合夥企業或公司，如果所有者、合夥人、高級職員或其他控制付款的人要對該稅款負責，且未預扣是出於故意，還可能另外面臨第 6672 條的信託基金追討罰款。IRS 一般在次年 4 月 15 日或 945 表申報日（以較晚者為準）之後的三年內可以評定這項預扣稅和該罰款；如果沒有提交 945 表，兩者都可能一直處於可評定狀態（IRS：備用預扣稅程序；IRS：945 表填表說明；IRS：信託基金罰款期限）。如果承包人已申報該筆付款並繳了稅，可以憑該承包人簽署的 4669 表和付款方的 4670 表，申請第 3402(d) 條的減免。這項減免不能免除利息或罰款，也不能涵蓋實際已預扣但未上繳的稅款（IRS：4669 表；IRS：備用預扣稅程序）。

請保留索取記錄。Publication 1586 指出，對缺失的 TIN 提出首次索取，並在需要時每年再次索取，是證明您行事盡責的一部分。針對 TIN 有誤的 CP2100 或 CP2100A 通知，有自己的 B 通知處理步驟，與 972CG 通知不同（IRS：Publication 1586）。

IRS 寄來 972CG 通知。提議什麼罰款？我該怎樣回覆？

972CG 通知提出的是資訊申報表申報罰款，原因通常是遲交、申報方式不正確，或缺少或有誤的納稅人識別號碼；這還不是最終評定。通知會列出受影響的提交項目，並提供回覆頁（IRS：Publication 1586）。

1. 請查看通知日期和回覆期限。請在通知日期後 45 個日曆日內回覆，外國申報方為 60 個日曆日。如果需要更多時間，請在期限屆滿之前，以書面形式向通知上的地址申請。
2. 把通知上列出的每份表格，與您所申報的內容、被接受的時間，以及您持有的姓名和 TIN 逐一核對。把您承認遲交的表格，與您有異議的項目分開。
3. 透過正確的申報管道更正任何缺失或有誤的表格。根據情況，寄回完全同意、部分同意或不同意的回覆單，並為您同意的金額付款。
4. 如果要申請免除，請寄出簽名的書面說明，寫明原因、違規之前和之後採取的措施，以及支持的事實。請附上該刊物要求的偽證罪聲明。保留副本和送達證明。

Publication 1586 指出，IRS 可能要求提供更多證據。如果您沒有在通知期限內回覆，IRS 表示會按所提出的金額評定罰款，並寄出欠款通知。972CG 通知本身提出的是第 6721 條的申報罰款；第 6722 條的另一項遲發報表罰款也可能適用（IRS：Publication 1586）。

有合理理由可以免除罰款嗎？

可以，但 IRS 要求提供證據，證明違規是由於合理理由而不是故意疏忽。企業必須證明在違規之前和之後都行事盡責，並且有重大的減輕因素，或有自己無法控制的情況；僅僅是晚交，並不能證明這一點（IRS：資訊申報表罰款；IRS：Publication 1586）。

對於按時提交、但事後發現有誤的表格，另有一項規則：如果在到期當年的 8 月 1 日前更正（如該日是週末或法定假日，則為下一個營業日），則免除 10 份申報表或全部應提交申報表的 0.5%（以較多者為準）的申報罰款。這項規則並不免除遲交原始申報表的罰款（IRS：Publication 1099；IRS：W-2 填表說明）。首次減免（First Time Abate）及其自動延續的規則，適用於指定的稅表和預繳罰款，不適用於這些資訊申報表罰款（IRS：行政罰款減免）。

對於缺失或有誤的 TIN，請說明 W-9 表或其他 TIN 索取請求的提出時間、任何必要的後續索取，以及收到正確號碼的時間。對於遲交，請說明具體的事件、是什麼阻礙了按時申報、企業為避免問題採取了哪些措施，以及何時更正。Publication 1586 指出，因遲交或未以電子方式申報而申請免除，需要另外提交書面說明（IRS：Publication 1586）。

IRS 可能接受說明、拒絕，或只對其中部分違規予以接受。回覆前，請把通知與申報確認回執、承包人的 W-9、工資報告、往來通訊和事件時間線逐一核對。如果表格數量多，或遲交和 TIN 錯誤混在一起，就需要逐項審查每一個違規。

如果 1099 遲交或沒有開，企業付款還能扣除嗎？

1099 遲交或缺失，本身並不能決定相關付款能否扣除。這筆費用仍然要符合一般且必要（ordinary and necessary）的業務費用規則，企業也必須能提供證明；資訊申報表義務則是另一回事（IRS：Publication 334；IRS：記錄保存）。

請保留發票或合約、付款記錄、收款人姓名、日期、金額和工作說明。IRS 指出，費用記錄應當能說明付給誰、付了多少、付款證明、費用何時發生以及業務用途；可能需要不止一份文件（IRS：記錄保存）。如果這筆付款屬於個人性質、資本性質，或付給的是工作者身份不確定的人，請另行審查其稅務處理。

我提交的 1099 或 W-2 有錯誤。怎樣更正？

請先查看小額錯誤規則。對於其他方面按時提交或寄發的申報表或報表，IRS 一般把金額相差不超過 $100、預扣稅額相差不超過 $25 的各項金額，在罰款方面視為正確。收款人可以在報表到期日後 30 天或當年 10 月 15 日（以較晚者為準）之前，向申報方提出書面更正選擇。之後再提交並寄發更正後的表格；在選擇後 30 天內這樣做，可以為該錯誤確立合理理由。這項規則並不免除遲交的責任（IRS：Publication 1099；IRS：選擇權法規）。

對於 1099-NEC，IRS 的更正方法取決於原件是以電子方式還是紙本提交，以及錯誤的類型（IRS：Publication 1099）。

如果 1099 只是 TIN 缺失或有誤，IRS 表示除非金額也需要更正，否則不必更正；日後的申報表請使用核實過的 TIN。W-2 的社會安全號碼錯誤，即使是唯一的錯誤，也要用 W-2c 更正（IRS：Publication 1586）。

不要用 1099 上的 VOID 框來更正已經提交的表格；它是告訴 IRS 忽略那份紙本表格。對於 W-2 錯誤，社會安全局表示應盡快提交 W-2c 和 W-3c，每個需要更正的年度各用一份 W-3c（IRS：Publication 1099；SSA：W-2c 指引）。如果表格從未提交，請提交遲交的原始表格，不要標為更正。

示例

金額為示例，單位為美元。一家企業在 2026 年向三位承包人各支付 $4,000 的合格服務費用，但在截止日期前既沒有寄發也沒有申報他們的 1099-NEC。它在適用到期日後 20 天發現問題，核實了付款記錄和 W-9，並在當天寄發了三份報表，同時提交了三份申報表。

按 $60 的提早更正級別計算，可能的申報罰款是 3 × $60 = $180。三份遲發的承包人報表可能再產生 $180，在任何減免之前合計 $360。如果企業等到提早更正期過後，就可能適用更高的罰款級別。該企業保存了每次寄發和申報的證明，而不僅僅是填好的表格副本。

您的情況不同嗎？

• 您不確定某筆承包人付款在其付款年度是否需要 1099：請參閱承包人記帳記錄。
• 工資稅預繳或 941 表申報也遲了：請參閱拖欠工資稅。
• 某位承包人可能其實是雇員：請參閱可能是雇員的承包人。
• 您的企業所得稅表也還沒提交：請參閱補報企業稅表。
• 您有多份缺失的表格、收到 972CG 通知，或有收款人識別號碼和預扣稅問題：請整理付款總帳、W-9、工資報告、已提交的副本、提交確認回執和通知，尋求記帳服務的協助。