現金付款給分包商、沒有收據：能否扣除，1099 怎麼辦

現金付給分包商、沒有收據，還能扣除嗎？

現金付給分包商的款項，只要是企業一般且必要的支出，而且記錄能證明，就可以扣除。稅法允許扣除實際提供服務所對應的合理報酬，法規也要求帳簿和記錄足以證明每一項扣除。除少數情況外，法律並未要求特定種類的記錄，所以收據只是證明支出的方法之一，不是唯一方法。但證明是您的責任：IRS 表示，您要保存足夠的記錄或有充分的證據來支持自己的陳述，而且一般必須有收據、已兌現的支票或帳單等書面證據（IRS：舉證責任）。用現金付款時，必須靠其他記錄來支撐這項申報。

現金是薄弱環節，但不是禁止規則。IRS 表示，支出的佐證文件應當顯示收款人、金額、付款證明、日期和所接受的服務，而且可能需要不止一份文件。現金付款不會在對帳單上留下一行，顯示誰拿到了錢。付款日期也很重要：採用現金收付制時，費用一般在付款的年度扣除，1099 表也按同一年度提交。

出現下列情況時，現金付款的情況就不簡單：

• 現金金額大、多次支付，或付給多位分包商，或跨越多個年度；
• 您沒有該分包商的姓名、地址或稅務識別號碼，或者找不到這位分包商；
• 現金來自您從未存入銀行的客戶付款，所以帳簿和銀行對不上；
• 您付款的人按您的時間表、用您的工具，連續工作了好幾個月（見下文的工作人員身份一節）；或
• 已提交的稅表中已經申報了這筆費用，或者 IRS 或您所在的州要求您舉證。

請先備齊：

• 可能提供過這筆現金的每個帳戶的銀行和 ATM 對帳單；
• 工作清單：合約、投標、變更單、時間表、許可證、照片；
• 您手上每位分包商的所有姓名、電話號碼和地址，以及任何 W-9 表或發票；
• 有關價格、日期和付款的簡訊、電子郵件和通話記錄。

沒有收據時，可以用什麼作為證明？

建立一份檔案，讓各項記錄在付給誰、付了多少、何時付、為何而付上相互吻合（IRS：記錄）。

對於沒有收據的現金付款，IRS 表示您應當在付款時就在記錄中作出充分說明。現在才由分包商簽署的聲明，是事後製作的記錄。它仍然有幫助；請搭配提款記錄、工作記錄和訊息一起使用，並保留日期。IRS 並沒有列出可以替代現金收據的被接受文件，所以收款人簽署的聲明只是證據，不是安全港；它的份量多重，取決於事實和檔案中的其他內容。

遺失收據的一般情況，請見業務支出的遺失收據。收據必須顯示什麼，請見IRS 對收據的要求。

我該如何記錄這筆付款？為什麼絕不能製作或倒填收據日期？

每筆現金付款在付款當天單獨記一行，絕不要製作或倒填收據日期。這一行要寫明付款日期、分包商姓名、工作、金額、工作內容，以及證明文件存放在哪裡。每份記錄都要如實描述它是什麼。如果記錄是重建的，要註明是重建的以及重建的時間。

1. 如果現金來自企業帳戶，請把提款記為轉入庫存現金帳戶，這樣銀行對帳單仍然能對上。
2. 如果現金來自您從未存入銀行的客戶付款，請把客戶的全額付款記為收入，把付給分包商的款項記為單獨的支出。不要把兩者相抵；您收到的所有收入都要計入。
3. 把該帳戶支出的每筆付款，記為承包勞務費，或該工作的分包商成本，日期為實際付款當天。
4. 在備註中寫明分包商的姓名、地址、工作和證明檔案。如果您現在才入帳，交易日期仍用實際付款的那天，並註明您入帳的日期，以及這筆帳是根據所列記錄重建的。
5. 如果現金是從您自己的口袋裡出的，不是企業帳戶，請記為業主出資或報銷；見整理混在一起的企業與個人資金。

獨資經營者一般在 Schedule C 第 11 行申報承包勞務費，除非該費用在其他地方扣除，例如銷貨成本。合夥企業和公司則在各自的稅表上扣除，適用同樣的證明規則。工程成本請見建築工程的工程成本核算。

絕不要倒填記錄日期：明知文件在重大事項上是虛假的，仍故意提交給 IRS，依第 7207 條可能構成犯罪。在偽證罪處罰的聲明下簽署自己不相信屬實的陳述，依第 7206 條同樣可能構成犯罪。寫明「在這個日期，根據這些記錄寫成」的聲明，是對缺口的誠實記錄；它本身並不使扣除成立。

用現金付款，會改變我提交 1099-NEC 表的義務嗎？

不會。1099-NEC 表取決於您付了什麼款、為什麼付，而不是怎麼付。一般來說，您為在業務過程中付款購買服務（包括該人提供的、屬於服務附帶的零件或材料）的每位非雇員提交此表，當年付款達 $2,000 時就要提交（IRS 填表說明）。較早的付款年度，門檻為 $600。本稅務年度所付款項的表格，到期日為 2027 年 2 月 1 日。

付給公司的款項（包括被視為公司課稅的 LLC），一般不需要提交 1099-NEC 表。誰要收到表格，以及信用卡、應用程式和網路付款如何處理，見哪些承包人要收到稅務表格。各州可能另有承包人申報規定；本頁只講聯邦規則。

獨資經營者的 Schedule C 會問，企業是否有需要提交 1099 表的付款，以及是否已經或將要提交。缺少表格，本身並不決定扣除能否成立；見遲交 1099 表和罰款減免。

我沒有稅務識別號碼，或找不到分包商。W-9 表、備用預扣稅和申報罰款是怎麼回事？

沒有稅務識別號碼時，您一般必須從需要 1099 表的付款中預扣 24% 並匯給 IRS；缺少或遲交表格，每份表格都可能受罰。付款前收集好的 W-9 表，是取得這兩件事都需要的號碼的辦法。

• W-9 表。 W-9 表用來取得分包商的正確稅務識別號碼（社會安全號碼、ITIN 或 EIN），填入表格。關於罰款的合理原因測試（IRS 可能接受的、可以減免的善意理由），IRS 看的是合作關係開始時是否提出過索取，口頭或書面均可，以及號碼仍然缺少時是否每年索取（Publication 1586）。分包商不肯提供時的處理，見向承包人收集稅務識別號碼。
• 備用預扣稅。 沒有稅務識別號碼時，可能適用備用預扣稅：付款人必須預扣付款金額的 24%（IRS：備用預扣稅）。預扣的門檻與申報門檻相同（IRS 填表說明）。依第 3406(b)(6) 條，預扣從使該分包商當年累計達到 $2,000 的那筆整筆付款開始，並涵蓋之後的每一筆付款；如果您前一年必須為該分包商提交 1099 表或對其預扣，則從第一筆付款開始。對於分包商這類報酬，即使分包商說號碼馬上就到，也沒有等待期。沒有預扣的付款人可能要對未收取的金額負責，所以在沒有號碼的情況下全額付現，可能讓付款人須自己承擔這筆稅款。如果分包商已申報這筆收入並繳了稅，並由分包商簽署 4669 表證明，IRS 可以免除這筆稅款，但不免除罰款或利息（第 3402(d) 條）；找不到的分包商沒辦法簽這份表。存款、申報和這項減免，見向承包人收集稅務識別號碼。
• 申報罰款。 1099-NEC 表遲交、遺漏或有誤，會按向 IRS 提交的每份表格處罰，並對應給分包商的副本另行處罰。對於下個報稅季到期的表格，罰款額從 30 天內更正的每份表格或副本 $60，到 8 月 1 日之後更正或從未提交的 $340；故意不遵守時更高（至少 $690）。合理原因可以減輕或免除罰款；金額和減免見遲交 1099 表和罰款減免。

我有稅務識別號碼，但找不到分包商

如果分包商給過您稅務識別號碼，但您現在聯絡不上，表格仍然可以填入您手上有的姓名、地址和號碼；請保留能顯示號碼來源的訊息或備註。錯誤的號碼可能引來自己的通知和罰款；如何核對，見向承包人收集稅務識別號碼。如果您知道姓名和地址但沒有號碼，請在截止日前提交 1099-NEC 表，稅務識別號碼欄留空（IRS 一般填表說明）；缺少號碼仍然可能受罰。請記錄每次聯絡分包商的嘗試（日期、方式、結果），並把日誌放進證明檔案。填表說明把申報義務與付款掛鉤，而不是與能否聯絡到分包商掛鉤。表格要求填寫收款人的全名和地址，而填表說明並沒有說明，只知道名字和電話號碼時該怎麼提交；請在截止日前尋求協助。

分包商要繳什麼稅？分包商如何申報，會改變我的扣除嗎？

身為個人或獨資經營者的分包商，一般須就這項工作收到的全部收入繳納所得稅，無論有沒有人提交 1099 表，並須就淨收益繳納自僱稅（Publication 334）；公司則自行申報收入。被預扣過稅款的分包商，可以在稅表上將其作為抵免申報。

分包商如何申報，並不決定您的扣除；您的記錄才決定。不過兩者仍有關聯：IRS 用這份表格核對收款人有沒有申報這筆款項，提交表格就是把收款人和金額記錄在案。

用現金付款並不使您須提交 8300 表。該表由在一次交易或相關交易中收到超過 $10,000 現金的企業提交（IRS：8300 表）。如果客戶用現金付給您這麼多，則由您提交，期限是收到現金後第 15 天之前（填表說明）。

什麼時候，現金支付的分包商看起來像雇員？

當您控制工作的時間、地點和方式，或者此人長期為您工作且屬於您業務的核心時。現金不會改變這一點：報酬可以是現金或其他形式，身份取決於雙方的關係。IRS 看的是行為控制、財務控制和雙方關係，沒有任何單一的決定性事實（Publication 15-A）。

如果您沒有合理依據就把雇員當作承包人對待，您可能要對該工人承擔雇傭稅責任，外加罰款。這可能是比缺少收據更大的風險。第 530 條寬免要求必需的 1099 表已按時提交；自願分類和解計劃要求前三年所有必需的 1099 表都已提交；而第 3509 條的減低責任稅率，在未提交時會加倍，除非未提交是出於合理原因。如果未預扣是故意漠視，第 3509 條不適用，減低的稅率也就喪失。如何糾正身份、補報和寬免，見可能是雇員的承包人。各州的測試可能與 IRS 的測試不同。

從現在起我該改什麼？

1. 第一次付款前先拿到 W-9 表。 為每位分包商建一個檔案存放。
2. 取得書面發票或簽署的工作協議，寫明分包商的姓名、地址、工作範圍和價格。
3. 用企業帳戶開支票或轉帳付款。 IRS 建議用支票付款來記錄業務支出，而對帳單會顯示收款人、金額和日期。
4. 如果不得不用現金， 付款時請分包商在付款單上簽名並註明日期，並在當天把說明寫進您的記錄。
5. 按分包商保存付款日誌： 日期、工作、金額、付款方式。每年 12 月按分包商加總，並與 $2,000 的門檻比較。
6. 按時提交 1099-NEC 表，並在記錄可能還有用的期間內保留檔案；見商業記錄要保存多久。

舉例

以下舉例僅作說明，以美元計。

付給木工框架工 $4,000 現金

一位露台施工商一次性用現金付給一位木工框架工 $4,000，沒有 W-9 表。施工商只知道對方的名字，也沒有收據。檔案裡有：日期相符的 ATM 提款記錄、註明日期的工作照片、談到價格和付款日期的簡訊、施工商給屋主的發票，以及能聯絡到木工時請他簽署的聲明。這筆付款超過 1099 門檻，所以除非木工是公司，一般須提交 1099-NEC 表，而且可能適用過備用預扣稅：$4,000 的 24% 是 $960。表格要求填寫全名和地址，並允許稅務識別號碼欄留空；既然只有名字，施工商就記錄每次聯絡木工的嘗試，並在截止日前尋求申報方法的協助。

三位分包商各付 $2,500

一位園藝承包商當年用現金付給三位分包商各 $2,500，沒有 W-9 表。每人的總額都超過門檻，所以除非分包商是公司，一般須為每人提交 1099-NEC 表。沒有稅務識別號碼，可能適用過備用預扣稅。如果每位分包商只收到一筆 $2,500，則 $2,500 的 24% 是每人 $600，共 $1,800，如果沒有預扣，這筆錢可能要由您補繳；如果是金額較小的多次付款，預扣一般從達到門檻的那筆整筆付款開始，或者如果前一年對該分包商須提交 1099 表或預扣，就從第一筆付款開始。分包商自己的申報能否支持減免，以及如何回覆罰款通知，見遲交 1099 表和罰款減免。

一位工人八個月內付了 $18,000

一位裝修承包商用現金在八個月內付給一位工人 $18,000，按固定的每週時間表，使用承包商的工具和指示。這些控制事實傾向於雇傭關係。如果身份存在疑問，這個問題比缺少收據大得多。承包商按週重建付款歷史，檢查 IRS 的三個類別，並確認有沒有提交過 1099 表，因為這會影響可能是雇員的承包人中的和解計劃和寬免選項。把工人叫作分包商，並不能確定身份。

您的情況不同嗎？

• 現金金額大、多次支付、找不到分包商，或涉及多位分包商或多個年度： 還能建立什麼證明、先重建哪些年度，以及 1099 表或備用預扣稅是否本該處理，都要根據您的事實來判斷；請尋求記帳協助。
• 客戶的現金被用來付給分包商，而且從未存入銀行： 收入和成本都必須逐年記錄；請尋求記帳協助來重建帳簿。
• 您付款的人看起來像雇員： 先處理工人身份；見可能是雇員的承包人，並尋求記帳協助來重建付款歷史。
• 一年或多年的 1099 表從未提交，或您收到了 Notice 972CG： 見遲交 1099 表和罰款減免。如果現金付給了多位分包商或跨越多個年度，必須先重建付款歷史；請尋求記帳協助。
• 分包商不肯給 W-9 表或稅務識別號碼，或您找不到分包商： 見向承包人收集稅務識別號碼。已經付出的款項是否本該備用預扣，取決於您的付款清單；請尋求記帳協助來建立這份清單。
• IRS 或您所在的州要求您證明一筆現金支出： 要送什麼，見業務支出的遺失收據，並在回覆之前尋求記帳協助整理檔案。
• 您不確定分包商是否需要 1099 表（公司、信用卡付款）： 見哪些承包人要收到稅務表格。
• 您在加州： 該州使用自己的工作人員身份測試，可能與 IRS 的測試不同；見加州 ABC 測試。必須預扣聯邦備用預扣稅的付款人，除有限的例外外，也必須為加州預扣（FTB）；見向承包人收集稅務識別號碼。
• 您付款給美國境外的分包商： 見向境外承包人付款。
• 已提交的稅表中申報了您無法證明的費用： 見因業務支出錯誤而更正稅表，並尋求記帳協助來重建該年度。
• 您是合夥企業或公司： 由該實體提交 1099 表，並對本應預扣的備用預扣稅負責。獨資經營者個人負責，而普通合夥人一般依州法律對合夥企業的債務負責（IRS 手冊）。如果未代收或未繳納是故意的，業主、合夥人、高級職員或其他控制付款的人，可能須承擔第 6672 條的信託基金追繳罰款（945 表填表說明），一般可在下一個 4 月 15 日與 945 表提交日中較晚者之後的三年內評定，如果沒有提交則沒有期限（IRS 手冊）。見遲交 1099 表和罰款減免；記錄有缺口時，請尋求記帳協助。