境外承包人付款：證明扣除的記錄

僱用境外承包人可以抵稅嗎？

通常可以。企業為經營貿易或營業而支付或發生的普通且必要的費用可以扣除，包括為實際提供的個人勞務支付的合理報酬（26 USC 162）。這項規則不取決於工作者住在哪裡，下面的例外除外。有些成本不在支付時扣除，而是資本化：創造或改良企業資產的工作（26 USC 263），以及企業開業前支付的成本（26 USC 195）。普通費用是您的行業中常見並被接受的費用；必要費用是有幫助並且適當的費用（Publication 583）。

例外是在美國境外進行的研究，其中包括軟體開發。這些成本要資本化，並從支付或發生當年的中點開始，在 15 年內平均扣除，而不是一次扣除（26 USC 174）。IRS 的過渡性指引（日後可能被法規取代）以工作的進行地點為準，並把波多黎各和美國屬地視為在美國境內（Notice 2023-63）。因此，即使發票資料齊全，在境外編寫新程式碼的費用，也不能在支付時全額扣除。請見在境外進行的軟體開發如何扣除。

扣除仍然需要證明。為稅表上的主張提供佐證，稱為舉證責任，由納稅人承擔（IRS：記錄保存）。資訊申報表和預扣稅是另一項義務，有各自的規則：請見向境外承包人付款。

下列情況就不單純了：

• 付款持續多年，沒有合約、發票或對帳單；
• 由平台轉付款項，所以您的銀行對帳單上寫的是平台，而不是實際完成工作的人；
• 款項以現金、從個人帳戶或通過支付應用程式支付，或工作者是親屬，或是您擁有的公司；
• 沒有向境外收款人收取或提交任何稅務表格；
• 一位承包人的工作方式像正式員工；
• 工作是在美國境外進行的軟體開發；
• IRS 已經來函要求提供佐證；
• 對方或所在地可能受美國制裁。

請先準備：合約或書面工作範圍、發票和平台匯出的資料、銀行、電匯和信用卡對帳單、已交付的成果及相關電子郵件，以及每位工作者工作地點的說明。

如果被審查，哪些文件能證明這筆費用？

要有記錄付款的帳簿，並有文件佐證所付金額，以及該款項是用於經營。聯邦規定要求有足以確立您各項扣除的記錄（26 CFR 1.6001-1），法律除少數情況外，並不要求特定種類的記錄（IRS：記錄保存）。Publication 583 指出，費用的文件應顯示所付金額，以及這是一項營業費用。它列出了發票、帳戶對帳單和已兌現支票，並指出僅有付款證明並不能確立扣除（Publication 583）。

為每位承包人保留一份檔案，讓每一點都有文件支持：

對於電子轉帳，Publication 583 指出對帳單必須顯示金額、收款人姓名和轉帳入帳日期。檔案要保留多久，請見企業記錄要保留多久。

我該保留平台的發票和對帳單，還是自由工作者自己的發票？

兩者都有時就都保留。IRS 沒有指定某一種必備文件（Publication 583），所以請保留平台或自由工作者實際開給您的文件，以及與之相符的付款記錄。哪一份更有分量，取決於您的合約是跟誰簽的。請閱讀平台或機構的條款來確認。

您的銀行或信用卡對帳單上寫的收款人是平台，而不是自由工作者。它能證明付了款，但不能證明是誰做了工作。請每月下載平台的發票和對帳單：只存在帳戶裡的記錄，可能在帳戶關閉或無法登入後遺失。

通過自由工作者平台付款該怎麼入帳？需要列出最終收款人的姓名嗎？

把這筆付款記為它所購買的工作的成本，按自由工作者或專案分別入帳，而不是記為平台的一筆總費用，並在該行保留每位自由工作者的姓名。通過平台付款，改變的只是銀行對帳單上出現的名字，而不是成本的性質。

1. 把銀行或信用卡對帳單上的扣款，與同一期間的平台對帳單核對。總額應該相符。
2. 把扣款拆成每位自由工作者或每份合約一行，另加平台手續費一行。手續費是使用平台的成本，不是工作的報酬。
3. 按工作類型為每一行報酬入帳（見下一節）。在備註或供應商記錄中，寫明自由工作者的姓名、國家和合約。
4. 把平台對帳單和發票與銀行記錄一起歸檔。

每一行都保留每個人的姓名：如果有人詢問，這可以回答是誰完成了工作。是否要向該人提供表格，取決於平台的付款方式和工作地點：請見哪些承包人需要稅務表格和向境外承包人付款。

境外承包人的付款該記在哪裡：承包勞務、專業費用，還是銷貨成本？

依工作類型而定。收款人所在的國家，只對軟體開發和其他研究有影響，即最後一行。四個類別涵蓋大多數情況，前三個類別以日常營運工作為前提，不包括研究或資本性工作。一張發票可能混有多類內容：請把工作項目和金額分開。

Schedule C 第 11 行涵蓋向您不視為雇員的人為企業所做的服務支付的款項。它不包括在其他地方扣除的承包勞務，使每筆付款只計算一次（Schedule C 填表說明）。第 17 行用於會計師和律師收取的、與經營企業直接相關的費用；取得企業資產的法律費用，通常不是扣除，而是加入該資產的計稅基礎（Publication 334）。除最後一行外，開發人員或設計師一般都屬於承包勞務，即使帳上把這個科目命名為「專業費用」。

1120 表、1120-S 表和 1065 表沒有承包勞務這一行。它們的填表說明要求附上一份說明，按類型和金額列出未在其他地方申報的每項允許扣除的項目（1120 表；1120-S 表；1065 表）。請在帳簿中把承包勞務單獨設為一個科目，這樣說明中才能列示它。

銷貨成本的範圍較窄。Publication 334 指出，勞務成本通常只有在製造業或採礦業中才屬於銷貨成本（Publication 334）。公司和合夥企業申報銷貨成本時，須附上 1125-A 表（1125-A 表）。服務業請見服務業的銷貨成本。

關於工作的地點和方式，我該記錄什麼？

記錄每個人工作的國家、城市或地區和日期，工作任務，以及誰指揮了工作。每一項都能回答日後會出現的一個問題。

在工作進行的同時記日誌，每月在承包人的檔案中寫一則簡短記錄。

以其他貨幣支付的款項該怎麼記？

以美元記。稅表以美元申報，對大多數美國企業來說，每筆外幣項目按支付時或發生時的匯率折算（IRS：外幣與匯率）。

如果發票是美元，就記該金額。如果發票是其他貨幣，按付款當天的匯率折算；如果您先入帳後付款，則按入帳當天的匯率折算。與銀行實際扣款的差額，記為銀行或匯兌手續費；對於先入帳的帳單，則記為匯兌利得或損失（26 USC 988）。在該行保留發票金額和貨幣、匯率及其來源，以及美元金額。電匯的銀行手續費是銀行費用，不是承包人的報酬。使用哪個匯率來源以及分錄怎麼做，請見以外幣支付的費用。

如果承包人從來沒有開過發票，怎麼辦？

您仍然可以支持這筆付款，但現在就要建立檔案。發票不是唯一的證明：法律不要求特定種類的記錄，檢驗標準是文件是否顯示所付金額，以及該款項是用於經營（Publication 583）。

1. 請承包人開一張寫明工作內容和日期的發票。保留請求和回覆，並記下您收到發票的日期。絕不要把日期寫得更早。
2. 調出付款記錄：註明收款人姓名、金額和日期的電匯確認或對帳單行。
3. 保留已交付的成果，以及安排和驗收工作的電子郵件。
4. 如果始終沒有發票，就寫一份註明日期的備忘錄：誰、什麼工作、何時、多少錢、如何支付，以及證明存放在哪裡。註明這是您事後寫的。

多年來這些都沒有的付款，請見下面的「您的情況不同嗎？」。遺失收據的處理，請見遺失的營業費用收據。

長期合作的自由工作者，在我的記錄中什麼時候看起來像雇員？

當記錄顯示您控制此人做什麼和怎麼做，付款有固定模式，且雙方關係沒有期限、對企業至關重要。IRS 權衡三組事實：行為、財務和關係類型，沒有單一因素能決定結果。依普通法規則（IRS 通常使用的檢驗），只要您能控制做什麼和怎麼做，即使工作者選擇遠端工作，遠端工作的人也是雇員（IRS：獨立承包人還是雇員）。

如果您把雇員當作承包人對待，又沒有合理依據，您可能要為該工作者承擔雇傭稅。有合理依據時，要獲得寬免，還要求您提交的資訊申報表與您對該工作者的處理方式一致（IRS：獨立承包人還是雇員）。美國的社會安全稅和醫療保險稅適用於在美國進行的工作；在境外，則僅適用於美國公民或居民為美國雇主所做的工作（26 USC 3121(b)）。工作者所在國家的法律是另一個問題。請見可能屬於雇員的承包人和美國新創公司在境外僱用雇員。

向境外的人付款之前，應該先核查制裁名單嗎？

應該，這是良好的做法：在首次付款之前核查，之後也定期重複。其背後的義務來自法律：美國制裁適用於所有美國人，包括在美國註冊成立的企業及其境外分支機構（OFAC 常見問題 11）。

有兩類規則很重要。有些計劃廣泛禁止涉及某個國家或地區的大多數交易。另一些則封鎖 OFAC「特別指定國民及被封鎖人員清單」（SDN List）上列名的個人和公司，美國人無論對方在何處，都不得與其往來（OFAC 常見問題）。一家公司如果被被封鎖人員直接或間接合計持有 50% 或以上，即使公司名稱不在名單上，其本身也被封鎖（OFAC 常見問題 401）。

1. 在 OFAC 的制裁名單搜尋工具中，搜尋承包人的姓名，如有公司，也搜尋公司名稱。
2. 對照 OFAC 的制裁計劃列表，核查承包人的工作地點，細到城市或地區。有些計劃涵蓋一個國家內的某個地區，所以只看國家名稱可能不夠。
3. 把搜尋結果存一份註明日期的副本到承包人的檔案中。OFAC 表示制裁計劃可能經常變動，並強調要定期查看其網站，所以日後請重新搜尋。
4. 如果姓名或地點相符，在釐清之前不要付款。搜尋工具採用模糊比對，所以命中可能是誤判，但處理被封鎖人員的財產是被禁止的。請取得制裁方面的專業意見，或詢問 OFAC。

範例

以下範例僅作說明，以美元計。

通過平台僱用的三位自由工作者

一位獨資經營者通過自由工作者平台，向菲律賓、烏克蘭和巴西的三位自由工作者全年共付 US$18,000，分別為 US$8,000、US$6,000 和 US$4,000。信用卡對帳單上只寫了平台。業主每月把信用卡扣款與平台對帳單核對，並拆成每位自由工作者一行。全年 US$600 的平台手續費另行入帳。每位自由工作者的檔案裡有合約、平台發票和交付的檔案。三人做的都是日常服務，不涉及研究、軟體或資本性工作，所以這 US$18,000 記入 Schedule C 第 11 行的承包勞務。

以電匯付款、沒有發票的開發人員

一家公司向波蘭的一位開發人員電匯 US$5,000，沒有發票。業主請對方開一張寫明工作內容和日期的發票，連同收到的日期一起歸檔，並保留電匯確認、已交付的程式碼和商定工作範圍的電子郵件。業主記錄了國家和日期，把開發人員的姓名放入 OFAC 搜尋工具查詢並保存結果。由於開發人員在美國境外編寫新程式碼，可能適用第 174 條：成本就要資本化並在 15 年內攤銷，而不是記為承包勞務。否則就是承包勞務，按類型和金額列在其他扣除項目的說明中。

在境外、工作方式像正式員工的記帳員

一家公司向肯亞的一位記帳員每月支付 US$5,000，每年 US$60,000，持續三年。檔案顯示每週工時固定、使用公司電子郵件和軟體帳戶、每月金額相同，並且沒有發票。依上面的 IRS 分組，這三年的這些記錄都傾向於雇傭關係。業主現在要重新審查工作者的分類。如果這位記帳員不是美國公民或居民，美國的社會安全稅和醫療保險稅不適用於在肯亞進行的工作，肯亞的規定則是另一個問題。

您的情況不同嗎？

• 向境外付款多年，沒有合約、發票或對帳單： 哪些記錄可以重建，以及以前年度如何分類，都需要判斷。請先看根據銀行對帳單重建帳簿，並尋求協助重建記錄。
• 您以現金、從個人帳戶或通過支付應用程式付款，或付給了親屬： 付款記錄和實際工作的證明都更難提供。請閱讀以現金支付分包商，並把現有資料帶來整理記錄。
• IRS 來函或審查要求提供佐證： 以函件上的回覆日期為準。請閱讀IRS 對小型企業的審查，並尋求協助整理檔案。
• 一位承包人的工作方式像正式員工： 請見可能屬於雇員的承包人，並把合約、付款記錄和工作日誌帶來審查記錄。
• 以前年度漏了表格： 請見逾期的承包人和雇員稅務表格，並把付款記錄帶給記帳協助。
• 您向境外的開發人員或研究人員付款： 15 年規則取決於每項任務在哪裡完成的日誌，而以前年度如何處理，則是稅表問題。請閱讀在境外進行的軟體開發如何扣除，並把合約和工作日誌帶來，按任務和地點整理成本。
• 您需要 W-8 表、1099 表或預扣稅的答案： 請閱讀向境外承包人付款。
• 收據或發票遺失： 請見遺失的營業費用收據。
• 搜尋顯示可能與制裁名單相符： 暫停付款。是否真的相符是制裁問題，不是記帳問題；請從 OFAC 的制裁計劃頁面開始。