小型非营利组织记账：受限捐赠款与 990 表

小型非营利组织的记账和企业有什么不同？

非营利组织没有所有人，也没有可分配的利润。它的账簿记录的是净资产，也就是非营利版本的业主权益，分为无捐赠人限制和有捐赠人限制两类，并记录每一类的变动。遵循非营利会计准则（ASC 958）的团体，在 990 表第 X 部分第 27 行和第 28 行报告同样的划分；不遵循该准则的团体，改填第 29 行至第 31 行（990 表填报说明）。适用哪一种，要问负责编制财务报表的人。

申报表一般应采用账簿一贯使用的会计方法。许多接受用 990 表代替本州报告的州，要求使用权责发生制，所以选择之前先查本州的规定（填报说明）。

下列情况就不简单了：受限拨款花出去时没有标注用途、费用从未按职能拆分、账簿落后、资助方、银行或董事会要求提供报表，或者漏交了申报表、免税资格可能有风险。向资助方和 IRS 提交的报告都要用到账簿，所以这些缺口通常要先补上。请先备齐：

• IRS 的免税资格确认函，以及本团体已提交的申报表。
• 拨款协议和获奖通知函。
• 每个账户的银行和信用卡对账单。
• 捐赠人记录，以及已发出的任何感谢确认函。
• 董事会批准的预算。

建立账簿的做法：

1. 为每一类资金设单独的收入账户：捐赠、拨款、会员费、项目收费、活动收入。
2. 费用账户按类型设置，并给每项费用标注职能：项目、管理和一般，或筹款。
3. 给每笔收款标注属于有捐赠人限制还是无捐赠人限制。

怎样判断一笔捐赠或拨款是否受限，又怎样追踪？

当捐赠人（包括某些拨款的提供方）设定的限制，比团体章程或细则里的总体宗旨更具体时，这笔捐赠或拨款就是受限的：限制可以是用途、时间，或要求保留这笔捐赠，如永久基金。董事会投票决定留出一笔钱，属于董事会指定用途，而不是限制，这笔钱仍属于无捐赠人限制的净资产（990 表填报说明）。

如果捐赠是用于团体按总体宗旨本来就在做的事，可能不附带任何限制。措辞不清楚时，问一问捐赠人，并把答复留存书面记录。如果拨款要等团体花完钱才支付，或者没达到目标就必须退还，问题就变成了什么时候算作收入。这是会计准则的问题，IRS 的填报说明没有规定；请与编制财务报表的人一起确定。

追踪受限捐赠或拨款的做法：

1. 保留带有捐赠人原话的协议或函件。IRS 把拨款申请和获奖通知列为应保留的支持文件（第 4221-PC 号出版物）。
2. 在拨款清单中，每笔捐赠或拨款记一行：捐赠人、用途、金额、收款日期、使用期限、已使用金额、余额。
3. 在账簿里给每笔受限收款标注类别，这样无论这笔钱是否放在单独的银行账户里，都能打印出“有捐赠人限制”的余额。
4. 给每项费用标注付款所用的拨款及其职能。IRS 说，有多个项目时，记录应当能分别识别每个项目的收入和费用（第 4221-PC 号出版物）。
5. 每个月，把拨款清单与“有捐赠人限制”的余额核对一遍。

受限拨款花出去之后，账簿里发生什么？

钱按捐赠人的指示花出去、且任何时间限制已过之后，这笔钱就不再受限制约束，所以这个金额要从有捐赠人限制的净资产转入无捐赠人限制的净资产。如果协议还要求团体持续使用或保有所购买的东西，那部分仍然受限。费用照常记录。这笔转出不会改变净资产总额；费用才会。

• 在满足限制的期间记录转出，通常是花钱的那个期间，并附一条写明拨款名称的说明。
• 只涉及时间的限制，到捐赠人指定的日期就解除，不需要花钱。
• 如果某笔付款不符合捐赠人的条款，就不要转出这笔钱。先读协议或问资助方；这是一个决定，不是一笔分录。
• 年底仍有的受限余额结转到下一年；遵循 ASC 958 的团体，在 990 表第 X 部分第 28 行报告。

如果拨款是在标注用途之前就花掉了

1. 找出协议，列出它允许的用途。
2. 按日期列出用这笔拨款资金支付的每一笔款项，并标明每笔是否符合捐赠人的条款。
3. 对符合条款的付款，在满足各项限制的期间（通常是花钱的期间）记录转出。不符合条款的付款是要问资助方的问题，不是一笔分录。

如果在这些工作做完之前就要向资助方报告或接受审计，专业人士可以帮您理清哪些付款符合条款。

什么是按职能分类的费用？共用的成本怎样拆分？

按职能分类的费用，是把每项成本按用途归类：项目服务、管理和一般，或筹款。提交 990 表的 501(c)(3) 或 501(c)(4) 组织，要填第 IX 部分的全部三栏；其他组织必须填合计栏，也可以填其余各栏（990 表填报说明）。

服务于多种职能的成本要拆分。如果会计系统不做分摊，任何合理的方法都可以，但金额必须准确，并且要把方法写下来。员工一部分时间做筹款、一部分时间做项目的，工资按时间拆分；不能因为大部分时间做项目，就把全部工资记到项目（990 表填报说明）。

选定一种依据，写下来，每个月都用。工资可用工时记录，租金可用占用面积，这两种依据很常见。提交简表的团体也应当拆分成本：州可能要求提供完整的按职能费用分析（990-EZ 表填报说明）。

对捐赠人，我必须记录什么？

本节适用于有资格接受可抵税捐赠的慈善机构，例如 501(c)(3) 团体。其他免税团体，如俱乐部和行业协会，适用不同的捐赠人规则。

对 $250 或以上的捐赠，团体要给捐赠人一份书面确认函。对超过 $75、一部分是捐赠、一部分是购买的付款，团体要在请求付款时或收到付款时（而不是年底）给出书面披露声明。团体没有出具确认函不会受罚，但没有它，捐赠人就不能扣除这笔捐赠（第 1771 号出版物）。

确认函必须在以下两个日期中较早的那个之前送达捐赠人：捐赠人提交税表的日期，或捐赠人税表的到期日（含延期）；团体通常在 1 月 31 日前寄出。一份年度汇总可以涵盖同一档的多笔捐赠，但较小的捐赠不会相加。缺少披露声明的，罚款 每笔捐款 $10，每次筹款活动或邮寄最高 $5,000，有合理理由的除外。小额纪念品和一些低成本的会员福利属于例外（第 1771 号出版物）。

在账簿中，记录每笔捐赠的捐赠人、日期、金额、方式、提供的任何商品或服务以及任何限制。像晚宴门票这样的付款要分两部分记：捐赠人所得东西的零售价值记为活动收入，只有超出的部分才记为捐赠（990 表填报说明）。保留筹款材料的样本，以及每场活动中赞助人得到了什么及其零售价值（990 表填报说明）。

捐赠的物品，如食品或设备，属于非现金捐赠：记录捐赠了什么，以及收到时的价值。捐赠的服务和免费使用的场地，不得在 990 表上报告为收入（990 表填报说明）。对金额较大的非现金捐赠，捐赠人可能带来 8283 表 Section B；团体在受赠方确认栏签字，并保留一份副本。如果在 3 年内出售或以其他方式处置这项财产，团体通常要在 125 天内提交 8282 表，并给捐赠人一份副本。为免税宗旨而消耗或赠出的物品属于例外（8283 表填报说明；8282 表）。

我的非营利组织该提交哪种年度申报表？什么时候到期？

该交哪种表，取决于总收入和总资产（990 表填报说明；IRS 990-N 表页面）。

三种表都在税务年度结束后第五个月的第 15 日到期（日历年度为 5 月 15 日），如遇休息日则顺延到下一个工作日。8868 表可为 990 表和 990-EZ 表自动延期六个月（第 4221-PC 号出版物）。990 表和 990-EZ 表必须电子提交（990 表填报说明；990-EZ 表填报说明）。

总收入是当年从所有来源收到的全部款项，不扣除任何成本（990 表填报说明）。“通常”有它自己的判断标准（IRS 990-N 表页面）：

• 成立第一年，如果收到的款项（或捐赠人承诺的款项）为 $75,000 或以下，团体就符合条件。
• 成立一年以上、不满三年的，头两个税务年度每年的总收入平均必须为 $60,000 或以下。
• 成立三年或以上的，包括当年在内的前三个税务年度，总收入平均必须为 $50,000 或以下。

教会和某些其他团体不需要提交；私人基金会改交 990-PF 表；有些团体，如支持性组织，即使规模很小，也必须提交 990 表或 990-EZ 表（IRS：谁必须提交）。捐赠人建议基金的发起组织必须用 990 表，不能用 990-EZ 表；当年在控制组织与受控实体之间有资金往来（任一方向）的第 512(b)(13) 条控制组织，也一样（990 表填报说明）。教会的情况，见教会账簿和捐赠记录。州的慈善登记、年度报告和州税务豁免是另一回事，各州不同；IRS 在州网站链接页面列出了各州的网站。有些州接受联邦申报表代替本州的报告，并可能要求补充更多细节（990-EZ 表填报说明）。

数字由账簿提供，但编制申报表与记账是两项不同的工作。在到期日之前，先确定由谁来编制。

如果连续三年没有提交申报表，会怎么样？

团体如果连续三年没有提交要求的 990 表、990-EZ 表或 990-N 表，免税资格会被自动终止，自第三份漏交的申报表或通知的原到期日起生效（IRS：自动撤销）。迟交 990-N 表不会被罚款，但漏交的电子明信片仍然计入这三年（IRS 990-N 表页面）。

IRS 公布一份自动撤销名单；请查一查本团体的名称是否在内（IRS：自动撤销）。

被撤销之后：

• 团体不再免缴联邦所得税，所以可能需要提交所得税税表并缴税。
• 团体不再有资格接受可抵税的捐赠。捐赠人在它的名称出现在 IRS 撤销名单之前所做的捐赠，仍然可以扣除。
• 团体必须向 IRS 申请恢复；法律没有给正当撤销规定申诉途径。州和地方法律对它的处理也可能不同（IRS：自动撤销）。

每条途径都是一份要交申请费的免税申请：每条途径都用 1023 表、1024 表或 1024-A 表，只有第一条和最后一条可以用 1023-EZ 表。免税资格从哪一天恢复，取决于所走的途径（IRS：恢复资格）：

两条合理理由的途径还要求补交漏交的申报表（须纸质提交），并附一份声明，说明现在所有要求的申报表都已提交。在第一条途径上，只有团体同时为漏交的年度补交纸质的 990-EZ 表（本来可以用 990-N 表的年度除外），IRS 才会免除未按时申报的罚款。

另外，规模较小的组织迟交或提交不完整的 990 表或 990-EZ 表，可能被罚 每天 $25，最高为 $13,000 或总收入的 5% 中较小者，有合理理由的除外；总收入高于填报说明所定较高额度的组织，面临更大的每日罚款和上限。罚款也可能落到个人身上。如果 IRS 来信，限定日期要求提交或更正申报表，而日期已过，每位负有申报责任的高管、董事、受托人、员工或其他个人，都可能被罚 每天 $10，同一份申报表下所有人合计最高 $6,500，并且他们对这笔罚款承担连带责任（990 表填报说明；26 U.S.C. 6652(c)）。

漏交年度的处理需要专业判断：哪些年度必须申报、每年需要哪种表、适合走哪条途径。每份申报表都要报告账簿上的数字，所以这些年度的账簿落后，也会有影响。

要保留哪些记录？保留多久？

支持申报表的记录，至少要从申报表到期日或提交日（以较晚者为准）起保留三年；免税资格文件和董事会会议记录要永久保存（990 表填报说明；第 4221-PC 号出版物）。

雇佣税和财产记录遵循企业记录要保存多久中的一般规则。990 表第 VI 部分第 14 行会问团体有没有文件保存和销毁政策（990 表填报说明）。

非营利组织也要缴税吗？

要。通常的联邦所得税是针对非相关业务收入：对大多数组织来说，就是经常进行、与免税宗旨没有实质关联的交易或经营所得。免税资格被撤销之后（见上文），所得税也可能适用；有带薪员工的团体还有雇佣税（设立发薪）。有两种常见例外可能改变结论：几乎全部工作都由无偿人员完成的业务，如志愿者运营的义卖；以及销售的商品几乎全部是捐赠所得，如许多旧货店（IRS：例外和排除项）。请保留谁做了工作、货物从哪里来的记录。所有非相关业务合计的总收入达到 $1,000 或以上的团体，除年度申报表外，还要提交 990-T 表（990 表填报说明；IRS：非相关业务所得税）。这里的总收入，是全部收款减去销货成本后的余额。990-T 表必须电子提交，到期日是年度结束后第五个月的第 15 日，可用 8868 表延期；税款仍须在原到期日前缴纳（990-T 表填报说明）。预计当年税额达到 $500 或以上的团体，年内还要缴纳预估税（IRS：非相关业务所得税）。

一项活动是否属于非相关业务，要看具体事实。在账簿里，把任何经常性副业的收入和直接成本，与捐赠和项目收入分开记录，团体才能看出自己是否越线。

财务主管或董事会每月应该看到什么？

没有 IRS 规则规定每月的报告。有用的做法是让报告与年度申报表要求的内容保持一致，这样年底可以用同一批数字：

1. 资产负债表，显示有捐赠人限制和无捐赠人限制的净资产（第 X 部分）。
2. 本月和年初至今的收入与费用，并与预算对比。
3. 拨款清单：每笔受限捐赠或拨款的已收款、已使用金额、余额和使用期限。
4. 年初至今按职能分类的费用（第 IX 部分）。
5. 银行和信用卡的对账，已完成并经签字确认。
6. 对每笔 $250 或以上的捐赠，已发出的确认函。

这套报告背后的日常流程，见月末结账清单和年末结账清单。

示例

以下示例仅作说明，所有金额均为美元。

食品救济站花掉一部分受限拨款

一个食品救济站收到一笔 $20,000 的拨款，用于购买冰柜和食品。3 月，它买了 $5,000 的食品。

这笔 $5,000 的费用由转出覆盖，$15,000 仍留在有捐赠人限制的净资产中，用于冰柜和以后的食品。拨款清单显示同样的余额。

一个小型艺术团体选择申报表

一个采用日历年度的艺术团体，成立至少三年，不是支持性组织，过去三年每年大约收入 $60,000，年末资产为 $40,000。它的三年平均值高于 $50,000，所以不能用电子明信片。它低于 $200,000 和 $500,000 的标准，所以提交 990-EZ 表或 990 表。它在 5 月 15 日之前确认用哪一种，或者用 8868 表延期。

捐赠人为晚宴付款

一位捐赠人为一场晚宴付了 $150，团体对这场晚宴的估值是 $60。这笔付款超过 $75，并且换得了回报，所以团体要给书面披露声明：可扣除金额限于 $90，也就是超出 $60 估值的部分。在账簿里，$60 是活动收入，$90 是捐赠。同一场晚宴如果付 $300，捐赠部分是 $240，低于 $250，所以需要披露声明，但不需要确认函。付 $350 时，$290 的捐赠部分还需要一份书面确认函，写明晚宴及其 $60 的价值。

您的情况不一样？

• 您的非营利组织是教会： 请看教会账簿、住房津贴和捐赠记录。
• 您是向慈善机构捐赠的企业： 捐赠方的处理见企业的慈善捐赠。
• 您的非营利组织在加拿大： 请见非营利组织的账簿和信息申报表。
• 受限拨款花出去时没有标注用途、账簿落后了几个月或几年，或者资助方、银行或董事会要求提供报表： 向资助方和 IRS 提交的报告都要用到账簿，所以这些缺口通常要先补上。请看补做逾期的账簿和记账服务。
• 漏交了申报表、IRS 就某份申报表来过信，或者免税资格可能已经终止： 涉及哪些年度、哪些表、走哪条恢复途径，都取决于具体事实。这些年度的账簿可以通过记账服务重建；该交哪些申报表、适合哪种申请，要由专业人士判断。
• 您有带薪员工： 发薪需要单独设立；请看设立发薪。