为首位雇员建立工资系统

首次发薪前须设置什么？

发工资前，请设置雇主税务身份、工资税账户、雇员记录、预扣方法及缴存方式。即使企业只有一位工作人员，发薪也会产生税务及申报义务（IRS：Publication 15）。

1. 确认企业联邦税务分类及工作人员工作地点。仅凭 LLC 名称，不能判断所有者是否属于雇员（IRS：单一成员 LLC）。
2. 取得雇主识别号码（EIN）及雇员工作所在地要求的工资税账户（IRS：EIN；加州 EDD：登记）。
3. 收集入职表格并核实工作人员姓名及 Social Security 号码。确定工资、发薪日及工资期间（IRS：雇用雇员；IRS：Publication 15）。
4. 计算预扣及雇主税款，安排联邦电子缴存，再安排联邦和州税表及新雇员申报日历（IRS：缴存及申报；加州 EDD：新雇员）。

如果工作人员可能是承包商，选择工资流程前，请先确定雇员还是承包商身份。

需要哪些联邦及本州雇主账户？

雇主需要 EIN 申报联邦工资税，也需要州要求的当地工资账户。所得税上不单独存在的单一成员 LLC，向雇员发工资时仍使用 LLC 自己的名称及 EIN（IRS：EIN；IRS：单一成员 LLC）。

州及地方要求各异。首次发薪前，请向雇员工作所在地机关核查；加州账户只是示例，不是全国账户。如果工作人员在第二个州，请阅读另一州的雇员。

在加州，雇用雇员的企业在一个日历季度支付超过 $100 后，必须于 15 天内登记（加州 EDD：登记触发条件）。

入职时须收集哪些表格及资料？

收集签署的 Form W-4 以预扣联邦所得税，完成 Form I-9 以核实身份及工作授权，并为 Form W-2 记录正确姓名及 Social Security 号码。IRS 表示，个人纳税识别号码不能替代雇员 Social Security 号码（IRS：雇用雇员）。

如果获授权工作人员正在等待 SSN，请其通过社会保障局申请。如果 Form W-2 到期时仍未取得号码，纸质填写“Applied For”，电子填零，收到号码后再纠正 W-2（IRS：Publication 15）。

在雇主记录中保存工资期间、工资总额、扣款、净工资及税款，以便缴存及之后税表相互核对（IRS：Publication 15）。

在美国工作的非居民外国人雇员，请遵循 IRS 特殊 W-4 说明及预扣调整。协定免税工资可能需要 Form 8233，而非 Form W-4（IRS：Publication 15）。

每次工资扣什么？雇主另加什么？

雇员预扣减少实领工资；雇主自己的税款是额外营业成本。普通受保工资中，雇主缴存雇员及雇主双方 Social Security 和 Medicare 金额，以及预扣联邦所得税（IRS：Publication 15；IRS：缴存及申报）。

对普通营业雇员，如果雇主在本年或上年任一季度支付至少 $1,500 工资，或在任一年度至少 20 个不同星期中，曾有雇员工作一天的一部分，通常适用联邦失业税。农业及家庭雇佣有不同条件（IRS：Publication 15）。

上述联邦税率及工资基数来自 IRS Publication 15。本雇主在一个日历年度支付雇员工资超过 $200,000 时，从跨过门槛的该次工资起，对超出部分额外预扣 0.9%。雇主不匹配缴纳（IRS：Publication 15）。例如，加州将失业税及就业培训税列为雇主成本，将州残障保险及个人所得税列为工资预扣（加州 EDD：工资税）。州税率、工资基数及地方税须另行核查。

如何确定联邦缴存安排并付款？

使用 IRS 回顾规则，确定雇主每月或每周两次缴存安排；每季度提交 Form 941 不表示每季度缴税。新 Form 941 雇主在首个日历年度通常从每月缴存开始，因为其此前回顾期税款视为零（IRS：Publication 15）。

这些缴存规则适用于预扣联邦所得税及双方 Social Security、Medicare；发薪日决定缴存期间。如果当季或前季税款低于 $2,500，且当季未产生次日缴存义务，Form 941 雇主可改为随及时税表付款。不确定时，按安排缴存。必要的联邦缴存须电子完成（IRS：Publication 15）。

每月缴存者达到次日触发条件时，从次日起转为每周两次缴存，至少持续至当年余下期间及下一年（IRS：Publication 15）。

联邦失业税有单独季度缴存条件：累计税款超过 $500 后，须在该季度后一个月的最后一天前缴存；较小金额通常结转（IRS：Publication 15）。

逾期缴存第 1–5 天可罚 2%，第 6–15 天罚 5%，超过第 15 天罚 10%；首次 IRS 通知后超过 10 天仍未缴，或被要求立即付款时，按较早者适用 15%。合理原因可撤销罚款；首季度无意失误在税表及时提交后，也可能符合豁免，但受 IRS 规模限制（IRS：Publication 15）。

独资经营者直接承担雇佣税，不需要认定故意性。普通合伙人通常也依据州法承担合伙企业工资税债务；LLP 可能不同。负责公司、合伙企业或 LLC 预扣税的人，故意未上缴时，可能依据 IRC 6672 承担信托基金金额；雇主税及 FUTA 不计入该罚款。及时提交税表时，IRS 通常自次年 4 月 15 日起三年内评定，并于评定后十年内追缴；拟议评定可在 60 天内申诉，寄往国外则为 75 天（IRS：责任指引；IRS：罚款及申诉）。

雇用工资服务提供商，通常仍由雇主负责正确缴存及申报（IRS：Publication 15）。

在加州，控制 LLC 而故意不缴州工资税的人，也可能依据 UI Code 1735 承担税款、罚款及利息（加州 EDD：LLC 工资税）。

须提交哪些税表及工资报表？

多数雇主每季度提交 Form 941，有联邦失业税义务时每年提交 Form 940，并为每位雇员提交 Form W-2。联邦税款缴存是在付款，不能替代申报该税款的税表（IRS：缴存及申报）。

预期年度雇佣税不超过 $1,000 的雇主，原可在 3 月 16 日前（邮寄）或 4 月 1 日前（电话）申请 2026 年 Form 944。该申请窗口现已结束；只有 IRS 书面批准时才使用 Form 944。农业雇主可使用 Form 943（IRS：Form 941 填写说明）。

须向州申报新雇员吗？何时？

依据工作州新雇员规则申报，独立于税表。加州要求当地工作的雇员，在首次有薪工作日后 20 个日历日内通过 Form DE 34 申报；离职至少连续 60 天后重新雇用也适用。电子申报时，EDD 要求每月二份报告，间隔 12 至 16 天；无资料时跳过空报告（加州 EDD：新雇员）。

加州报告包括雇主 EDD 账户号码及 EIN，以及雇员姓名、Social Security 号码、家庭地址及开始日期。其他州可能使用不同期限及方式，因此请在工作人员开始前向相关州机关核查（加州 EDD：新雇员）。

加州对每位未申报工作人员可罚 $24；故意约定遗漏或虚报，则可罚 $490（加州 EDD：新雇员）。

我是 S 公司的唯一工作人员，哪些要求相同？

S 公司负责人提供服务，且得到或有权得到报酬时，通常须领取雇员工资，即使持有全部股票。IRS 例外适用于未提供服务或仅提供少量服务，且无权取得报酬的负责人。请设置与其他雇员相同的雇主 EIN、适用州账户、预扣、缴存、税表及 W-2 流程（IRS：S 公司负责人）。

分配不能替代服务工资。S 公司所有者应领取多少工资是另一个问题；金额取决于工作及事实（IRS：S 公司负责人）。

我拥有独资企业或 LLC，可以将自己纳入工资系统吗？

独资经营者及税务上不单独存在的单一成员 LLC 个人所有者，通常就营业收入缴自雇税，不将自己的提款视为雇员工资。合伙人（包括按合伙企业缴税的 LLC 成员）为该合伙企业提供服务时属于自雇，而非其雇员（IRS：单一成员 LLC；IRS：合伙人）。

以上是联邦规则。加州工资税方面，EDD 通常将有限合伙人的服务报酬视为工资，但排除真实普通合伙人的提款（加州 EDD：LLC 及合伙企业工资税）。

按公司缴税的 LLC，对于作为雇员工作的所有者，遵循公司工资规则。因此先确认分类：LLC 可以税务上不单独存在、按合伙企业缴税，或按公司缴税。不单独存在的 LLC 仍可用自己的名称及 EIN，为其他雇员运行工资系统（IRS：单一成员 LLC）。

示例

示例金额为美元；假设普通受保工资、联邦每月缴存，且无州税或福利扣款。企业一个月向一位雇员支付 $5,000 工资总额。依据 Form W-4 计算的联邦所得税预扣为 $500。雇员 Social Security 为 $310，Medicare 为 $72.50，雇员实领 $4,117.50。

企业另须缴自己的 Social Security $310 及 Medicare $72.50。不含失业税及任何其他雇主成本，现金成本为 $5,382.50。该月工资的联邦缴存为 $1,265：预扣所得税 $500，加雇员 $382.50 及雇主 $382.50。企业按每月安排缴存，再在季度 Form 941 中单独申报工资及税款。雇员 $382.50 预扣属于工资总额的一部分，不是另一项雇主成本。

您的情况有所不同？

• 工作人员可能是承包商：付款前请核查工作人员分类。
• S 公司所有者工资尚未确定：请审查 S 公司所有者工资。
• 雇员在另一州工作：请阅读另一州的雇员。
• 雇员跨美加边境工作：请阅读跨境雇用。
• 首位雇员是子女或配偶：独资企业或某些父母拥有的合伙企业，家庭工资可适用联邦 Social Security、Medicare 或 FUTA 豁免；公司工资仍须缴纳这些税（IRS：Publication 15，家庭雇员）。
• 企业有合资格研发费用：合资格小企业在原所得税表截止日期（包括延期）前，通过 Form 6765 选择研发工资税抵免。提交该所得税表后的下一季度起，随雇佣税表使用 Form 8974，减少雇主 Social Security 及 Medicare 税（IRS：Publication 15）。
• 缴存或税表已经逾期：请阅读工资税逾期。即使企业现金紧张，预扣税仍须缴纳（IRS：Publication 15）。
• 企业仍在成立中：请阅读成立后需要设置什么。
• 实体分类、州账户或首次缴存不确定：请收集 EIN、LLC 税务选择或公司身份、工作地点、发薪安排、W-4 及州账户通知，再获得记账帮助。