小企业年末结账清单：账务收尾步骤

年末结账是什么意思？我要先准备哪些资料？

年末结账，是对这个纳税年度的记录做最后的核对与复查，不是报税。IRS 要求账簿能反映总收入、扣除和抵免，任何记账系统都要清楚地反映收入和支出。结账，是为了让账目可靠到足以让报税人员据此编制税表。

账簿按纳税年度来做：日历年度最常见，所以大多数小企业在 12 月 31 日结账。采用财政年度的企业，在自己的年末结账（见日历年度还是财政年度）。账簿要与税表使用相同的会计方法（第 583 号出版物）；如果账簿用的是另一种基础，要为报税人员留一份书面的差异调节说明（26 CFR 1.446-1；见按权责发生制记账、按收付实现制报税）。

如果只有一个银行账户，没有工资，没有存货，结账是例行工作。下面这些情况会让结账更难：

• 合伙企业或公司。税表上的资产负债表（Schedule L），在要求提供时，应当与账簿一致（1065 表、1120-S 表和1120 表的填报说明）。
• 存货。年末盘点结果决定销货成本。
• 工资或承包商。相关表格在年末后的下一个月到期，并且必须与账簿对得上。
• 账户很多，或者账落后了一个多月。IRS 说要每月核对支票账户；账落后了，结账就变成补账。
• 有未分类的项目、对不上的账户，或者混入了业主的钱。清单只适用于干净的账。账目处于这种状态时，需要先修复，报税人员才能使用：见记账清理清单。

请先准备：

• 每个银行、信用卡、贷款和支付处理商账户的 12 月对账单
• 工资报表和全年工资合计
• 承包商付款记录，每位收款人都要有 W-9 表（纳税人税号）
• 贷款对账单，显示 12 月 31 日的余额和全年利息
• 全年买入、卖出或报废的资产
• 如果您销售商品，还要有存货盘点表
• 别人寄给您的 1099-K 表和 1099-NEC 表；1099-K 表可能不等于您的收入
• 上一年的税表

年末结账清单上，应该先核对什么？

把每个银行、信用卡和贷款账户核对到 12 月 31 日的余额。第 583 号出版物说，要每月核对支票账户；检验标准是：调整后的银行对账单余额（加上尚未显示的存款，减去未兑现的支票）等于调整后的账面余额（减去银行费用并更正错误之后）。

1. 拿到 12 月的对账单。对账单还没到就结账，12 月就对不上。如果信用卡或贷款的账期更早结束，请向对方索取 12 月 31 日的余额。
2. 从去年的期末余额开始。期初余额不对要先解决：见期初余额不对。
3. 匹配存款和付款。对账单与账簿不一致，原因通常是银行费用还没入账、存款发生在对账单日期之后，或者支票还没兑现。把费用记进去；未兑现的支票列为在途项目。
4. 信用卡和贷款。每张信用卡都按对账单核对；还信用卡是转账，不是第二笔费用（信用卡还款）。每笔贷款都与贷款方 12 月 31 日的对账单核对；利息是费用，本金减少贷款余额（记录企业贷款）。
5. 其他存放企业资金的账户，例如支付处理商余额和现金：见销售额与结算款核对。

银行数据同步只是导入交易，并不能证明账与对账单一致。见银行数据同步不等于对账。

跨年度的销售、账单和工资，怎么处理？

在税表上，每个项目放在其会计方法要求的年度（第 538 号出版物），并提醒报税人员哪里与账簿不同：

用品在两种方法下都有自己的规则：有记录或盘点的，一般在首次使用或耗用时扣除；没有使用记录或盘点的，在付款时扣除（权责发生制下，在发生时扣除）。下文的小额购置选择可以改变这一点（26 CFR 1.162-3；小卖家的存货还是用品）。

沿用去年税表所用的方法：变更方法一般需要 IRS 批准，要用 3115 表申请；属于自动变更的，随变更当年的税表一并提交（3115 表填报说明）。有存货的企业，采购和销售一般要用权责发生制，下文有小企业例外。见小企业用收付实现制还是权责发生制。

有三类项目可能跨年度：

• 12 月开出、1 月才付款的发票：见下一个纳税年度才收到款的发票。
• 预付的租金、保险或其他成本：见年末的预付费用。
• 12 月的工资，1 月才发：W-2 表上的金额以日历年度内实际发放的工资为准，所以 12 月的工作在 1 月 1 日才发的工资，要列入下一年的 W-2 表（W-2 填报说明）。这笔费用是否属于 12 月，取决于会计方法和收款人是谁：欠付给采用收付实现制的关联人士的报酬，只有在支付时才可以扣除（第 538 号出版物）。见年末应计工资。

哪些工资和承包商表格取决于账簿，什么时候到期？

员工和承包商的表格在年末后的第一个月到期，早于公司税表，所以要先结工资和承包商付款。

到期日如果是周末或法定假日，就顺延到下一个工作日（IRS 到期日）；上面的日期已经考虑了这一点。如果您已按时缴存全部税款，也可以改为在 2027 年 2 月 10 日 之前提交 941 表或 940 表（941 表填报说明）。提交 10 份或以上信息申报表（W-2 表和 1099 表合计）的雇主，必须以电子方式提交（IRS）。

工资。把工资报表与工资、预扣税和雇主税账户核对，对时间差异（例如 12 月的工资 1 月才发）要说明原因，不要硬把合计数凑平。IRS 会把四个季度的 941 表与 W-3 表上的 W-2 合计数（预扣的所得税、社会保障工资和小费、Medicare 工资和小费）相比对，如果不一致，可能会联系您（941 表填报说明）。一直清不掉的余额：见清不掉的工资负债。预扣的税款如果没有缴付，负有责任的人如果是故意不缴，可能要对相当于该税款的罚款承担个人责任（第 6672 条）；IRS 一般有 3 年 的时间来核定，从发薪年度之后的 4 月 15 日 起算，或者从更晚的报送日起算（IRM 5.7.3）。见信托基金追回罚款。

承包商。列出全年为服务（包括零件和材料）向其支付达到门槛或以上的每位收款人，并留有 W-9 表。通过信用卡、借记卡或第三方支付网络付的款，由支付公司在 1099-K 表上申报，所以要从 1099-NEC 表名单中剔除（1099 填报说明）。谁需要收到表格，包括公司和备用预扣税：哪些承包商要收到税表。收款人不肯提供号码：向承包商收集税号。错过了日期：迟交的承包商和员工税表。

年末的存货、固定资产和折旧怎么处理？

清点存货，列出资产，并写明日期和成本。

存货

制造或购买商品用于销售的企业，要在每个纳税年度开始和结束时对存货估值，以确定销货成本。IRS 要求每隔合理的时间做一次实物盘点，账面金额必须调整到与盘点结果一致；年末是实际可行的时间。销货成本等于期初存货加上采购和其他成本，再减去期末存货。

• 期初存货通常等于上一年的期末存货；有差异必须说明原因（第 334 号出版物）。
• 业主拿去个人使用的商品要从采购中扣出，记入业主的提款账户。
• 盘点表应当显示谁盘点、谁给货物定价，而且估值方法必须年年保持一致（第 334 号出版物）。

前三个年度的平均年度总收入不超过 $32,000,000（即经通胀调整的限额；被视为同一雇主的企业要合并计算收入，依据第 538 号出版物），并且不是税务庇护所的企业，可以选择不做存货记录，但仍必须使用能清楚反映收入的方法（第 538 号出版物）。先弄清自己属于哪种情况，再决定是否跳过盘点。卖不出去的存货：注销滞销存货。

固定资产和折旧

财产投入使用时开始折旧：即已为其特定用途准备就绪、可以使用，即使您还没有使用。对按日历年度的企业，截止点是 12 月 31 日。12 月送到、但 1 月才安装好并能运转的设备，是 1 月的资产。

每项资产都要列出说明、成本、卖方、投入使用日期、业务使用比例，以及任何出售、报废或转为个人使用的情况。第 946 号出版物要求保存业务、投资和个人使用的记录，并规定财产在出售、转为个人使用、放弃、报废或毁坏时停止折旧。报税人员用这份清单计算折旧，需要时填写 4562 表（4562 表填报说明）。

• 小额购置：企业可以在按时提交的税表上选择，对每张发票或每件物品不超过 $2,500 的项目直接列为费用（这是没有适用财务报表时的限额），前提是账簿遵循年初就已存在的一贯费用化政策；存货不适用（IRS 有形财产规则）。见小额购置是费用化还是资本化。
• 漏提的折旧：以前年度应当提而没有提的折旧，不能简单地在今年补提；更正可能需要更正税表，或者变更会计方法。见重建缺失的折旧明细表。

怎样清理未分类项目和业主往来？

每笔交易都要有分类和凭证。账簿必须反映总收入、扣除和抵免（第 583 号出版物），而未分类的项目什么都反映不出来。只有付款证明，并不能证明可以扣除：还要留下发票或收据。纳税人承担举证责任。见报税前的未分类费用。

提款、分配、投入的资本和贷款本金，不属于企业的收入和费用。业主工资和保证付款则不同：它们各自是单独的项目。它们该记到哪里，取决于企业类型：

从企业账户付的个人开销不是企业费用：费用中属于个人的部分一般不能扣除。按上表所示记录：记录业主提款和保证付款与合伙人提款。见用企业账户支付个人开销；公司还可看S 公司支付个人开销或C 公司支付业主开销。

报税人员需要哪些报表和记录？

请发送：全年的损益表、12 月 31 日的资产负债表（税表的 Schedule L，如果有，应与它一致）、交易明细、与 12 月对账单对好的核对表，以及上述步骤产生的工资、承包商、资产、存货和业主往来明细。再附上去年的税表，供核对期初存货、折旧明细表和期初权益。

哪份报表对应税表的哪一行，见从账簿到公司税表。权益与去年的税表对不上：留存收益与去年税表不一致。

公司税表什么时候到期，我有多少时间？

合伙企业或 S 公司的税表，在年末后第三个月的 15 日到期；独资经营者或 C 公司的税表，在第四个月到期。工资和承包商表格排在前面。按日历年度：

选择按 S 公司或 C 公司征税的 LLC，适用该公司类型对应的那一行；由合伙企业或公司拥有的单一成员 LLC，在其所有人的税表上申报（IRS）。日期如果是周末或法定假日，就顺延到下一个工作日。州税表、州工资报告和销售税申报有各自的日期。

合伙企业或 S 公司在 12 月 31 日之后大约有两个半月，而工资和承包商表格要占掉其中的第一个月。公司税表按时提交 7004 表，或者 1040 表按时提交 4868 表，可以延长的是报税时间，不是缴税时间：见账还没做好时的公司税表延期。请问报税人员他们需要账的日期；通常比到期日更早。

账目定稿后，要不要锁账？

通常在税表报送之后锁账，而不是做完账就锁。锁账（结账日期）是会计软件里的设置，不是税法规定。如果在报税人员做完之前就把日期锁定在 12 月 31 日，他们的调整分录（例如折旧或存货更正）就无法入账，除非先解锁。报送之后锁账，能防止已报税的年度被不小心改动。见报税后设置结账日期。

哪些记录要保存，保存多久？

税表上每个项目背后的记录，要保存到该税表的时效期满为止，并保存已报送税表的副本。

有些情形要保存更久；从未报送的税表，或者有欺诈的税表，其记录要无限期保存。保险公司和债权人要求的保存时间可能比 IRS 更长。扫描件必须符合 IRS 的存储要求，才能取代纸质件：见用扫描的收据代替纸质收据。完整清单见企业记录要保存多久；工资记录见工资记录的保存期限。

示例

以下示例仅为说明，所有金额均为美元。

一位只有一个账户和一张信用卡的自雇设计师

一位设计师的收入为 US$120,000，他把企业账户和信用卡核对到 12 月 31 日。有一张 US$800 的支票还没兑现，仍列在未兑现清单上。转到个人账户的 US$6,000 记为提款，不是费用。这一年他为服务付款的三位未成立公司的自由职业者中：用银行转账付了 US$3,500 的那位，需要 W-9 表和 1099-NEC 表，因为门槛是 US$2,000；付了 US$1,200 的那位一般不需要；用信用卡付了 US$2,500 的那位不列入，因为信用卡公司会在 1099-K 表上申报刷卡付款。这位设计师导出损益表和资产负债表，交给报税人员。

有两名员工的 S 公司

一家 S 公司收入 US$600,000，只有一位股东兼业主。它发现工资报表显示总工资 US$150,000，但账上只有 US$138,000，原因是最近两期工资从未入账。它在发出 W-2 表之前把这两期补进去，再用 W-2 的合计数核对四份 941 表。业主的工资通过发薪处理。业主另外拿走的 US$30,000，记为分配（如果实际是还贷款，则记为偿还贷款），不记为工资或费用。工资是否足够高，是另一个问题：见S 公司业主工资。

有存货的网店

一家销售额为 US$250,000 的网店在 12 月 31 日盘点，库存为 US$40,000。账上记的是 US$46,000，所以账面金额减少 US$6,000，销货成本增加同样的金额。期初存货等于去年的期末存货 US$30,000。采购额为 US$120,000，没有其他商品成本，再减去业主拿回家的 US$2,000 货物。销货成本是 US$30,000 加 US$118,000 再减 US$40,000，即 US$108,000，毛利为 US$142,000。

您的情况不同？

• 您的账上有未分类的项目、对不上的账户，或者混入了业主的钱：请按记账清理清单逐项处理。如果您分不清哪些项目收尾即可、哪些要重做，或者税表日期快到了，请看记账帮助。
• 您的账落后了几个月或一年，或者在税表到期日前做不完：请看补做逾期未做的账、账还没做好时的公司税表延期和记账帮助。
• 您是 S 公司或 C 公司、有存货或有发薪：税表上的资产负债表应与账簿一致，而且工资的日期排在前面。请看从账簿到公司税表和记账帮助。
• 工资或 1099 表的日期已经过了，或者税表已经迟交：请看迟交的承包商和员工税表和迟报迟缴罚款。如果这些表格背后的账也没有做完，请看记账帮助。
• 非美国人拥有您的 LLC 或公司：公司与其外国所有人之间的某些交易，要在 5472 表上申报，所以账簿需要追踪这些交易。请看外资美国公司的记账和记账帮助。
• 企业在年内改变了征税方式，或者有业主加入或退出：生效日期是账簿的分界点。S 公司的选择在年中终止时，要分别为 S 公司短期年度和 C 公司短期年度报税（1120-S 表填报说明）。新的 S 公司选择（2553 表）要在其适用年度开始后的 2 个月零 15 日之内提交，或者在前一年内的任何时候提交（2553 表填报说明）。请看S 公司选择之后的账务、记录合伙人退出买断和记账帮助。
• 您的企业采用财政年度，或者您的公司是加拿大公司：请看日历年度还是财政年度，或者加拿大公司年末结账清单。