教会记账：牧师住房津贴与捐赠记录

小型教会需要做哪些记账工作？要提交 990 表吗？

教会必须保存账簿和记录，但不需要提交 990 表、990-EZ 表或 990-N 表，也不必申请免税资格认定。IRS 要求每个免税组织，不论是否已获认定，都要保存记录，以便在审计时证明其免税身份，并能提交任何要求提交的税表。IRS 没有规定格式，所以纸质总账、电子表格或在线记账只要记录完整都可以。记录通常包括组织文件和章程细则、会议记录、财产记录、总账、收入和支出日记账、工资记录、银行记录和发票（第 1828 号出版物）。

IRS 只能在法律规定的限制范围内对教会展开税务调查（IRS）。这些限制并不免除教会保存记录、提交工资表格和缴纳雇佣税的责任，而且教会回应调查时依靠的就是这些账簿。

出现以下情况就不简单：会议记录里没有关于住房津贴的表决，从未办理过工资，捐赠声明从来没发出去，该团体是学校、宣教机构或独立的事工而不是教会，或者 IRS 的记录把它列为另一类必须提交年度税表的组织。请先准备：

• 公司章程、章程细则和会议记录，包括每一次关于薪酬和住房津贴的表决。
• EIN 通知，以及任何 IRS 来信或教派团体免税的文件。
• 银行对账单、存款单和奉献清点记录。
• 总账和财产记录。
• 薪酬记录、W-2 表和 941 表。

教会司库对每笔捐赠要记录什么？捐赠人需要什么证明？

每笔捐赠、十一奉献和其他奉献，在清点时就要记录：日期、捐赠人（或“未具名的奉献盘奉献”）、全额、现金、支票、银行卡还是线上、所属的专项资金，以及捐赠人收到的任何回报。每次奉献由两位没有关联的人清点，并在清点表上签字。银行卡和线上捐赠是分批、扣除手续费后到账的：记录全额捐赠，手续费记为费用，并核对捐赠记录减去手续费等于存款额（支付处理商的结算款）。

捐赠人需要什么证明，取决于捐赠的金额和种类（第 1771 号出版物）。

每周的奉献不能相加：每笔捐赠都单独与 $250 这条线比较。投进奉献盘的现金，捐赠人没有银行记录，所以教会的书面声明就是该捐赠人证明捐赠的方式。教会无法确认它无法对应到某位捐赠人的捐赠，所以编号信封或线上奉献很重要。教会不出具确认函不会受罚，但没有它，捐赠人不能扣除 $250 或以上的捐赠。对于 2026 年的捐赠，使用标准扣除额的捐赠人仍可扣除最多 $1,000（联合报税为 $2,000）的现金捐赠，所以会有更多会友要依靠这份声明（IRS）。

捐赠人指定给某个具名个人（比如牧师）的捐赠不可扣除，也不应列入捐赠声明（第 526 号出版物）。教会转交给牧师的钱是薪酬。

捐赠声明什么时候必须发出，必须写什么？

捐赠声明（也叫奉献声明）应在捐赠发生年度之后的 1 月 31 日前发出，这也是慈善机构通常发出的时间。法律上的要求是：捐赠人必须在提交税表的当天和税表截止日期（含延期）这两者中较早的日期之前拿到它（第 1771 号出版物）。

声明必须包含：

1. 教会的名称。
2. 每笔现金捐赠的金额，或所捐财产的描述（不是价值）。要包含每笔捐赠的日期：捐赠人对现金捐赠的记录必须显示慈善机构的名称、日期和金额。
3. 三种说法之一：没有提供任何商品或服务作为回报；只提供了无形的宗教利益；或者对其他提供的东西给出描述和善意估值。

一份年度声明可以涵盖多笔捐赠。可以是纸质或电子邮件，不需要捐赠人的社会保障号码，也没有 IRS 表格。金额较大的财产捐赠需要更多：捐赠人要附上教会签字的 8283 表，而教会如果在 3 年内出售或处置这类财产，一般要在 125 天内提交 8282 表，并给捐赠人一份副本（IRS）。示范用语：“感谢您对 [教会名称] 的捐赠，详见下列清单。除无形的宗教利益外，我们没有提供任何商品或服务作为回报。”

无形的宗教利益是专为宗教目的成立的组织提供的利益，通常不在捐赠场合之外出售，例如进入礼拜聚会，或仪式中使用的少量葡萄酒。能取得认可学位的教育、旅行服务和消费品则不是。学费，包括教会学校或日托的类似学费的费用（第 526 号出版物），以及场地租金，是服务的付款，不是捐赠，不要写进声明。

捐赠人支付超过 $75 并收到回报（比如晚宴门票）时，教会必须书面告知捐赠人：可扣除的部分是付款额减去所收到回报的价值，并给出善意估值。这份告知要连同募捐请求或收据一起提供，让捐赠人能注意到。价值微不足道的物品和无形的宗教利益是例外。罚款是 每笔捐款 $10，每次筹款活动或邮寄最高 $5,000，除非教会能证明有合理理由。

牧师的住房津贴怎么运作：谁来定、什么时候定、用什么形式？

牧师或其他神职人员只有在教会于支付之前正式指定一个固定金额时，才能把住房津贴排除在所得税之外。没有这项指定，牧师的全部薪酬都要纳税（第 517 号出版物）。

• 谁来定：雇用牧师的教会。对于由当地会众支付薪酬的牧师，教派的决议不能起到指定的作用；对于教派直接雇用的神职人员，则可以。
• 形式：会议记录、雇佣合同、预算或其他正式行动。口头商量不够。这份记录必须能让人把一笔付款认定为住房津贴而不是薪金。
• 时间：付款之前，并且是一个固定金额。不能事后再定。第 517 号出版物没有说明某次表决是否延续到以后的年度，所以稳妥的做法是在每年开始之前每年表决一次。
• 变更：教会可以为以后的付款表决新的金额，但不能改动已经付出的金额。
• 示范用语：“教会指定牧师薪酬中的 [具体金额]，自 [日期] 起作为住房津贴。”

只有神职人员才符合条件：已按立、受任命或获得许可的。要把牧师的按立、受任命或许可记录与会议记录一并保存。音乐总监或办公室经理如果没有被授权履行已按立神职人员的几乎全部宗教职责，就不能使用住房津贴。如果教会改为提供牧师住所，则其公平租金价值加上水电费，可以在合理薪酬的范围内排除。

住房津贴有多少免税？它会减少自雇税吗？

就所得税而言，免税部分是以下三个金额中最小的一个，并且不会超过牧师所提供服务的合理薪酬。它不会减少自雇税。对于拥有住房的牧师，这三个金额是（第 517 号出版物）：

租房者适用同样的限额，以租金作为实际费用。牧师把超出的部分加进收入，并在 1040 表上标注为“超额津贴”。这些限额由牧师测算，而不是由教会测算，所以牧师需要保存费用记录和公平租金的估算。

这是联邦规则；州对住房津贴征收的所得税因州而异。

指定的住房津贴，以及教会提供的牧师住所的公平租金价值（加上教会支付的水电费），全额计入事工收入。自雇税税率是 15.3%（社会保障部分有年度收入上限），按扣除事工费用后这些收入的 92.35% 计算。出于宗教原因（而不是经济原因）良心上反对公共保险的神职人员，可以用 4361 表申请豁免。申请由神职人员提交，而且必须已经把自己的反对意见告知了为其按立、任命或发放许可的机构。一旦获批，不可撤销。截止日期是神职人员有至少 $400 的净自雇收入（其中一部分来自事工）的第二个年度的税表截止日期（含延期）。

我该怎么在教会账簿里记录住房津贴和牧师的薪酬？

现金薪金和指定的住房津贴分行记录，并把住房津贴作为一个可识别的金额支付。这样才与指定的要求一致，因为指定必须能让人把一笔付款与薪金区分开。

在 W-2 表上，第 1 栏显示不含指定住房津贴的应税薪酬。教会可以在第 14a 栏报告住房津贴、水电费津贴或牧师住所的租金价值（第 15-A 号出版物）。会议记录要与薪酬记录一起保存。

牧师是员工还是自雇？教会要提交什么？

领取薪金并受教会指挥的牧师，按所得税一般是普通法下的雇员，但对社会保障和 Medicare 来说是自雇（第 517 号出版物）。由普通法的控制测试来决定属于哪一种；也可以用 SS-8 表请 IRS 来判定。

在这两种情况下，教会都不对事工薪酬预扣社会保障税和 Medicare 税，也不缴雇主份额（第 15-A 号出版物）。对于员工牧师，也可以通过自愿协议把自雇税包括在内。没有这样的协议，牧师一般要按季度缴预估税；见季度预估税缴纳。会友为婚礼、洗礼或葬礼直接付给牧师的酬金是牧师自己的收入，要计入自雇税。捐给教会的奉献不是牧师的收入（第 517 号出版物）。

把员工当作承包商处理，会带来雇佣税风险；见可能是员工的承包商。

其他员工呢：社会保障、季度税表和报销怎么处理？

不是神职人员的员工一般是雇员，除非事实表明是承包商（见可能是员工的承包商）：教会要预扣所得税，大多数情况下还要预扣社会保障税和 Medicare 税。双方各缴 6.2% 和 1.45%。教会要提交 W-2 表，并且每季度提交 941 表，截止日期是 每季度结束后第一个月的最后一天（941 表填报说明），除非 IRS 通知它每年只提交一次 944 表。设置方法见设置工资发放。司库、受托人或其他对教会资金有权限的人，如果故意不收取或不缴纳预扣的所得税和员工的社会保障税及 Medicare 税，可能要个人承担这笔未缴的税款（IRS）；见信托基金追缴罚款。

• 教会的选择：出于宗教原因反对缴纳这些税的教会，可以用 8274 表选择不缴，该表须在其第一份季度税表的截止日期之前提交。此后，它的员工一般要自己缴自雇税，所得税预扣仍要继续（第 15-A 号出版物）。
• 联邦失业税：第 501(c)(3) 条规定的组织一般免缴（940 表填报说明）。州失业税的规则另有规定。
• 报销：在合规报销计划下，有经营目的的费用、在合理时间内提供收据或记录、多余的款项退回，这样的报销不算工资。没有收据的固定津贴，要作为工资记入 W-2 表（第 1828 号出版物）。

教会什么时候要为租金或其他非相关收入缴税？

教会要为定期经营、且与其宗教宗旨没有实质联系的贸易或经营的净收入缴税，即使这笔钱用于事工（第 1828 号出版物）。例如在简报或网站上刊登广告、抽奖和公共停车费。几乎全由志愿者运营、为会友提供方便、或主要出售捐赠物品的活动属于例外。

不动产的租金，比如大厅的租金，通常被排除在外，但有例外（第 598 号出版物）：

• 大厅有房贷，这可能使一部分租金成为债务融资收入（用借款购买的财产产生的收入）。
• 在提供场地的同时还向占用人提供个人服务，就像酒店或寄宿公寓那样。
• 租金取决于该财产的收入或利润（按总收入的固定比例收取是允许的）。
• 家具或设备的租金超过总租金的 10%，这可能使一部分或全部租金成为应税。

一年中非相关经营总收入达到 $1,000 或以上的教会，须在年末后第 5 个月的第 15 日前提交 990-T 表，并且必须以电子方式提交（990-T 表填报说明）。如果预计的非相关经营收入税达到 $500 或以上，预估税款一般在纳税年度第 4、6、9 和 12 个月的第 15 日缴纳（第 598 号出版物）。租金和非相关收入要记入各自的收入账户，不要记作捐赠。

教会的记录应保存多久？

IRS 的教会指南建议，收入和支出记录至少保存到所涉税表提交之后 四年。雇佣税记录至少保存到税款到期或缴纳之后 四年，以较晚者为准（第 583 号出版物）。IRS 的教会指南没有规定组织文件和会议记录的保存期限；由于住房津贴的指定记在会议记录里，所以只要教会存在，就要一直保存它们（第 1828 号出版物）。见企业记录要保存多久。

示例

这些示例是示意性的，金额为美元。

住房津贴的表决

12 月，教会表决把牧师 $60,000 薪酬方案中的 $24,000 指定为来年的住房津贴。会议记录载明金额和日期。牧师拥有自己的住房：当年的实际费用是 $30,000，公平租金价值是 $26,000。最小的数字是指定的 $24,000，所以 $24,000 免缴所得税。如果实际费用只有 $20,000，则 $20,000 免税，$4,000 应税。W-2 表第 1 栏显示 $36,000，教会可以在第 14a 栏显示那 $24,000。自雇税仍按全部 $60,000 减去事工费用来计算。

一位会友一年的捐赠

一位会友用编号信封和支票奉献了十二笔，每笔 $100，共 $1,200。每笔都低于单笔捐赠的标准线，但捐赠人仍需要每一笔的记录。教会的年末声明列出每笔的日期和金额以及总额，并说明没有提供任何商品或服务作为回报，或只提供了无形的宗教利益。同一年里的一笔 $500 捐赠则需要一份确认函；同一份声明就可以包含它。

把大厅租给日托

教会以每月 $1,500、每年 $18,000 的租金把大厅租给一家日托。大厅没有房贷，租金固定，教会只提供场地。这是不动产的租金，一般被排除在外，账簿把它记为租金收入，而不是捐赠。如果大厅有房贷，一部分租金可能是债务融资收入，教会要查看 990-T 表的门槛。

您的情况不同？

• 会议记录里没有关于住房津贴的指定：该排除只涵盖正式指定之后所付的款项，所以以前的薪酬可能要在牧师的税表上纳税。这份税表是个人税务问题；教会的薪酬记录和会议记录则是记账问题。
• 从未办理过工资、预扣的税款没有缴纳，或漏发了 W-2 表或 1099 表：见迟交的承包商和员工税表和工资税已经拖欠；记账服务可以重建薪酬记录。
• 捐赠声明从来没发出去：要在捐赠人报税之前发出。记账服务可以为您建立捐赠记录和专项资金追踪，声明就从这些记录生成。
• 账簿只是一盒零散单据或已经落后，或者教会的钱经过了个人账户：见补做逾期的账簿、整理混在一起的资金或记账服务。
• 牧师没有社会保障号码，不是美国公民或居民，或持宗教工作者签证任职：本文的薪酬规则可能不适用。牧师本人的税表是个人税务问题；建立教会的工资发放则是记账问题。
• 该团体不是教会，或捐赠附有捐赠人的限制：见非营利组织的限制性资金和 IRS 信息申报表。
• 大厅有房贷，或者教会举办活动或出售广告：这些收入可能要纳税，也可能需要提交 990-T 表。首先必须把它与捐赠分开记账（记账服务）。
• 企业向教会捐赠：见企业的慈善捐赠。
• 年末快到了：使用年终结账清单。