小企业和初创公司的月末结账清单

小企业的月末记账清单上有什么？

月末结账是一套固定的流程，使当月的账与外部记录一致。IRS 建议每月核对支票账户，其记录保存指南要求账簿清楚反映收入和支出。请按以下顺序完成这些步骤：

1. 收集对账单：每个银行、信用卡和支付处理商账户，工资报表，以及贷款对账单。
2. 把每个银行和信用卡账户与其对账单核对。
3. 清理未匹配和未分类的项目，并录入账上缺少的银行费用。
4. 把工资与工资报表以及已缴存的税款核对一致。
5. 把应收款、未付账单、贷款和已代收的销售税，与相应的清单和对账单核对一致。
6. 记录业主取款和出资，并把个人支出从费用中移出。
7. 对照上个月，检查损益表和资产负债表。
8. 记下后面的付款日期，然后锁定当月：在软件中设置结账日期，使对已结账月份的修改被阻止或被标记。

核对一个余额，就是检查它是否等于某项外部记录，例如对账单或报表。SBA 列出了同样的领域：应收款、应付款、现金、银行对账和工资。

联邦税法没有规定结账日期：请在任何人依赖这些数字的第一个日期之前结账（见最后一节）。

出现以下情况，结账就不简单了：员工分布在多个州，销售税账户涉及多个州，贷款方或投资人要求在固定日期前提供报表，多位业主取钱，或账已经落后。每一项都会增加一项银行对账单无法核对的核对工作。报表迟到或看起来不对，或没有人负责这套流程，都说明光靠一张清单可能不够。

先准备好：银行和信用卡对账单、支付处理商报告、附缴存确认的工资报表、贷款对账单，以及上个月已结账的资产负债表。

各个账户应该按什么顺序核对？

先核对现金账户，再核对给它们供数的账户，最后检查报表。没有规则规定这个顺序；这是实际工作中的做法。两个账户之间的转账会在两边都出现，所以先处理好银行这一边，信用卡、处理商和贷款这一边的未知项就会少一些。

导入的银行数据不会核对任何东西；原因，以及如何不花一个周末就完成核对，请看银行数据导入不等于对账。信用卡还款请看账簿中的信用卡还款；处理商打款请看核对销售额与平台打款。

怎么核对支票账户并找出差异？

核对就是使银行对账单、支票簿和账簿三者一致。它们之间可能因两个常见原因而不同：对账单包含账簿尚未录入的银行费用，而对账单不包含对账单日期之后的存款和尚未兑现的支票（第 583 号出版物）。

IRS 的步骤，按顺序：

1. 把对账单上的存款与账簿上的存款对比，记下每一处金额差异。
2. 把每张已兑现的支票或付款，按号码和金额与账簿对比。对账单上找不到匹配的账簿记录，属于未兑现。
3. 编制银行余额调节表。该出版物的示例从对账单余额开始，加上尚未入账的存款，减去未兑现的支票。
4. 录入账簿所缺少的项目，例如服务费。
5. 检查调整后的对账单余额是否等于调整后的账簿余额。如果不等，就回头重查前面的步骤。

如果信用卡或贷款的对账单在月中截止，就核对到其对账单日期；涵盖当月最后一天的对账单到达后，该月才算最终确定。

要找出仍然存在的差异，第 583 号出版物从账簿入手：上个月的期末余额，加上当月的存款，减去当月的付款，必须等于本月余额。如果不等，就是某张支票或某笔存款记错了。在软件中，先把当月存款总额和付款总额分别与对账单比较，再缩小到具体的日期和项目。

常见原因有：未兑现的项目、从未录入的银行费用或自动扣款、金额错误、一笔分录录了两次，或录入了错误的账户。以下是实务中的检查办法，不是 IRS 的规则：差额等于一笔交易的金额，说明漏了或录了两次；差额是它的两倍，说明录反了方向；差额是 9 的倍数，往往是数字颠倒。如果逐行检查后差异仍在，就不要再为凑平而调整，请另找一个人再看一遍。如果期初余额不再与上个月的对账单一致，通常是已核对月份中的某笔交易被修改、删除或新增，或期初余额录入有误；请看对账时期初余额有误。

每月要核对哪些工资缴存和报表？

把当月的工资报表与账簿中的工资费用和工资负债核对，并与已缴存的税款核对。联邦工资税要以电子方式缴存，缴存时间表取决于以往的税负（IRS）。缴存跟随工资的支付日期，而不是账簿记录负债的日期（第 15 号出版物）。没有员工的话，跳过这一节。

按月缴存的雇主，一旦达到 $100,000，至少在当年剩余时间和下一年内成为每半周缴存的雇主。当前或上一季度 941 表税款低于 $2,500、且当前季度没有次日缴存义务的雇主，可以随按时提交的 941 表一并付款，而不必缴存（第 15 号出版物）；其负债在这笔付款时结清。

对 941 表申报人来说，回溯期是缴存年度前两年的 7 月 1 日起至前一年的 6 月 30 日止的 12 个月（第 15 号出版物表 1），时间表按日历年确定一次。每月的核对：

• 工资报表上的工资总额等于账簿中的工资费用；权责发生制账簿还要加上已赚取但尚未支付的工资。
• 报表上的预扣税款和雇主税款，等于账簿显示的应付工资税负债。
• 每笔缴存及其确认号码，都会减少这项负债。由工资服务商代为缴存的也是这样，因为外包工资的雇主一般仍对税款负责（第 15 号出版物）。缴存之后，已缴存款项对应的负债为零。如果有余额清不掉，说明漏了缴存，或缴存被记成了费用；请看清不掉的工资负债。
• 季度末，三个月的工资报表与 941 表一致，该表的截止日为 每季度结束后第一个月的最后一天。如果所有缴存都按时完成，IRS 再给 10 个日历日。被 IRS 通知改报 944 表的雇主，改为每年申报一次。940 表和联邦失业税，请看自己发工资。
• 企业可能需要州或地方的工资税号（SBA）；请看员工在另一个州。

迟缴存可能被罚未付金额的 2% 至 15%，但合理理由可以免除或减轻（IRS）。故意不缴纳所预扣税款的业主或其他负责人，可能依据第 6672 条个人承担未缴预扣税款 100% 的责任，这可以包括会计师或任何为企业签支票的人（第 15 号出版物）。IRS 一般有 3 年 的时间核定，从次年的 4 月 15 日 起算，或从较晚的申报日期起算（IRM 5.7.3）。请看信托基金追回罚款。如果漏了缴存或申报，请看工资税欠缴。

应收款、账单、贷款和销售税要查什么？

资产负债表上的这些余额，每一项都应与一份外部清单一致：客户发票、供应商账单、贷款方对账单或销售税申报表。适用哪些，取决于会计方法。权责发生制下，收入一般在赚取的年度申报，费用在发生的年度申报；收付实现制下，费用一般在支付时扣除（第 538 号出版物）。收付实现制的企业只有在账簿记录未付发票和账单时，才需要核对它们；要在两种方法之间选择，请看小企业用收付实现制还是权责发生制。

• 应收款。未付客户发票清单的合计，等于应收款余额。已存入但从未冲抵发票的付款，是余额不符最常见的原因。
• 账单。未付供应商账单清单的合计，等于应付款余额。权责发生制下，月末之后才到的账单，如果成本发生在当月，也要录入。
• 贷款。通过真实有效的贷款借入的钱不是收入，企业一般可以扣除与业务有关的债务的利息（第 334 号出版物）。把每笔付款拆分为利息和降低余额的部分，并把余额与贷款方对账单核对一致。分录请看记录企业贷款。
• 销售税。向买方征收、企业必须代收并上缴的销售税不是收入。向作为卖方的企业征收的税则不同：代收的金额计入总收入（第 334 号出版物）。各州对税种的表述不同，所以要查清您所在州属于哪一种。无论哪种，在申报并缴清之前，都要把应缴税款作为负债保留。另外，请列出没有收取销售税的采购，因为这些采购可能要缴使用税；请看企业采购的使用税。代收的税款是替州政府保管的，在纽约州，某些业主、高管、合伙人和成员可能要对企业所欠的税款承担个人责任（第 750 号出版物）。请看销售税分录和应付销售税与申报表不符。

每个州自行规定申报时间表。例如，加州和纽约州都要求没有销售的期间也要提交申报表。请看提交销售税申报表。

业主取款、出资和个人消费怎么处理？

业主与企业之间每一笔资金往来，都要记为独立的一类分录，默认绝不记作营业收入或费用。IRS 建议企业账户与个人账户分开、仅用于业务，并把每笔存款标明为营业收入、个人资金或借款。其示例指出，从企业账户支付的个人开支仍要记录，即使它不能扣除（第 583 号出版物）。

业主投入的钱记为出资或借款，绝不记为销售额。具体是哪一种，取决于协议和事实；请看业主向 LLC 出资还是借款和股东借给 S 公司的贷款。真实有效的借款不是收入（第 334 号出版物），第 583 号出版物要求标明收款来源，使经营性与非经营性收款、应税与非应税收入保持分开。

每个月都要查看对账单上的个人消费，并把它们从费用中移到业主账户。对独资经营者或合伙人，这就是取款或分配账户。对公司，个人消费是分配、工资还是给业主的贷款，取决于事实；请看S 公司支付个人开支和向自己的公司借款。分录和其他陷阱，请看记录业主取款、保证付款与合伙人取款和整理混在一起的企业与个人资金。

要检查哪些报表？什么情况看起来不对？

损益表显示某一时期的收入和费用；资产负债表显示某一日期的资产、负债和权益（第 583 号出版物）。完成核对之后，对照上个月，逐行阅读这两张报表。这些是实务检查，不是 IRS 的规则。

报表仍然看着不对，请看损益表看起来不对的原因；还有遗留的未分类项目，请看报税前的未分类费用。投资人和董事会资料包请看面向投资人和董事会的月度财务报表。

本月有哪些预估税付款和截止日？

业主和公司按各自的日历缴纳预估税。个人（包括独资经营者、合伙人和 S 公司股东）一般在预计报税时要欠税 $1,000 或以上时缴纳；公司一般在预计 $500 或以上时缴纳（IRS）。落在周末或假日的日期顺延到下一个工作日。该付多少、漏缴的代价，请看季度预估税缴纳。

独资经营者的联邦预估税是业主的个人税，而 IRS 说明不要扣除联邦所得税（第 334 号出版物），所以从企业账户支付的这笔钱，一般记为取款，不记为费用。合伙人的付款也是个人税，所以一般是对该合伙人的分配。S 公司替股东缴税时，可能是分配、贷款或工资，取决于事实；请看S 公司预估税缴纳。C 公司缴纳自己的税，这不是对业主的分配。合伙企业或 S 公司自己欠的税是它们自己的，不是分配：S 公司就内在收益税、超额净被动收入税或投资抵免追回税缴纳的联邦预估税，按公司日期到期（1120-S 表填报说明），以及州一级的实体层面税，例如已选择的穿透实体税。

其他取决于账簿的日期：工资缴存和 941 表（见上文）、各州时间表上的销售税申报，以及贷款方或投资人报告在协议规定的日期。

月末结账有截止日期吗？怎样让它更顺畅？

联邦税法没有规定结账日期。IRS 表示，除少数情形外，法律并不要求任何特定类型的记录，只要有一个清楚显示收入和支出的系统（第 583 号出版物），并建议每月核对支票账户。真正重要的截止日来自上面这些日期。

在任何人依赖这些数字的第一个日期之前结账：

• 缴存日期之前，完成工资核对。
• 预估税付款之前，算出利润数字。
• 每个州的申报表之前，算出销售税数字。
• 贷款方或投资人的报告日期之前，完成账簿。

最后一张对账单到达之前就结账是个陷阱：每张对账单都到了，该月才算最终确定。以下是实务习惯，不是规则，能在不减少步骤的前提下加快结账：每个月用同一张清单，每个步骤只指定一个负责人，对账单一入账就核对，而不是拖到季度末，发薪日当天收集工资报表。有投资人的初创公司可能需要在每次董事会前结账；资料包本身请看投资人月度页面。年末的版本是年末结账清单。

示例

这些示例仅作说明，金额均为美元。

一家有六名员工、月销售额 $80,000 的咖啡馆 LLC

所有销售都是刷卡。收银机报告显示 3 月销售额 $80,000，另有代收销售税 $5,000。银行卡处理商存入 $82,600，扣下 $2,400 手续费，所以存款加手续费等于销售额加销售税。这 $5,000 一直留在应付销售税里，直到申报表缴清。银行对账差了 $4,000：3 月的房租支票已兑现，却从未录入。录入之后，对账单和账簿一致，损益表显示了当月的房租。

3 月工资税合计 $4,000。咖啡馆回溯期内的税款为 $50,000 或以下，所以是按月缴存的雇主，须在 4 月 15 日前缴存。3 月 31 日的资产负债表显示 $4,000 的工资负债，缴存之后，3 月的负债为零。

一位月收入 $12,000 的自由职业顾问

这位顾问是独资经营者，5 月的结账很简短。顾问核对唯一的企业支票账户，为当月存款和费用分类，并把转到个人账户的 $5,000 记为业主取款，不是费用。企业储蓄账户收到 $3,000 用于预估税；这笔转移是转账，不是费用。下一笔付款到期时（6 月 15 日），从该账户支付属于取款。

一家每月花费 $50,000 的初创 C 公司

这家初创公司采用权责发生制记账，董事会在 20 号开会，所以结账在第一周内完成。当月付出的现金是 $44,000，但当月有 $6,000 的供应商账单到达时还没付款。结账时录入了它们，所以损益表显示 $50,000 的支出。董事会资料包就是用这些已结账的账簿编制的。

您的情况不同？

• 报表迟到或看起来不对，对账总是对不平，或没有人负责月度流程：请看对账时期初余额有误和记账服务。
• 账已经落后好几个月：请看补做逾期未做的账和记账服务。
• 贷款方或投资人要求每月在固定日期前提供已结账的账簿：请看面向投资人和董事会的月度财务报表和记账服务。
• 漏了工资缴存或申报，工资服务商漏缴，或收到了 IRS 的工资税通知：请看工资税欠缴和工资服务商没有替您缴税。
• 销售税账户涉及多个州：请看提交销售税申报表、按州记录销售额以判断纳税关联和记账服务。
• 您拥有一家 S 公司：请看S 公司记账和记账服务。
• 个人和企业资金混在一起：请看整理混在一起的企业与个人资金和记账服务。
• 非美国人拥有您的 LLC 或公司，或从境外为其注资：请看外资美国公司的记账和记账服务。
• 决定谁来记账，或检查记账的人：请看自己记账还是请记账员、记账员每月收费多少、检查记账员的工作和记账服务。