企业税务记录和收据要保存多久：IRS 的三年规则

企业的税务记录、收据和银行对账单要保存多久？

就税务而言，支持税表上某个项目的收据、银行对账单、发票和其他记录，要在报税后保存 3 年（IRS）。这通常是 IRS 可以追加征税、您可以申请退税的期限。提前报税的税表，视为在截止日期当天报税。收据必须包含哪些内容，见 IRS 对收据的要求。

三年只是默认期限。如果某一年从未报税、税表漏报了收入、企业有员工、设备或境外账户，或者企业正在关闭或出售，情况就不简单了。每种情形都会改变保存期限；下一节列出了具体做法。

销毁任何东西之前，请先收集：每份已报税表以及报税日期的证明、资产清单和购买发票、工资档案、贷款、租约和保险文件，以及任何美国境外账户的对账单。如果您分不清哪些年度仍然有效（多见于关闭企业、出售企业、取消记账软件或清理成箱的资料时），请先按年度整理记录。

企业记录什么时候要保存三年以上？

这些是联邦期限，主要针对所得税税表；州税和其他税种可能不同（IRS）。

企业适用 25% 测试时，用的是扣除销货成本之前的总收入。税表上或所附声明中已充分披露的金额不计入，但如果遗漏源于夸大计税基础，披露并没有帮助（26 U.S.C. 6501(e)）。适用时，更长的期限涵盖整份税表，所以要保存该年度的全部记录，而不仅仅是漏报项目的记录。

FBAR 的记录保存规则，比可以核定 FBAR 民事罚款的 六年 期限短（31 U.S.C. 5321(b)(1)）。

三年的期限从什么时候开始算？

期限从您提交税表之日开始；提前报税的，从税表的截止日期开始（第 583 号出版物）。逾期报税或延期后报税的税表，从实际报税当天起算（26 U.S.C. 6501(a)）。从未提交的税表，期限永远不会开始。

提交更正税表不会重新开始三年；期限仍然由原始税表的报税日期决定。唯一的例外是：在期限最后 60 天内收到的、显示应缴税款更多的已签署更正税表，会把期限延长到 IRS 收到之后 60 天（26 U.S.C. 6501(c)(7)）。

企业税表还有第二个计时，因为业主要在自己的税表上申报实体的数字：

所以，S 公司的记录要保存到最后一位股东的税表到期或报税（以较晚者为准）后的 3 年；合伙企业的记录，则要保存到合伙企业税表和每位合伙人税表对应的同一时点。适用集中审计制度的合伙企业，IRS 的调整期限也一直持续到其税表报税日期、截止日期或其提交的行政调整申请三者中最晚者之后的 3 年，某些情形下期限更长（26 U.S.C. 6235）。

雇佣税记录要保存多久？

雇佣税记录至少要自税款到期日或缴纳日起（以较晚者为准）保存 四年（26 CFR 31.6001-1(e)；IRS）。IRS 的页面是从提交该年度第四季度税表起算 四年，这通常使较早的季度结束得更晚。没有提交工资税表的季度没有期限，所以要保存该季度的记录，直到补交税表且其自身的期限届满。若是提出工资税退税、抵免或减免申请，申请相关的记录，至少要在提出申请后保存 四年。

2021 年 3 月 31 日之后休假的合格病假和家庭假工资，以及 2021 年 6 月 30 日之后支付的员工留用税额抵免工资，其相关记录至少应保存 6 年（IRS）。对于员工留用税额抵免，核定期限不早于原始税表的报税日期、视同报税日期或提出抵免申请之日三者中最晚者之后的 6 年，所以要从那一天算起（26 U.S.C. 3134(l)）。要保存哪些工资记录、用什么形式保存，见工资记录的保存。

设备和其他财产的记录要保存多久？

财产记录要保存到您出售该财产或以其他应税方式处置该财产当年的期限结束，而不是购买当年（第 583 号出版物）。这些记录证明您申报的折旧，以及出售时计算损益所用的计税基础（一般是成本加改良费用，减去您已申报或本可申报的折旧（第 551 号出版物））。请保存购买发票、改良费用和折旧明细表；实体税表的填报说明也这样说（1120-S 表填报说明）。

• 非应税交换：旧财产和新财产的记录，都要保存到您处置新财产当年的期限结束。
• 车辆：车辆折旧的每一年，还要保存当年的营业使用记录（第 463 号出版物）；上述处置当年的规则仍然适用。

哪些企业记录应该保存最久？

已报税表、会计账簿、业主计税基础记录，以及结转亏损或抵免所依据的记录，比一般收据保存得更久，因为以后的税表要依赖它们。下列来源都没有为这些记录规定固定的截止日期。

• 已报税表：IRS 建议保存副本，因为它们有助于以后的税表和更正税表（IRS）。同时保存报税日期的证明，例如电子报税的接受通知或邮寄收据，因为报税日期决定了期限从何时开始。
• 会计账簿：分类账和日记账，只要其内容在执行任何税法时可能仍然重要，就要保存（26 CFR 1.6001-1(e)）。
• 业主计税基础记录：S 公司股东或合伙人，有责任保存计算股票或合伙权益计税基础所需的记录（7203 表填报说明；合伙人 Schedule K-1 填报说明）。公司还应该保存董事会会议记录（第 583 号出版物）。
• 结转到以后年度的亏损和抵免：仍在结转的亏损或抵免所依据的记录，在以后使用它的年度可能变得重要。规章设定的是一项测试，而不是固定的年数，所以更稳妥的理解是保存到以后那个年度的期限结束（26 CFR 1.6001-1(e)）。

如果我关闭或出售企业怎么办？

关闭或出售企业不会缩短本指南中的任何期限。IRS 告诉关闭企业的业主，财产记录要保存到处置当年的期限结束，雇佣税记录至少保存 四年（IRS：关闭企业）。

• 谁仍可能被追缴：关闭企业并不会结束 IRS 仍可核定的年度的税款。取得公司资产的业主，可能作为受让人承担责任，直到公司核定期限结束后一年为止（26 U.S.C. 6901(c)）；对未缴的代扣工资税负有责任的人，也可能个人承担（26 U.S.C. 6672）。已关闭公司的记录要保存到这额外的一年结束。
• 最终税表：最终所得税表在提交时，开始它自己的三年期限。最终工资税表遵循 四年 的工资税规则。
• 工资记录：最后一份 941 表或 944 表要附上声明，写明由谁保管工资记录以及存放在哪里。
• 出售企业：出售协议、价格分配和计税基础记录，要保存到出售当年的期限结束。如果价款分几年支付，以后申报这笔出售的税表也要依赖这些记录：只要记录的内容可能仍然重要就要保存（26 CFR 1.6001-1(e)），并且每份税表适用各自的期限（IRS 第 305 号专题）。
• 记账软件：取消之前，导出每一个仍然有效的年度。见取消记账软件时要保存的记录。

报税步骤见关闭公司和出售您的企业。

如果有一年从未报税呢？

没有税表的年度没有期限：计时永远不会开始，所以 IRS 可以随时核定该年度的税款（26 U.S.C. 6501(c)(3)）。该年度的每一份记录，至少要保存到补交税表且其自身的期限届满。逾期税表从提交当天起，开始通常的计时。

IRS 期望您补报多少年的未报税表，以及按什么顺序补报，见补报未报的企业税表。这并不缩短上述没有期限的规则，所以缺失年度的每一份记录都要保存。如果账簿缺失，见用银行对账单重建账簿。

贷款方、保险公司或州要求保存更久吗？

可能会。当记录在税务上不再需要时，丢弃前请先核实，因为保险公司或债权人要求的保存期可能比 IRS 更长（第 583 号出版物）。贷款协议、租约和保险单可能规定了各自的期限。

各州税务机关为州税表设定了自己的期限，有些比联邦的默认期限更长。加州就是一例：加州特许经营税局说，通常的期限是自截止日期或报税日期起四年，某些情形（例如联邦审计或大额漏报收入）更长。请向企业报税所在的每个州的税务机关核实。

示例

以下示例仅作说明；金额均为美元。

自由职业者的收据和卖掉的笔记本电脑

一位自由职业者在 2024 年 4 月 10 日提交了 2023 年税表。截止日期是 2024 年 4 月 15 日，所以期限从那天开始。除非适用更长的期限，2023 年的一般收据和银行对账单保存到 2027 年 4 月。

她在 2023 年购买了一台 US$1,800 的笔记本电脑，并在 2026 年卖掉。电脑的记录以出售当年为准：

• 2023 年：购买并折旧。
• 2024 年和 2025 年：继续使用。
• 2026 年：出售。出售当年决定计时。
• 2027 年 4 月：提交 2026 年税表。
• 2030 年 4 月：笔记本电脑的记录最早可以销毁的时间。

有员工的餐馆老板关闭餐馆

一位餐馆老板在发完最后一笔工资后，于 2026 年 12 月关闭餐馆。最后一份季度工资税表在 2027 年 1 月底到期，税款在那之前缴清。工资记录要从那时起至少再保存四年，直到 2031 年初；如果税款缴得更晚，四年从较晚的日期算起。最终税表要写明由谁保管这些记录以及存放在哪里。

税表漏报收入的顾问

一位顾问在 2024 年 4 月提交 2023 年税表，显示总收入 US$120,000。后来她发现自己漏报了 US$40,000，税表上没有任何地方披露。US$120,000 的四分之一是 US$30,000，所以这 US$40,000 超过了界线。核定期限是六年而不是三年，所以她 2023 年的全部记录要保存到 2030 年 4 月，而不仅仅是漏报收入的记录。

您的情况不同？

• 您正在关闭或出售企业，或者在清理成箱的资料，分不清哪些年度仍然有效。答案取决于每份税表的报税日期、任何未报税的年度、境外账户和您仍在折旧的设备。在销毁任何东西或取消账户之前按年度整理记录，属于记账工作：请找记账服务，并见关闭公司。
• 您收到了 IRS 关于某个年度的信函或通知：即使通常的期限已过，也要保存该年度的每一份记录，并见 IRS 寄给您企业的通知。回复之前按年度整理手头的资料，属于记账工作：请找记账服务。
• 有一年从未报税：见补报未报的企业税表；如果记录不完整，请找记账服务。
• 已报税表漏报了收入：见更正以往税表漏报的收入。
• 企业或其业主持有境外账户或外国公司，或外国人拥有这家美国公司：见 FBAR 要申报哪些账户、外国公司的信息申报表和外国人持有的 LLC 的交易记录。
• 设备记录丢失：见重建丢失的折旧明细表。
• 收据丢失，或者您想扫描后丢弃纸质原件：见丢失的收据、用扫描收据代替纸质收据和不保存记录的罚款。
• 您出租房产：见出租房产的记录和收据。
• 您同时在加拿大报税，或企业是加拿大企业：CRA 有自己的期限，见加拿大企业记录要保存多久。每个国家的税表记录，遵循该国的规则。