小型非營利組織記帳：受限資金與 990 表

小型非營利組織的記帳與一般企業有什麼不同？

非營利組織沒有所有者，也沒有利潤可分配。它的帳簿追蹤淨資產（相當於企業的所有者權益），分成兩類：無捐贈人限制和有捐贈人限制，並記錄每一類的變動。遵循非營利會計準則（ASC 958）的組織，要在 990 表第 X 部分的第 27 行和第 28 行填報同樣的分類；不遵循該準則的組織，改填第 29 行至第 31 行（990 表填表說明）。適用哪一種，要問編製財務報表的人。

申報表一般應採用帳簿平時使用的會計方法。許多接受以 990 表代替本州報告的州，要求使用權責發生制，所以選擇方法之前，請先查詢您所在州的規定（填表說明）。

出現以下情況就不算簡單：受限補助款花掉了卻沒有標註、費用從未按功能分攤、帳簿落後、資助方、銀行或理事會要求提供報表，或者漏報了申報表而免稅資格可能有風險。給資助方和 IRS 的報告都取材於帳簿，所以這些缺口通常要先補上。請先準備好：

• IRS 的資格認定函，以及該組織已提交的申報表。
• 補助協議和獲獎通知函。
• 每個帳戶的銀行和信用卡對帳單。
• 捐贈人記錄，以及已寄出的所有感謝確認函。
• 理事會批准的預算。

建立帳簿的步驟：

1. 每一種款項各設一個收入帳戶：捐款、補助款、會費、專案收費、活動收入。
2. 費用帳戶按類型設置，並為每項費用標註功能：專案、管理及行政，或籌款。
3. 每筆收入都標註為有捐贈人限制或無捐贈人限制。

怎麼判斷一筆捐款或補助款是否受限，又該怎麼追蹤？

當捐贈人（包括某些補助款的提供方）訂下比組織在章程或細則中自己的宗旨更具體的限制時，這筆捐款或補助款就是受限的：限制可以是用途、時間，或要求保留這筆捐款（如捐贈基金）。理事會投票決定預留的款項是理事會指定，不是限制，這筆錢仍屬於無捐贈人限制的淨資產（990 表填表說明）。

如果一筆捐款是用於組織依其一般宗旨本來就在做的事，可能不帶任何限制。如果措辭不清楚，請詢問捐贈人，並保留書面答覆。如果補助款要等組織先花錢才撥付，或者沒達到目標就必須退還，那麼何時算作收入就成了問題。這是會計準則的問題，IRS 的填表說明並沒有定論；請與編製財務報表的人一起確定。

追蹤受限捐款或補助款的做法：

1. 保存協議或函件，保留捐贈人的原話。IRS 把補助申請書和獲獎通知列在應保存的證明文件中（Publication 4221-PC）。
2. 在補助款清單中，每筆捐款或補助款各加一行：捐贈人、用途、金額、收款日期、使用期限、已支出金額、餘額。
3. 在帳簿中給每筆受限收入標註類別，這樣不論款項是否存放在單獨的銀行帳戶，都能印出「有捐贈人限制」的餘額。
4. 給每項費用標註所用的補助款和所屬功能。IRS 指出，有多個專案時，記錄應能分別顯示每個專案的收入和費用（Publication 4221-PC）。
5. 每個月把補助款清單與「有捐贈人限制」的餘額核對一次。

受限補助款花出去之後，帳簿裡會發生什麼？

款項按捐贈人的指示花完，而且任何時間限制都已過去，這筆錢就不再受限制約束，所以這個金額要從有捐贈人限制的淨資產轉到無捐贈人限制的淨資產。如果協議還要求組織繼續使用或持有所購買的物品，那一部分仍然受限。費用照常入帳。這項轉移不改變淨資產總額，改變總額的是費用。

• 在滿足限制的期間入帳，通常是花錢的當期，並附註說明是哪一筆補助款。
• 僅與時間有關的限制，在捐贈人指定的日期到來時就解除，不需要花錢。
• 如果某筆付款不在捐贈人的條款範圍內，不要解除這筆款項的限制。先閱讀協議或詢問資助方；這是一項決定，不是一筆分錄。
• 年底剩下的受限餘額結轉到下一年；遵循 ASC 958 的組織，在 990 表第 X 部分第 28 行申報。

如果補助款在標註之前就已經花掉

1. 調出協議，列出協議允許的用途。
2. 按日期列出這筆補助款支付的每一筆款項，並標明每一筆是否符合捐贈人的條款。
3. 對符合條款的付款，在各項限制得到滿足的期間（通常是花錢的當期）記錄限制解除。不符合條款的付款要問資助方，不是做分錄。

如果在完成這些工作之前，資助方報告或審計就到期了，專業人員可以幫您判斷哪些付款符合條款。

什麼是功能費用？共用的費用怎麼分攤？

功能費用是把每項成本按用途歸類：專案服務、管理及行政，或籌款。提交 990 表的 501(c)(3) 或 501(c)(4) 組織，要填完第 IX 部分的三個欄位；其他組織必須填合計欄，其餘各欄可選擇填寫（990 表填表說明）。

服務於多個功能的成本要分攤。如果會計系統不做分攤，任何合理的方法都可以，但金額必須準確，方法要寫下來。一名員工有一部分時間做籌款、一部分時間做專案，薪金就按這些時間分攤；不能因為大部分時間做專案，就把全部薪金記到專案（990 表填表說明）。

選定一種依據，寫下來，每個月都用它。工資按工時記錄、租金按使用面積，是常見的依據。提交簡表的組織也應該分攤費用：州政府可能要求提供完整的功能費用分析（990-EZ 表填表說明）。

捐贈人方面我必須記錄什麼？

本節適用於可以接受可抵稅捐款的慈善組織，例如 501(c)(3) 組織。俱樂部和行業協會等其他免稅組織，適用不同的捐贈人規則。

對於 $250 或以上的捐款，組織要給捐贈人一份書面確認函。對於超過 $75、一部分是捐款一部分是購買的付款，組織要在索取款項或收到款項時提供書面披露聲明，而不是等到年底。組織不開確認函不會受罰，但捐贈人沒有確認函就不能扣除這筆捐款（Publication 1771）。

確認函必須在捐贈人提交稅表之日，或捐贈人稅表的到期日（含延期）兩者中較早的日期之前送到捐贈人手中；組織通常在 1 月 31 日前寄出。一份年度匯總可以涵蓋多筆這種金額的捐款，但較小的捐款不能合併計算。缺少披露聲明，除非有合理原因，否則罰款為 每筆捐款 $10，每場籌款活動或每次郵寄最高 $5,000。小額紀念品和某些低成本會員福利屬於例外（Publication 1771）。

在帳簿中，記錄每筆捐款的捐贈人、日期、金額、方式、所提供的商品或服務，以及任何限制。像晚宴門票這樣的付款，要分成兩部分入帳：捐贈人所得物品的零售價值記為活動收入，只有超出的部分記為捐款（990 表填表說明）。要保存籌款材料的樣本，以及每場活動中贊助人所得物品及其零售價值（990 表填表說明）。

捐贈的物品，如食品或設備，屬於非現金捐款：記錄捐贈的內容及收到時的價值。捐贈的服務和免費使用場地，不得在 990 表中申報為收入（990 表填表說明）。對於金額較大的非現金捐款，捐贈人可能會帶來 8283 表的 Section B；組織簽署受贈人確認並保留一份副本。如果組織在 3 年內出售或以其他方式處置該財產，一般要在 125 天內提交 8282 表，並給捐贈人一份副本。為免稅宗旨而消耗或贈送出去的物品屬於例外（8283 表填表說明；8282 表）。

我的非營利組織該提交哪一種年度申報表？何時到期？

該提交哪種申報表，取決於總收入和總資產（990 表填表說明；IRS 990-N 表頁面）。

三種申報表的到期日都是納稅年度結束後第五個月的 15 日（曆年為 5 月 15 日），或下一個營業日。8868 表為 990 表和 990-EZ 表提供自動六個月的延期（Publication 4221-PC）。990 表和 990-EZ 表必須以電子方式提交（990 表填表說明；990-EZ 表填表說明）。

總收入是一年內從所有來源收到的全部款項，不扣除任何成本（990 表填表說明）。「通常」有專門的判斷標準（IRS 990-N 表頁面）：

• 成立第一年，如果收到的款項或捐贈人承諾的款項為 $75,000 或以下，組織就符合資格。
• 成立一年至三年之間，前兩個納稅年度每年的平均總收入須為 $60,000 或以下。
• 成立三年或以上，包括當年在內的前三個納稅年度，平均總收入須為 $50,000 或以下。

教會和某些其他組織不必提交；私人基金會改為提交 990-PF 表；有些組織，如支持型組織，即使規模很小，也必須提交 990 表或 990-EZ 表（IRS：誰必須提交）。捐贈人建議基金的發起組織必須使用 990 表，不能使用 990-EZ 表；依第 512(b)(13) 條屬於控制組織的，如果年內它與受控實體之間有任一方向的資金往來，也同樣如此（990 表填表說明）。教會請見教會帳簿與捐款記錄。州慈善登記、年度報告和州免稅是另外的事，各州規定不同；IRS 在其州網站連結頁面列出了各州網站。有些州接受聯邦申報表代替本州報告，但可能要求補充細節（990-EZ 表填表說明）。

帳簿提供數字，但編製申報表是與記帳不同的工作。請在到期日之前，確定由誰來編製。

三年不提交申報表會怎樣？

連續三年沒有提交必須提交的 990 表、990-EZ 表或 990-N 表，組織的免稅資格會自動終止，生效日為第三份漏報申報表或通知的原定到期日（IRS：自動撤銷）。遲交 990-N 表沒有罰款，但漏報的電子明信片（e-Postcard）仍算入那三年（IRS 990-N 表頁面）。

IRS 會公布自動撤銷名單；請在名單中查詢組織的名稱（IRS：自動撤銷）。

免稅資格被撤銷之後：

• 組織不再享有聯邦所得稅的免稅資格，所以可能要提交所得稅稅表並繳稅。
• 組織不再有資格接受可抵稅的捐款。在組織名稱出現在 IRS 撤銷名單之前所做的捐款，捐贈人仍然可以扣除。
• 組織必須向 IRS 申請恢復資格；法律不允許對合法撤銷提出上訴。州和地方法律對它的處理也可能不同（IRS：自動撤銷）。

每一種途徑都是要繳納申請費的免稅申請：所有途徑都可使用 1023 表、1024 表或 1024-A 表，只有第一種和最後一種可以使用 1023-EZ 表。免稅資格恢復的日期，取決於所走的途徑（IRS：恢復資格）：

兩種合理原因途徑還要求提交漏報的申報表（須以紙本提交），並附一份聲明，說明所有必須提交的申報表現已全部提交。走第一種途徑時，只有在組織同時為漏報年度提交了紙本 990-EZ 表（可以使用 990-N 表的年度除外）的情況下，IRS 才會免除未提交的罰款。

另外，遲交或不完整的 990 表或 990-EZ 表，對較小的組織可能被罰 每天 $25，最高為 $13,000 或總收入的 5% 中的較低者，除非有合理原因；總收入超過說明中較高標準的組織，每日罰款額和上限都更高。罰款也可能落到個人身上。如果 IRS 來函，限定提交或更正申報表的日期，日期過後，每一位負有提交責任的高級職員、董事、受託人、員工或其他個人，都可能被罰 每天 $10，同一份稅表的所有人合計最高 $6,500，且全部人員共同承擔責任（990 表填表說明；26 U.S.C. 6652(c)）。

漏報的年度需要專業判斷：哪些年度必須提交、每個年度需要哪種表格，以及哪種途徑適合。每份申報表都要報告帳簿裡的數字，所以這幾個年度的帳簿落後也是問題。

我要保存哪些記錄？保存多久？

支持申報表的記錄，至少要從申報表到期日或提交日兩者中較晚者起，保存三年；免稅申請文件和理事會會議記錄要永久保存（990 表填表說明；Publication 4221-PC）。

僱傭稅和財產記錄適用一般規則，請見業務記錄要保存多久。990 表第 VI 部分第 14 行會問組織是否有文件保存和銷毀政策（990 表填表說明）。

非營利組織有時也要繳稅嗎？

要。通常的聯邦所得稅針對的是無關營業收入：對大多數組織來說，就是來自經常進行、而且與免稅宗旨沒有實質關聯的營業活動的收入。免稅資格被撤銷後（見上文）也可能要繳所得稅，有支薪員工的組織還有僱傭稅（設置工資系統）。兩個常見的例外可能改變結論：實質上所有工作都是無償完成的業務，例如志工經營的義賣；以及實質上所有商品都是捐贈而來的商品銷售，例如許多二手商店（IRS：例外和排除）。請記錄是誰做的工作，以及商品的來源。如果組織所有無關業務合計的總收入達 $1,000 或以上，除了年度申報表之外，還要提交 990-T 表（990 表填表說明；IRS：無關營業收入稅）。這裡的總收入是指總收入扣除銷貨成本。990-T 表必須以電子方式提交，到期日為年度結束後第五個月的 15 日，可用 8868 表延期；稅款須在原定到期日之前繳清（990-T 表填表說明）。預計當年稅款達 $500 或以上的組織，還要在年內繳納預估稅（IRS：無關營業收入稅）。

某項活動是不是無關業務，要看具體事實。在帳簿中，把任何經常性副業的收入和直接成本，與捐款和專案收入分開記，這樣組織才能看出是否越線。

財務主管或理事會每月應該看到什麼？

IRS 沒有規定月度報告。一份有用的報告包，應與年度申報表所要求的內容一致，這樣年底就可以使用相同的數字：

1. 資產負債表，顯示有捐贈人限制和無捐贈人限制的淨資產（第 X 部分）。
2. 當月和年初至今的收入與費用，並與預算對照。
3. 補助款清單：每筆受限捐款或補助款的已收款、已支出、餘額和使用期限。
4. 年初至今按功能分類的費用（第 IX 部分）。
5. 銀行和信用卡對帳，已完成並簽字確認。
6. 每一筆 $250 或以上的捐款，都已寄出確認函。

這份報告包背後的日常工作，請見月末結帳清單和年末結帳清單。

舉例

以下範例僅作說明，所有金額均以美元計。

食物銀行花掉部分受限補助款

一家食物銀行收到 $20,000 的補助款，用於購買冷凍櫃和食品。3 月，它買了 $5,000 的食品。

$5,000 的費用由限制解除的金額承擔，$15,000 仍然是有捐贈人限制的，用於冷凍櫃和以後的食品。補助款清單顯示的餘額相同。

小型藝術團體選擇申報表

一個曆年制的藝術團體，成立至少三年，不是支持型組織，過去三年每年收入約 $60,000，年底資產為 $40,000。它三年的平均收入高於 $50,000，所以不能使用電子明信片。收入低於 $200,000，資產低於 $500,000，所以提交 990-EZ 表或 990 表。它要在 5 月 15 日之前確認用哪一種，或用 8868 表延期。

捐贈人付費參加晚宴

一位捐贈人為一場晚宴付了 $150，組織估價這場晚宴值 $60。這筆付款超過 $75，而且換取了回報，所以組織要提供書面披露聲明：可扣除金額僅限於 $90，即超出 $60 估價的部分。在帳簿中，$60 是活動收入，$90 是捐款。同一場晚宴付款 $300，則捐款為 $240，低於 $250，所以需要披露聲明，但不需要確認函。付款 $350 時，$290 的捐款還需要一份書面確認函，描述這場晚宴及其 $60 的價值。

您的情況不一樣嗎？

• 您的非營利組織是教會： 請使用教會帳簿、住房津貼和捐款記錄。
• 您是向慈善機構捐款的企業： 捐贈方的做法見企業的慈善捐款。
• 您的非營利組織在加拿大： 請見非營利組織帳簿與資訊申報表。
• 受限補助款花掉了卻沒有標註、帳簿落後了幾個月或幾年，或者資助方、銀行或理事會要求提供報表： 給資助方和 IRS 的報告都取材於帳簿，所以這些缺口通常要先補上。請見補做逾期帳簿和記帳協助。
• 漏報了申報表、IRS 就某份申報表來函，或免稅資格可能已經終止： 涉及哪些年度、哪些表格和哪種恢復途徑，要看具體事實。這幾個年度的帳簿可以透過記帳協助重建；哪些申報表和申請適合，要由專業人員判斷。
• 您有支薪員工： 工資系統是另外的設置；請見設置工資系統。