年底预付费用：当年扣除还是分期摊销（12 个月规则）

我在 12 月支付了明年的房租或保险费，可以在当年扣除吗？

通常可以，但并非总是如此。采用收付实现制的企业，如果适用 12 个月规则，就可以在付款当年扣除 12 月支付的款项：受益期必须在开始后 12 个月内结束，并且不得晚于下一纳税年度的最后一天。覆盖明年 1 月至 12 月的房租符合条件。同样是 12 个月，但从 4 月 1 日开始，就不符合，这笔款项要按所覆盖的年度分摊。采用权责发生制的企业还必须通过经济履行测试，下文会讲到。

预付改变的是扣除所属的年度，而不是扣除的总额。规则允许时，扣除提前到付款当年，明年的扣除就相应减少。规则不允许时，现金在 12 月已经付出，扣除却要等到之后的年度。

12 个月规则见 第 538 号出版物 和 26 CFR 1.263(a)-4(f)。第 334 号出版物 是写给 Schedule C 报税人的，只讲一般规则，它的示例把 7 月 1 日开始的 1 年期保单拆到两个年度扣除。第 538 号出版物（示例 2）则对同类保单按 12 个月规则全额扣除。本文讲的是美国联邦规则。

出现下列情况，事情就不简单：

• 付款覆盖的期间超过一年，或者保障期在年度开始很久之后才开始；
• 账簿和税表使用的方法不同，或者企业采用权责发生制；
• 以前年度的税表对预付费用的处理前后不一致；
• 企业采用权责发生制，而收款方是业主本人、亲属，或者采用收付实现制的关联公司；
• 贷款方、投资人或买家会查看这些账簿。

如果其中任何一条符合您的情况，请在报税前先确定处理方式。后面的章节会说明如何逐项核对。

决定之前请先备齐：

• 写明保障期起止日期的发票或合同；
• 银行或信用卡对账单上的付款日期；
• 上一年度税表上的会计方法（独资经营者看 Schedule C 的 F 行）；
• 最近两年的税表，用来查看以前对预付费用是怎么处理的。

什么是 12 个月规则？我的这笔付款符合吗？

12 个月规则允许企业现在就扣除一笔预付款，而不必把它资本化为资产再分期摊销，条件是受益期不超过下面两个限制中较早的那一个。两个限制必须同时满足（26 CFR 1.263(a)-4(f)）。它适用于房租、保险或会员费等预付的权利和权益。

对于按日历年度报税、在 12 月付款的企业，第二个限制就是明年的 12 月 31 日。明年 1 月 1 日开始的 12 个月保单符合条件。同一份保单如果从 4 月 1 日开始，就不符合，因为它延续到了再下一年。

有三种情况会改变结果：

• 续期。 如果事实表明有合理的续期预期，受益期就按包含续期的期间计算，所以一份您预计会续签的一年期租约，可能通不过这条规则。条例会综合考虑续期记录、交易的经济实质和续期条款。
• 没有固定期限。 对于期限不确定的权利，该规则不适用：例如没有固定期限的权利，如只有违反条款才会被撤销的政府许可，或者以固定数量的货物或服务而不是以时间来计量的权利。
• 选择不适用。 企业可以选择不使用该规则，做法是在按时提交的原始税表（含延期）上把这些付款作为资本支出处理。合伙企业或 S 公司由企业本身作出选择，而不是由其所有人作出。这项选择涵盖当年所有类似的付款，只有经 IRS 同意才能撤销。

如果一大笔款项覆盖超过 12 个月，或者在明年之后才结束，怎么办？

12 个月规则不适用时，预先支付的费用只能在其所属的年度扣除（第 538 号出版物）。每个年度分得保障期中落在该年度的那一部分。

用付款金额除以所覆盖的月数，再把相应的月数分给每个纳税年度。第 538 号出版物就是按月份这样拆分一份三年期保单的。属于以后年度的部分，作为预付资产留在资产负债表上，等到相应月份到来再转为费用。

保障期超过 12 个月时适用这种做法，例如两年期或三年期保单。保障期不超过 12 个月、但在下一纳税年度最后一天之后才结束时也适用，例如按日历年度报税的企业，其 12 个月保单从明年 2 月 1 日开始。

大额租约适用另一套规则。租约的租金总额超过 $250,000，且租金的支付比所属日历年度提前超过一年、被递延，或在租期内发生变化，就可能属于第 467 条租赁协议。无论采用收付实现制还是权责发生制，承租人和出租人都要适用各自的租金和利息规则（26 USC 467、26 CFR 1.467-1）。每月租金相等、且全部在所属日历年度或其前一年、后一年支付的租约，不属于这一类。多年期预付租约请在报税前请人审核：记账帮助。

我的企业用收付实现制还是权责发生制，结果会不同吗？

会。采用收付实现制的企业在付款的年度扣除费用，但要受上述预付规则的限制（第 538 号出版物、26 CFR 1.461-1）。采用权责发生制的企业，则要在金额确定、且经济履行已经发生时才扣除。12 个月规则不会改变权责发生制企业何时产生负债（26 CFR 1.263(a)-4(f)(6)）。

权责发生制如何处理预付费用？

采用权责发生制的企业，要在负债已经确定、金额可以确定、且经济履行已经发生时，才能扣除费用或将其资本化。这通常指服务已经提供、财产已经交付或财产已经被使用。提前付款本身并不会让扣除提前（第 538 号出版物）。经济履行何时发生，取决于买的是什么（26 CFR 1.461-4）：

• 服务。 随着服务提供方提供服务而发生。如果企业可以合理预期，服务提供方会在付款后 3 1/2 个月内完成合同下的全部服务，就可以把这些服务视为在付款时已经提供。12 月支付的、为期一年的单一不可分割服务合同，通常不符合这个时间窗口。另有一项安全港，适用于 12 个月或更短、提供定期服务且每次服务各有独立价值的合同，例如清洁或绿化养护：预付款中对应最初 3 1/2 个月的部分，计入付款当年（税务程序 2015-39）。改用这项安全港属于会计方法变更（税务程序 2025-23，第 20.12 节，变更编号 220）。
• 财产。 随着财产的提供而发生。企业可以把财产交付或验收时，或所有权转移时，视为财产已经提供。这项选择属于会计方法，必须一贯使用。3 1/2 个月付款规则同样涵盖预计在该期间内取得的财产，但存货、用品和资本化规则仍然决定能否扣除。
• 租金和其他财产使用费。 在使用期间内平均发生。预付明年的租金，通常是明年的费用。
• 保险，以及财产的保修或服务合同。 在付款时发生。这里的服务合同，指承诺修理或更换您所购买或租赁的财产的合同。其他服务适用上面的服务规则。之后再由 12 个月规则决定该笔付款是扣除还是分期摊销。

还有两条规则可能改变结果：

• 经常性项目。 另有一项例外，可以把某个项目视为在较早的年度发生，前提是履行发生在下列两个日期中较早者之前：按时提交税表（含延期）的日期，或年度结束后第九个月的 15 日（约 8 1/2 个月）。企业将其作为会计方法采用，并一贯适用。该项目必须是经常发生的，并且金额不重大，或者与收入的配比更好。如果履行发生在税表提交之后、但仍在 8 1/2 个月之内，可以通过更正税表来主张（第 538 号出版物、26 CFR 1.461-5）。某个项目是否符合，取决于具体事实。
• 关联人士。 欠采用收付实现制的关联人士的费用，要等到已经支付、且该关联人士把它计入收入之后，才能扣除（第 538 号出版物）。

12 月购买的存货、用品和小型设备怎么处理？

它们是货物，不是预付的服务，所以各自适用自己的规则，而不适用 12 个月规则。

• 存货。 其成本通常在货物售出时结转，而不是在付款时。不做正式存货核算的小企业可以更早扣除，但前提是账簿确实把这些存货作为费用处理。详见 存货与用品的费用化。
• 用品。 零星的次要用品，通常在付款当年扣除，其他用品在第一次使用或消耗的年度扣除。哪些属于哪一类，请见上面那篇指南（IRS 有形财产条例）。
• 小型设备。 小额安全港选择，允许企业对每张发票或每件物品不超过 $2,500 的有形物品作费用扣除；如果企业有适用财务报表，则上限为 $5,000。企业需要在年初就已有会计政策，规定此类金额的物品作费用处理（如果有适用财务报表，则政策须为书面形式）。企业必须在账簿中遵循该政策，当年对所有符合条件的物品都适用这项选择，并在按时提交的原始税表上附上选择声明。该安全港不包括存货和土地，只涵盖有形财产，所以不适用于预付的保险或房租（26 CFR 1.263(a)-1(f)）。

大型设备请见 年底前购买设备。

预付费用该怎么记账？账簿必须和扣除保持一致吗？

收付实现制风格的账簿，在付款时就把这笔款项记为费用。要分期摊销的账簿，则先把付款记为资产，之后每过一个月再转为费用。不管哪种方式，税表上的扣除都按上述税务规则来定，账簿与税表可以不同。

要在账簿中分期摊销一笔付款，请这样做：

1. 付款当日，借记预付费用科目，贷记银行或信用卡科目。
2. 每笔预付款在明细表上单列一行：供应商、付款日期、保障期起止日期、金额和所覆盖的月数。
3. 每个月，借记费用科目，贷记预付费用科目，金额为当月应摊的份额。
4. 年末，把预付费用的余额与明细表核对：未到期的月数乘以每月的费用。
5. 把每一行与税务规则对照。如果税表上的扣除比账簿多或少，请把差额记录在一份明细表上，供您的报税人员使用。

12 个月规则检验的是受益期的长短，而不是账簿怎么记。账簿可以把一笔付款分期摊销，而税表上全额扣除。公司（包括 S 公司）或合伙企业，通常在账面收入与税表收入的调节表中报告这类差异，即 Schedule M-1，较大的企业用 Schedule M-3。某些规模很小的报税人可以不填 Schedule M-1（1120 表、1120-S 表和 1065 表的填报说明）。独资经营者没有这类附表，所以第 5 步的明细表是记录这个差异的唯一依据。

选择不适用 12 个月规则，是在税表上通过把该笔付款作为资本支出处理来作出的。如果账簿采用收付实现制，一笔不符合 12 个月规则的付款会在账簿里被记为费用，所以税表上需要作调整才能把它分期摊销。详见 权责发生制账簿与收付实现制税表。

我以前每年处理预付费用的方式都不一样，可以直接改吗？

不能随意改。会计方法包括对任何重要项目的处理方式，所以您年复一年对预付费用的处理方式，本身就可能构成您的会计方法。如果企业一直没有适用一般规则或 12 个月规则，开始适用之前需要 IRS 批准（第 538 号出版物）。变更“任何项目的会计处理方式”所用的表格是 3115 表。

以前年度的做法意味着什么，取决于具体事实：

• 第 538 号出版物指出，一个项目如果没有一贯的处理方式，通常就不算已经确立了某种方法。更正计算或过账错误不属于会计方法变更，但把预付费用扣除在错误的年度则属于时间性问题。以前的税表是存在错误，还是已经确立了某种方法，取决于具体事实。
• 改用 12 个月规则属于自动变更（编号 78，税务程序 2025-23，第 11.05 节），并伴有第 481(a) 条调整。税务程序 2006-12 第 5.02 节把它列为示例。变更要符合资格条件，而变更为一般规则适用哪一套程序，应由报税人员在 3115 表页面上确认。

收付实现制与权责发生制之间如何转换，以及 3115 表变更及其调整的一般做法，见 从收付实现制改为权责发生制。

示例

以下示例仅作说明。所有金额均为美元。每家企业的纳税年度都是日历年度。

咨询师预付一年办公室租金

一位采用收付实现制的咨询师，在 12 月 15 日支付 $12,000，作为明年 1 月至 12 月的办公室租金。受益期在明年 12 月 31 日结束。这既在 1 月 1 日起 12 个月之内，也在下一纳税年度年末之前，所以适用 12 个月规则。咨询师可以在付款当年全额扣除 $12,000，除非以前年度的税表一贯将预付费用分期摊销，那样的话要改变做法可能需要 IRS 批准（见“我以前每年处理预付费用的方式都不一样，可以直接改吗？”）。

账簿仍然可以把这笔租金作为预付资产，明年每月转出 $1,000。这样，年末账簿和税表就会有差异，这个差异在明年会冲回。

如果是采用权责发生制的企业支付同样的租金，则随着场地的使用，每月扣除 $1,000，所以整笔 $12,000 都落在明年。

4 月开始的保单

同一位咨询师在 12 月 15 日支付 $12,000，购买一份保单，保障期从明年 4 月 1 日到再下一年的 3 月 31 日。这份保单在下一纳税年度最后一天之后才结束，所以 12 个月规则不适用。一般规则按月份分摊这笔付款：12 个月中有 9 个月落在明年，3 个月落在再下一年。

账簿中，12 月 15 日的分录是借记预付保险费，贷记银行，金额为 $12,000。从 4 月起，每个月借记保险费用，贷记预付保险费，金额为 $1,000。

三年期保单

一位企业主在 12 月支付 $9,000，购买一份明年 1 月 1 日开始的三年期商业保险。保障期共 36 个月，所以 12 个月规则不适用。无论采用收付实现制还是权责发生制，结果都一样。

如果这位业主在付款当年扣除全部 $9,000，税表当年就多扣了 $9,000，而之后三年每年少扣了 $3,000。这要靠更正税表还是会计方法变更来纠正，取决于具体事实。见“我以前每年处理预付费用的方式都不一样，可以直接改吗？”

您的情况不同？

• 您预付了大额或多年期的账单，以前年度的税表对预付费用的处理前后不一致，账簿里缺了好几年的预付费用，或者账簿与税表对不上： 哪些付款符合条件、是否需要申报方法变更，以及账簿应如何体现每笔预付费用才能与税表相符，这些都要在报税前确定。请见 补做逾期账簿，并获取 记账帮助。
• 您的账簿采用权责发生制，而收款方是您本人、亲属或您控制的公司： 关联人士规则可能使扣除推迟到收款方申报收入时，所以请在报税前核对。获取 记账帮助。
• 您不确定企业应该用收付实现制还是权责发生制： 请见 小企业用收付实现制还是权责发生制。
• 您想从收付实现制改为权责发生制，或改回来： 请见 从收付实现制改为权责发生制。
• 您的账簿采用权责发生制，而税表采用收付实现制： 请见 权责发生制账簿与收付实现制税表。
• 有客户向您预付了款项： 那属于收入这一侧。请见 客户预付款与押金。
• 其他年末事项： 年底前购买设备、存货与用品的费用化、年末应计工资（针对 12 月底应付、1 月支付的工资）以及完整清单 年终结账清单。