年底預付費用：當年扣除還是分攤（12 個月規則）

12 月預付的明年房租或保險費，可以在當年扣除嗎？

常常可以，但不是一律可以。採用現金收付制的企業，若符合 12 個月規則，12 月支付的款項可以在付款當年扣除：受益期必須在開始後 12 個月內結束，而且須在次一稅務年度的最後一天之前結束。明年 1 月至 12 月的房租符合規則。同樣 12 個月，如果從 4 月 1 日開始，就不符合，款項要按所涵蓋的年度分攤。權責發生制的企業還必須通過經濟履行測試，下文會說明。

預付只會改變扣除的年度，不會改變扣除的總額。規則允許時，扣除額提前到付款當年，明年的扣除額就變少。規則不允許時，現金在 12 月已經付出，但扣除要等到之後的年度。

12 個月規則見於 Publication 538 和 26 CFR 1.263(a)-4(f)。Publication 334 是寫給 Schedule C 申報人的，只講一般規則，其中的例子把 7 月 1 日開始的 1 年期保單分攤到兩個年度。Publication 538（Example 2）則按 12 個月規則，把同類保單全額扣除。本頁說明的是聯邦規則。

符合下列情況的個案就不單純：

• 付款涵蓋的期間超過一年，或保障要到年度開始很久之後才生效；
• 帳目與稅表採用不同的會計方法，或企業採用權責發生制；
• 以前年度的稅表對預付費用的處理不一致；
• 企業採用權責發生制，而收款方是所有者、親屬，或採用現金收付制的關聯公司；
• 貸款機構、投資人或買家會審閱帳目。

如果符合其中任何一項，請在提交稅表之前先確定處理方式。後面的各節會說明如何逐項檢查。

決定之前請先準備：

• 載明保障起訖日期的發票或合約；
• 銀行或信用卡對帳單上的付款日期；
• 上一份稅表上的會計方法（獨資經營者看 Schedule C 第 F 行）；
• 最近兩年的稅表，用來查看以前如何處理預付費用。

什麼是 12 個月規則？我的付款符合嗎？

12 個月規則讓企業可以直接扣除預付款項，不必把它列為資產再分攤，條件是受益期不超過下列兩個限制中較早的一個。兩個限制都必須符合（26 CFR 1.263(a)-4(f)）。它適用於預付的權利和利益，例如房租、保險或會員資格。

對於在 12 月付款的曆年制企業，第二個限制是次年的 12 月 31 日。從明年 1 月 1 日開始的 12 個月保單符合規則。同一份保單如果從 4 月 1 日開始就不符合，因為它會延伸到再下一年。

有三種情況可能改變結果：

• 續約。如果事實顯示合理預期會續約，該利益就視為持續到續約期結束，所以您預期會續約的一年期租約，也可能不符合規則。法規會考慮續約的歷史、交易的經濟內容和續約條款。
• 沒有固定期間。此規則不適用於期限不確定的權利：例如沒有固定期間的權利，像只有違反條款時才會被撤銷的政府執照，或者以固定數量的貨物或服務、而不是以時間來計算的權利。
• 選擇不適用。企業可以在按時提交的原始稅表（含延期）上，把這些付款當作資本支出處理，選擇不使用此規則。合夥企業或 S 公司由企業本身作出選擇，而不是由其所有者作出。該選擇涵蓋當年所有類似的付款，只有經 IRS 同意才能撤銷。

如果一筆大額付款涵蓋超過 12 個月，或在明年之後才結束，怎麼辦？

12 個月規則不適用時，預先支付的費用只能在其所屬的年度扣除（Publication 538）。每個年度分得的是保障期間落在該年度的部分。

用付款金額除以所涵蓋的月數，再把相應的月數分給每個稅務年度。Publication 538 就是按月數這樣分攤一份三年期保單的。屬於以後年度的部分，會作為預付資產留在資產負債表上，直到相應的月份到來。

保障期超過 12 個月時適用這個做法，例如兩年或三年的保單。保障期不超過 12 個月、但在次一稅務年度最後一天之後才結束時也適用，例如曆年制企業的 12 個月保單從明年 2 月 1 日開始。

大額租約適用另一套規則。租金總額超過 $250,000、租金提前支付超過一個曆年、遞延支付或在租期內有變動的租約，可能屬於第 467 條租賃協議。無論採用現金收付制還是權責發生制，承租人和出租人都適用它專門的租金與利息規則（26 USC 467、26 CFR 1.467-1）。每月租金相同、並且全部在該租金所屬的曆年或其前後一年內付清的租約，不屬於這類協議。多年期的預付租約，請在提交稅表之前請專業人士審閱：記帳協助。

我的企業用現金收付制或權責發生制，結果會不同嗎？

會。採用現金收付制的企業在付款的年度扣除費用，但要遵守上述預付費用規則（Publication 538、26 CFR 1.461-1）。採用權責發生制的企業，要在金額已確定且經濟履行已發生時扣除。12 個月規則不會改變權責發生制企業何時產生債務（26 CFR 1.263(a)-4(f)(6)）。

權責發生制如何處理預付費用？

採用權責發生制的企業，要在債務已確定、金額可以確定、並且經濟履行（economic performance）已發生時，才扣除或資本化一項費用。一般來說，這是指服務已提供、財產已交付或財產已被使用。提前付款本身不會改變扣除的時間（Publication 538）。經濟履行何時發生，取決於所購買的是什麼（26 CFR 1.461-4）：

• 服務。隨服務提供方履行而發生。如果企業可以合理預期，服務提供方會在付款後 3 1/2 個月內完成合約下的全部服務，就可以視為付款時已提供。12 月支付的、涵蓋整年單一不可分割服務的合約，一般不符合這個期限。另有一項安全港，適用於 12 個月以內、提供定期服務且每項服務各有獨立價值的合約，例如清潔或園藝維護：預付款中涵蓋最初 3 1/2 個月的部分，可以計入付款年度（Revenue Procedure 2015-39）。改用這項安全港屬於會計方法變更（Revenue Procedure 2025-23，section 20.12，change no. 220）。
• 財產。隨財產交付而發生。企業可以把財產視為在交付或驗收時，或所有權轉移時已提供。這種選擇屬於會計方法，必須一致地使用。3 1/2 個月付款規則同樣涵蓋預期在該期間內交付的財產，但存貨、用品和資本化規則仍然決定能否扣除。
• 房租及其他財產使用。在使用期間內平均分攤。為明年預付的房租，一般是明年的費用。
• 保險，以及財產的保固或服務合約。在付款時發生。這裡的服務合約，是指承諾修理或更換您所購買或租用財產的合約。其他服務適用上述服務規則。之後由 12 個月規則決定該筆付款是扣除還是分攤。

另有兩項規則可能改變結果：

• 經常性項目。另一項例外可以在下列情況下，把一個項目視為在較早的年度發生：履行發生在按時提交稅表（含延期）的日期，或年度結束後第九個月的第 15 天（約 8 1/2 個月）兩者中較早的日期之前。企業須把它作為會計方法採用，並一致地適用。該項目必須經常發生，並且金額不重大，或者更能與收入相配比。如果履行發生在稅表提交之後、但仍在 8 1/2 個月之內，可以提交更正稅表來申請扣除（Publication 538、26 CFR 1.461-5）。某個項目是否符合，取決於具體事實。
• 關聯方。欠付給採用現金收付制的關聯方的費用，要等到實際付款、並且該關聯方將其計入收入之後才能扣除（Publication 538）。

12 月購買的存貨、用品和小型設備呢？

這些是商品，不是預付服務，所以各有各的規則，不適用 12 個月規則。

• 存貨。其成本一般在貨物售出時結轉，而不是在付款時。不做正式存貨盤點的小型企業，可能可以更早扣除，但前提是帳目確實把存貨當作費用處理。請見存貨與用品的費用化。
• 用品。次要的零星用品，一般在付款當年扣除，其他用品則在首次使用或耗用的年度扣除。上述指南說明了如何區分（IRS 有形財產法規）。
• 小型設備。小額安全港選擇，讓企業可以扣除每張發票或每件物品不超過 $2,500 的有形物品；如果企業有適用的財務報表，限額是 $5,000。企業在年初就必須有會計政策，規定這個金額以下的物品作費用處理（有這類財務報表的話須有書面政策）。企業須在帳目中遵守這項政策，當年對所有符合條件的物品都適用該選擇，並在按時提交的原始稅表上附上選擇聲明。安全港不包括存貨和土地，只涵蓋有形財產，所以不適用於預付保險或房租（26 CFR 1.263(a)-1(f)）。

較大型的設備，請見年底前購買設備。

預付費用該怎麼記帳？帳目必須與稅表上的扣除一致嗎？

現金收付式的帳目在付款時就把款項記為費用。要分攤的帳目，則先把付款記為資產，隨後每個月再轉為費用。無論哪種做法，稅表上的扣除都按上述稅務規則辦理，帳目可以與它不同。

要在帳目中分攤一筆付款：

1. 付款當天，借記預付費用科目，貸記銀行或信用卡科目。
2. 每筆預付款建一行明細：供應商、付款日期、保障起訖日期、金額和涵蓋的月數。
3. 每個月，借記費用科目，貸記預付費用科目，金額為當月應分攤的部分。
4. 年底時，把預付費用餘額與明細表核對：未到期的月數乘以每月成本。
5. 把每一行與稅務規則比較。稅表上的扣除多於或少於帳目時，把差額記在報稅員可以使用的明細表中。

12 個月規則檢驗的是受益期的長短，而不是帳目怎麼記。帳目可以分攤一筆稅表上全額扣除的付款。公司（包括 S 公司）或合夥企業，一般在帳面收入與稅表收入的調節表中申報這類差異，即 Schedule M-1，規模較大的則用 Schedule M-3。有些很小的申報人可以不填 Schedule M-1（見 1120 表、1120-S 表和 1065 表的填表說明）。獨資經營者沒有這類附表，所以第 5 步的明細表是這個差異的唯一記錄。

選擇不適用 12 個月規則，是在稅表上把該筆付款當作資本支出來辦理的。如果帳目採用現金基礎，不符合 12 個月規則的付款在帳目中已被費用化，稅表上就需要調整，才能把它分攤。請見權責發生制帳目與現金基礎稅表。

我每年處理預付費用的方式都不同：可以直接改嗎？

不能隨意改。會計方法包括對任何重要項目的處理方式，所以您年復一年處理預付費用的方式，本身就可能構成您的會計方法。如果企業一直沒有適用一般規則或 12 個月規則，開始適用之前需要 IRS 批准（Publication 538）。申請變更「任何項目的會計處理」要用 3115 表。

過去幾年的情況代表什麼，取決於具體事實：

• Publication 538 指出，除非一個項目一直被一致地處理，否則一般不算已確立會計方法。更正計算或過帳錯誤，不屬於會計方法變更，但把預付款項扣除在錯誤的年度，則是時間性問題。以前年度的稅表是有錯誤，還是已確立了某種方法，要看具體事實。
• 改用 12 個月規則屬於自動變更（no. 78，Revenue Procedure 2025-23，section 11.05），並需要作第 481(a) 條調整。Revenue Procedure 2006-12 的 section 5.02 把它列為例子。變更要符合資格條件；改用一般規則該適用哪個程序，要由報稅員在 3115 表頁面上確認。

現金收付制與權責發生制之間的轉換，以及 3115 表的變更和調整一般如何運作，請見從現金收付制轉為權責發生制。

舉例

以下例子僅作說明。所有金額以美元計。每家企業都採用曆年制稅務年度。

一位顧問預付一年的辦公室房租

一位採用現金收付制的顧問，在 12 月 15 日支付 $12,000，用於明年 1 月至 12 月的辦公室房租。受益期在明年 12 月 31 日結束。這在 1 月 1 日起的 12 個月之內，也在次一稅務年度年底之前，所以 12 個月規則適用。這位顧問可以在付款當年全額扣除 $12,000，除非以前年度的稅表一直把預付費用分攤，那樣改變做法可能需要 IRS 批准（見「我每年處理預付費用的方式都不同：可以直接改嗎？」）。

帳目上仍然可以把房租記為預付資產，明年每個月轉出 $1,000。這樣在年底時，帳目與稅表就有差異，而這個差異會在明年轉回。

採用權責發生制的企業，若付同樣的房租，會隨著空間被使用，每個月扣除 $1,000，所以整筆 $12,000 都落在明年。

4 月開始的保單

同一位顧問在 12 月 15 日為一份保單支付 $12,000，保障期從明年 4 月 1 日到再下一年的 3 月 31 日。這份保單在次一稅務年度最後一天之後才結束，所以 12 個月規則不適用。一般規則按月份分攤這筆付款：12 個月中的 9 個月落在明年，3 個月落在再下一年。

在帳目中，12 月 15 日的分錄是借記預付保險費，貸記銀行，金額為 $12,000。從 4 月起，每個月借記保險費用，貸記預付保險費，金額為 $1,000。

三年期保單

一位企業所有者在 12 月為一份從明年 1 月 1 日開始的三年期企業保險保單支付 $9,000。保障期為 36 個月，所以 12 個月規則不適用。無論採用現金收付制還是權責發生制，結果都一樣。

如果這位所有者在付款當年全額扣除 $9,000，稅表上那一年就會多扣 $9,000，之後三年每年又少扣 $3,000。這要靠更正稅表還是會計方法變更來處理，取決於具體事實。請見「我每年處理預付費用的方式都不同：可以直接改嗎？」

您的情況不同嗎？

• 您預付了大額或多年期的帳單、以前年度的稅表對預付費用的處理不一致、帳目中缺少好幾年的預付費用，或者您的帳目與稅表不一致：哪些付款符合規則、是否需要提交方法變更申請，以及帳目該如何列示每一筆預付費用才能與稅表對得上，都是提交稅表之前要先解決的問題。請見補做逾期帳目，並尋求記帳協助。
• 您的帳目採用權責發生制，而收款方是您本人、親屬或您控制的公司：關聯方規則可能使扣除延後到收款方申報該筆收入時，所以請在提交稅表之前先檢查。尋求記帳協助。
• 您不確定企業應該用現金收付制還是權責發生制：請見小型企業用現金收付制還是權責發生制。
• 您想從現金收付制改為權責發生制，或改回來：請見從現金收付制轉為權責發生制。
• 您的帳目採用權責發生制，而稅表採用現金基礎：請見權責發生制帳目與現金基礎稅表。
• 客戶向您預付了款項：那屬於收入方面。請見客戶預付款與訂金。
• 其他年底事項：年底前購買設備、存貨與用品的費用化、年底應計工資（適用於 12 月底發生、1 月支付的工資），以及完整清單所在的年底結帳清單。