年末应计工资：12 月工资 1 月发放怎么入账

12 月下旬的工资 1 月发放，算哪一年？

工资税法按工资的发放年度计算。现金制账簿和采用现金制的税表也一样。权责发生制账簿和采用权责发生制的税表，则按工作发生的年度计算。12 月做的工作、1 月发的工资，两种方法的结果不同。

941 表填报说明要求按支付工资的日期申报工资税，而不是按负债应计的日期或缴存税款的日期。第 15 号出版物说明，缴存规则按发放工资的日期确定，不看会计上税款何时应计。W-2 表填报说明给出了例子：12 月 13 日至 26 日的工作，1 月 1 日发放，列入下一年度的 W-2 表。

就社会保障税、Medicare 医疗保险税和所得税预扣而言，工资在实际支付，或员工可以不受限制地提取时即视为已支付，即使支票晚些才兑现（26 CFR 31.3121(a)-2；26 CFR 31.3402(a)-1(b)）。这个时间就是发薪日。

税表一般要与账簿中一贯使用的会计方法一致，如有差异，需要有记录支持（26 CFR 1.446-1(a)(1), (a)(4)；权责发生制账簿与现金制税表）。有些企业不能使用现金制税表，例如总收入超过上限的 C 公司，该指南有详细说明。扣除时间取决于税表所用的方法。

简单的情形下，现金制企业在 1 月发薪时记入 1 月，年末不需要做分录；权责发生制企业在 12 月 31 日做一笔分录，并在 1 月 1 日冲回。下列情形就不简单了：所有人或亲属在发薪名单上，账簿用权责发生制而税表用现金制，1 月的发薪已经全额入账、又叠加了 12 月的应计分录，或者涉及休假工资或年终奖金。下面逐一说明。

入账前，请先准备好：

• 12 月最后一次和 1 月第一次的工资登记表，注明每个发薪周期的开始日、结束日和发薪日。
• 上一年税表所用的会计方法。
• 上一年 12 月 31 日的分录，方便您发现重复入账。
• 在发薪名单上的所有人和亲属名单，以及他们的持股比例。
• 休假和奖金政策，以及欠付的余额。

现金制账簿应在什么时候记录工资？

现金制企业在发薪日记录工资。12 月 15 日至 28 日的发薪周期，如果 1 月 3 日发薪，就算 1 月的费用，虽然工作是在 12 月做的。

采用现金制的税表，扣除按付款年度计算（第 538 号出版物；26 CFR 1.461-1(a)(1)）。

雇主负担的那部分工资税属于税款，采用现金制的税表在缴纳税款的年度扣除（26 CFR 1.461-1(a)(1)）。发薪软件通常在发薪日记录雇主税款。如果工资在 12 月最后几天发放、税款到 1 月才缴存，现金制下这笔雇主税款一般在缴存的年度扣除，所以税表与账簿可能略有差异。

贷款方或投资方如果希望 12 月反映 12 月的人工成本，要的就是权责发生制的数字。下一节介绍分录；权责发生制账簿与现金制税表说明如何把这类账簿与现金制税表配合使用。

权责发生制账簿怎么记录未付的 12 月工资，1 月又怎么冲销？

在 12 月 31 日把 12 月工资记为费用和负债。到 1 月，冲销这笔负债，不要再记一次费用。权责发生制把费用与发生的年度相配比（第 538 号出版物）。

1. 算出 1 月首次发薪中属于 12 月的部分。 时薪员工按截至 12 月 31 日的工作小时数计算。月薪员工按 12 月的工作日数除以该发薪周期的工作日数，再乘以工资总额。
2. 加上这部分工资对应的雇主工资税。 雇主的社会保障税为工资的 6.2%，Medicare 医疗保险税为 1.45%（第 15 号出版物）。再按您的税率加上联邦和州失业税。
3. 在 12 月 31 日做一笔分录。 借记工资费用和工资税费用，贷记应计工资和应计工资税，这两项是负债。
4. 避免 1 月重复入账。 常用的做法是：在 1 月 1 日冲回 12 月 31 日的分录，然后 1 月的发薪照常记入费用。另一种做法是：把 1 月发薪中属于 12 月的部分记在应计账户上，只把其余部分记入费用。
5. 核对结果。 1 月发薪日之后，这次发薪对应的应计工资和应计工资税应为零。

社会保障税和联邦失业税都有年度工资基数上限（以下为本页所属纳税年度的数字：$184,500 和 $7,000；社会保障税的基数每年重新设定，FUTA 的基数则固定在 26 U.S.C. 3306(b)(1)），工资按发放年度计入（第 15 号出版物）。因此，1 月发放的 12 月工资要从新一年的基数重新起算，即使该员工在工作年度已经超过了上限。计算应计税款时，请使用新一年公布的基数，以及您所在州的失业保险工资基数，州的基数可能不同。

哪些工资成本需要应计，哪些不是我的成本？

12 月工作应付的费用，包括您自己负担的工资税，都要应计。员工被预扣的税款，永远不要当作您的成本。

在采用权责发生制的税表上，工资按工作期间扣除，但雇主工资税按付款时间扣除：税款要等缴纳后才能扣除（26 CFR 1.461-4(g)(6)）。有一项例外，适用于定期重复发生的成本：年末金额已确定，并在 年度结束后 8½ 个月之前（或在按时提交含延期的税表之日，以较早者为准）付清（第 538 号出版物；26 CFR 1.461-5）。IRS 已裁定，采用该例外的权责发生制雇主，可以在工作年度扣除当年应计、次年支付的年末工资所对应的社会保障税、Medicare 医疗保险税和联邦失业税（税务裁定 2007-12，补充说明了税务裁定 96-51）。该例外属于一种会计方法。企业可以在首次发生该类成本的年度采用它；已经在付款时扣除工资税的企业，要变更则需要 IRS 同意（26 CFR 1.461-5(d)(1)；从现金制转为权责发生制说明如何申请变更会计方法）。

941 表缴存、W-2 表工资和预扣税分别算哪一年？

这三项都以发薪日为准，不论账簿或税表用哪种方法。1 月 3 日发放的 12 月工作的工资，在 941 表上属于第一季度工资，在 W-2 表上属于新一年的工资。

• 941 表： 按月缴存的雇主在发放工资的月份计入负债。每周两次缴存的雇主在 Schedule B 上按发薪日计入。两者都不按应计日期或缴存日期计算（941 表填报说明；Schedule B 填报说明）。1 月至 3 月发放的工资，属于第一季度的税表。
• 税款缴存： 缴存期限从发薪日开始算。按月缴存的雇主，1 月发薪日的税款要在 次月第 15 日前缴存。每周两次缴存的雇主，则按发薪日是星期几，在随后的星期三或星期五之前缴存（第 15 号出版物）。
• W-2 表： 填报内容以日历年度内实际发放的工资为准（W-2 表填报说明）。
• 预扣： 员工的社会保障税和 Medicare 医疗保险税，在发放工资时从工资中扣除来代收（26 U.S.C. 3102）。

第四季度的 941 表不会显示 12 月 31 日已应计但尚未发放的工资。应计的雇主税款，要到 1 月发薪日才会出现在 IRS 的记录中，所以应计金额请与工资登记表核对，不要与 IRS 的余额核对。

我用权责发生制报税，12 月的工资 1 月才发，可以在今年的税表上扣除吗？

一般可以，前提是税表采用权责发生制，且收款人不是关联人士。采用权责发生制的雇主，在负债已确定且经济履行已发生（您欠付工资，且工作已完成）时扣除工资；对于服务，这在员工工作时就发生了（第 538 号出版物；26 CFR 1.461-4(d)(2)）。12 月的工作就是 12 月的成本，即使发薪日在 1 月。

有三种情况会把扣除推迟到付款年度：

• 税表采用现金制。 这时按付款年度扣除。
• 收款人是所有人或亲属，且较晚才收到款项。 适用关联人士规则（26 U.S.C. 267(a)(2)），下文有说明。
• 付款太晚。 员工在 年度结束后第 3 个月的 15 日之后才收到的工作年度工资，推定为递延薪酬，在员工计入收入的年度扣除（26 CFR 1.404(b)-1T, Q&A-2；26 U.S.C. 404(a)(5)）。在该日期之前收到的工资，不视为递延。已归属的休假工资有各自的期限，见下文。

如果账簿采用权责发生制、税表采用现金制，扣除就按税表的方法。这种搭配是否合适，权责发生制账簿与现金制税表给出了答案。

收款人是所有人或亲属时有什么不同？

采用权责发生制的付款方，对于欠关联人士（该人士采用现金制）的款项，要等到实际付款、且收款人将其计入收入之后才能扣除（26 U.S.C. 267(a)(2)；第 538 号出版物）。关联关系以付款方纳税年度的最后一天为准来判断。如果所有人或亲属按现金制申报（大多数个人都是如此），采用权责发生制的付款方，对其 12 月工资 1 月发放的部分，要在付款年度扣除，而不是工作年度。如果收款人采用权责发生制，或款项在年末前已付清，这一延迟就不适用。年末后 2½ 个月内付款，不能让扣除回到工作年度；年末后终止关联关系，也不行（26 CFR 1.267(a)-2T，(b) 段，答案 5）。

个人服务公司（定义见第 441(i)(2) 条）及其员工所有人，始终视为关联人士（26 U.S.C. 267(a)(2)）。

账簿仍然在 12 月应计这笔工资。只是扣除要等待。W-2 表、预扣税和税款缴存，对每位员工都按发薪日处理。

合伙人的情况不同。收取保证付款的合伙人，在预扣方面不视为员工（26 CFR 1.707-1(c)）。关联人士的延迟扣除规则，不适用于合伙企业的保证付款，以第 707(c) 条涵盖的部分为限（26 U.S.C. 267(e)(4)）。请参阅保证付款与合伙人提款。

应计休假工资和年终奖金怎么处理？

在采用权责发生制的税表上，应计休假工资和年终奖金各有各的扣除期限。

休假工资。 账簿要应计企业欠付的已赚取休假工资。在税表上，员工已赚取的休假工资，如果在当年内付清，或在休假权利已归属的情况下于 年度结束后 2½ 个月内付清，可在赚取的年度扣除。付款更晚的，在实际付款的年度扣除（第 538 号出版物）。

年终奖金。 采用权责发生制的雇主，只有在年末前负债已确定，才能在工作年度扣除奖金。IRS 已裁定，如果奖金池的最低总额在年末前已确定，即使个人金额之后才确定，也符合这一条件（税务裁定 2011-29）。该裁定所述的方案中，员工必须在发薪日仍在职，被没收的奖金分给其他员工，并且在年末后不久付款。该裁定只涉及负债是否确定，而且只适用于这类方案。雇主在年末后可以取消的奖金，需要更仔细地判断。在 年度结束后第 3 个月的 15 日之后发放的奖金，推定为递延薪酬，一般在付款年度扣除。

发给所有人或亲属的奖金，除非在年末前付清，否则适用上文的关联人士规则。W-2 表年度、预扣税和税款缴存，都按发薪日处理。

12 月 31 日的资产负债表应显示什么？怎么核对？

权责发生制账簿在 12 月 31 日应显示应计工资、应计雇主工资税，以及任何应计的休假工资或奖金，这些都是负债。还应显示已发放工资但尚未缴存的预扣税款和应缴税款。现金制账簿没有应计工资或应计工资税，所以只会出现后一类。

预扣的所得税，以及员工负担的社会保障税和 Medicare 医疗保险税，是替政府代管的款项。负责缴纳这些税款的人如果故意不缴，可能要对未缴金额的 100% 承担个人责任（26 U.S.C. 6672）。IRS 一般有 3 年 的时间来核定该罚款；请参阅信托基金追缴罚款。

对照 1 月第一次的工资登记表来核对应计金额：

1. 取 1 月第一份登记表上的工资总额和发薪周期日期。
2. 按小时数或工作日数算出属于 12 月的部分，以及这部分对应的雇主税款。
3. 与 12 月 31 日的应计金额比较。差额要说明原因，例如加薪、加班或四舍五入的差异。
4. 1 月发薪入账后，确认这次发薪对应的应计工资和应计工资税为零。如果还有余额，就是重复入账或拆分有误。
5. 对全年做核对：全年登记表上的工资总额，加上本年末的应计工资，减去上年末的应计工资，等于权责发生制账簿上的工资费用。

如果重复入账发生在已经结账或已经报税的年度，请先确定税表用的是哪种方法、应税收入是否会变化，再做更正分录。清不掉的工资负债说明如何清理该账户，以及什么时候清理要追溯到已结账的年度。

示例

以下示例仅作说明。所有金额均为美元。

采用现金制的零售商

一家采用现金制的零售商，发薪周期为 12 月 15 日至 28 日。工资总额为 $10,000，1 月 3 日发放。账簿把这笔工资记在 1 月。W-2 表把它列入新的一年，税款缴存期限从 1 月 3 日起算。12 月的账簿没有这两周的工资成本，所以 12 月的利润看起来比实际高，1 月则偏低。贷款方比较各月数字时，会看到这个起伏。

采用权责发生制的咨询 LLC

一家采用权责发生制的咨询 LLC，12 月 22 日至 31 日有 $6,000 的工资，1 月 7 日发放。这笔发薪的名单上没有所有人或亲属。雇主的社会保障税和 Medicare 医疗保险税按 7.65% 计算，共 $459。为了简化数字，这里没有计入失业税。1 月发放的工资要从新一年的基数起算失业税，所以实际做应计时要加上。

1 月 7 日照常发薪入账：工资 $6,000 和工资税 $459 记入费用，1 月 1 日的冲回分录将其抵销。属于 12 月那几天的 1 月费用为零，应计账户也回到零。

如果该 LLC 的税表采用权责发生制，$6,000 的工资是 12 月的扣除。如果 LLC 已对工资税采用经常性项目例外，$459 的雇主税款也是 12 月的扣除，因为这笔税款在例外规定的期限内缴纳。没有采用该例外的话，税款在缴纳时扣除。如果税表采用现金制，两项都落在新的一年。无论哪种情况，W-2 表和 941 表都把这笔工资列在 1 月。

采用权责发生制的 S 公司，给所有人发奖金

一家采用权责发生制的 S 公司，在 12 月为其所有人应计了 $20,000 奖金，并在 3 月 10 日付清，在年末后 2½ 个月内。账簿在 12 月记入费用。这位所有人是按现金制申报的股东，所以公司的扣除要等到 3 月付款，即使付款在 2½ 个月内。工作年度的税表上没有这笔扣除，下一年度的税表才扣除这 $20,000。所有人的 W-2 表和预扣税按 3 月的发薪日处理。年末时，账簿与税表相差 $20,000，对账表显示这一差额在奖金发放时转回。如果这家公司的税表采用现金制，扣除同样落在 3 月。情况不同，结果也会不同。年末前付清的奖金，可以避免延迟。所有人采用权责发生制，也可以避免，但 3 月 15 日之后发放的奖金仍推定为递延薪酬（见上文的延迟付款规则）。

您的情况不同？

• 您的账簿和税表用的方法不同，所有人或亲属在发薪名单上，或者 1 月的发薪在应计分录之上又全额入账： 税表用哪种方法、每位所有人的持股如何影响扣除，以及如何更正已经重复入账的年度，都需要把账簿和已提交的税表放在一起看。请获取记账帮助。
• 您想从现金制改为权责发生制，或改回来： 请参阅从现金制转为权责发生制。
• 您不确定哪种方法适合您的企业： 请参阅小企业该选现金制还是权责发生制。
• 您需要整次发薪的会计分录： 请参阅发薪会计分录。
• 工资负债账户清不掉： 请参阅清不掉的工资负债。
• 某次发薪的金额或日期有误： 请参阅更正发薪错误。
• 您要把自己或第一位员工加入发薪： 请参阅设置发薪。单一成员 LLC 的所有人还有额外规则，见从自己的单一成员 LLC 领取工资。
• 您的财年不是 12 月 31 日结束： W-2 表和 941 表仍按日历年度，而账簿和税表按您自己的年末结账。请参阅财年还是日历年度。
• 多个年度的年末发薪截止处理缺失或有误： 请参阅补做逾期未做的账，并获取记账帮助。