Inventario en cero en años pasados: ¿enmendar o Form 3115?

¿Tengo que llevar inventario o un vendedor pequeño puede omitirlo?

Por lo general, el inventario es obligatorio cuando producir, comprar o vender bienes es un factor generador de ingresos del negocio: la mercancía se valora al inicio y al cierre de cada año (26 CFR 1.471-1; Publication 538). Los vendedores que llevan inventario reportan el costo de los bienes vendidos (COGS) en la Parte III del Schedule C, incluidos los que venden en línea. Un contribuyente de pequeña empresa puede omitir un inventario formal, pero aun así necesita un método que refleje con claridad el ingreso. Eso no permite, por sí solo, deducir la mercancía cuando se compra.

Si el trato anterior no estaba permitido, una declaración presentada que omitió el inventario por lo general se enmienda. Dos o más declaraciones consecutivas con el mismo trato suelen ser un método contable, que se cambia con el Form 3115 y un ajuste de la sección 481(a), un monto de corrección que se suma al ingreso. Empezar este año en cero no sustituye a ninguna de las dos vías.

Un contribuyente de pequeña empresa tiene ingresos brutos anuales promedio de $32,000,000 o menos en los tres años fiscales anteriores y no es un refugio fiscal (tax shelter) (instrucciones del Schedule C). El límite cambia cada año, por lo que una declaración anterior usa la cifra de ese año (Rev. Proc. 2025-23, sección 22.18). Una persona cuenta todos sus negocios más una parte de cualquier sociedad de personas o corporación S, los negocios relacionados se suman y un negocio con menos de tres años usa el tiempo que lleva existiendo (26 CFR 1.471-1; 26 U.S.C. 448(c)).

Un negocio así tiene dos opciones simplificadas: tratar la mercancía como materiales y suministros no incidentales, que se deducen en el último de estos dos años: el año en que los bienes llegan a un cliente o el año en que se pagan; o seguir sus registros financieros, es decir, sus estados financieros aplicables (como unos auditados que se usan para obtener crédito) si los tiene y, si no, sus libros y registros. Con la segunda opción puede permitirse deducir las compras cuando se pagan si los libros nunca llevaron inventario; los libros que llevan inventario, o una cifra de inventario entregada a un prestamista, a un tercero o a los accionistas, apuntan en sentido contrario (los ejemplos de 26 CFR 1.471-1). Un negocio que no es un contribuyente de pequeña empresa no tiene ninguna opción simplificada. Ambas opciones se explican en inventario o suministros para vendedores pequeños.

Qué hace que un caso sea menos sencillo, y un motivo para que alguien lea las declaraciones antes de presentar nada:

• Dos o más declaraciones presentadas trataron la mercancía de la misma forma.
• Algunos años muestran inventario y otros no, o el conteo inicial no cuadra con las facturas ni con lo que deducieron las declaraciones anteriores.
• Hay un aviso o una auditoría del IRS abiertos.
• Hay años que nunca se presentaron.
• El negocio terminó o cambió de forma, por ejemplo una empresa individual que se constituyó como corporación: por lo general no se puede solicitar un cambio de método para el año en que un negocio cesa, lo que incluye constituirse como corporación (Rev. Proc. 2015-13, secciones 3.04 y 5.03; instrucciones del Form 3115).

Reúna las últimas tres declaraciones (las páginas de la Parte III o el Form 1125-A), las facturas de compra, los conteos de fin de año, las ventas por artículo y cualquier informe de plataformas.

¿Qué hicieron mis declaraciones anteriores con la mercancía cuando el inventario final era cero?

Por lo general, las declaraciones anteriores sin inventario inicial ni final dedujeron la mercancía en el año en que se compró en lugar del año en que se vendió. En el Schedule C, el costo de los bienes vendidos (línea 42) es la línea 40 menos el inventario final (línea 41), y la línea 40 suma el inventario inicial (línea 35) a las compras y otros costos del año (Schedule C). Sin nada en las líneas 35 y 41, la línea 42 es igual a todo lo que se compró en el año, incluida la mercancía que quedó en los estantes.

La diferencia importa. Una deducción tomada antes de tiempo cambia solo el año en que se toma un costo, y el IRS trata una práctica que solo cambia el momento como un método contable. Una práctica que cambia de forma permanente el ingreso de toda la vida del negocio generalmente no lo es (Rev. Proc. 2015-13, sección 2.01; 26 CFR 1.446-1). Contar la misma mercancía otra vez como inventario inicial en un año posterior deduciría su costo dos veces.

¿Debo poner cero como inventario inicial para que todo coincida?

No, si había mercancía en existencia el primer día y el trato anterior no estaba permitido. Un negocio pequeño cuyos libros nunca llevaron inventario puede tener permitido llevar la mercancía al gasto, y entonces cero es su método (vea la primera sección). Cuando no estaba permitido, la línea 35 del Schedule C es el costo de la mercancía en existencia al inicio del año, y solo requiere una explicación cuando difiere de la cifra final del año anterior (Schedule C; Publication 334). Cero coincide con la declaración anterior, pero no con lo que hay en los estantes.

Empezar en cero evita una segunda deducción solo si las declaraciones anteriores ya dedujeron esa mercancía. Aun así, no es una solución limpia:

• Si cuenta la mercancía al cierre del año pero empieza en cero, el costo de los bienes vendidos de este año deja fuera la mercancía inicial, por lo que el ingreso de este año sube por ese costo, todo de una vez. El Form 3115 hace la misma corrección según los procedimientos del IRS y reparte un ajuste positivo durante 4 años fiscales.
• Si las declaraciones anteriores nunca dedujeron la mercancía, una cifra inicial en cero significa que su costo no se deduce cuando la mercancía se vende.
• Si el trato anterior era un método establecido, un método distinto en la declaración de este año es un cambio hecho sin consentimiento, sin importar cómo se le llame (Rev. Proc. 2015-13, sección 2.03).

¿Cuándo omitir el inventario es mi método contable y cuándo es un error de un solo año?

Por lo general, una declaración presentada es un error, y dos o más declaraciones consecutivas con el mismo trato son un método. Tratar una partida importante de la misma forma en dos o más declaraciones presentadas de manera consecutiva es un trato consistente, esté o no permitido el trato. En la mayoría de los casos no se adopta un método sin esa consistencia (Rev. Proc. 2015-13, sección 2.01; 26 CFR 1.446-1).

Las fuentes dicen «en la mayoría de los casos», así que los hechos deciden. Un año sin declaración, un trato distinto en uno de los años o un cambio de entidad pueden mover un caso de una fila a otra.

¿Enmiendo las declaraciones anteriores, presento el Form 3115 o lo corrijo solo hacia adelante?

Si conviene enmendar o presentar el Form 3115 depende de si el trato anterior estaba permitido y, si no lo estaba, a qué fila de la última tabla se ajustan los hechos:

Las reglas de consentimiento están en la Rev. Proc. 2015-13, secciones 2.03 y 2.05. Un cambio de método de inventario se hace en el Form 3115 (instrucciones del Schedule C).

El año del cambio es el primer año en que se usa el método corregido. En un cambio automático, el Form 3115 se presenta con la declaración de ese año, por lo que normalmente es un año aún no presentado (instrucciones del Form 3115).

Form 3115. La Rev. Proc. 2025-23 enumera los cambios automáticos. La sección 22.17 cubre al contribuyente que pasa de deducir el inventario a un método de inventario permitido, salvo que use o proponga un método de pequeña empresa. La sección 22.18 cubre al contribuyente de pequeña empresa que pasa a uno de esos métodos. La sección 22.19 cubre los cambios dentro de un método de pequeña empresa; un negocio que usa la opción de registros financieros y cambia cómo sus propios registros tratan la mercancía no recibe protección frente a auditorías. La sección 22.20 cubre el paso de un método de pequeña empresa a un inventario formal. Un preparador elige la que corresponde.

• Una sociedad de personas o una corporación presenta su propio Form 3115, firmado por un socio, un miembro de la LLC o un ejecutivo autorizado (instrucciones del Form 3115).
• Un cambio automático no tiene tarifa de trámite. Adjunte el Form 3115 original a la declaración del año del cambio, presentada a tiempo con las prórrogas incluidas, y envíe una copia firmada a la dirección del IRS que indican las instrucciones a más tardar en la misma fecha. El IRS no acusa recibo (instrucciones del Form 3115).
• La vía automática generalmente está cerrada si se cambió la misma partida en alguno de los 5 años fiscales que terminan con el año del cambio, con excepciones enumeradas (Rev. Proc. 2015-13, sección 5). Fuera de ella, una solicitud no automática se envía a la National Office del IRS con una tarifa de trámite y debe presentarse durante el propio año del cambio, no después junto con la declaración (instrucciones del Form 3115).
• Una presentación a tiempo generalmente evita que el IRS exija el mismo cambio para años anteriores; las excepciones, como una auditoría abierta, están en la sección sobre avisos más abajo (Rev. Proc. 2015-13, sección 8).

Form 1040-X. Presente un Form 1040-X por separado para cada año, con un Schedule C corregido. Quitar una deducción significa más impuesto, con intereses desde la fecha de vencimiento original, y pueden aplicarse otras multas por negligencia o por una subestimación sustancial. Un cambio federal también puede cambiar la declaración estatal (instrucciones del Form 1040-X). Un reclamo de reembolso, por ejemplo por una deducción que una declaración anterior omitió, por lo general debe presentarse dentro de 3 años después de presentar la declaración original o 2 años después de pagar el impuesto, lo que ocurra más tarde.

¿Qué es un ajuste de la sección 481(a) y cómo se reparte?

Un ajuste de la sección 481(a) es una corrección que evita que un costo se cuente dos veces o se pierda cuando cambia el método (26 U.S.C. 481). Para un vendedor que dedujo la mercancía antes de tiempo, por lo general es positivo: el costo de la mercancía ya se dedujo y, con el nuevo método, no se habría deducido. El ajuste se calcula incluso para años anteriores que, por lo demás, están cerrados (Rev. Proc. 2015-13, sección 2.06).

Fuentes: Rev. Proc. 2015-13, sección 7.03; instrucciones del Form 3115. Un ajuste neto positivo va en la línea 6 del Schedule C. Uno neto negativo va en la Parte V (instrucciones del Schedule C).

Si el negocio cesa, por ejemplo al constituirse como corporación, al venderse o al aportar sus activos a una sociedad de personas, el saldo no aplicado de un ajuste positivo se incluye en el ingreso de ese año (Rev. Proc. 2015-13, secciones 3.04 y 7.03(4)(a)).

¿Cómo calculo ahora el inventario inicial si no lo conozco?

Dejar en blanco el inventario inicial y final reporta cero, y cero por lo general deduce demasiado pronto el costo de la mercancía en existencia. El inventario inicial del primer año del método corregido es el costo de los bienes en existencia el primer día de ese año.

1. Cuente la mercancía ahora, por artículo, incluidos los bienes suyos que están en tránsito o en consignación, y valórela al costo: precio de la factura menos los descuentos comerciales más el flete para hacerla llegar a usted (Publication 538; costo puesto en el almacén). Relacione cada costo con una factura, un cheque cobrado o un comprobante de tarjeta (Publication 583).
2. Retroceda el conteo hasta la fecha inicial. Revierta cada movimiento desde entonces, al costo: sume las unidades vendidas, devueltas a proveedores, perdidas o tomadas para uso personal, y reste las unidades compradas o devueltas por clientes. El resultado vale tanto como los registros que lo respaldan.
3. Compare el resultado con las páginas anteriores de la Parte III. Muestran si la mercancía inicial ya se dedujo, en cuyo caso entra en el ajuste, o si nunca se dedujo, en cuyo caso su costo sigue pendiente de deducirse cuando la mercancía se venda.

Si no tiene ningún registro, consulte inventario y costo de los bienes sin registros. Para mercancía que compró personalmente antes de abrir el negocio, consulte inventario inicial que ya era suyo.

¿Qué cambia en la Parte III del Schedule C de este año?

Las líneas 35 y 41 llevan cifras reales, y cualquier diferencia con el año pasado se explica. Si está cambiando de método, las instrucciones indican recalcular el inventario final del año pasado con el nuevo método, anotarlo en la línea 35, adjuntar una explicación y usar la diferencia en el ajuste de la sección 481(a) (instrucciones del Schedule C).

Una sociedad de personas o una corporación reporta las mismas cifras en el Form 1125-A: el inventario inicial en la línea 1, el inventario final en la línea 7 y el costo de los bienes vendidos en la línea 8 (Form 1125-A). Para llenar la Parte III cada año, consulte costo de los bienes vendidos en el Schedule C. Para corregir la declaración presentada de una sociedad de personas o de una corporación S, consulte cómo corregir una declaración comercial presentada.

¿Qué hago si tengo un aviso, una auditoría o años sin presentar?

Un aviso, una auditoría o un año sin presentar cambian la vía, y las reglas que siguen son distintas para cada caso.

• Un contacto del IRS sobre una declaración. Un contribuyente está bajo auditoría desde que el IRS lo contacta para programar o realizar cualquier tipo de auditoría de una declaración. Si un aviso determinado cuenta depende de esa definición (Rev. Proc. 2015-13, sección 3.18).
• Mientras hay una auditoría, se envía una copia del Form 3115 al agente que audita a más tardar en la fecha de presentación, el período del ajuste positivo es más corto y la protección frente a auditorías de años anteriores generalmente no está disponible, con ventanas enumeradas (instrucciones del Form 3115; Rev. Proc. 2015-13, secciones 7.03 y 8.02).
• El IRS puede cambiar el método por sí mismo si el que se usa no refleja con claridad el ingreso. Un ajuste positivo resultante normalmente se hace en el año más antiguo bajo auditoría, en un solo año (Rev. Proc. 2015-13, sección 2.09).
• Los años que nunca se presentaron no tienen un trato anterior registrado, por lo que cuál es la primera declaración que refleja la mercancía puede cambiar cuando se presenten las declaraciones atrasadas. Un método se adopta de inmediato si la mercancía se trata correctamente en la primera declaración que la refleja, y de lo contrario, por lo general, solo después de dos o más declaraciones presentadas consecutivamente (Rev. Proc. 2015-13, sección 2.01). El plazo para que el IRS determine el impuesto de un año sin declaración presentada no tiene límite (Publication 583). Consulte cómo ponerse al día con declaraciones comerciales sin presentar.
• Algunos años presentados y otros no es un caso mixto que necesita a un preparador.

¿Qué registros de inventario debo conservar de ahora en adelante?

Conserve lo que permita a alguien reconstruir la cifra inicial y final de cada año: la hoja de conteo de fin de año (artículo, cantidad, costo unitario y quién contó y valoró) (Publication 334), las facturas, los cheques cobrados y los comprobantes de tarjeta que la respaldan (Publication 583), las ventas por artículo y los informes de plataformas, y cada declaración presentada con cualquier Form 3115 y sus anexos. El inventario en libros debe ajustarse a un conteo físico a intervalos razonables (Publication 538).

Conserve los registros de respaldo hasta que venza el plazo de prescripción de esa declaración (Publication 583), pero un ajuste de la sección 481(a) alcanza más atrás de ese punto, así que conserve las facturas y los conteos más antiguos que tenga. Consulte cuánto tiempo conservar los registros del negocio.

Ejemplo

Estos ejemplos son ilustrativos. Todas las cifras están en dólares estadounidenses.

Dos años en que se dedujeron todas las compras

Un revendedor abrió hace dos años. Cada año compró US$40,000 en bienes y los dedujo por completo, sin mostrar inventario final, mientras que US$12,000 en mercancía quedaron en los estantes al cierre de cada año. Sus libros llevan esa mercancía, por lo que el método basado en los libros para vendedores pequeños no está disponible para él. No ha cambiado esta partida antes y no está bajo auditoría.

El año 1 dedujo US$12,000 demasiado pronto. El año 2 repitió el trato, lo que dejó los mismos US$12,000 deducidos antes de tiempo: US$80,000 deducidos en los dos años frente a US$68,000 con un conteo. El mismo trato en dos declaraciones consecutivas suele ser un método, lo que apunta a un Form 3115 para el año 3 y no a dos declaraciones enmendadas. La línea 35 muestra US$12,000 y el ajuste de la sección 481(a) es de US$12,000, positivo. Por debajo del umbral de US$50,000 está disponible la elección de tomarlo todo en el año 3; sin ella, el ajuste se reparte a razón de US$3,000 por año durante cuatro años.

Un error del primer año

Los libros de un vendedor nuevo llevan su mercancía, por lo que deducir las compras cuando se pagan no estaba permitido. Su primera declaración dedujo US$15,000 en compras mientras que US$4,000 seguían sin venderse. Solo una declaración muestra la partida, por lo que por lo general es un error y no un método. Al enmendar esa declaración, el costo de los bienes vendidos pasa a ser US$11,000, lo que aumenta el ingreso en US$4,000, por lo que el impuesto correspondiente se debe con intereses desde la fecha de vencimiento original. La siguiente declaración abre con US$4,000. Si la segunda declaración ya se presentó de la misma forma, un preparador decide a qué ejemplo corresponde.

Un preparador pide el inventario inicial

Un vendedor tiene US$9,000 en facturas, todas con fecha anterior al inicio del año del cambio, de mercancía que sigue en los estantes, y no tiene conteos de años anteriores. Un conteo de los estantes valorado al costo de la factura y relacionado con las facturas da una cifra inicial de US$9,000. Las declaraciones anteriores deciden el resto. Si un método establecido ya dedujo ese costo, los US$9,000 entran en el ajuste. Si la deducción fue el error de una sola declaración, se enmienda esa declaración. Si nunca se dedujo, su costo sigue pendiente de deducirse cuando la mercancía se venda.

¿Su caso es distinto?

• Dos o más declaraciones presentadas dejaron fuera la mercancía: si conviene enmendar, presentar el Form 3115 o corregirlo hacia adelante, y cuál es la cifra inicial y el ajuste, depende de los hechos de cada año. Consiga ayuda con el registro contable para reconstruir la mercancía y el costo por año antes de preparar la declaración.
• Una carta del IRS sobre una declaración, o años que nunca se presentaron: las reglas son distintas en cada caso, como se explica en la sección sobre avisos más arriba. Para los años sin declaración, consulte cómo ponerse al día con declaraciones comerciales sin presentar y consiga ayuda con el registro contable para reconstruir la mercancía de cada año.
• El negocio se cierra, se vende o se constituye como corporación: cualquier ajuste no aplicado pasa al ingreso de ese año. Consiga ayuda con el registro contable para reconstruir la mercancía y el costo antes de la declaración final.
• No tiene conteos ni recibos de años anteriores: consulte inventario y costo de los bienes sin registros.
• Compró la mercancía personalmente antes de abrir el negocio: consulte inventario inicial que ya era suyo.
• Es una sociedad de personas o una corporación S y la declaración necesita corrección: consulte cómo corregir una declaración comercial presentada.
• Su mercancía no se venderá: consulte cómo dar de baja inventario sin vender u obsoleto.