Declaraciones empresariales atrasadas: cómo ponerse al día

¿Qué pasa si mi LLC o corporación no presenta sus declaraciones?

Una declaración obligatoria que falta puede traer multas, intereses y acciones de cobro. El IRS (Servicio de Impuestos Internos de EE. UU.) puede preparar una declaración sustituta que omita deducciones o créditos que el negocio pudo haber reclamado; una determinación fiscal sin pagar puede llevar a un gravamen o a un embargo. Los incumplimientos repetidos pueden provocar medidas coercitivas adicionales (IRS: cómo presentar declaraciones vencidas). Si un propietario trabajador independiente no presenta su declaración, es posible que sus ingresos no cuenten para los beneficios del Seguro Social. La SSA (Administración del Seguro Social) generalmente exige la declaración por trabajo independiente dentro de tres años, tres meses y 15 días después de que termina el año fiscal para acreditar esas ganancias (SSA: cómo declarar ingresos por trabajo independiente).

Una misma LLC puede tener obligaciones distintas de impuesto sobre la renta, de nómina y estatales. Empiece por identificar cuáles obligaciones existieron realmente en cada año. Que un año no haya tenido ingresos no responde por sí solo si se exigía una declaración; consulte qué declaraciones presenta su negocio.

¿Cuántos años atrás debe presentar el negocio?

Haga una lista de todos los años que faltan y determine el período de presentación obligatorio según los hechos del negocio y cualquier notificación del IRS o del estado. Normalmente el IRS exige no más de seis años de declaraciones atrasadas según la Policy Statement 5-133, pero eso es una práctica de cumplimiento, no un permiso para dejar sin presentar declaraciones obligatorias más antiguas. La política permite exigir más años con aprobación y pide un trato especial cuando hay señales de conducta deliberada (willfulness) o de fraude.

Si un contribuyente nunca presenta una declaración obligatoria del impuesto sobre la renta, el IRS generalmente puede determinar el impuesto de ese contribuyente en cualquier momento; una declaración sustituta del IRS no inicia el plazo habitual de determinación. Para los socios y los accionistas de una corporación S, el plazo de determinación de su propio impuesto sobre la renta generalmente depende de sus propias declaraciones, no de la declaración de la entidad (IRS: plazo para determinar impuestos; 26 USC 6501). Los estados tienen sus propios requisitos de presentación y de restablecimiento. Un año antiguo también puede afectar la base fiscal de los activos, la depreciación, las pérdidas o los saldos de los propietarios de un año posterior, así que identifique esos vínculos antes de decidir qué años se pueden omitir.

Un reembolso puede vencer aunque siga vigente la obligación de presentar. Respecto de la retención o de los impuestos estimados de una declaración de ingresos que falta, el IRS dice que la declaración generalmente debe presentarse dentro de los tres años siguientes a su fecha de vencimiento para reclamar un reembolso; las excepciones y el momento del pago pueden cambiar el resultado (IRS: cómo presentar declaraciones vencidas).

¿Qué declaraciones preparo primero y en qué orden?

Primero anote la fecha límite de cualquier notificación del IRS o del estado y mantenga al día las declaraciones actuales y los depósitos de nómina. En los años atrasados, confirme la situación fiscal de cada año y reconstruya primero el más antiguo, para que sus cifras de cierre alimenten el siguiente. Agregar o perder a un miembro de una LLC puede cambiar su clasificación predeterminada ese año (IRS: tributación de las LLC). Concilie los salarios y la nómina antes de finalizar las declaraciones de ingresos. Entregue a los propietarios sus Schedules K-1 de la sociedad o de la corporación S antes de que preparen o corrijan sus propias declaraciones. Revise los trámites estatales junto con el trabajo federal (IRS: cómo presentar declaraciones vencidas; IRS: fechas de vencimiento de los impuestos de nómina).

Si un propietario ya presentó una declaración de ese año, compárela con el nuevo K-1 y corríjala si cambian los montos declarados; un individuo generalmente usa el Form 1040-X (IRS: instrucciones del Form 1040-X). Si una sociedad tuvo un socio extranjero, revise también la retención de la sección 1446, los Forms 8804 y 8805 y los pagos omitidos; consulte retención a socios extranjeros (IRS: instrucciones de los Forms 8804, 8805 y 8813).

No dé por hecho que una elección S entró en vigor solo porque el propietario quería hacerla. El Form 1120-S exige una elección aceptada que siga vigente (IRS: instrucciones del Form 1120-S). Una LLC que elige la clasificación como corporación usa el Form 8832, firmado por sus propietarios actuales o por un ejecutivo o administrador autorizado; los propietarios anteriores afectados por una elección retroactiva también firman. Su fecha de entrada en vigor generalmente no puede ser más de 75 días antes de la presentación ni más de 12 meses después (IRS: Form 8832). Una LLC elegible puede, en cambio, elegir el estatus S en el Form 2553 sin un Form 8832 aparte; firma un ejecutivo autorizado y los accionistas afectados dan su consentimiento. Preséntelo durante el año fiscal anterior o, por lo general, dentro de 2 meses y 15 días después de que comience el año fiscal en que la elección entra en vigor (IRS: instrucciones del Form 2553).

Si falta una elección, es tardía o no está confirmada, verifique la clasificación real antes de escoger la declaración; una LLC todavía puede estar ignorada o tributar como sociedad. Las declaraciones anteriores del Form 1120-S no presentadas pueden afectar el alivio por elección tardía; consulte alivio por elección tardía de corporación S antes de presentar (IRS: instrucciones del Form 2553). Verifique también si un propietario no elegible, como un accionista extranjero no residente, puso fin después a una elección S vigente (IRS: corporaciones S; IRS: instrucciones del Form 1120-S).

Arme una sola lista, año por año, de declaraciones de ingresos, propietarios, períodos de nómina, declaraciones informativas, estados y notificaciones. Los transcripts de impuestos del negocio pueden mostrar las declaraciones presentadas, los pagos, las multas y los registros de la entidad en el IRS; compárelos con los documentos de constitución, las elecciones, las declaraciones anteriores y la correspondencia del EIN. Use los formularios e instrucciones de años anteriores del IRS para cada año que falta.

¿Qué pasa si una LLC de un solo miembro nunca presentó?

Una LLC de un solo miembro constituida en EE. UU. que no eligió tributar como corporación generalmente declara sus ingresos en la declaración de su propietario, no en una declaración de ingresos separada de la LLC. Identifique al propietario y su situación fiscal en EE. UU. en cada año: un individuo ciudadano o residente de EE. UU. generalmente usa el Form 1040 con el Schedule C, E o F; un individuo no residente puede necesitar el Form 1040-NR; y un propietario que sea corporación o sociedad incluye la actividad en la declaración de su entidad (IRS: LLC de un solo miembro; IRS: instrucciones del Form 1040-NR).

Que la LLC se ignore para el impuesto sobre la renta no elimina sus propias obligaciones de impuestos de nómina ni de ciertos impuestos especiales (IRS: tributación de las LLC). Una LLC de propiedad extranjera puede tener además un problema aparte con el Form 5472 (IRS: instrucciones del Form 5472); consulte declaraciones omitidas de propietarios extranjeros.

¿También debo ponerme al día con las declaraciones de nómina, los W-2 y los 1099?

Sí, si el negocio pagó a empleados o hizo pagos a contratistas que deben declararse, revise esas presentaciones en todos los períodos afectados. Los depósitos y las declaraciones de nómina son independientes de la declaración anual de ingresos, y la retención a los empleados genera una exposición más urgente (IRS: fechas de vencimiento de los impuestos de nómina; IRS: multa por recuperación de fondos fiduciarios).

Use las reglas de declaración del Form 1099 de cada año de pago; los umbrales actuales pueden ser distintos de los anteriores (IRS: requisitos para presentar el Form 1099). Concilie los registros de nómina, los depósitos y los Forms W-2 antes de finalizar las deducciones de salarios en las declaraciones de ingresos. Si no se pagaron los impuestos retenidos, una persona que era responsable y actuó deliberadamente puede responder personalmente por el impuesto de fondos fiduciarios no pagado (IRS: multa por recuperación de fondos fiduciarios). Si una corporación S no pagó un sueldo al propietario que trabaja en ella, consulte sueldo del propietario de una corporación S.

¿Y las declaraciones estatales o una empresa suspendida?

Revise los registros estatales de impuesto sobre la renta, de franquicia, de nómina y de registro junto con los registros federales. Un estado puede exigir sus propias declaraciones o informes, y recuperar el derecho de la empresa a operar puede requerir más que presentar ante el IRS.

Los estados anteriores ilustran reglas distintas; revise los estados reales donde se constituyó, se registró u operó la empresa. El impuesto mínimo de una LLC de California y el impuesto de franquicia de una empresa de Delaware tienen sus propias reglas; consulte impuesto mínimo de California o impuesto de franquicia de Delaware. Si no se cobró el impuesto sobre las ventas, consulte cómo ponerse al día con el impuesto sobre las ventas no cobrado.

¿Cómo preparo declaraciones antiguas sin libros contables?

Reconstruya cada año con los registros disponibles y conserve la evidencia de cada monto. El IRS menciona los estados de cuenta bancarios, las facturas, los recibos, los cheques cancelados y los registros de activos como respaldo de los montos del negocio (IRS: conservación de registros del negocio).

Reúna los documentos de constitución, la correspondencia del EIN, las cartas de elecciones, las listas de propietarios y los cambios de propiedad; luego reúna los estados de cuenta bancarios y de tarjetas, los registros de ventas, los registros de contratistas y de nómina, las compras y ventas de activos, las declaraciones anteriores, los transcripts de impuestos y todas las notificaciones. Separe las transferencias, los préstamos y las aportaciones de los propietarios de las ventas, e identifique los gastos personales antes de deducir gastos. Los libros deben mostrar los ingresos brutos, las deducciones y los créditos, con respaldo de los montos declarados (IRS: conservación de registros del negocio). Para la reconstrucción detallada, consulte cómo ponerse al día con la contabilidad atrasada.

¿Cuánto costarán las multas y los intereses?

No hay un total confiable hasta conocer los formularios, años, propietarios, impuestos sin pagar y pagos correctos. Las multas por presentación tardía de una sociedad o de una corporación S pueden depender del número de socios o accionistas y del tiempo de atraso, mientras que los cargos por presentación y pago tardíos de una corporación C generalmente dependen del impuesto sin pagar; los intereses y los cargos estatales se suman a la cuenta (IRS: instrucciones del Form 1065; IRS: instrucciones del Form 1120-S; IRS: instrucciones del Form 1120).

Primero prepare declaraciones exactas y concilie los pagos con los transcripts. Luego estime los cargos por declaración y por año, compare las determinaciones del IRS con los registros y pague cualquier monto no disputado que pueda mientras revisa los cargos en disputa (IRS: cómo presentar declaraciones vencidas). Un año con pocos ingresos o sin ellos puede tener igualmente una multa por presentación de una sociedad o de una corporación S. Para conocer las tasas y las reglas de alivio, consulte multas por presentación y pago tardíos.

¿Debo presentar antes de que el IRS me contacte o después de recibir una notificación?

Presente las declaraciones obligatorias atrasadas tan pronto como puedan prepararse con exactitud, aunque el IRS no haya contactado al negocio. Presentar y pagar lo que pueda puede limitar nuevos cargos, y una declaración sustituta puede omitir deducciones válidas (IRS: cómo presentar declaraciones vencidas). Si se ocultaron ingresos de forma intencional o se retuvieron declaraciones deliberadamente, busque pronto asesoría fiscal o legal sobre la vía de divulgación adecuada antes de presentar; la divulgación voluntaria ante el IRS tiene reglas propias de elegibilidad y de plazos (IRS: Voluntary Disclosure Practice).

Si llegó una notificación, lea primero el tipo de declaración, los años, la fecha límite de respuesta y la dirección de presentación. Responda dentro del plazo indicado. El IRS dice que se debe enviar una declaración vencida a la dirección que aparece en la notificación; una declaración sustituta propuesta puede traer una fecha límite para presentar la declaración o para recurrir ante el Tax Court (Tribunal Fiscal) (IRS: cómo presentar declaraciones vencidas). Si se sospecha un incumplimiento intencional, conviene buscar pronto asesoría fiscal o legal sobre la respuesta y las opciones de divulgación. Si necesita ayuda para preparar las declaraciones, consulte preparación de declaraciones fiscales.

¿Qué pasa si el negocio no puede pagar?

Presente de todos modos las declaraciones obligatorias y pague lo que el negocio pueda. El IRS dice que se debe presentar sin importar la capacidad de pago; pueden estar disponibles planes de pago después de presentar las declaraciones obligatorias, pero los intereses y las multas pueden seguir corriendo hasta que se pague el saldo (IRS: cómo presentar declaraciones vencidas; IRS: planes de pago).

Los propietarios únicos generalmente piden un plan de pago a título personal; los negocios deben usar los datos de contacto de su notificación o la línea del IRS para impuestos de negocios (IRS: planes de pago). Mantenga al día las declaraciones y los depósitos actuales mientras atiende los saldos más antiguos. La retención a empleados sin pagar requiere atención inmediata, porque las personas responsables pueden enfrentar una determinación personal (IRS: multa por recuperación de fondos fiduciarios).

Ejemplo

Todos los montos son dólares estadounidenses ilustrativos. Una LLC de dos individuos residentes en EE. UU. con los mismos derechos sobre las ganancias omitió tres declaraciones anuales de sociedad. En su año más antiguo, los ingresos ordinarios del negocio son $120,000 y los gastos deducibles del negocio son $70,000. En el Form 1065, página 1, línea 23, y en el Schedule K, línea 1, aparecen $50,000 de ingresos ordinarios del negocio; el Schedule K-1 de cada propietario, casilla 1, muestra $25,000 antes de otras partidas fiscales o ajustes (IRS: Form 1065; IRS: Schedule K-1).

Primero la LLC prepara el Form 1065 y los Schedules K-1 de ese año. Cada propietario usa el K-1 para preparar un Form 1040 que falta o para corregir uno ya presentado. La LLC repite la secuencia con los dos años siguientes, arrastrando los saldos afectados. Revisa por separado la nómina y los trámites estatales, y presenta las declaraciones aunque no pueda pagar de inmediato la cuenta resultante. Los montos reales de los K-1 dependen del acuerdo de la sociedad y de todos los registros fiscales.

¿Su caso es distinto?

• La empresa no tuvo ingresos: confirme qué declaraciones seguían siendo obligatorias.
• Falta la elección S o es incierta: resuelva el alivio por elección S tardía antes de escoger una declaración de corporación.
• Un propietario extranjero omitió el Form 5472: use la guía para propietarios extranjeros.
• También omitió la FBAR o el Form 5471: consulte informes extranjeros omitidos.
• Vive en Canadá y omitió declaraciones de EE. UU.: consulte cómo ponerse al día con declaraciones de EE. UU. omitidas desde Canadá.
• Una corporación canadiense omitió su T2: consulte declaraciones corporativas canadienses sin presentar.
• Hay impuestos de nómina, notificaciones, años en disputa o posible conducta deliberada: reúna todas las notificaciones, transcripts y registros de pago y busque ayuda con la preparación de declaraciones fiscales.