Tồn kho đầu kỳ bằng 0 trên Schedule C cũ: sửa hay Form 3115?

Tôi có phải theo dõi hàng tồn kho không, hay người bán nhỏ có thể bỏ qua?

Nói chung phải có hàng tồn kho khi việc sản xuất, mua hoặc bán hàng hóa là yếu tố tạo ra thu nhập của doanh nghiệp: hàng được định giá vào đầu năm và cuối năm (26 CFR 1.471-1; Publication 538). Người bán có lập hàng tồn kho phải khai giá vốn hàng bán (COGS) ở Schedule C Part III, kể cả người bán trực tuyến. Người nộp thuế là doanh nghiệp nhỏ (small business taxpayer) có thể bỏ qua việc lập hàng tồn kho chính thức, nhưng vẫn cần một phương pháp thể hiện rõ thu nhập. Điều đó tự nó không cho phép khấu trừ hàng ngay khi mua.

Nếu cách xử lý cũ không được phép, một tờ khai đã nộp bị bỏ sót thường được điều chỉnh. Từ hai tờ khai liên tiếp trở lên có cùng cách xử lý thì nói chung là một phương pháp kế toán, được đổi bằng Form 3115 và khoản điều chỉnh section 481(a), tức một khoản bù trừ được cộng vào thu nhập. Bắt đầu từ 0 trong năm nay không thay thế được cách nào trong hai cách đó.

Doanh nghiệp nhỏ (small business taxpayer) là người có tổng doanh thu bình quân hằng năm của ba năm thuế trước ở mức $32.000.000 trở xuống và không phải là tax shelter (hướng dẫn Schedule C). Mức giới hạn thay đổi mỗi năm, nên tờ khai của năm trước dùng con số của năm đó (Rev. Proc. 2025-23, section 22.18). Cá nhân tính mọi doanh nghiệp của mình cộng một phần của hợp danh hoặc S corporation bất kỳ, các doanh nghiệp liên quan được tính gộp, và doanh nghiệp dưới ba năm tuổi dùng khoảng thời gian đã tồn tại (26 CFR 1.471-1; 26 U.S.C. 448(c)).

Doanh nghiệp như vậy có hai lựa chọn đơn giản hóa: coi hàng là nguyên liệu và vật tư không phải vật tư phụ, được khấu trừ vào năm muộn hơn trong hai năm, năm hàng giao cho khách và năm trả tiền; hoặc làm theo hồ sơ tài chính của mình, nghĩa là báo cáo tài chính áp dụng (chẳng hạn báo cáo đã kiểm toán dùng để vay) nếu có, và nếu không thì theo sổ sách và hồ sơ. Khấu trừ khoản mua khi trả tiền có thể được phép theo lựa chọn thứ hai nếu sổ sách chưa bao giờ ghi hàng tồn kho; sổ sách có ghi hàng tồn kho, hoặc số liệu hàng tồn kho đã đưa cho bên cho vay, bên ngoài khác hay các cổ đông, thì chỉ theo hướng ngược lại (các ví dụ trong 26 CFR 1.471-1). Doanh nghiệp không phải là doanh nghiệp nhỏ thì không có lựa chọn đơn giản hóa nào. Cả hai lựa chọn nằm trong hàng tồn kho hay vật tư đối với người bán nhỏ.

Điều gì làm trường hợp phức tạp hơn, và là lý do để nhờ người xem các tờ khai trước khi nộp bất cứ thứ gì:

• Hai tờ khai đã nộp trở lên xử lý hàng tồn kho theo cùng một cách.
• Có năm có hàng tồn kho, có năm không, hoặc số kiểm kê đầu kỳ không khớp với hóa đơn hay với số các tờ khai trước đã khấu trừ.
• Đang có thông báo hoặc cuộc kiểm tra của IRS.
• Có những năm chưa bao giờ nộp tờ khai.
• Doanh nghiệp đã ngừng hoặc đổi hình thức, chẳng hạn doanh nghiệp một chủ chuyển thành công ty: nói chung không thể yêu cầu thay đổi phương pháp cho năm doanh nghiệp chấm dứt, trong đó có việc thành lập công ty (Rev. Proc. 2015-13, sections 3.04 và 5.03; Hướng dẫn cho Form 3115).

Hãy gom ba tờ khai gần nhất (các trang Part III, hoặc Form 1125-A), hóa đơn mua hàng, bảng kiểm kê cuối năm, doanh số theo mặt hàng và mọi báo cáo của nền tảng bán hàng.

Khi hàng tồn kho cuối kỳ bằng 0, các tờ khai cũ của tôi đã xử lý hàng ra sao?

Thường thì các tờ khai cũ không có hàng tồn kho đầu kỳ hay cuối kỳ đã khấu trừ hàng vào năm mua thay vì năm bán. Trên Schedule C, giá vốn hàng bán (line 42) bằng line 40 trừ hàng tồn kho cuối kỳ (line 41), còn line 40 là hàng tồn kho đầu kỳ (line 35) cộng các khoản mua và chi phí khác trong năm (Schedule C). Khi line 35 và line 41 trống, line 42 bằng toàn bộ hàng đã mua trong năm, kể cả hàng còn trên kệ.

Sự khác biệt này rất quan trọng. Khoản khấu trừ lấy sớm chỉ thay đổi năm chi phí được tính, và IRS coi một thông lệ chỉ thay đổi thời điểm là một phương pháp kế toán. Một thông lệ làm thay đổi vĩnh viễn thu nhập trọn đời thì nói chung không phải (Rev. Proc. 2015-13, section 2.01; 26 CFR 1.446-1). Tính lại cùng số hàng đó làm hàng tồn kho đầu kỳ của một năm sau sẽ khiến chi phí của nó bị khấu trừ hai lần.

Tôi có cần ghi 0 làm hàng tồn kho đầu kỳ cho khớp không?

Không, nếu ngày đầu năm bạn có hàng và cách xử lý cũ không được phép. Doanh nghiệp nhỏ có sổ sách chưa bao giờ ghi hàng tồn kho có thể được phép ghi chi phí ngay, và khi đó 0 là phương pháp của họ (xem phần đầu). Khi cách đó không được phép, Schedule C line 35 là giá gốc của hàng hóa có vào đầu năm, và chỉ cần giải thích khi con số đó khác với số cuối kỳ năm trước (Schedule C; Publication 334). Số 0 khớp với tờ khai cũ nhưng không khớp với hàng trên kệ.

Bắt đầu từ 0 chỉ tránh được khoản khấu trừ lần hai nếu các tờ khai trước đã khấu trừ số hàng đó. Kể cả khi đó, đây cũng không phải cách sửa gọn gàng:

• Nếu bạn kiểm kê hàng cuối năm nhưng bắt đầu từ 0, giá vốn hàng bán năm nay bỏ sót hàng đầu kỳ, nên thu nhập năm nay cao hơn đúng bằng chi phí đó, dồn một lần. Form 3115 thực hiện cùng khoản bù trừ đó theo thủ tục của IRS và dàn khoản điều chỉnh dương ra trong 4 năm thuế.
• Nếu các tờ khai trước chưa bao giờ khấu trừ số hàng đó, số đầu kỳ bằng 0 nghĩa là chi phí của nó không được khấu trừ khi hàng được bán.
• Nếu cách xử lý trước đó là một phương pháp đã được xác lập, thì dùng phương pháp khác trong tờ khai năm nay là thay đổi không có sự đồng ý, dù gọi bằng tên nào (Rev. Proc. 2015-13, section 2.03).

Khi nào việc bỏ qua hàng tồn kho là phương pháp kế toán của tôi, và khi nào là lỗi của một năm?

Nói chung, một tờ khai đã nộp là lỗi, còn hai tờ khai liên tiếp trở lên có cùng cách xử lý là một phương pháp. Xử lý một khoản trọng yếu theo cùng một cách trên hai tờ khai nộp liên tiếp trở lên là cách xử lý nhất quán, dù cách xử lý đó có được phép hay không. Trong hầu hết trường hợp, một phương pháp không được xác lập nếu thiếu sự nhất quán đó (Rev. Proc. 2015-13, section 2.01; 26 CFR 1.446-1).

Các nguồn nói "trong hầu hết trường hợp", nên các tình tiết sẽ quyết định. Một năm không có tờ khai, một năm xử lý khác đi, hoặc thay đổi loại pháp nhân có thể chuyển một trường hợp từ hàng này sang hàng khác.

Tôi nên điều chỉnh các tờ khai cũ, nộp Form 3115, hay chỉ sửa từ nay về sau?

Điều chỉnh tờ khai hay nộp Form 3115 tùy thuộc vào việc cách xử lý cũ có được phép hay không, và nếu không thì các tình tiết khớp với hàng nào trong bảng trước:

Các quy tắc về sự đồng ý nằm trong Rev. Proc. 2015-13, sections 2.03 và 2.05. Việc thay đổi phương pháp hàng tồn kho được thực hiện trên Form 3115 (hướng dẫn Schedule C).

Năm thay đổi là năm đầu tiên dùng phương pháp đã sửa. Với thay đổi tự động, Form 3115 đi kèm tờ khai của năm đó, nên thường là một năm chưa nộp tờ khai (Hướng dẫn cho Form 3115).

Form 3115. Rev. Proc. 2025-23 liệt kê các thay đổi tự động. Section 22.17 áp dụng cho người nộp thuế chuyển từ khấu trừ hàng tồn kho sang một phương pháp hàng tồn kho được phép, trừ khi người đó dùng hoặc đề xuất một phương pháp của doanh nghiệp nhỏ. Section 22.18 áp dụng cho doanh nghiệp nhỏ chuyển sang một trong các phương pháp đó. Section 22.19 áp dụng cho các thay đổi trong một phương pháp của doanh nghiệp nhỏ; doanh nghiệp theo lựa chọn hồ sơ tài chính mà đổi cách hồ sơ của chính mình xử lý hàng tồn kho thì không được bảo vệ khi bị kiểm tra. Section 22.20 áp dụng cho việc chuyển từ phương pháp của doanh nghiệp nhỏ sang hàng tồn kho chính thức. Người chuẩn bị thuế sẽ chọn section phù hợp.

• Hợp danh hoặc công ty tự nộp Form 3115 của mình, do một thành viên hợp danh, thành viên LLC hoặc cán bộ điều hành có thẩm quyền ký (Hướng dẫn cho Form 3115).
• Thay đổi tự động không mất lệ phí. Hãy đính kèm bản gốc Form 3115 vào tờ khai của năm thay đổi, nộp đúng hạn kể cả khi đã gia hạn, và gửi một bản sao có ký đến địa chỉ IRS trong hướng dẫn trước cùng ngày đó. IRS không xác nhận đã nhận (Hướng dẫn cho Form 3115).
• Đường tự động nói chung bị đóng nếu cùng khoản đó đã bị thay đổi trong 5 năm thuế kết thúc ở năm thay đổi, với các ngoại lệ được liệt kê (Rev. Proc. 2015-13, section 5). Ngoài phạm vi đó, yêu cầu không tự động được gửi đến IRS National Office kèm lệ phí và phải nộp ngay trong năm thay đổi, không phải nộp sau cùng với tờ khai (Hướng dẫn cho Form 3115).
• Nộp đúng hạn nói chung giúp IRS không yêu cầu cùng thay đổi đó cho các năm trước; các ngoại lệ, chẳng hạn khi đang có cuộc kiểm tra, nằm ở phần về thông báo bên dưới (Rev. Proc. 2015-13, section 8).

Form 1040-X. Hãy nộp một Form 1040-X riêng cho từng năm, kèm Schedule C đã sửa. Bỏ một khoản khấu trừ nghĩa là phải nộp thêm thuế, kèm tiền lãi tính từ hạn nộp ban đầu, và có thể bị phạt khác do bất cẩn hoặc khai thiếu đáng kể. Thay đổi trên tờ khai liên bang cũng có thể làm thay đổi tờ khai tiểu bang (Hướng dẫn cho Form 1040-X). Yêu cầu hoàn thuế, chẳng hạn cho khoản khấu trừ mà tờ khai trước đã bỏ sót, nói chung phải nộp trong 3 năm sau khi nộp tờ khai gốc hoặc 2 năm sau khi nộp thuế, tùy thời điểm nào muộn hơn.

Khoản điều chỉnh section 481(a) là gì, và được dàn trải thế nào?

Khoản điều chỉnh section 481(a) là một khoản bù trừ để một chi phí không bị tính hai lần hoặc bị bỏ sót khi phương pháp thay đổi (26 U.S.C. 481). Với người bán đã khấu trừ hàng sớm, khoản này thường là số dương: giá gốc của hàng đã được khấu trừ, và theo phương pháp mới thì lẽ ra không được khấu trừ. Khoản điều chỉnh được tính cả cho các năm trước vốn đã hết thời hiệu (Rev. Proc. 2015-13, section 2.06).

Nguồn: Rev. Proc. 2015-13, section 7.03; Hướng dẫn cho Form 3115. Khoản điều chỉnh dương ròng được ghi ở Schedule C line 6. Khoản điều chỉnh âm ròng được ghi ở Part V (hướng dẫn Schedule C).

Nếu doanh nghiệp chấm dứt, chẳng hạn do thành lập công ty, bán hết hoặc góp tài sản vào hợp danh, thì phần chưa tính của khoản điều chỉnh dương được tính vào thu nhập của năm đó (Rev. Proc. 2015-13, sections 3.04 và 7.03(4)(a)).

Làm sao xác định hàng tồn kho đầu kỳ bây giờ nếu tôi không biết?

Để trống hàng tồn kho đầu kỳ và cuối kỳ nghĩa là khai bằng 0, và số 0 thường khiến chi phí hàng hiện có bị khấu trừ quá sớm. Hàng tồn kho đầu kỳ của năm đầu tiên theo phương pháp đã sửa là giá gốc của hàng hóa có vào ngày đầu tiên của năm đó.

1. Kiểm kê hàng ngay bây giờ, theo từng mặt hàng, kể cả hàng thuộc sở hữu của bạn đang vận chuyển hoặc gửi bán, và định giá theo giá gốc: giá hóa đơn trừ chiết khấu thương mại cộng cước vận chuyển để hàng về đến bạn (Publication 538; giá vốn nhập kho). Gắn mỗi giá gốc với hóa đơn, séc đã thanh toán hoặc biên lai thẻ (Publication 583).
2. Tính ngược số kiểm kê về ngày đầu kỳ. Đảo lại mọi biến động từ đó đến nay, theo giá gốc: cộng lại số đơn vị đã bán, trả cho nhà cung cấp, bị mất hoặc lấy dùng cá nhân, và trừ đi số đơn vị đã mua hoặc khách hàng trả lại. Kết quả chỉ tốt bằng hồ sơ nằm sau nó.
3. So kết quả với các trang Part III cũ. Chúng cho thấy hàng đầu kỳ đã được khấu trừ chưa, khi đó nó nằm trong khoản điều chỉnh, hay chưa bao giờ được khấu trừ, khi đó chi phí của nó vẫn chờ được khấu trừ lúc hàng được bán.

Nếu hoàn toàn không có hồ sơ, hãy xem hàng tồn kho và giá vốn hàng bán khi không có hồ sơ. Với hàng bạn tự mua trước khi mở doanh nghiệp, hãy xem hàng tồn kho ban đầu bạn đã sở hữu.

Schedule C Part III của năm nay thay đổi gì?

Line 35 và line 41 có con số thật, và mọi chênh lệch so với năm ngoái đều được giải thích. Nếu bạn đang đổi phương pháp, hướng dẫn nói hãy tính lại hàng tồn kho cuối kỳ của năm ngoái theo phương pháp mới, ghi vào line 35, đính kèm bản giải trình và dùng phần chênh lệch trong khoản điều chỉnh section 481(a) (hướng dẫn Schedule C).

Hợp danh hoặc công ty khai các con số tương tự trên Form 1125-A: hàng tồn kho đầu kỳ ở line 1, hàng tồn kho cuối kỳ ở line 7 và giá vốn hàng bán ở line 8 (Form 1125-A). Để điền Part III mỗi năm, hãy xem giá vốn hàng bán trên Schedule C. Để sửa tờ khai hợp danh hoặc S corporation đã nộp, hãy xem sửa tờ khai doanh nghiệp đã nộp.

Nếu tôi nhận được thông báo, bị kiểm tra hoặc có những năm chưa nộp tờ khai thì sao?

Thông báo, cuộc kiểm tra hoặc một năm chưa nộp tờ khai đều làm thay đổi cách làm, và các quy tắc dưới đây khác nhau cho từng trường hợp.

• IRS liên hệ về một tờ khai. Người nộp thuế được coi là đang bị kiểm tra khi IRS liên hệ để lên lịch hoặc tiến hành bất kỳ loại kiểm tra nào đối với một tờ khai. Một thông báo cụ thể có tính hay không tùy thuộc vào định nghĩa đó (Rev. Proc. 2015-13, section 3.18).
• Trong khi bị kiểm tra, một bản sao Form 3115 phải gửi cho nhân viên kiểm tra chậm nhất vào ngày nộp, thời gian dàn khoản điều chỉnh dương ngắn hơn, và nói chung không có bảo vệ khi bị kiểm tra đối với các năm trước, với những khoảng thời gian được liệt kê (Hướng dẫn cho Form 3115; Rev. Proc. 2015-13, sections 7.03 và 8.02).
• IRS có thể tự đổi phương pháp nếu phương pháp đang dùng không thể hiện rõ thu nhập. Khoản điều chỉnh dương phát sinh thường được tính vào năm sớm nhất đang bị kiểm tra, trong một năm (Rev. Proc. 2015-13, section 2.09).
• Những năm chưa bao giờ nộp tờ khai không có cách xử lý trước đó trong hồ sơ, nên tờ khai nào là tờ khai đầu tiên phản ánh hàng tồn kho có thể thay đổi khi nộp bù các tờ khai trễ. Phương pháp được xác lập ngay nếu hàng tồn kho được xử lý đúng trong tờ khai đầu tiên phản ánh nó, và nếu không thì nói chung chỉ sau hai tờ khai nộp liên tiếp trở lên (Rev. Proc. 2015-13, section 2.01). Thời hạn để IRS ấn định thuế cho năm không nộp tờ khai là không giới hạn (Publication 583). Xem làm bù tờ khai doanh nghiệp chưa nộp.
• Có năm đã nộp, có năm chưa là trường hợp hỗn hợp cần người chuẩn bị thuế.

Từ nay tôi nên lưu giữ những hồ sơ hàng tồn kho nào?

Hãy giữ những gì cho phép người khác dựng lại con số đầu kỳ và cuối kỳ của từng năm: phiếu kiểm kê cuối năm (mặt hàng, số lượng, đơn giá, và ai đã kiểm kê, định giá) (Publication 334), hóa đơn, séc đã thanh toán và biên lai thẻ đứng sau đó (Publication 583), doanh số theo mặt hàng và báo cáo của nền tảng bán hàng, cùng mỗi tờ khai đã nộp với Form 3115 và các bản giải trình kèm theo. Hàng tồn kho trên sổ sách phải được điều chỉnh theo số kiểm kê thực tế ở những khoảng thời gian hợp lý (Publication 538).

Hãy giữ hồ sơ hỗ trợ cho đến khi hết thời hiệu của tờ khai đó (Publication 583), nhưng khoản điều chỉnh section 481(a) có thể lùi xa hơn mốc đó, nên hãy giữ những hóa đơn và bảng kiểm kê cũ nhất bạn có. Xem giữ hồ sơ kinh doanh bao lâu.

Ví dụ

Các ví dụ này chỉ mang tính minh họa. Mọi số liệu tính bằng đô la Hoa Kỳ.

Hai năm khấu trừ toàn bộ khoản mua

Một người bán lại mở doanh nghiệp cách đây hai năm. Mỗi năm họ mua US$40.000 hàng hóa và khấu trừ toàn bộ, không khai hàng tồn kho cuối kỳ, trong khi cuối mỗi năm vẫn có US$12.000 hàng nằm trên kệ. Sổ sách của họ có ghi số hàng đó, nên phương pháp dựa trên sổ sách dành cho người bán nhỏ không dành cho họ. Họ chưa từng thay đổi khoản này trước đây và không bị kiểm tra.

Năm 1 khấu trừ sớm US$12.000. Năm 2 lặp lại cách xử lý đó, nên cùng US$12.000 vẫn bị khấu trừ sớm: US$80.000 được khấu trừ trong hai năm so với US$68.000 khi có kiểm kê. Cùng cách xử lý trên hai tờ khai liên tiếp nói chung là một phương pháp, nên hướng đến Form 3115 cho năm 3 thay vì hai tờ khai điều chỉnh. Line 35 ghi US$12.000 và khoản điều chỉnh section 481(a) là US$12.000, dương. Dưới ngưỡng US$50.000 có thể chọn tính toàn bộ vào năm 3; nếu không chọn, khoản điều chỉnh được dàn ra US$3.000 mỗi năm trong bốn năm.

Một lỗi của năm đầu tiên

Sổ sách của một người bán mới có ghi hàng tồn kho, nên khấu trừ khoản mua khi trả tiền là không được phép. Tờ khai đầu tiên của họ khấu trừ US$15.000 tiền mua hàng trong khi US$4.000 còn chưa bán. Chỉ một tờ khai có khoản này, nên nói chung đó là một lỗi, không phải phương pháp. Điều chỉnh tờ khai đó đưa giá vốn hàng bán thành US$11.000, làm thu nhập tăng US$4.000, nên thuế trên khoản đó phải nộp kèm tiền lãi tính từ hạn nộp ban đầu. Tờ khai kế tiếp mở đầu bằng US$4.000. Nếu tờ khai thứ hai đã nộp theo cùng cách, người chuẩn bị thuế sẽ quyết định đây là ví dụ nào.

Người chuẩn bị thuế hỏi hàng tồn kho đầu kỳ

Một người bán có hóa đơn trị giá US$9.000, tất cả đề ngày trước khi năm thay đổi bắt đầu, cho số hàng vẫn còn trên kệ, và không có bảng kiểm kê của các năm trước. Một lần kiểm kê trên kệ, định giá theo giá hóa đơn và khớp với hóa đơn, cho con số đầu kỳ là US$9.000. Các tờ khai trước quyết định phần còn lại. Nếu một phương pháp đã xác lập đã khấu trừ chi phí đó, US$9.000 nằm trong khoản điều chỉnh. Nếu khoản khấu trừ là lỗi của một tờ khai, tờ khai đó được điều chỉnh thay vào. Nếu nó chưa bao giờ được khấu trừ, chi phí của nó vẫn chờ được khấu trừ khi hàng được bán.

Trường hợp của bạn có khác không?

• Hai tờ khai đã nộp trở lên bỏ sót hàng tồn kho: việc điều chỉnh, nộp Form 3115 hay sửa từ nay về sau, cùng con số đầu kỳ và khoản điều chỉnh, tùy thuộc vào tình tiết của từng năm. Hãy nhờ trợ giúp ghi sổ kế toán dựng lại hàng tồn kho và giá vốn theo từng năm trước khi lập tờ khai.
• Thư của IRS về một tờ khai, hoặc những năm chưa nộp tờ khai: quy tắc khác nhau cho từng trường hợp, như đã nêu ở phần về thông báo ở trên. Với những năm không có tờ khai, hãy xem làm bù tờ khai doanh nghiệp chưa nộp, và nhờ trợ giúp ghi sổ kế toán dựng lại hàng tồn kho của từng năm.
• Doanh nghiệp đang đóng cửa, được bán hoặc chuyển thành công ty: mọi khoản điều chỉnh chưa tính sẽ được tính vào thu nhập của năm đó. Hãy nhờ trợ giúp ghi sổ kế toán dựng lại hàng tồn kho và giá vốn trước tờ khai cuối cùng.
• Bạn không có bảng kiểm kê hay biên lai của các năm trước: hãy xem hàng tồn kho và giá vốn hàng bán khi không có hồ sơ.
• Bạn tự mua hàng trước khi mở doanh nghiệp: hãy xem hàng tồn kho ban đầu bạn đã sở hữu.
• Bạn là hợp danh hoặc S corporation và tờ khai cần được sửa: hãy xem sửa tờ khai doanh nghiệp đã nộp.
• Hàng của bạn không bán được: hãy xem xóa sổ hàng tồn kho không bán được hoặc lỗi thời.