加拿大 QuickBooks 多币种设置：开启之前先想清楚

美元销售需要在 QuickBooks 中开启多币种吗？

只有当美元账户、客户或供应商必须在账簿中保留美元金额时，才需要多币种。美元账户也可以按加元记账，但这样就无法与其美元对账单一致。QuickBooks 自己的帮助说，只有在您有不使用本位币的银行账户、客户或供应商时才开启。本文介绍加拿大版 QuickBooks Online 的多币种功能；不涉及 Desktop。本位币是指账簿所用的报告币种。

无论软件显示什么，所得税都要用加元：每笔金额按其发生当天的即期汇率折算。主要例外是作了功能货币选择的公司；见美元销售和平台付款。

这个开关不可逆，所以要先做决定。以下情况并不简单：多币种已开启而美元账户无法结清；美元账户按加元记账并且有余额；或年末、T2125 表、T2 税表或 GST/HST 申报表即将到来。这些情况需要对整个账套做决定，不是改一个设置；见下面的“您的情况不同？”。美元为零却仍显示加元的账户，可能是汇兑差额，但要先检查分录。请备齐美元银行对账单、发票日期以及每张发票所用的汇率、多币种已开启或将要开启的日期，以及您的 QuickBooks 套餐。

开启多币种会怎样？还能关闭吗？

开启后，每个外币账户、客户和供应商都有两个值：外币金额和加元价值。QuickBooks 的帮助说，一旦开启，就不能关闭，也不能更改本位币。

这些是 QuickBooks 在核对过的版本中所述的规则，请在您自己的账套里确认。还有两点限制：入门级套餐不提供此功能，您使用的每种币种都需要自己的账户。核对过的帮助页面没有说明开启之前已入账的交易会怎样。

开启后还能更改本位币吗？

不能。QuickBooks 的帮助说，只有在尚未启用多币种时才能更改。以加元申报的企业，开启之前应确认本位币是加元。在两国都有业务的企业适合哪种本位币，见 QuickBooks 加拿大版还是美国版。

如果设错了，核对过的页面没有提供修正的设置。是否要在新账套中重建，要考虑历史记录、已报的税表和 GST/HST 申报期；见下面的“您的情况不同？”。

账户已有交易后，怎样更改银行账户的币种？

根据 QuickBooks 的帮助，不能更改：交易一旦记入账户，其币种就被锁定。通常的做法，也见于一条社区回答，是新建一个正确币种的账户，并停用旧账户。

1. 以换账户当天的银行对账单上的美元余额为准。
2. 新建美元账户，以该余额和日期作为期初余额。
3. 用一笔分录结清旧账户剩余的加元余额，与新的期初余额相抵。下面的汉密尔顿商店示例给出了数字。
4. 停用旧账户，不要删除。它的历史是记录的一部分。
5. 检查分录用到的期初余额账户或杂项账户里没有留下余额。

旧账户按加元记账，所以从未记录美元金额。它的加元余额与按换账户当天汇率折算的美元余额之间的差额，通常是汇兑差额；先检查其中没有分录错误。记录时要写明汇率和日期，不要埋进期初余额。这笔差额如何征税，见美元账户的汇兑损益。

怎样新增美元银行账户，又不扰乱加元账簿？

把它作为新的美元账户加入，从一个干净的日期开始，所有入账都以美元记录，并写明汇率依据。QuickBooks 的帮助把设置描述为新建账户，指定币种、起始日期和期初余额。

1. 确认本位币是加元，套餐包含多币种。
2. 核对所有账户上一期的账，然后在下一期开始时开启多币种。
3. 新增美元账户。以起始日期对账单上的美元余额作为期初余额。
4. 每笔存款和付款都以美元记录。保留每个所用汇率的来源。
5. 任何折算的加元一侧，按银行实际入账的金额记录。见加元与美元账户之间的转账。
6. 每月用美元对账，然后检查加元价值。

账簿应该使用哪个汇率，CRA 接受什么？

使用金额发生当天的汇率。CRA 的默认做法是当天加拿大银行公布的汇率，当天没有公布的，用最近的前一天。其他每日汇率来源，只有符合 CRA 列出的条件并且前后一致使用时才被接受；汇率波动很大时，一般不接受平均汇率。GST/HST 另有规则：税款到期应付的当天、CRA 接受的其他日期，或月平均汇率，前后一致使用并留有记录。

软件里的汇率不等于 CRA 的规则。QuickBooks 会自动填入汇率，也允许您在某笔交易上或按日期输入自己的汇率；它的汇率是否符合 CRA 的每项条件，要由您确认。加拿大银行每个营业日公布一个参考汇率。详情见美元销售和平台付款。

为什么美元余额为零的账户，QuickBooks 仍留有加元余额？

每笔入账按其当天的汇率计值，而资金流入和流出用的汇率不同。账户可以持有零美元，却仍有加元余额。这可能是汇兑差额，而不是钱丢了，但要查明原因，既要核对美元活动，也要检查加元分录。下面的多伦多设计师示例给出了数字。QuickBooks 的帮助说，没有本位币调整（重新计算外币余额加元价值的分录）时，报表显示的是每笔交易入账时所用汇率计算的价值。

清除之前，先判断它是下面三种情况中的哪一种：

• 真正的汇兑差额。 从收款到折算期间，汇率发生了变化。
• 转账汇率不一致。 一边用了软件的汇率，另一边用了银行的实际金额。银行利差和手续费见加元与美元账户之间的转账。
• 分录错误。 账户、币种、日期或汇率有误，或付款没有与发票匹配。发票日和付款日的正确汇率不同是正常的，会产生结算汇兑差额。

然后把美元活动与银行对账单核对，并检查加元分录；最后一节列出了每种结果的处理方案。更正可能改变申报的收入，所以入账前请先读美元账户的汇兑损益。软件里的“已实现”和“未实现”标签本身不能决定税务处理。

怎样在报表上同时显示外币金额（美元）和加元金额？

使用明细报表，并添加币种、外币金额和汇率列。资产负债表等汇总报表只显示本位币。核对过的帮助页面没有涉及这一点；这些步骤来自 QuickBooks 员工较早的社区回答，所以请对照您的版本。

这些列显示的是每笔交易的美元金额，不是滚动余额。对于对账单期间，从期初美元余额开始，加上存款，减去取款，得出期末余额，再与对账单比较，同时考虑未结项目。如果报表缺少期初余额或某一列，就把交易导出到电子表格里重做同样的计算。

要保留什么来证明每笔美元交易的汇率和金额？

保留能让审阅人员从美元原始凭证重算每个加元数字的资料。CRA 说，GST/HST 折算需要汇率来源的记录。

• 美元银行对账单，以及银行的折算通知。
• 每张发票：日期、美元金额和所用汇率。
• 汇率来源：保存好的加拿大银行汇率表，或其他来源以及它为何合格。
• 您在软件里改过的每个汇率，及改动的原因。
• 多币种开启的日期，以及套餐。
• 本位币调整：日期、汇率和账户。

一般要自其所涉最后一个纳税年度结束起保存六年，依据 CRA 的记录保存规定。迟报的所得税税表，这个期限从递交之日起算；异议、申诉和其他例外情况可能要求保存更久。记录放在哪里，包括数据存放在加拿大境外的软件中的记录，见经营记录保存多久；删除旧账套之前请先读一遍。

多币种已开启而我的美元账户对不上：报税前有哪些选择？

先把美元交易与银行对账单核对。核对一致并不能证明加元分录是对的。先检查日期、汇率、转账的两边和以前的调整，再判断剩余的是不是汇兑差额。先更正分录错误，再入汇兑调整。

以下三点使这类情况需要专业判断。税表可能已经建立在现有数字上（T2125 表、T2 税表或 GST/HST 申报表）。所得税和 GST/HST 的折算规则不同。汇兑差额还可能改变收入。报税前要回答两个问题：是保留这个账套，还是干净地重开美元账户；以及由谁来更正汇兑分录。

示例

这些示例仅为举例。金额以美元（US$）和加元（C$）表示；汇率为每 US$1 兑多少 C$。

多伦多设计师：多币种派上用场的地方

一位设计师每月开 US$5,000 的发票。发票按 C$7,000（汇率 1.40）入账。付款到账时汇率是 1.38，所以记录 C$6,900，产生 C$100 的汇兑差额。她后来以 1.36 折算这 US$5,000，收到 C$6,800。此时美元账户显示 US$0，却仍有 C$100（收入 C$6,900，支出 C$6,800）。这是第二笔汇兑差额，本位币调整会把它转入汇兑损益。从开发票到收到加元，差额合计 C$200。

汉密尔顿商店：账户用错了币种开立

一家商店去年开了一个美元账户，却按加元记账。银行对账单现在显示 US$12,000，但账户的币种无法更改。它新开一个 US$12,000 的美元账户，并关闭旧账户。旧账户的加元余额是 C$16,200；US$12,000 按 1.38 折算是 C$16,560。这 C$360 的差额很可能是汇兑差额，在确认其中没有分录错误后，应连同汇率和日期一起记录。

埃德蒙顿顾问：没有美元账户

一位顾问每季度收到 US$3,000 的支票，存入加元账户，由银行折算。发票按 C$4,110（汇率 1.37）入账，存入 C$4,080，差额 C$30。没有美元账户，多币种除了一个无法撤销的开关，可能没什么用处。她记录实际存入的加元，并把那 C$30 记为汇兑差额，加上任何银行费用。

您的情况不同？

• 多币种已开启，美元账户无法结清，而且年末、T2125 表、T2 税表或 GST/HST 申报表即将到来： 保留这个账套还是干净地重开账户，是会影响报税的判断。见记账服务。
• 您即将开立美元账户，而年末或 GST/HST 申报表临近： 账户一旦有入账，币种就被锁定，所以设置很难重做。见记账服务。
• 已经根据这些数字报过税： 是否更正、如何更正，需要专业判断。见记账服务；公司的财务报表见更正去年的财务报表。
• 使用哪个汇率，或美元收入是否以加元申报： 见美元销售和平台付款。在整个纳税年度都是加拿大居民的合资格公司，可以选择以美元等符合条件的币种作为功能货币，但前提是该币种在全年都是其财务报告账簿的主要币种。该选择在 T1296 表上作出，截止日期为税年首日后 60 天；CRA 另有其他条件和排除情形。它会改变报告币种。
• 记录汇兑损益，或在年末重估： 见美元账户的汇兑损益。公司的 T2 税表见公司税表上的汇兑收益。
• 您是以美元收款的自由职业者： 见以美元收款的自由职业者：账簿和银行。
• 您的企业在两个国家都有业务： 见 QuickBooks 加拿大版还是美国版和账簿中的多币种余额。
• 公司持有美国银行账户： T1135 表的问题见美国银行账户指南。
• 还在选软件： 见哪种会计软件适合加拿大小企业。