加拿大记账软件：QuickBooks、Xero 还是 Wave？

加拿大小企业该选 QuickBooks Online、Xero 还是 Wave？

没有任何 CRA 出版物给记账软件排名。CRA 检查的是记录，不是品牌：记录必须清晰可读，可以追溯到原始凭证，并在 CRA 要求时能提供（CRA：保存记录；CRA：电子记录保存）。请选择用您自己的银行、税种和会计师能通过下列五项测试的软件。供应商的价格页面不能证明软件适合加拿大税务或您的银行；如果您听说某款软件在加拿大不够好，用自己的账户跑一遍这些测试，就能得到答案。

选软件之前，先问问负责您报税的人用哪个软件工作。以下情况都不算简单：您使用 GST/HST 快速法（一种简化计算应汇缴 GST/HST 的方法）、收取 PST 或 QST、有工资发放、以公司形式经营、正从旧软件迁移且需要带过去 GST/HST 历史，或银行对接数据和采购收据已有缺漏。如果您要建账或离开旧软件，需要设置 GST/HST、工资或公司账务，让会计师能据此报税，要注意：税码设错会在每笔分录里重复出错，迁移时也可能丢失 GST/HST 历史；最后一节会告诉您这些情况该怎么办。

开始试用之前，请先准备：

• 企业使用的每个银行账户、信用合作社账户和信用卡；
• 您是否已登记 GST/HST、是否使用快速法，以及上一期 GST/HST 申报表（如果有申报过）；
• 您是否会通过工资系统给任何人发工资；
• 按季度统计的销售额，它也能显示您是否必须登记。

登记之后，GST/HST 税码就很重要；如果不确定自己是否必须登记，请参阅何时登记 GST/HST。

软件能处理 GST/HST 吗：税码、进项税抵免和申报表？

软件能否处理 GST/HST，取决于税码的设置，因为申报表是根据每笔销售和采购记录的税额生成的，其中包括进项税抵免（ITC）：企业采购时付出的 GST/HST，登记人可能可以申请抵免。请用您自己一个月的交易在试用中走一遍，并把合计数与下面 CRA 常规方法申报表的各行对照（CRA：填写 GST/HST 申报表）。位于魁北克的企业改用魁北克税务局的表格申报，所以要对照那里的行次（CRA：RC4022）。

一笔销售适用的税率，取决于供应所在的省或地区（CRA：应收取哪个税率），所以软件需要为您收取的每一种税率设置税码，而这些税率可能与您所在省的税率不同。请参阅按省收取 GST/HST、PST 和 QST。

登记人在申请 ITC 之前，必须有足够的书面凭证（CRA：进项税抵免），所以软件应当允许您在每笔采购上附上或关联发票或收据；请参阅申请 ITC 的收据须显示的内容。ITC 一般必须在 四年 内申请，所以旧采购的明细必须能随时调出。登记之后的账户设置和分录，请参阅在账簿中记录 GST/HST；申报表本身，请参阅申报 GST/HST 并申请 ITC。

快速法会如何改变设置？

采用快速法的企业，按含税收入的固定比例汇缴，一般不能就营业费用申请 ITC；不动产、不动产以外的资本资产，以及税款在选择生效之前就已应付且申请时限尚未届满的采购，仍可申请 ITC（CRA：快速法；CRA：进项税抵免）。已经营业的企业，只有在最近五个财政季度的前四个或后四个季度中，其含 GST/HST 的全球应税供应（与关联企业合并计算）不超过 $400,000，才能选择快速法；金融服务、不动产和资本资产的销售，以及出售企业所得的商誉，不计在内；新企业则用第一个完整年度的估算数。有些企业不能使用，例如提供记账或会计服务的企业；位于魁北克的企业向魁北克税务局申报，并适用其选择和申报规则。选择快速法的具体办法，请参阅快速法指南。

在软件里，这意味着收入报表必须显示含税收入，而且在该方法适用期间税款成为应付的营业采购，不得产生抵免。请保留之前采购的原始日期和税额明细，因为这些采购的抵免可能仍可申请，并把资本性采购分开记录。在申报表上，快速法申报人在第 101 行填写合资格的含税收入，不含零税率供应、不动产销售和资本资产销售；第 103 行是该合计数乘以该期间的汇缴比例，再加上该方法不涵盖的应税供应所含的 GST/HST（CRA：填写 GST/HST 申报表）。还要测试第 107 行的 1% 抵免，它适用于每个财政年度合资格含税销售额的前 $30,000：这需要选择在财政年度开始时已经生效，新登记人则在登记时生效；软件还必须跨申报期累计销售合计，而不是每期重新起算。请问每家供应商如何呈现快速法的数据；如果它做不到，申报表就得在账簿之外另行计算。更换软件时，要把选择快速法的生效日期带过去。请参阅账簿中的快速法。

如果我在卑诗省、萨斯喀彻温省、曼尼托巴省或魁北克销售，PST 或 QST 怎么办？

GST/HST 的功能不涵盖这些税：每一种都是独立的税，有各自的规则；在卑诗省、萨斯喀彻温省和曼尼托巴省，还有各自的登记和申报表。

请在试用中，对您收取的每一种税各开一张发票。凡需要逐项列示的税，软件都必须把每种税单独列一行，不让 PST 或 QST 计入 GST/HST 销售合计，并为需要申报的内容提供单独的 PST 或 QST 合计。QST 的规则和申报来自魁北克税务局，而不是 GST/HST 的功能。想知道 PST 是否适用于您，请参阅您所在省的 PST。

它能连接我的加拿大银行、信用合作社或信用卡吗？

只有用您自己的账户测试才能知道。价格页面无法确认您的金融机构是否受支持，而且每款软件对银行对接的限制和收费方式各不相同：

• Wave：自动导入银行数据属于付费方案，其页面说明并非所有金融机构都受支持，也不能保证连接成功（Wave 价格）。
• Xero：价格常见问题说明，收费的银行直连数据会按上一个月开具账单；页面没有给出金额（Xero 加拿大价格）。
• QuickBooks Online：入门方案列出两个银行连接，下一档方案列出不限数量（QuickBooks Online 加拿大价格）。

请在试用期或免费方案中，连接每一个支票账户、信用卡和信用额度账户。付费之前，先确认历史记录能导入，且没有重复。

如果我的银行或信用合作社不受支持怎么办？

您仍然可以通过导入对账单或手工录入交易来满足 CRA 的记录规则，前提是每笔分录都能追溯到原始凭证，且账户与对账单核对一致。CRA 把销售发票、收银机小票、收据和银行存款单列为原始证明文件，并要求电子记录显示从这些文件到合计数的审计轨迹（CRA：经营记录；CRA：电子记录保存）。

银行对接数据不是收据。对接的每一行来自银行，而不是卖方，所以它不带有卖方的名称和地址、买方的资料，也没有采购收据必须显示的完整描述（CRA：经营记录）。每笔分录都要保留收据或发票；请参阅CRA 要求收据显示的内容。付费之前，先问供应商是否接受您所在金融机构的对账单文件。

各家软件的费用是多少，哪些要额外付费？

请比较方案的完整月费，以加元计、不含税，方案要包含您所需的用户数、银行连接和工资功能。三家的价格页面在资料所注日期都显示了面向新客户的优惠，Xero 的页面还说明可以随时调整价格，所以不要按优惠价做预算。下表只列出各供应商页面在该日期显示的方案结构；方案会变，购买前请查看供应商的最新页面。

完整月费包括：基础方案、额外用户、银行直连收费（如有）、工资功能（附加功能费加上按员工收取的费用）和其他附加功能，每一项都取自供应商的最新页面，并扣除优惠价。通过工资系统给员工或业主发工资的公司，从一开始就应把工资功能算进去。软件费用是一回事，做账的工作是另一回事；后者请参阅每月记账费用和自己记账还是请记账员。如果您首选 Wave 的免费方案，小企业用 Wave 记账介绍了它能做什么、不能做什么。

会计师会接受吗？以后离开时能导出数据吗？

会计师是否接受某款软件由他们自己决定，取决于权限和记录是否完整、可追溯；CRA 的电子记录保存通函对记录提出了要求，但没有指定认可的软件（CRA：电子记录保存）。

• 权限：付费之前，先确认您的方案允许外部会计师登录。QuickBooks Online 的价格页面在最低档未列出会计师权限，Wave 的免费方案只列出工资管理员角色和税务专业人员角色。
• 审计轨迹：电子记录必须显示从原始凭证到汇总账目的审计轨迹。对已入账交易的更改，必须通过日记账分录进行，并记录由谁在何时做出、原来和新的内容以及原因。请测试编辑或删除导入的交易后，轨迹是否还在。
• 导出：采用新系统之前，要确认它能以常用的非专有格式导出所需信息，并确认迁移数据不会造成丢失或改动。试用时，请导出交易、税额明细和附件，并用电子表格打开该文件。

如果您要离开旧软件，取消之前，请导出所有仍未结清的期间以及仍在保存期内的期间的全部数据，包括每期申报表背后的 GST/HST 明细。保留一份带日期的变更记录；任何影响您访问和阅读记录的变化，都要向 CRA 报告（CRA：电子记录保存）。一年中的转换时间，请参阅从 Sage 转换；任何迁移都适用同样的导出和审计轨迹测试。

记账软件现在都是在线的吗？

不全是。这三款都以在线服务的形式出售，所以您的记录很可能存放在供应商的系统上，而桌面软件把记录存放在您自己的电脑上。无论哪种方式，CRA 的电子记录规则都适用：记录清晰可读、有审计轨迹并有备份（CRA：电子记录保存）。

我的数据存在哪里？我还需要自己保存记录吗？

仍然需要：即使由记账员或其他第三方保管记录，企业也必须确保保存了足够的记录（CRA：保存记录）。价格页面没有说明各供应商把数据存在哪里，请书面询问供应商。

• 保存期限：记录至少要从其所属最后一个纳税年度结束起保存 六年；延迟申报的税表（自申报日起 六年）、尚未解决的异议或申诉，以及仍然相关的财产或公司记录，保存期可能更长，已解散的公司另有规定。电子记录即使打印出来，也要以可读的电子格式保存（CRA：保存期限规则；CRA：电子记录保存）。再也打不开的记录不符合这条规定，所以取消或让订阅到期之前，要先导出。请参阅经营记录要保存多久。
• 存放地点：除非 CRA 书面许可，记录必须保存在您在加拿大的营业地点或住所。保存在加拿大境外、再从加拿大访问的记录，不视为保存在加拿大；CRA 可能接受在加拿大境内提供的、可读可用的副本，但由 CRA 决定。CRA 建议在加拿大境内做备份（CRA：电子记录保存）。

独资经营者填 T2125 表，或公司报 T2 税表，选择会有不同吗？

同一款软件两种情况都能用，但设置不同，因为账簿要对应不同的申报。

CRA 表示，经营的每一项业务都要分别保存记录（CRA：经营记录）。预计将来要成立公司的独资经营者，应先测试数据导出，因为独资经营时期的历史记录可能需要迁移。请参阅独资经营改为公司后的账簿、GIFI 科目表和自雇人士的记账应用。

示例

这些示例仅作说明，所有金额均为加元。

安大略省自由职业设计师

一位设计师全年开出 $60,000 的账单，已登记 HST，没有员工，只用一个信用合作社账户。试用期间，她在付费前先连接信用合作社；如果历史记录导入不完整，她就改为导入对账单。她为销售和采购设置了一个 13% 的 HST 税码，并在年末之前让会计师获得权限。

假设她选择了按季度申报，并用一个季度的数据核对申报表，所有客户和供应商都在安大略省，所有采购都可以全额申请抵免：

如果软件显示的合计数不同，她会在第一次申报之前先修正税码。

阿尔伯塔省公司

一家公司收入 $250,000，有两位股东，工资发放对象为两人，只在阿尔伯塔省销售，所以只需要一个 GST 税码。试用期间，它用工资功能给两名员工发工资，以了解完整价格，把账户对应到 T2 税表所用的 GIFI 编码，并测试数据导出。假设没有关联企业、没有被排除的业务类型，且 $250,000 是它在一个符合条件的四季度期间的应税销售额，那么其含 GST 的销售额为 $262,500（$250,000 加 5% 的 GST），低于快速法的上限，所以会计师可能会问该方法是否适合它；如果选择了快速法，之后的营业采购不再产生抵免，采购税码也要随之改变。

魁北克承包商

一位承包商收入 $120,000，收取 GST 和 QST。软件必须在每张发票和每笔采购上记录这两种税，并分别给出合计数。承包商用一张同时含两种税的发票做测试，并检查报表是否把 QST 排除在 GST 销售合计之外。位于魁北克的企业按魁北克税务局的表格向其申报 GST/HST，所以上面的申报表行次核对要在那些表格上进行，QST 规则来自魁北克税务局，而不是 GST/HST 的功能。

您的情况不同？

• 您刚开始建账或要离开旧软件，需要设置 GST/HST、工资或公司账务，让会计师能据此报税：税码设错会在每笔分录里重复出错。请在录入交易之前，把您的账户、GST/HST 登记情况和旧软件的任何导出文件交给记账服务，确定税码、期初余额，以及 GST/HST 历史能否完整迁移。
• 报税时，您的银行对接数据或 ITC 记录不可靠：请参阅GST/HST 申报表与账簿不一致时和补做逾期账簿；如果缺了几个月的账，请联系记账服务。
• 您正从旧的记账软件迁出：请参阅从 Sage 转换了解时间安排，并在取消之前先测试数据导出。
• 您有美元账户：请阅读启用 QuickBooks 多币种之前。
• 您的企业同时在加拿大和美国经营：请参阅两国经营的企业该用 QuickBooks 加拿大版还是美国版。
• 您不确定需要记账员、会计师还是 CPA：请参阅记账员、会计师还是 CPA。