加拿大 QuickBooks 多幣種：啟用前先決定

美元銷售需要在 QuickBooks 使用多幣種嗎？

只有在美元帳戶、客戶或供應商必須在帳簿中記錄其美元金額時，才需要多幣種。美元帳戶也可以按加元記帳，但這樣就無法與美元對帳單核對一致。QuickBooks 自己的說明表示，只有在您有不使用本位幣的銀行帳戶、客戶或供應商時，才開啟它。本指南涵蓋的是加拿大的 QuickBooks Online，該版本把這項功能寫作 multicurrency 或 multi-currency；Desktop 版不在涵蓋範圍內。本位幣是指帳簿所用的申報貨幣。

不論軟體顯示什麼，所得稅都需要加元：每筆金額按其發生當天的即期匯率換算。主要的例外，是選擇了功能貨幣的公司；請見美元銷售和平台付款。

這個開關是單向的，所以要先決定。不簡單的情況包括：多幣種已經開啟、美元帳戶一直無法結清；美元帳戶曾按加元記帳、而且有餘額；或者年底、T2125 表、T2 稅表或 GST/HST 申報表快到期了。這些情況需要對整個帳套做決定，不是調一個設定就能解決；請見下文的「您的情況不一樣嗎？」。餘額為零、卻仍顯示加元的美元帳戶，可能是匯兌差額，但請先檢查分錄。請準備好美元銀行對帳單、發票日期和每張發票所用的匯率、多幣種開啟（或將要開啟）的日期，以及您的 QuickBooks 方案。

開啟多幣種會有什麼作用？還能再關閉嗎？

開啟後，每個外幣帳戶、客戶和供應商都有兩個數值：外幣金額和加元價值。QuickBooks 的說明表示，一旦開啟，就不能關閉，也不能更改本位幣。

這些是 QuickBooks 在已查核的版本中所述的規則，所以請在您自己的帳套中確認。另外還有兩項限制：入門級方案不提供這項功能，而且您使用的每種貨幣都需要自己的帳戶。已查核的說明頁面沒有說明在開啟之前已記入的交易會怎樣。

開啟多幣種之後，我還能更改本位幣嗎？

不能。QuickBooks 的說明表示，只有在尚未啟用多幣種時才能更改。以加元申報的企業，應在開啟之前確認本位幣是加元。對於在兩國都有業務的企業，哪種本位幣合適，請見 QuickBooks 加拿大版還是美國版。

如果設錯了，已查核的頁面沒有提供修正的設定。是否要在新帳套中重建，要考慮歷史記錄、已提交的稅表和 GST/HST 期間；請見下文的「您的情況不一樣嗎？」。

銀行帳戶已有交易之後，如何更改它的貨幣？

根據 QuickBooks 的說明，不能更改：交易一旦記入帳戶，該帳戶的貨幣就被鎖定。通常的做法（社群回覆中也有說明）是新建一個貨幣正確的帳戶，並停用舊帳戶。

1. 以轉換日的銀行對帳單為準，取得美元餘額。
2. 以該餘額和日期為期初餘額，新建一個美元帳戶。
3. 用一筆與新期初餘額相抵的分錄，結清舊帳戶剩餘的加元餘額。下面漢密爾頓的店的例子列出了數字。
4. 停用舊帳戶，不要刪除。它的歷史是記錄的一部分。
5. 檢查該分錄所用的期初餘額帳戶或雜項帳戶，是否沒有留下餘額。

舊帳戶是按加元記帳的，所以從未記錄美元金額。舊帳戶的加元餘額，與按轉換日匯率換算的美元餘額之間的差額，通常是匯兌差額；請先檢查其中是否有分錄錯誤。請連同匯率和日期一起記錄，不要埋在期初餘額裡。這筆差額如何課稅，請見美元帳戶的匯兌損益。

如何新增美元銀行帳戶，又不影響我的加元帳簿？

把它新增為美元的新帳戶，選一個乾淨的日期開始，並以美元記錄每一筆交易，同時記下所用匯率的依據。QuickBooks 的說明把設定方式描述為新帳戶，要有貨幣、開始日期和期初餘額。

1. 確認本位幣是加元，而且您的方案包含多幣種。
2. 先對前一個期間的每個帳戶做完對帳，再在下一個期間開始時開啟多幣種。
3. 以美元新增該帳戶。以開始日對帳單上的美元餘額作為期初餘額。
4. 每筆存款和付款都以美元記錄。保留每個匯率的來源。
5. 任何換匯的加元一方，要按銀行實際入帳的金額記帳。請見加元與美元帳戶之間的轉帳。
6. 每個月先以美元對帳，再檢查加元價值。

帳簿該用哪個匯率？CRA 接受什麼？

使用金額發生當天的匯率。CRA 的預設做法，是使用加拿大銀行當天報出的匯率；沒有報價時，用最接近的前一天。其他每日匯率來源，只有符合 CRA 列明的條件並前後一致使用時才被接受，而在匯率大幅波動時，一般不接受使用平均匯率。GST/HST 有另外的規定：稅款應付當天、CRA 接受的其他日子，或月平均匯率，前後一致使用，並留有記錄。

軟體的匯率不等於 CRA 的規定。QuickBooks 會自動填入匯率，也讓您在交易上或為某一天輸入自己的匯率；它的匯率是否符合 CRA 的每項條件，要由您自己確認。加拿大銀行每個營業日公布一個參考匯率。詳情請見美元銷售和平台付款。

為什麼 QuickBooks 在餘額為零的美元帳戶上留下加元餘額？

每筆分錄都按其當天的匯率估值，而收入和支出所用的匯率不同。帳戶可以是零美元，卻仍有加元餘額。這可能是匯兌差額，而不是少了錢，但要確定原因，既要核對美元的收支，也要檢查加元分錄。下面多倫多的設計師的例子列出了數字。QuickBooks 的說明表示，如果沒有本位幣調整（重新計算外幣餘額加元價值的分錄），報表顯示的是按各筆交易入帳時匯率計算的價值。

結清之前，先找出是下列三種情況中的哪一種：

• 真正的匯兌差額。 從收款到換匯期間，匯率變動了。
• 轉帳的匯率不一致。 一邊用了軟體的匯率，另一邊用了銀行實際的金額。銀行價差和費用，請見加元與美元帳戶之間的轉帳。
• 分錄錯誤。 帳戶、貨幣、日期或匯率錯了，或付款沒有與其發票配對。發票日和付款日用不同但正確的匯率是正常的，會產生結算匯兌差額。

然後，把美元的收支與銀行對帳單核對，並檢查加元分錄；最後一節列出了每種結果的做法。更正可能改變申報的收入，所以過帳之前，請先閱讀美元帳戶的匯兌損益。軟體上「已實現」和「未實現」的標籤，本身並不決定稅務處理。

如何在報表上，把外幣金額（美元）顯示在加元金額旁邊？

使用明細報表，並加入貨幣、外幣金額和匯率欄。像資產負債表這類彙總報表，只顯示本位幣。已查核的說明頁面沒有涉及這一點；這些步驟來自 QuickBooks 員工較早的社群回覆，所以請檢查您的版本。

這些欄位顯示的是每筆交易的美元金額，不是累計餘額。對帳單期間內，從期初美元餘額開始，加上存款、減去提款，得出期末餘額，再與對帳單比較，並考慮未結項目。如果報表缺少期初餘額或某一欄，就在試算表中，用交易記錄重建同樣的計算。

我要保留什麼，來證明每筆美元交易的匯率和金額？

要保留能讓審核人從美元來源，重建每個加元數字的資料。CRA 說，GST/HST 的換算需要匯率來源的書面記錄。

• 美元銀行對帳單，以及銀行的任何換匯通知。
• 每張發票：日期、美元金額和所用匯率。
• 匯率來源：保存下來的加拿大銀行匯率表，或其他來源以及它符合資格的原因。
• 您在軟體中覆蓋過的每個匯率的記錄，以及原因。
• 多幣種開啟的日期，以及方案。
• 本位幣調整：日期、匯率和帳戶。

一般要自其所屬最後一個稅務年度結束起保留 六年，依據的是 CRA 的記錄保存規定。所得稅稅表如果逾期提交，這個期間從提交日算起；異議、上訴和其他例外情況，可能要求保留更久。存放地點（包括把資料存放在加拿大境外的軟體中的記錄）請見企業記錄要保留多久；刪除舊帳套之前，請先閱讀。

多幣種已經開啟，我的美元帳戶核對不上：提交之前有哪些選擇？

首先把美元交易與銀行對帳單核對。核對相符，並不代表加元分錄有效。在決定剩下的是不是匯兌差額之前，請先檢查日期、匯率、轉帳的兩邊，以及先前的調整。過帳匯兌調整之前，先更正分錄錯誤。

有三個原因，使這需要專業判斷。稅表可能已經按目前的數字提交（T2125 表、T2 稅表或 GST/HST 申報表）。所得稅和 GST/HST 換算的規則不同。而且匯兌差額可能改變收入。提交之前，有兩個問題需要答案：是保留這個帳套，還是乾淨地重新開始美元帳戶，以及由誰來更正匯兌分錄。

舉例

這些例子僅作說明。金額以美元（US$）和加元（C$）計；匯率為每 US$1 兌換的 C$。

多倫多的設計師：多幣種派上用場的地方

一位設計師每月開出 US$5,000 的發票。發票按 C$7,000 入帳（匯率 1.40）。付款到達時匯率是 1.38，所以記錄 C$6,900，留下 C$100 的匯兌差額。她後來按 1.36 換匯 US$5,000，收到 C$6,800。美元帳戶現在顯示 US$0，卻仍有 C$100（C$6,900 入帳，C$6,800 出帳）。這是第二筆匯兌差額，本位幣調整會把它轉入匯兌損益。從發票到加元現金，總差額是 C$200。

漢密爾頓的店：以錯誤的貨幣開立的帳戶

一家店去年開了一個美元帳戶，卻按加元記帳。銀行對帳單現在顯示 US$12,000，但帳戶的貨幣無法更改。於是它新開了一個期初餘額為 US$12,000 的美元帳戶，並關閉舊帳戶。舊帳戶的加元餘額是 C$16,200；US$12,000 按 1.38 是 C$16,560。這 C$360 的差額很可能是匯兌差額，要連同匯率和日期一起記錄，但前提是先檢查其中沒有分錄錯誤。

愛德蒙頓的顧問：沒有美元帳戶

一位顧問每季收到 US$3,000 的支票，存入加元帳戶，由銀行換算。發票按 C$4,110 入帳（匯率 1.37），存入 C$4,080，差額 C$30。沒有美元帳戶時，多幣種除了一個無法撤銷的開關之外，可能沒有多少好處。她記錄實際存入的加元，並把 C$30 記為匯兌差額，再加上任何銀行費用。

您的情況不一樣嗎？

• 多幣種已經開啟，美元帳戶一直無法結清，而年底、T2125 表、T2 稅表或 GST/HST 申報表快到期了： 保留這個帳套還是乾淨地重新開始帳戶，是帶有申報後果的判斷。請尋求記帳協助。
• 您快要開立美元帳戶，而年底或 GST/HST 申報表也快到期了： 帳戶的貨幣一旦有交易記入就被鎖定，所以設定很難重做。請尋求記帳協助。
• 稅表已經按這些數字提交： 是否更正、怎麼更正，需要專業判斷。請尋求記帳協助，或者如果是公司的財務報表，請見更正去年的財務報表。
• 該用哪個匯率，或美元收入是否以加元申報： 請見美元銷售和平台付款。整個稅務年度都是加拿大居民的符合資格公司，可以選擇以美元等合資格貨幣作為功能貨幣，但前提是該貨幣在整年都是其財務報告帳簿的主要貨幣。這項選擇用 T1296 表辦理，於 稅務年度首日後 60 天 到期；CRA 還有其他條件和排除規定。它會改變申報貨幣。
• 記錄匯兌損益，或在年底重估： 請見美元帳戶的匯兌損益。公司的 T2 稅表，請見公司稅表上的匯兌利得。
• 您是以美元收款的自由工作者： 請見以美元收款的自由工作者：帳簿和銀行往來。
• 您的企業在兩個國家都有業務： 請見 QuickBooks 加拿大版還是美國版和帳簿中的多幣種餘額。
• 公司持有美國銀行帳戶： T1135 的問題，請見美國銀行帳戶指南。
• 還在選擇軟體： 請見哪種會計軟體適合加拿大小企業。