QuickBooks 加拿大版还是美国版：两国经营怎么选账套

在加拿大和美国都有业务，该用一个 QuickBooks 账套还是两个？

多数企业按企业分账套，而不是按国家分。独资经营者向两国客户销售，只用一个账套，外国客户的发票按其币种记录。加拿大公司和它所持有的美国公司或 LLC 各用一个账套。两国法律都没有规定账套怎么分：CRA 的记录规定适用于每一位经营业务的人，IRS 则要求个人对其拥有的每项业务，都保存完整、独立的账簿和记录。

记账本位币是账套报表所用的货币，其他币种都要折算成它。多币种功能则让一个账套可以持有其他币种的发票和银行账户。

出现下列情况时，设置就不再简单：增加了第二家公司；一家公司在两国都有账户和税号（美国税表以美元列示，所以加元账套还要能提供美元数字）；或者账簿已经放进了错误的账套。按软件厂商的帮助说明，开启多币种功能后无法更改记账本位币，选错可能需要重建账套。每个账套适合哪个版本的软件，属于软件厂商的产品问题；应先确定账套数量、记账本位币和记录。录入第一笔之前，请备好：实体结构图、最近已申报的税表、按币种列出的所有账户，以及每个实体的税号。

业主住在哪里，会决定用哪个账套吗？

不会，两个方向都不会。决定账套的是公司，而不是业主或记账员的住址。由加拿大人持有的美国公司，单独用一个美元账套；美国纳税人一般用美元来确定所有所得税事项。由美国人或外国人持有的加拿大公司，除非作出选择，否则仍用加元账套；持有这家公司的美国人通常还要提供美元数字，见把加拿大公司账簿转为 5471 表数据。

每个账套应该用哪种记账本位币？

多数企业用该实体报税时所用的货币。加拿大纳税人用加元，除非公司选择了别的货币；美国纳税人一般用美元。

以美元记账、但没有作出选择的加拿大实体，申报时仍使用加元。CRA 的专题说明指出，对于财务会计功能货币为加元的纳税人，不会仅因为以合资格外币记账，就在所得税上取得功能货币（第 1.15 段）；除非适用该选择，加拿大的税务结果以加元计算。这样的账套仍要把每笔金额折算成加元来填税表。汇率和分录见美元销售和平台打款。

加拿大公司可以用美元申报税款吗（功能货币选择）？这对账套有什么影响？

可以，但必须满足所有条件，并在 税年首日后 60 天 内提交T1296 表，由授权高管签字后邮寄给 CRA（CRA 页面把这一期限称为纳税年度的前 61 天）。该选择只限公司：独资经营者不能作出，合伙企业本身也不作选择，但对已作出选择的合伙人，合伙企业的结果按该合伙人的货币计算（第 261(6) 款）。条件来自第 261 条和 CRA 功能货币页面：

• 公司在整个纳税年度内都是加拿大居民，并且不是投资公司、抵押投资公司或共同基金公司。
• 该货币是合资格货币：美元、欧元、英镑、日元或澳元。
• 在整个纳税年度内，该货币是公司为财务报告保存记录和账簿所用的主要货币。专题说明称这是一个事实问题。
• 公司此前没有提交过或撤销过选择。

就账套而言，选择所涵盖的第一个年度全年，账簿都必须主要以美元记账，用于财务报告。由于这是事实问题，账套的记账本位币只是起点，不是证明。专题说明指出，如果美元是公司财务会计的功能货币，一般就满足这项条件（第 1.15 段）。没有提交选择的美元账套，公司仍以加元申报。

填表时，CRA 要求使用标准 T2 税表，在第 079 行填写所用货币，并以加元在第 840 行填写分期预缴税。其余填表细节见美元销售和平台打款，汇兑损益见公司税表上的汇兑收益。

该选择只适用于所得税。公司为他人代扣的款项，例如工资扣缴，不在其所选货币的结果之内（第 1.2 段），GST/HST 仍以加元计价。因此，美元账套需要为这些项目提供加元数字。已提交或已撤销过选择的公司不能再作新的选择，所以这个决定很难撤回：撤销只能在首个选择年度之后提交，并适用于在提交日之后至少 六个月 才开始的纳税年度（第 261(4) 款）。

开启多币种功能后，还能更改记账本位币吗？

不能。QuickBooks Online 的帮助在美国版和加拿大版中都说明，一旦启用多币种功能，就不能再更改记账本位币；只有在尚未启用多币种功能时才能更改。

这两个页面还列出另外两项限制：

• 多币种功能一旦开启，就不能关闭。
• 账户一旦有交易入账，其币种就不能再更改。

没有官方来源涵盖这些限制，所以在依赖之前，请核对您自己套餐的帮助说明。美国版页面还说，软件在设置时会自动设定记账本位币，所以录入任何内容之前请先核对。如果账套已经锁定在错误的记账本位币上，通常的补救办法是在一个干净的日期另开新账套并录入期初余额，这涉及已申报的税表和 GST/HST 申报期，需要慎重决定。旧账套的记录仍须至少保存 六年。为美元银行账户开启多币种功能，见 QuickBooks 多币种功能：开启前先做决定。

为了 GST/HST 和对美国客户的销售，加拿大账套里要保存什么？

账套里必须保存能算出应付 GST/HST 的记录，包括对美国客户的每一笔销售，即使大多数出口不带税。《消费税法》要求每位在加拿大经营业务或从事商业活动、提交 GST/HST 申报表或申请退还的人，保存确定其负债和义务所必需的记录。

出口一般是零税率：CRA 说明，大多数商品和服务出口时适用零税率。登记人对零税率销售不收 GST/HST，但它仍算销售。零税率销售也计入 C$30,000 的小供应商限额，所以客户多半是美国人的企业可能已超过该限额；见何时需要注册 GST/HST。以美元开票的销售，在计算 GST/HST 时，按税款应付当日或 CRA 接受的其他日期折算成加元，与账套的记账本位币无关。

对于加拿大实体，账套中要保存：

• GST/HST 账号和申报期。
• 应税、零税率和免税销售各自的税码，避免美国销售没有标记，或和加拿大销售混在一起。见免税、零税率与不在范围内。
• 每笔零税率销售背后的证明。见向美国客户收取 GST/HST。
• 支持进项税抵免的供应商发票。

存放在美国的云端账套，符合 CRA 账簿须保存在加拿大的规定吗？

单靠这一点不符合。存放在加拿大境外、从加拿大打开的记录，不算保存在加拿大。《所得税法》要求，记录和账簿须保存在该人在加拿大的营业场所或住所，或部长指定的其他地点。《消费税法》另规定，除非部长另行授权，GST/HST 记录须以英文或法文保存在加拿大。

CRA 的记录页面重申了这一规定，并说明 CRA 可以允许在加拿大境外保存电子记录。软件厂商把数据存放在哪里，是关于该厂商的事实；请向厂商查明，并把它的书面答复和您的记录一起保存。

CRA 说明，如果确信副本是真实副本、能以其软件可读的格式向加拿大的 CRA 人员提供，并且细节足以支持已申报的税表，它可以接受保存在加拿大境外的电子记录副本。申请许可须书面提交给税务服务办公室。CRA 页面没有说明，在没有这项许可的情况下，在加拿大保存一份副本是否符合规定；在依赖这一做法之前，请咨询专业人士。记录一般从所涉最后一个纳税年度结束起保存 六年。CRA 页面对部分记录规定了更长的期限：逾期提交的所得税税表，从提交日起保存 六年；长期财产记录和股东名册则无限期保存。

录入第一笔之前，应该先决定和收集什么？

记账本位币和账套数量是最难更改的两件事，所以要在选软件之前定下来。请先决定并收集：

示例

这些示例仅作说明。金额以加元（C$）和美元（US$）表示。

拥有特拉华州 LLC 的安大略省公司

一家安大略省公司持有一家特拉华州 LLC。公司的账套用加元，LLC 的账套用美元。3 月，公司替 LLC 支付了一笔 US$2,000 的供应商账单，两个账套各记各自的一方。月末，先把两笔公司间余额按美元核对一致，再去比较加元合计数。核对步骤见公司间往来指南；两国如何归类该 LLC，见 LLC 指南。

有美国客户的阿尔伯塔省独资经营者

一位已注册 GST/HST 的阿尔伯塔省独资经营者，从加拿大客户处取得 C$150,000，从美国客户处取得 US$40,000。只有一个人、一项业务和一个加拿大银行账户，所以只用一个账套，以加元作记账本位币。一张 US$10,000 的发票，开具时加拿大银行汇率为每 US$1 兑 C$1.40，在账套中仍是美元发票，入账为 C$14,000。加拿大销售按供应地的税率收取 GST 或 HST，所以安大略省的客户收 HST，阿尔伯塔省的客户收 GST；见按省份该收哪种税率。美国销售在符合出口规则时记为零税率，并把证明和发票放在一起。

收入 US$800,000、考虑选择以美元申报的公司

一家加拿大居民公司，纳税年度从 1 月 1 日开始，收入 US$800,000，大部分来自美国客户，多数成本和融资也是美元，所以美元是它财务会计的功能货币。公司在上一年 12 月决定以美元申报。

• 第 0 年（前一年）。 税表仍以加元填写。结转的税务余额，如未折旧资本成本和亏损余额，按该年 12 月 31 日的加拿大银行汇率折算成美元；以加元欠下的债务在税务上变成外币债务（第 261(7) 至 (10) 款）。
• 第 1 年，录入第一笔之前。 在开启多币种功能之前就建好账套，以美元为记账本位币，所以从 1 月 1 日起账簿就是美元。
• 第 1 年，在选择期限内。 公司在 3 月 2 日前提交 T1296 表（闰年为 3 月 1 日前）。T2 税表在第 079 行填写美元，分期预缴税以加元填在第 840 行。
• 第 2 年。 公司不需要再提交新的选择，账簿继续以美元记账。如果第 1 年的账套是加元，就更难证明账簿条件；之后再改用美元账套，就要带着结转余额重建。

您的情况不同？

• 您有两家公司，或一家公司在两国都有客户、银行账户和税号，而账簿已放在错误的账套或记账本位币里，或者即将增加一家美国公司： 各实体的账簿放在哪里、记账本位币选什么，以及重建账套前要结转什么，都是涉及已申报税表的架构决定。见记账服务，并请带上实体结构图、最近已申报的税表和按币种列出的所有账户。
• 公司可能选择以美元申报税款、已提交或撤销过选择、是某合伙企业的合伙人，或正在与以另一种货币申报的公司合并或清算（这可能不需要新的选择就改变其税务货币，见第 261(16) 至 (17.1) 款）： 这些条件取决于事实，而且选择很难撤回。请在纳税年度开始前，见公司税服务。
• 两家公司之间的余额对不上： 见加拿大公司及其美国公司的账簿。
• 您的美国公司是由加拿大人持有的 LLC： 见加拿大人持有的美国 LLC 的账簿。
• 您是持有加拿大公司的美国人： 见把加拿大公司账簿转为 5471 表数据。
• 加拿大公司的美国银行账户： T1135 表和 FBAR，见美国银行账户指南。
• 您的业务只在加拿大，正在选择软件： 见加拿大小企业如何选择会计软件。
• 您不确定是否需要跨境会计师： 见加拿大企业何时需要跨境会计师。
• 投资人要求在特拉华州母公司架构翻转后提供合并报表： 见特拉华州架构翻转之后的投资人财务报表。