加拿大企业记录保存多久：CRA 6 年规则

在加拿大，经营记录要保存多久？

在加拿大，所得税记录和相关凭证要从其所涉最后一个纳税年度结束起保存六年（《所得税法》第 230(4) 款；CRA）。这包括发票、收据、合同、银行对账单和已兑付支票（CRA：经营记录）。个人（包括独资经营者）的纳税年度是日历年度，公司的纳税年度是其会计期间。

这只是默认规则，并非全部：

以下情况并不简单：税表迟报、企业正在关闭、出售或解散、异议尚未结案、较早年度被质疑、您正在清理多年的文件，或部分记录已经遗失。您仍持有的财产的记录，或日后要使用的亏损的记录，保存时间也可能超过默认期限。请备齐每年的递交日期、成立和解散日期、公司记录簿和股东名册，以及 CRA 的每一份通知。

6 年从什么时候开始算？

保存期限从某份记录所涉最后一个纳税年度结束时起算，不是从收据日期或您报税之日起算。同一日历年度内，3 月的收据和 11 月的发票在同一天到期（CRA）。

涉及多个年度的记录，要等到最后一个年度。CRA 的通函说，期限一般按该记录依《所得税法》可能需要用到的最后一个纳税年度确定，而不是按记录生成的年度确定。通函举的例子是投资和其他资本财产（如设备或出租楼宇）的成本证明记录：要保存到该交易可能计入任何所得税计算的最后一个纳税年度之后的六年（IC78-10R5）。结转到以后税表的经营亏损，可能适用同样的道理，但通函没有举这个例子。CRA 网页说，长期购入和出售财产的记录、股东名册，以及影响企业出售、清算或结业的其他历史记录，要无限期保存（CRA）。

迟报税表，6 年会重新计算吗？

不会重新计算，但起算点会移动。如果税表没有在规定时间递交，该纳税年度的记录要从递交税表之日起保存六年，而不是从年度末起算（第 230(5) 款；CRA）。

对于尚未报税的年度，期限还没有开始：该年度的所有记录都要保存。按时报税的年度仍按各自的日期计算。补做逾期账目见逾期账目补记。

6 年之后，CRA 还能审计我吗？

有时可以。六年是您必须保存记录的时间。CRA 重新核定某一年度的时限是另一条规则，通常更短。

• 重新核定的时限通常更短。 就所得税而言，个人是三年，加拿大控股私人公司（CCPC）是三年，其他公司是四年。时限从最初的评税通知或无应缴税款通知起算（《所得税法》第 152(3.1) 款）。如果出现因疏忽、不谨慎或故意不履行义务造成的虚假陈述、欺诈、放弃时限，或其他列明情形，时限可能更长（第 152(4) 款）。GST/HST 有自己的时限，通常是4 年（《消费税法》第 298 条）。
• 查看不等于重新核定。 CRA 的获授权人员可以为执行《所得税法》的任何相关目的，检查可能与纳税人的义务或权利有关的任何文件（《所得税法》第 231.1 条）。从条文字面看，该条没有规定截止年度，因此只要可能相关，CRA 就可以要求您提供较早年度的记录。这项要求是否涵盖已合法销毁的记录，应咨询专业人士。

CRA 也可以当面或以挂号信通知您延长记录的保存时间（CRA）。各年度的具体限制见CRA 最多可以追溯重新核定几年；手上已有 CRA 来信的，见审查、审计与自愿披露。

哪些公司记录要保存更久：会议记录、股份记录、总账？

加拿大公司有五类记录，要保存到公司解散后两年，因此公司存续期间，这五类记录都不会到期（《所得税条例》第 5800(1)(a) 段；CRA）。CRA 在其清单中列出的也是这五类：

• 董事会会议记录
• 股东会议记录
• 谁持有股份以及每次股份转让的记录
• 总账或其他终结账簿（每个账户的总记录）
• 理解总账分录所需的特别合同或协议

普通收据和发票逐年到期，可以处理；这五类不行，请放入公司的永久档案。停止经营并不等于公司已解散，只有解散后才开始计算期限。公司合并时，CRA 把新公司视为每家被合并公司的延续，因此这些记录要一并承接（IC78-10R5）。

关闭独资经营或合伙企业后，记录要保存多久？

非公司制企业结束后，其记录要从企业结束的那个纳税年度末起保存六年（CRA）。总账以及读懂总账所需的合同，适用《所得税条例》第 5800(1)(c) 段。其他记录通常也到同一天为止，但迟报的最终税表、异议、CRA 的要求，或依赖这些记录的以后年度，都可能把期限推后。

CRA 的用词是“非公司制企业”，没有点名合伙企业，也没有说合伙企业按哪个年末计算。合伙人中有个人的合伙企业，其会计期间一般截至 12 月 31 日，除非合伙人选择了替代方法（《所得税法》第 249.1 条）；如果年末不同，稳妥的读法是从较晚的日期起算。如果您要出售企业，CRA 对影响出售或结业的记录规定的无限期保存也可能适用。

解散公司后，记录要保存多久？

已解散的加拿大公司，要将其全部记录和相关凭证保存到解散之日后两年（CRA；《所得税条例》第 5800(1)(a) 和 (b) 段）。就所得税而言，这取代通常的计算方式：起算日由解散日决定，而不是每份记录的年度末，除非迟报的税表、异议或申诉，或 CRA 的要求把期限延长。它不会缩短 GST/HST 的期限：发票和其他 GST/HST 记录仍须按《消费税法》第 286(3) 款完整保存6 年。它也只是最低要求，不是重新核定的时限；CRA 重新核定最后一个年度的时限可能比它更长（见CRA 最多可以追溯重新核定几年）。解散也不会终结所有追索：如果公司欠税，对于与公司不保持独立交易关系、并以低于价值的对价取得公司财产的人，CRA 可以随时对其核定（第 160(2) 款）；董事也有各自的时限（见关闭公司）。

其他法律可能要求保存更久。对于联邦注册的公司，被指定保管其文件和记录的人，在解散后六年内仍有义务提交这些文件和记录，除非法院命令规定了更短的期限（《加拿大商业公司法》第 225 条；《条例》第 14.1 条）。省和地区的公司法另有规定，本文不涉及。请查明您的公司是依据哪部法律成立的。

税务规则说明了要保存什么，没有说由谁保存。解散后公司已不存在，没有人替它保管文件，因此要在解散日之前确定保管人和存放地点。关闭公司各步骤的顺序见关闭公司。

如果我提出了异议或申诉怎么办？

与异议或申诉有关的所有记录都要保存，直到以下三个日期中最晚的一个：事项已解决、提出任何进一步上诉的期限已过、一般保存期限已过（CRA；第 230(6) 款）。GST/HST 记录有类似规定，见《消费税法》第 286(4) 款。争议本身见审查、审计与自愿披露。

GST/HST 记录的规则一样吗？

GST/HST 记录的规则几乎相同：自其所涉年度结束后保存6 年，对异议、CRA 的要求和提前销毁也有类似规定（《消费税法》第 286 条）。有两点不同：

• 存放地点和语言。 除非 CRA 另行授权，GST/HST 记录要保存在加拿大，使用英文或法文（《消费税法》第 286(1.2) 款）。
• 迟报和未报的税表。 第 286 条没有与所得税中“从递交之日起算”相对应的规定。如果某个 GST/HST 申报期已结束超过6 年，而您还没有申报，您仍须申报，并保存支持该申报的记录（《消费税法》第 286(3) 款；CRA）。

对于《就业保险法》和《加拿大退休金计划》下的工资记录，通函说期限从其所涉日历年度末起算，没有像所得税那样的解散或结业规则（IC78-10R5）。销毁工资档案之前，请先确认保存期限。魁北克税务局和省销售税的规定，本文不涉及。

记录可以存在电脑里、扫描纸质文件后丢弃，或存放在加拿大境外吗？

存在电脑里： 可以。以电子方式生成的记录，在整个期限内都要保持电子可读格式，即使您同时打印了纸质件（第 230(4.1) 款；CRA）。请保留可以恢复的备份，格式要让 CRA 能够使用，并在关闭会计软件账户之前导出记录。

扫描纸质件： CRA 表示，纸质文件按其指定的国家标准 CAN/CGSB-72.34 扫描成像后，可以销毁。如果扫描达不到标准，请保留原件；有疑问的，先取得法律意见。见扫描收据。

存放在加拿大境外： 必须取得 CRA 的书面许可。记录要保存在您在加拿大的营业场所或住所（第 230(1) 款）。存放在境外、从加拿大通过电子方式访问的记录，不视为保存在加拿大。对于电子记录，CRA 可以给予许可，也可以接受在加拿大可以取得、格式能被其软件读取的真实副本。如果记录存放在加拿大境外的服务器上，您必须自己或让员工访问这些记录，并向 CRA 提供其要求的内容。由外部服务商托管，不会把责任从您身上转走（CRA；IC05-1）。

可以提前销毁记录吗？

只有取得 CRA 的书面许可才可以。请向您所在地的 CRA 税务服务办公室寄交 T137 表（销毁记录申请）或书面申请，写明记录、税务年度和任何特殊情况（CRA；IC78-10R5）。CRA 表示，未经许可销毁记录可能被起诉。

许可针对的是期限届满之前的销毁。期限届满后，也要查看是否有未结的异议、CRA 的要求、依赖该记录的以后年度，或其他法律的规定。CRA 的许可只涵盖其所管理法律要求保存的记录，无权批准销毁其他联邦、省、地区或市级法律要求保存的记录。关闭中的公司在销毁文件前，应先查看其公司法。

如果部分记录已经遗失怎么办？

先列出遗失的记录涉及哪些纳税年度，以及这些年度是否仍在可重新核定的期限内（报税日期、评税通知）。CRA 的通函说，如果应保存的电子记录遗失、毁坏或损坏，当事人必须向当地税务服务办公室主任报告，并在合理期限内重建文件（IC78-10R5）。该规定针对的是电子记录。对于灾害中损毁的记录，CRA 指向遭遇灾害时可获得的 CRA 支持。

用留存下来的资料（银行和信用卡对账单、销售平台报告、已递交的税表和 CRA 通知）重建账目，见根据银行对账单重建账目和没有收据的经营支出。

示例

以下日期仅为举例。

自由职业者的 2024 年记录

一位独资经营者于 2025 年 4 月 20 日递交 2024 年税表。2024 年的所有收据和发票保存至 2030 年 12 月 31 日，即 2024 纳税年度结束后六年。2024 年购入、2027 年出售的设备，其购买发票可能计入 2027 年的收益或亏损，因此该发票至少保存到 2033 年 12 月 31 日，即 2027 纳税年度结束后六年。CRA 网页说，长期购入和处置财产的记录要无限期保存。

迟报税表的公司

一家按日历年度报税的公司于 2026 年 3 月 1 日递交 2022 年税表，已过截止日期。其 2022 年的一般记录保存至 2032 年 3 月 1 日，即从递交之日起六年；若从 2022 年末起算，则会在 2028 年到期。其会议记录、股份记录和总账，无论何时递交，至少保存到解散后两年。其 2023 年税表按时递交，因此 2023 年的记录按各自的日期计算。

关闭公司

一家按日历年度报税的公司于 2026 年 6 月 30 日解散。假设其税表都已按时递交，也没有未结的异议或 CRA 要求。包括会议记录和 2024 年收据在内，其全部记录的所得税保存期限到 2028 年 6 月 30 日结束，尽管从 2024 年末起算六年会到 2030 年 12 月 31 日。如果该公司是 GST/HST 登记人，同时支持 GST/HST 的收据仍须按 GST/HST 规定保存六年。必须有人保管这些记录。如果该公司是联邦注册的，被指定保管其文件的人在六年内（到 2032 年 6 月）仍有义务提交，除非法院规定了更短的期限。

您的情况不同？

• 您正在关闭或出售企业，或解散公司： 哪些记录必须保留、保留到何时、由谁保管，取决于实体类型、解散日期和买方。见关闭公司和出售您的企业；如果结业账目还没有整理好，下一步可以找记账服务。
• 您迟报了多年税表，或根本没有报： 这些年度的记录仍然需要。见未报的公司税表补报、未报的个人税表补报和逾期账目补记，并可配合记账服务。
• 较早年度被质疑、您手上有 CRA 来信，或记录遗失、在前记账员手中或在已关闭的会计软件账户里： 先读审查、审计与自愿披露，再看根据银行对账单重建账目和没有收据的经营支出；如果该年度的账目不完整，下一步可以找记账服务。
• 您在清理多年的文件： 哪些可以丢弃，取决于年度、实体类型和是否有未结事项。见扫描收据和收据必须载明什么，并可配合记账服务。
• 您的公司是省级注册的、您把独资经营转入了公司、记录或所有人在加拿大境外，或您在魁北克经营： 上述联邦规则不是全部答案；魁北克税务局有自己的记录规定。见独资经营转为公司后的账目，并可配合记账服务。