发薪出错怎么改：多发工资、941-X 表与 W-2c 表

已经发出的工资，能取消吗？

发薪系统能不能作废一次发薪，是软件的功能；IRS 的更正指引对此没有任何规定。税表按实际发放和预扣的金额来报，而不是按发薪系统的屏幕显示，缴存义务从发放工资之日算起，而不是从账上计提负债之日算起（第 15 号出版物）。所以钱一旦到了员工手里，这笔工资就算已发放，税表要照此更正，方法见下文。重复发薪或金额出错，处理方式相同。

错误出在哪里，决定怎么更正：

发少了？在新的一次发薪中补足差额。941 表计算的是您在该季度内发放的工资（941 表填报说明），所以补发的部分要计入实际发放的那个季度；941-X 表只用来更正原来那次发薪报错的内容。多久之内必须补发，属于工资法规问题，请向州劳工部门咨询。

发薪错误出现以下情况，就不是简单的案例：

• 错误跨了季度或年末；
• 涉及多名员工，或者税表是发薪服务商代报的；
• 员工不愿退还、已经离职，或对金额有异议；
• 账目与已报送的税表不再一致。

更正前请先备齐：每个受影响发薪日的工资明细表、银行扣款记录、缴存记录、每份已报送的 941 表，以及已发出的 W-2 表。

我能向员工要回这笔钱，或者从他们下一次工资里扣吗？

税法规定的是：员工退还错发的工资（例如没上班却发了工资）后，税表怎么改。税法没有规定您怎么收回。能不能从以后的工资里扣回多发的钱，属于工资法规问题，联邦法律和州法律都适用。

联邦层面最接近的限制，在劳工部《公平劳动标准法》快速参考指南中。指南说，短缺款、制服费等扣款，凡是使工资低于联邦最低工资或减少应付加班费的部分，都不合法。该指南没有谈到如何追回多发的工资。指南还说，联邦法律不会取代对员工保护更多的州法律，所以州工资支付法可能会限制雇主能不能扣、扣多少以及在什么条件下扣。扣款之前，请先向州劳工部门确认。

无论您与员工怎么约定，都要把税务记录理清：

• 写明发薪日期、错发的金额和已退还的金额。
• 与员工书面约定退还多少、什么时候退。以前年度的工资必须按税前总额退回（见下文）；第 15 号出版物对同一年工资没有说明，所以请记录您们约定的是哪一种。
• 在发薪系统里修改，或者现金退回来，都不能更正已报送的税表。更正要与退款挂钩，并用 941-X 表办理（第 15 号出版物）。
• 如果员工始终不退，就没有可更正的退款；第 15 号出版物没有涉及追不回的多发款项。

在同一年内退还多发的工资，工资税会怎样？

错发的工资如果在同一个日历年内、在以后的季度退还，要在发放当季的 941-X 表上更正。更正可以追回这部分工资上的所得税预扣税，以及社会保障税和 Medicare 医疗保险税（第 15 号出版物，工资的退还）。

1. 记录退款：退款日期、金额和原发薪日期。
2. 每个受影响的季度，各报送一份 941-X 表。调低工资（第 6 行）、预扣的所得税（第 7 行）、社会保障工资（第 8 行）和 Medicare 工资（第 12 行）。使用调整程序（第 1 行）：退税申请无法追回实际已预扣的所得税。在第 43 行说明每项更改，并填写发现错误的日期（941-X 表填报说明）。
3. 完成各项证明。当更正使员工被预扣的社会保障税或 Medicare 医疗保险税减少时，您要证明员工负担的部分已退还或补偿给员工。退税申请也可以改为依据员工的书面同意；如果找不到员工，或员工不出具声明，则只更正雇主负担的部分（941-X 表填报说明）。
4. 按更正后的合计数编制当年的 W-2 表。由于这些工资是在同一年内错收的，退款可以减少当年的工资（第 15 号出版物）。

如果错误和退款发生在同一个季度，并且该季度的 941 表还没有报送，就不需要 941-X 表：941 表上直接填写正确的合计数。

如果员工在年底之后才退钱呢？

错发在一年、在以后某年退还的工资，只能追回社会保障税和 Medicare 医疗保险税，方法是在发放当季的 941-X 表上更正。所得税预扣税维持原申报不变，W-2c 表只更正社会保障和 Medicare 医疗保险税的栏目（第 15 号出版物；W-2 表和 W-3 表填报说明）。

退还以前年度的工资，适用三条规则：

• 按税前总额退还。W-2 表和 W-3 表填报说明说，本年度退还以前年度发放的工资，必须按税前总额退还，而不是按税后净额。
• 保存员工的声明。要追回以前年度员工负担的税款，您要证明已把钱退还或补偿给员工，并持有员工的书面声明，说明员工没有也不会就此申请退税或抵免。这份声明至少要保存 四年（941-X 表填报说明）。
• 告诉员工这意味着什么。IRS 说，如果退款超过 $3,000，并且员工是在看起来对这笔钱享有无限制权利时把它计入了收入，员工可能有权获得扣除或抵免（26 USC 1341）。这项扣除属于逐项扣除；员工也可以改选抵免。金额不超过这一数额时，第 525 号出版物说，退款不能在联邦税表上扣除；州税表可能不同。要追回这些工资上已缴的附加 Medicare 税，员工需报送 1040-X 表，雇主不作调整。

我从员工工资里多预扣了。我该怎么办，什么时候之前要办完？

把多预扣的部分退还或补偿给员工。多预扣的所得税或附加 Medicare 税，必须在预扣当年的日历年结束之前退还，并保留员工的书面收据，写明日期和金额（第 15 号出版物）。

如果您没有退还或补偿给员工，就必须在多预扣当季的 941 表上，申报并缴纳每一项多预扣的金额，包括社会保障税和 Medicare 医疗保险税。对所得税来说，只有在同一年也已退还给员工的情况下，才允许更正多收的部分（IRS：更正雇佣税）。

已在报送的 941 表中申报的多收社会保障税或 Medicare 医疗保险税，适用上面 941-X 表的办法：退还给员工，或持有员工同意申请的书面文件，然后更正税表。

我少预扣或少报了。怎么更正，怎么向员工收回？

少预扣时，无论是否向员工收回，雇主都要为本应预扣的税款负责。先把 941 表与应有的内容核对：第 3 行申报预扣或应预扣的所得税（941 表填报说明）。如果当季的 941 表还没有报送，就在表上申报全额。如果表上只报了实际预扣的金额，用 941-X 表更正；如果已经报了全额，就不要再次增加，只补缴差额。之后能否从以后的工资里收回这笔税款，属于上面提到的工资法规问题，第 15 号出版物把补偿的事交给雇主与员工自行协商（第 15 号出版物）。每一美元只报一次：不要在 941-X 表上计一次所得税，又在以后工资的预扣中再计一次。具体怎么报，请咨询您的报税人员。

如果您选择自己承担税款而不向员工收回，941-X 表填报说明把雇主替员工缴纳、而不是从工资中扣除的税款，视为需要课税的额外工资。申报前请先决定好。

有两条限制：

• 所得税和附加 Medicare 税必须在日历年最后一天或之前向员工收回。
• 年底之后，941-X 表不能更正从未预扣的所得税，因为税表上已显示了实际预扣的金额（941-X 表填报说明）。对于本应预扣的税款，雇主仍要负责（26 USC 3403），除非员工自己就这些工资应缴的税款已经缴清（26 USC 3402(d)）。证明这一点的 IRS 表格是 4669 表和 4670 表。对于所得税预扣税，4670 表还要求提供审查报告，如果税款已缴，还要提供 941-X 表之类的更正税表，所以这条路是否适合，要由专业人士判断。罚款和附加税款不在减免之列。

少报的社会保障工资和 Medicare 工资，在更正期限未过时，用 941-X 表更正。

如何更正 941 表：941-X 表、调整还是退税申请，截止日期是什么时候？

发现已报送的 941 表有错误时，必须用 941-X 表更正。每个季度单独报送一份，与当前的 941 表分开，能电子报送的就电子报送。如果从未报送过那份 941 表，要补报该表，而不是 941-X 表，另见拖欠工资税（941-X 表填报说明）。如果由发薪服务商代您报税，请让它编制 941-X 表和 W-2c 表：税表和税款仍由您负责（第 15 号出版物）。

第 1 部分要求您选择一种程序：

同一个季度既有少报又有多报时，要在一份表上使用调整程序。同一季度的退税申请，少报的部分需要另报一份表（IRS：更正雇佣税）。

需要补税时的截止日期。在发现错误当季的 941 表截止日期之前报送，并在报送时缴清：

截止日期如果是周末或法定假日，顺延到下一个工作日。

多报税款的截止日期。IRS 把更正期限称为时效期：调整应在时效期届满前 90 天以上报送；退税申请可以在时效期届满前的任何时候提出，并且在最后 90 天内必须以申请方式办理。多报税款的时效期，自 941 表报送之日起 3 年，或自缴税之日起 2 年，以较晚的为准。少报税款的时效期，自报送之日起 3 年。次年 4 月 15 日之前报送的 941 表和已缴的税款，视为在 4 月 15 日报送和缴纳（941-X 表填报说明；26 USC 6513(c)）。

如果退税期限快到了，而员工还没有拿到退款或还没有同意，941-X 表填报说明的做法是：提出申请时，第 5 行不勾选任何方框，并在第 43 行说明这一点。IRS 批准申请之前，您必须先把钱退还或补偿给他们并作出证明（941-X 表填报说明）。

按年度申报的雇主使用 944-X 表；需要补税时，截止日期是发现错误那一年的次年 1 月 31 日（944-X 表填报说明）。940 表没有对应的 X 表：在新的 940 表上勾选更正税表方框（IRS：更正雇佣税）。

什么时候还要报送 W-2c 表和 W-3c 表？

如果更正改变了某一年的工资或社会保障及 Medicare 医疗保险税，而该年度的 W-2 表已经报送，就要把 W-2c 表和 W-3c 表一起报送。第 15 号出版物把两者联系在一起，941-X 表还要求您证明已经报送或将报送所有必需的 W-2 表和 W-2c 表，即使您的更正没有改变这些表（第 15 号出版物；941-X 表填报说明）。

• 发现错误后尽快报送，并给员工一份副本（W-2 表和 W-3 表填报说明）。
• 原表必须电子报送的，更正表也要电子报送。更正一份必须电子报送的 W-2 表时，W-2c 表也必须电子报送。
• 员工已拿到 W-2 表、但表格尚未送到社会保障局（SSA）时发现错误：作废有误的 A 联，重新编制一份 W-2 表，并在发给员工的新副本上标明“CORRECTED”。
• 退还以前年度的工资：只更正社会保障工资和 Medicare 工资及相应的税款，不改第 1 栏或第 2 栏。

如果在同一年内发现并退还了错误，不需要 W-2c 表，因为当年的 W-2 表还没有报送。IRS 页面关于 W-2c 表提供当前表格的链接。

年底之后，哪些所得税预扣错误仍然可以更正？

所得税预扣税只有在发放工资的同一个日历年内发现错误，才能更正。对以前的年度，只有行政性错误，或者把按第 3509 条税率课税的承包商错当成非员工的错误，才能更正。行政性错误是指 941 表第 3 行的金额，与实际预扣的金额不一致；941-X 表填报说明只把申报预扣金额时的计算错误或数字颠倒算作这类错误（第 15 号出版物；941-X 表填报说明）。

附加 Medicare 税的预扣税同样适用这一年底限制。申报错误的工资仍可在 941-X 表第 6 行和 W-2c 表上更正，但员工已退还的工资除外。

发薪出错后，账目怎么改？

用新的、注明日期的分录更正账目，使最终结果与更正后的税表一致。没有任何政府来源规定这些分录怎么记，所以这只是一种常用的做法，不是税法规则。税务上的依据是 941-X 表第 6 行的季度工资数字，IRS 说它会进入 W-2 表，并且通常也是企业工资扣除的依据（941-X 表填报说明）。

退还以前年度的工资，如何体现在企业自己的所得税税表上，是另一个问题，本文不作回答。分录本身见发薪的会计分录，对不上的余额见清不掉的工资负债。

州的工资税和失业保险报表，也需要同样的更正吗？

联邦层面的更正，不会替您更改州的申报。州所得税预扣、州失业保险工资报告，以及 W-2 表上的州工资信息，各有各的主管部门和更正程序，规则、表格和截止日期因州而异，本文不作说明。

有一点联邦规定可供参考。如果您对 W-2 表的唯一更改是州或地方的数据，就不要把 W-2c 表的 A 联寄给社会保障局：要寄给州或地方主管部门，并给员工一份副本（W-2 表和 W-3 表填报说明）。请向州税务部门和劳动力部门询问如何更正。

更正发薪错误，我要付利息或罚款吗？

不一定。更正少报的税款，如果符合以下条件，一般不用付利息，也不会有未缴税罚款和未缴存罚款：

• 在发现错误当季的 941 表截止日期之前报送；
• 报送时缴清第 27 行所示的金额；
• 填写发现错误的日期；并且
• 说明更正的理由和事实依据。

如果少报的金额与某个以前期间的审查中提出的问题有关，如果您是明知少报，或者如果您收到了催缴通知，或第 7436 条（工人身份认定）的认定通知，这样的更正就不能免息（941-X 表填报说明；第 15 号出版物）。少缴的 FUTA 税没有免息的调整办法（IRS：更正雇佣税）。

如果 941-X 表显示您有应缴的税款，并且报送晚于截止日期，必须附上更正后的 Schedule B（941 表附表，按日期列示税款负债），否则 IRS 可能核定平均计算的未缴存罚款（941-X 表填报说明）。如果报送之后收到罚款通知，请回复通知并附上您的说明，不要把说明附在税表上。申请免除已核定的罚款或利息，请用 843 表，不要用 941-X 表（关于 843 表；941-X 表填报说明）。负有代收和缴纳预扣税责任的人，如果故意不缴，可能要个人承担与未缴税款相等的罚款（26 USC 6672）。关于缴存罚款以及谁要承担责任，见拖欠工资税。

示例

以下示例仅作说明，金额为美元。假设雇主和员工各自负担 6.2% 的社会保障税和 1.45% 的 Medicare 医疗保险税，且员工工资未超过工资基数。

同一年内、较早季度的工资退款

3 月，一次发薪向一名员工发放了 US$3,000 税前工资，而不是 US$1,500。对多出的 US$1,500，公司预扣了 US$150 所得税、US$93.00 社会保障税和 US$21.75 Medicare 医疗保险税，所以员工多拿到 US$1,235.25。雇主还要负担相应的雇主税款并缴存。11 月，员工退还了实际收到的 US$1,235.25。员工已经承担了这些工资上预扣的 US$264.75。本例把它视为已结清员工负担的部分；941-X 表上的证明仍须属实。

雇主为 3 月所在季度报送 941-X 表，使用调整程序：工资 -US$1,500（第 6 行）、所得税 -US$150（第 7 行）、社会保障税 -US$186.00（第 8 行，US$1,500 的 12.4%）和 Medicare 医疗保险税 -US$43.50（第 12 行，2.9%）。抵免额为 US$379.50。当年的 W-2 表显示调低后的工资和所得税。

年底之后的退款

去年 12 月，一次发薪多发给一名员工 US$4,000，其中预扣了 US$600 所得税。员工在 3 月按税前总额退还 US$4,000。12 月所在季度的 941-X 表追回社会保障税 US$496.00 和 Medicare 医疗保险税 US$116.00，共更正 US$612.00，但不追回 US$600 所得税。

雇主补偿员工负担的部分（US$306），并保存员工的书面声明。W-2c 表只更正社会保障和 Medicare 医疗保险税的栏目。这 US$4,000 对员工来说仍是去年的应税收入。假设去年报税时，员工看起来对这笔钱享有权利。由于退款超过 US$3,000，员工可以在今年的税表上扣除（如果逐项扣除），或者选择抵免。今年的工资不因此减少。

所得税预扣过低

由于设置错误，第三季度的三次工资少预扣了 US$1,200 联邦所得税，已报送的 941 表只报了实际预扣的税款。雇主在 11 月发现了这个问题。它在 1 月 31 日之前为第三季度报送 941-X 表，使用调整程序，并在报送时缴清 US$1,200。如果是在 12 月 31 日之后才发现，941-X 表就不能更正预扣的所得税，除非员工自己就这些工资应缴的税款已经缴清，否则雇主仍要对这笔税款负责。

您的情况不同？

• 错误跨了季度或年末，涉及多名员工，发薪服务商报错了税表，或者在退还以前年度的工资：调整或退税申请、员工的负担部分、W-2c 表和账目，都必须与已报送的税表一致。报送之前要先理顺这些；见记账服务。
• 以前年度本应预扣所得税、但没有预扣：941-X 表不能更正，除非员工自己的税款已缴，否则雇主仍要负责。证明这一点要从工资记录和账目开始；见记账服务。
• 员工不愿退还，或对所发金额有异议：追回属于工资法规问题，请向州劳工部门咨询；把追不回的金额入账，并保持税表一致，属于记账服务的范围。
• 您漏缴了税款、从未报送 941 表，或收到了 IRS 通知：见拖欠工资税。
• 发薪服务商没有缴纳税款：见发薪服务商没有替您缴税。
• 从未报送 W-2 表或 1099 表：见迟报的承包商和员工税表。
• 工人被当作承包商支付：见可能其实是员工的承包商。
• S 公司所有人通过 EFTPS 多缴了税款，而不是预扣：见通过 EFTPS 缴纳的 S 公司所有人税款。
• 您从自己的单一成员 LLC 给自己发工资：见从自己的单一成员 LLC 领工资。
• 错误出在中途更换发薪服务商之后，或者您想把发薪设置好，避免重复出错：见更换发薪服务商和设置发薪。