发薪分录：总工资、预扣税款和雇主工资税怎么记

一次发薪的发薪分录怎么记？

一次发薪的发薪分录，借记两项费用：总工资和雇主承担的工资税；贷记银行（实发工资），并为每项预扣或应缴的税款各贷记一个负债账户。借方和贷方相等。请依据工资明细表过账，也就是发薪服务商出具的、列明每位员工本次总工资、扣款和实发工资的报告，不要依据银行扣款记录。

工资过渡账户是临时过渡账户：过账时记入实发工资，银行付款时转出，所以余额最终为零。

总工资是员工赚到的全部金额，所以从员工工资中扣下的税款，不是企业增加的成本。只有雇主自己承担的税才是。IRS 把预扣的所得税和员工承担的社会保障税、Medicare 医疗保险税称为“信托基金税款”，因为雇主是替财政部代为保管这些钱（第 15 号出版物）。所以这些税款要记在负债账户，绝不记入费用。如果这些税款没有缴给 IRS，IRS 可以依据第 6672 条，对每一位故意不缴的责任人（例如高管或合伙人）罚款，金额为未缴税额的 100%（第 15 号出版物第 11 节）。IRS 一般有 3 年 的时间来核定这项罚款，自工资支付次年的 4 月 15 日 起算，如果实际申报日更晚，则自申报日起算；税表一直没有申报的，则没有期限（第 6501 条；IRS 内部手册在 IRM 5.7.3 中适用该规则）。请见信托基金追缴罚款。

出现下列情况，这笔分录就不简单：

• 发薪服务商的报告、银行记录和您的账簿，对同一次发薪显示的金额各不相同。
• 某个季度的 941 表与 W-2 表合计数或账簿对不上；服务商报告里有一笔缴存，您的 IRS 账户里却没有；或者 IRS 已经寄来通知。
• 之前几个月的工资从未过账，或者被合并记成了一笔费用。
• 员工在不止一个州工作，因为每个州都要增加各自的账户。
• 税前扣款、应税福利，或 S 公司所有人的健康保险，使工资明细表上的总工资与 941 表上的工资不一致。
• 您本人是所有人。在企业里工作的公司所有人属于员工，所以工资要通过这笔分录处理，分配则绝不走这笔分录。第 15 号出版物列明，支付给合伙人的款项免予预扣和缴纳工资税，而自己经营的人一般不是员工，因此独资经营者或合伙人自己拿的钱不通过发薪处理（第 15 号出版物）。

前三种情况只要出现任何一种，把下一次发薪记对，也解决不了已经过去的期间。每一期都要从工资明细表一路核对到您的 IRS 账户和已提交的申报。最后一节说明接下来怎么做。

过账之前请准备好：本次发薪的工资明细表、服务商的税款负债报告、银行流水，以及到目前为止已提交的 941 表和 940 表。

哪些工资税从工资里扣，哪些是雇主在此之外另行承担？

所得税、社会保障税和 Medicare 医疗保险税从员工工资中扣除，后两项雇主要按同额匹配缴纳。联邦失业税只由雇主承担，各州另行规定各自的州失业保险税。

税率和工资上限见第 15 号出版物和第 751 号专题。员工的工资达到上限后，就不再缴社会保障税，但 Medicare 医疗保险税全年继续缴。如果州失业保险税缴晚了，或者该州属于抵免缩减州，FUTA 抵免会变小；州失业保险税不包括的工资（例如有些州不对公司高管的工资征收），也没有抵免（940 表填报说明）。

有些家庭成员的工资涉及的科目更少。独资经营者，或合伙人全部是该孩子父母的合伙企业，对 18 岁以下子女的工资无需缴社会保障税和 Medicare 医疗保险税，对 21 岁以下子女的工资无需缴 FUTA。独资经营者对配偶的工资无需缴 FUTA。所得税预扣仍然适用，公司或其他任何合伙企业则不能享受这些优惠（第 15 号出版物第 3 节；雇用子女）。

第 15 号出版物里的“所得税”只指联邦所得税，州和地方的规定要向所在的州或地方税务部门查询。州预扣税、州失业保险税和任何地方税，各设一个负债账户，名称按服务商税款报告里的叫法。有些州还会从员工工资中扣伤残保险或带薪休假缴费（加州、纽约州），少数州还会从员工工资中扣一部分失业保险税（劳工部）。凡是从工资中扣下的款项都是负债，不是雇主的费用。各州的分录有所不同。

现金制还是权责发生制：工资和工资税分别记在哪个日期？

现金制和权责发生制账簿的分录行数相同，只有日期不同。现金制账簿把整笔发薪（工资和雇主税）记在发薪日。权责发生制账簿把工资记在工作发生的期间（第 538 号出版物）。

这些列说的是账簿。税表可能不同：采用现金制的税表在费用支付的年度扣除；采用权责发生制的税表，一般在雇佣税实际缴纳时扣除（经常性项目例外可以把时间提前，详见年末应计工资）；采用现金制时，应付给关联人（例如所有人）的工资，要等到实际付款才能扣除（第 538 号出版物）。年末由您的报税人员处理这些差异。

在现金制账簿里，预扣的税款同样是负债。缴存的时钟从发薪日开始，941 表按工资支付的日期报告负债，而不是按应计日期或缴存日期（941 表填报说明；第 15 号出版物）。W-2 表上的工资按工资支付所在的日历年度计算（W-2 表填报说明）。

发薪期间在一个月之内，不需要计提。发薪期间跨月末或跨年末的，请见12 月赚取、1 月发放的工资。

发薪服务商从银行一次扣走一笔钱，我该怎样拆分？

请根据服务商本次的汇总表，把这笔扣款拆分为实发工资、税款划拨和服务商费用，并与工资明细表的分录核对。如果把整笔扣款都记成一项工资费用，会高估工资，隐去雇主税和服务费，也没有负债可以和缴存记录核对。

如果服务商会把它自己做好的分录同步到您的账簿，请打开看看，把每一行与本页开头的表格对照。重点查：税款是否被记成费用、服务费是否混在工资里，以及是否把所有项目合并成一笔银行贷方。

1. 取得本次发薪的汇总表。表上有总工资、各项税款、实发工资，以及服务商随本次发薪收取的费用（如果有）。
2. 做分录，依据本页开头的表格，把实发工资贷记工资过渡账户。
3. 拆分银行那一行。实发工资冲减工资过渡账户。每项税款借记各自的负债账户。服务费记入工资服务费费用账户，不记入工资或工资税。
4. 核对拆分结果。各部分相加必须与银行金额分毫不差，每次发薪后工资过渡账户的余额应为零。
5. 在您自己的 IRS 账户中确认缴存。银行扣款只说明钱出去了，不说明税款到了 IRS。即使由服务商代缴，雇主一般仍对缴存负责；服务商为雇主在 EFTPS（联邦税款缴存系统）登记时，雇主会收到查询 PIN，IRS 建议激活它，以便监控账户（第 15 号出版物第 16 节）。

如果 IRS 账户里的记录与服务商报告对不上，请见发薪服务商没有缴您的税款。

税款缴存，以及 941 表和 940 表的付款，怎样记账？

缴存是冲减负债，绝不是第二次费用。按缴存的金额借记各负债账户，贷记银行。随 941 表或 940 表补缴余额，也用同样的分录。如果服务商每次发薪都从您的银行账户划走税款并代您缴存，上面的拆分已经在账簿中冲减了负债，所以服务商汇缴时不要再记一次缴存。在这笔缴存到达 IRS 之前，您仍然负有责任，所以请在 IRS 账户中确认（第 15 号出版物第 16 节）。

超过上述回溯期限额的雇主每周两次缴存；任何雇主一旦税款负债达到 $100,000，就必须在下一个工作日缴存。月度缴存户达到该金额后，从次日起改为每周两次缴存，当年剩余时间和下一年都适用（第 15 号出版物第 11 节）。分录是一样的。缴存时间表，以及随 941 表缴纳小额余额的做法，见自己办理发薪。

联邦税款必须以电子方式缴存（第 15 号出版物第 11 节）。上面的到期日见第 15 号出版物以及 941 表和 940 表填报说明。每笔缴存都要记下日期、金额和确认号码。逾期缴存的罚款和利息记入单独账户，这样工资税费用仍能与申报表对上。漏缴的缴存，请见拖欠工资税。

缴存之后，每个工资负债账户应该显示多少？

刚缴存之后，负债账户里应只剩缴存没有覆盖的那些发薪日的税款。月度缴存户在月末的余额，就是当月的税款，缴存付出后降为零。

如果服务商每次发薪都划走税款，上面的拆分会立即冲减负债，所以每次发薪后的余额应接近零。这时要核对的是您的 IRS 账户，而不是账面余额。FUTA 是余额为零的例外：小额可以逐季结转，直到超过门槛（第 15 号出版物第 14 节）。余额为负，可能是缴存的金额比过账的多、漏记了一次发薪，或者缴存记错了账户。余额清不掉的，请见清不掉的工资负债。

怎样让账簿与工资明细表、941 表和 W-2 表合计数核对一致？

每个季度，账簿中的工资合计应等于工资明细表和 941 表。每年，四份 941 表应与 W-3 表合计数一致。IRS 会比对这些数字，不一致时可能联系雇主（941 表填报说明）。如果 IRS 已书面通知雇主改报 944 表，则与那份年度申报表核对，使用其自己的行次。

全年的 FUTA 合计应与 940 表一致：第 12 行是调整后的税款，第 13 行是已缴存的金额（940 表填报说明）。

年末，请把四份 941 表与 W-3 表对照，W-3 表要与 W-2 表一起在 2027 年 2 月 1 日 前报送。预扣的所得税应与 W-3 表第 2 栏一致，但第三方病假工资支付方预扣的所得税除外，它出现在 W-2 表上，不在 941 表第 3 行。各工资行应与第 3 栏和第 5 栏一致。四份 941 表上的社会保障税和 Medicare 医疗保险税，应约为 W-3 表第 4 栏和第 6 栏的两倍，因为 941 表包含雇主部分。请保留核对记录，因为 IRS 或 SSA 可能就差异联系您（W-2 表填报说明）。

表中解释不了的差异，可能是正常差异、记账错误（一次发薪过了两次账、工资记错了季度），或申报错误（缴存记到了错误的季度）。改动任何东西之前，先弄清是哪一种（W-2 表填报说明）。这决定您是更正分录、提交更正后的申报表（941-X 表），还是两者都要做（941 表填报说明）。以前年度的调整不要放入本年度的 W-2 表和 W-3 表。不要为了让账簿对上而硬凑差额。

我必须保存哪些工资记录？保存多久？

所有雇佣税记录至少保存 四年。第 15 号出版物列明了这些记录，包括所有工资支付的金额和日期、每位员工的身份信息和 W-4 表、税款缴存的日期、金额和确认号码，以及已提交申报表的副本。

第 583 号出版物从税款到期日或缴纳日（以较晚者为准）起算。IRS 记录保存页面则从第四季度申报表提交时起算。取两者中较晚的一个更稳妥。某些抵免和州规则对应的记录可能要保存更久，请见工资记录的保存期限。

示例

以下示例仅作说明，所有金额均以美元计。

一名员工，一个月一次发薪

一名员工当月总工资为 $10,000。预扣联邦所得税 $1,000。预扣社会保障税（6.2%）和 Medicare 医疗保险税（1.45%）分别为 $620 和 $145，所以实发工资为 $8,235。雇主要匹配缴纳同样的 $765。

未计入失业保险税时，工资总成本为 $10,765。三项负债合计 $2,530。月度缴存户在次月 15 日前缴存这笔钱，借记这三项负债，贷记银行。失业保险税另增加一笔工资税费用借方，并贷记其自己的应付账户。在足额享受州抵免的情况下，FUTA 为前 $7,000 的 0.6%，即每位员工全年 $42。

服务商一次划走一笔总额

服务商在一行里划走 $19,500。其汇总表显示总工资 $18,000，预扣所得税 $2,400，员工社会保障税 $1,116 和 Medicare 医疗保险税 $261，雇主匹配额相同，另有服务费 $123。实发工资为 $14,223。失业保险税不在这次划款中。

工资明细表的分录借记工资 $18,000 和工资税费用 $1,377，贷记工资过渡账户 $14,223、预扣所得税 $2,400、应付社会保障税 $2,232 和应付 Medicare 医疗保险税 $522。然后，银行那一行这样拆分：

如果改记成一项工资费用，账簿显示的工资就是 $19,500，而工资明细表上是 $18,000；既没有工资税费用，也没有服务费一行，更没有可以与缴存核对的负债。

现金制的 S 公司给所有人发工资

一家采用现金制账簿的 S 公司，通过发薪每年付给所有人 $60,000，每月最后一天发 $5,000。每月预扣所得税 $500。每月预扣所有人的社会保障税和 Medicare 医疗保险税为 $382.50，公司另需缴纳同样金额。

每个月，账簿在发薪当月记录工资 $5,000 和工资税费用 $382.50。此处不含失业保险税。所有人前 $7,000 工资的 FUTA，在足额享受州抵免时是 $42；如果该州的失业保险税不包括高管工资，则按 6.0% 为 $420（940 表填报说明）。它不在 941 表上。每月的分录贷记银行 $4,117.50（实发工资）、预扣所得税 $500、应付社会保障税 $620 和应付 Medicare 医疗保险税 $145：每月负债 $1,265。

本季度工资为 $15,000，贷记的负债为 $3,795。941 表显示相同的数字：第 3 行 $1,500，第 5a 行税额 $1,860，第 5c 行税额 $435，第 5e 行 $2,295，第 12 行 $3,795。作为月度缴存户，公司在每个后续月份的 15 日前缴存 $1,265。3 月 31 日时，三项负债仍有 3 月的 $1,265，4 月的缴存会将其冲减。所有人的分配从不走这笔分录。

您的情况不同？

• 服务商的报告、银行记录和您的账簿各显示一个数字，或某个季度的 941 表与 W-2 表合计数对不上：原因要么在账簿，要么在申报，具体是哪一种，决定您是更正分录、提交更正后的申报表，还是两者都做。请从工资明细表和服务商的税款报告，一路核对到您的 IRS 账户和已提交的申报，也可以请记账服务来做。
• 服务商漏缴了税款，或 IRS 寄来了通知：请见发薪服务商没有缴您的税款和拖欠工资税。账簿也需要同样的更正。如果申报和账簿都要改，请寻求记账服务。
• 好几个月的工资从未过账，或被记成了一笔费用：需要根据服务商的报告重建账簿，并与您的 IRS 账户核对，申报也可能要更正。请见补做逾期账簿，S 公司请见 S 公司补账。也可以请记账服务帮您重建。
• 某次发薪出错：请见更正发薪错误。
• 工资在 12 月赚取、1 月发放：请见年末应计工资。
• 某个工资负债余额清不掉：请见清不掉的工资负债。
• 您在年中更换发薪服务商：请见更换发薪服务商。
• 您要雇第一名员工，或者您的公司要把您列入发薪：请见设置工资系统。
• 您拥有 S 公司并给自己发工资：付多少请见 S 公司业主工资，账户设置请见 S 公司记账。
• 您在不止一个州有员工：请见其他州的员工。每种州税都需要各自的负债账户，账簿和申报会成倍增加。
• 您需要为加拿大企业做同样的分录：请见加拿大发薪分录。