工資發錯或多發：941-X 表、W-2c 表與帳務更正

已經發出的工資，還能取消嗎？

工資軟體能不能作廢一次工資發放，是軟體的功能；IRS 的更正指引沒有談這一點。稅表以實際支付和預扣的金額為準，不以工資軟體畫面顯示的為準；存款義務從工資支付之日起算，不是從帳簿記錄負債之日起算（Publication 15）。所以只要錢已經到了雇員手上，工資就已經支付，稅表必須按此更正，做法見下文。重複發放或金額錯誤，處理方式相同。

錯誤出在哪裡，決定怎麼更正：

少發了？在新一次工資發放中補足差額。941 表計算的是您在該季度內實際支付的工資（941 表填表說明），所以補發的工資要列入實際支付的那個季度；941-X 表只用來更正原來那次發放申報錯誤的部分。多久之內必須補發，是州勞工部門的工資法問題。

工資發放錯誤不是簡單案例的情況：

• 錯誤跨越季度或年底；
• 涉及多名雇員，或稅表是由工資服務商提交的；
• 雇員不肯退還、已經離職，或對金額有爭議；
• 帳簿與已提交的稅表不再一致。

更改任何東西之前，先備齊：每個受影響發薪日的工資登記表、銀行扣款記錄、存款記錄、每一份已提交的 941 表，以及已經發出的 W-2 表。

我能向雇員追回這筆錢，或從下一期工資中扣除嗎？

稅法規定的是：雇員退還誤發的工資（例如沒有工作的時數所對應的工資）時，稅表如何更改。稅法沒有規定您可以如何追討。能否從以後的工資中扣除多發的款項，是工資法的問題，州法律和聯邦法律都適用。

最接近的聯邦限制見勞工部《公平勞動標準法》速查指南。指南說明，短缺款項、制服等項目的扣款，如果使工資低於聯邦最低工資，或減少應付的加班費，就不合法。這份指南沒有談追回多發的工資。指南還指出，聯邦法律不凌駕於對雇員保護更多的州法律之上，所以州的工資支付法律，可能限制雇主能否扣除、扣多少，以及依什麼條件扣除。扣款之前，請先向州勞工部門確認。

無論您與雇員如何約定，都要把稅務記錄理清：

• 記下發薪日、誤發金額和已退還金額。
• 以書面約定雇員退還多少、何時退還。以前年度的工資必須按總額退還（見下文）；Publication 15 對同年工資沒有說明，所以請記錄您們約定的是哪一種。
• 在工資系統中修改，或現金退回，都不會更正已提交的稅表。更正與退還掛鉤，並在 941-X 表上進行（Publication 15）。
• 如果雇員始終不退還，就沒有需要更正的退還款；Publication 15 沒有談到追不回的多發款項。

如果多發的工資在同一年內退還，工資稅會怎樣？

誤發的工資在同一曆年、較晚的季度退還，要在工資支付當季的 941-X 表上更正。這項更正可以追回退還工資對應的所得稅預扣、社會安全稅和醫療保險稅（Publication 15，工資退還）。

1. 記錄退還：退還日期、金額和原來的發薪日。
2. 每個受影響的季度，各提交一份 941-X 表。調減工資（第 6 行）、預扣的所得稅（第 7 行）、社會安全工資（第 8 行）和醫療保險工資（第 12 行）。使用調整程序（第 1 行）：退稅申請不能追回實際已預扣的所得稅。在第 43 行說明每項更改，並填寫發現錯誤的日期（941-X 表填表說明）。
3. 完成各項證明。如果更正會減少從雇員工資中預扣的社會安全稅或醫療保險稅，您要證明雇員應負擔的部分已退還或補償給雇員。退稅申請也可以改為依據雇員的書面同意；如果找不到雇員，或雇員不提供聲明，則只更正雇主應負擔的部分（941-X 表填表說明）。
4. 用更正後的合計數準備當年的 W-2 表。因為這筆工資是在同一年誤收的，退還可以減少該年的工資（Publication 15）。

如果錯誤和退還發生在同一季度，且該季度的 941 表尚未提交，就不需要 941-X 表：941 表直接填入正確的合計數。

如果雇員在年度結束後才退還怎麼辦？

在一年內誤發、在以後年度退還的工資，只能追回社會安全稅和醫療保險稅，用工資支付當季的 941-X 表更正。預扣的所得稅維持原申報不變，並用 W-2c 表更正社會安全和醫療保險的欄位（Publication 15；W-2 和 W-3 填表說明）。

退還以前年度的工資，適用三條規則：

• 按總額退還。W-2 和 W-3 填表說明規定，今年退還以前年度支付的工資，必須按總額退還，不是按淨額。
• 保存雇員的聲明。要追回以前年度稅款中雇員應負擔的部分，您要證明已退還或補償給雇員，並持有雇員的書面聲明，說明雇員沒有、也不會就此申請退稅或抵免。請至少保存 四年（941-X 表填表說明）。
• 告訴雇員這意味著什麼。IRS 指出，如果退還金額超過 $3,000，而且雇員在看來擁有無限制的取得權利時已把這筆工資計入收入，雇員才可能有權獲得扣除或抵免（26 USC 1341）。這項扣除屬於分項扣除；雇員也可以改選抵免。金額在這個數額或以下時，Publication 525 說明這筆退還不能在聯邦稅表上扣除；州稅表可能不同。要追回這些工資已繳的額外醫療保險稅，由雇員提交 1040-X 表；雇主不做調整。

我從雇員的工資中多預扣了。我該怎麼做，期限是什麼時候？

把多預扣的金額退還或補償給雇員。多預扣的所得稅或額外醫療保險稅，必須在預扣當年的曆年結束之前退還，並且您要保留雇員簽署的收據，顯示日期和金額（Publication 15）。

如果您沒有退還或補償雇員，就必須在多預扣當季的 941 表上，申報並繳納每一項多預扣的金額，包括社會安全稅和醫療保險稅。就所得稅而言，只有同一年內也已退還給雇員時，才允許更正多收的部分（IRS：更正雇用稅）。

已在提交的 941 表上申報的多預扣社會安全稅或醫療保險稅，走上文的 941-X 表程序：退還給雇員，或持有雇員同意申請退稅的書面文件，然後更正稅表。

我少預扣了或少申報了。怎麼更正，又怎麼向雇員收回？

少預扣時，無論有沒有向雇員收回，雇主都要為本應預扣的稅款負責。先把 941 表與它應顯示的內容比較：第 3 行申報預扣或應預扣的所得稅（941 表填表說明）。如果該季度的 941 表尚未提交，就在這張表上申報全額。如果已提交的表只申報了實際預扣的部分，用 941-X 表更正；如果已申報全額，就不要再增加，補繳餘額即可。之後能否從以後的工資中收回這筆稅款，就是上文所說的工資法問題，而 Publication 15 把補償視為您與雇員之間協商解決的事（Publication 15）。每一美元只申報一次：不要在 941-X 表上計一次所得稅，又在以後工資的預扣中再計一次。如何申報，請諮詢您的報稅員。

如果您選擇自己承擔稅款，而不是向雇員收回，941-X 表填表說明把雇主替雇員繳納、而不是從工資中扣除的稅款，視為應稅的額外工資。請在提交之前先處理好這個問題。

有兩項限制：

• 所得稅和額外醫療保險稅必須在曆年最後一天或之前向雇員收回。
• 年度結束後，941-X 表不能更正從未預扣的所得稅，因為稅表已顯示實際預扣的金額（941-X 表填表說明）。雇主仍須為本應預扣的稅款負責（26 USC 3403），除非雇員就這些工資應繳的稅款已經繳清（26 USC 3402(d)）。證明這一點的 IRS 表格是 4669 表和 4670 表。就所得稅預扣而言，4670 表還要求附上審查報告，而且如果稅款已繳，還要附上更正後的稅表，例如 941-X 表，所以這條途徑是否適用，要由專業人士判斷。罰款和附加稅款不能免除。

少申報的社會安全工資和醫療保險工資，在更正期限未結束前，用 941-X 表更正。

怎樣更正 941 表：941-X 表、調整還是申請，期限是什麼時候？

發現已提交的 941 表有錯誤時，您必須用 941-X 表更正。每個季度各提交一份，與您目前的 941 表分開提交，可以電子提交的話請電子提交。如果您從未提交過該季度的 941 表，就應提交該表，而不是 941-X 表，並請參閱拖欠工資稅（941-X 表填表說明）。如果由工資服務商替您提交稅表，請服務商準備 941-X 表和 W-2c 表：稅表和稅款的責任仍由您承擔（Publication 15）。

第 1 部分要求您選一種程序：

同一季度同時有少報和多報要更正，要在一份表上使用調整程序。同一季度的退稅申請，少報的部分需要另填第二份表（IRS：更正雇用稅）。

您有欠稅時的期限。在您發現錯誤的那個季度的 941 表到期日之前提交，並在提交時繳款：

到期日若是週末或法定假日，順延到下一個營業日。

多報稅款的期限。IRS 把更正的期限稱為時效：調整應在時效屆滿前 90 天以上提交；申請可在時效屆滿前隨時提交，在最後 90 天內則必須提交申請。多報稅款的時效，自 941 表提交之日起 3 年，或自稅款繳納之日起 2 年，以較晚者為準。少報稅款的時效，自提交之日起 3 年。在次年 4 月 15 日之前提交的 941 表和繳納的稅款，視為在 4 月 15 日提交和繳納（941-X 表填表說明；26 USC 6513(c)）。

如果退稅期限即將屆滿，而雇員還沒有收到退還款或還沒有同意，941-X 表填表說明要求您提交申請時，第 5 行不勾選任何方框，並在第 43 行說明。必須先退還或補償雇員並作出證明，IRS 才能核准這項申請（941-X 表填表說明）。

年度申報人使用 944-X 表，有欠稅時，須在發現錯誤那年的次年 1 月 31 日之前提交（944-X 表填表說明）。940 表沒有 X 表：在新的 940 表上勾選更正稅表方框（IRS：更正雇用稅）。

什麼時候還要提交 W-2c 表和 W-3c 表？

如果更正改變了某一年度的工資，或社會安全稅和醫療保險稅，而該年度的 W-2 表已提交，就要連同 W-3c 表一起提交 W-2c 表。Publication 15 把兩者連在一起，而 941-X 表要求您證明已提交或將要提交所有必需的 W-2 表和 W-2c 表，即使您的更正沒有改變它們（Publication 15；941-X 表填表說明）。

• 發現錯誤後盡快提交，並給雇員一份副本（W-2 和 W-3 填表說明）。
• 原來須電子提交的，更正也要電子提交。更正必須電子提交的 W-2 表的 W-2c 表，也必須電子提交。
• 雇員已拿到 W-2 表，但表格尚未送達美國社會安全局（SSA）時發現錯誤：作廢錯誤的 Copy A，準備新的 W-2 表，並在給雇員的新副本上註明「CORRECTED」。
• 退還的是以前年度的工資：只更正社會安全工資和醫療保險工資及稅款，不更正 1 欄或 2 欄。

在同一年內發現並退還的錯誤，不需要 W-2c 表，因為該年的 W-2 表還沒有提交。IRS 的關於 W-2c 表頁面連結到現行表格。

年度結束後，哪些所得稅預扣錯誤還能更正？

所得稅預扣，只有在支付工資的同一曆年內發現錯誤時才能更正。以前年度只有行政性錯誤，或把被誤當成承包人的工作人員按 section 3509 稅率課稅的錯誤，才能更正。行政性錯誤是指 941 表第 3 行的金額與實際預扣的金額不符；941-X 表填表說明只把申報預扣金額時的計算錯誤或數字顛倒算作行政性錯誤（Publication 15；941-X 表填表說明）。

額外醫療保險稅的預扣，同樣適用這項年底限制。申報錯誤的工資，仍然可在 941-X 表第 6 行和 W-2c 表上更正，但雇員已退還的工資除外。

工資發錯後，帳簿怎麼更正？

用新的、註明日期的分錄更正帳簿，使帳簿最終與更正後的稅表一致。沒有任何政府來源規定具體的分錄，所以這只是一種常用的實務做法，不是稅法規定。稅務上的依據是 941-X 表第 6 行的季度工資數字，IRS 指出它會帶入 W-2 表，而且一般也決定企業的工資扣除額（941-X 表填表說明）。

退還以前年度的工資，在企業自己的所得稅稅表上如何顯示，是另一個問題，本頁不回答。具體分錄請參閱工資分錄；對不上的餘額請參閱清不掉的工資負債。

州工資稅和失業保險申報，也需要同樣的更正嗎？

聯邦的更正不會自動更改州的申報。州所得稅預扣、州失業保險工資報告，以及 W-2 表上的州工資資料，各自有主管機關和更正程序，各州的規則、表格和期限都不同。本頁不涉及這些內容。

有一點聯邦規定可供參考。如果您對 W-2 表的更改僅限於州或地方資料，就不要把 W-2c 表的 Copy A 寄給 SSA：寄給州或地方機關，並給雇員一份副本（W-2 和 W-3 填表說明）。請向您所在州的稅務和就業機關了解如何更正。

更正工資稅，我要付利息或罰款嗎？

不一定。如果您符合以下條件，更正少報的稅款一般不用付利息，也不用付未繳款罰款和未存款罰款：

• 在發現錯誤那個季度的 941 表到期日之前提交；
• 在提交時繳付第 27 行所示的金額；
• 填寫發現錯誤的日期；以及
• 說明更正的理由和事實。

如果少報的金額與以前期間審查中提出的問題有關、您是明知而少報，或者您收到了催繳通知，或根據 section 7436（工作人員身份分類）發出的確定通知，則更正不能免息（941-X 表填表說明；Publication 15）。少繳的 FUTA 稅，沒有免息的調整程序（IRS：更正雇用稅）。

顯示有欠稅、又在到期日之後提交的 941-X 表，必須附上更正後的 Schedule B（941 表，按日期列示稅款負債的報表），否則 IRS 可能按平均方式評定未存款罰款（941-X 表填表說明）。如果提交之後收到罰款通知，請附上您的說明回覆通知；不要附在稅表上。要申請減免已評定的罰款或利息，用 843 表，不是 941-X 表（關於 843 表；941-X 表填表說明）。負有代收並上繳預扣稅款責任的人如果故意不上繳，可能要個人承擔相當於未上繳稅款的罰款（26 USC 6672）。存款罰款和誰可能承擔責任，請參閱拖欠工資稅。

舉例

以下例子僅作說明，以美元計。假設雇員和雇主各自負擔 6.2% 的社會安全稅和 1.45% 的醫療保險稅，且雇員的工資低於工資基數。

同一年內退還較早季度的款項

3 月，工資核算給一名雇員發放了 US$3,000 的總額，而不是 US$1,500。對多出的 US$1,500，預扣了 US$150 的所得稅、US$93.00 的社會安全稅和 US$21.75 的醫療保險稅，所以雇員多拿到 US$1,235.25。雇主還需負擔相應的雇主稅款並存入。11 月，雇員退還實際收到的 US$1,235.25。雇員已經承擔了這些工資被預扣的 US$264.75。此例視為已結清雇員應負擔的部分；941-X 表上的證明仍須屬實。

雇主就 3 月所在季度提交 941-X 表，使用調整程序：工資 -US$1,500（第 6 行）、所得稅 -US$150（第 7 行）、社會安全稅 -US$186.00（第 8 行，US$1,500 的 12.4%）和醫療保險稅 -US$43.50（第 12 行，2.9%）。抵用額為 US$379.50。當年的 W-2 表顯示調減後的工資和所得稅。

年度結束後才退還

去年 12 月，工資核算給一名雇員多發了 US$4,000，並已預扣 US$600 的所得稅。雇員在 3 月按總額退還 US$4,000。12 月所在季度的 941-X 表追回社會安全稅 US$496.00 和醫療保險稅 US$116.00，更正額為 US$612.00，但追不回 US$600 的所得稅。

雇主補償了雇員應負擔的部分（US$306），並保存雇員的書面聲明。W-2c 表只更正社會安全和醫療保險的欄位。這 US$4,000 對雇員來說，仍是去年的應稅收入。假設在去年稅表提交時，看來雇員對這筆工資有取得的權利。因為退還金額超過 US$3,000，雇員可以在今年的稅表上扣除（如果列舉扣除），或者選擇抵免。今年的工資不減少。

所得稅預扣過低

設定錯誤，導致第三季度的三期工資共少預扣了 US$1,200 的聯邦所得稅，而已提交的 941 表只申報了實際預扣的稅款。雇主在 11 月發現。雇主在 1 月 31 日之前就第三季度提交 941-X 表，使用調整程序，並在提交時繳付 US$1,200。如果是 12 月 31 日之後才發現錯誤，941-X 表就不能更正預扣的所得稅，除非雇員就這些工資應繳的稅款已經繳清，否則雇主仍須為稅款負責。

您的情況不一樣？

• 錯誤跨越季度或年底、影響多名雇員、工資服務商提交了錯誤的稅表，或正在退還以前年度的工資：調整或申請、雇員應負擔的部分、任何 W-2c 表和帳簿，都必須與已提交的稅表一致。這些要在提交之前理順；請參閱記帳協助。
• 以前年度本應預扣所得稅但沒有預扣：941-X 表不能更正，除非雇員自己的稅款已繳清，否則雇主仍須負責。要證明這一點，要從工資記錄和帳簿入手；請參閱記帳協助。
• 雇員不肯退還，或對所付金額有爭議：追討是州勞工部門的工資法問題；把追不回的金額入帳，並讓稅表保持一致，屬於記帳協助。
• 您漏繳了存款、從未提交 941 表，或收到 IRS 通知：請參閱拖欠工資稅。
• 工資服務商沒有存入稅款：請參閱工資服務商沒有替您繳稅。
• W-2 表或 1099 表從未提交：請參閱遲交的承包人和雇員稅務表格。
• 工作人員被當作承包人付款：請參閱可能屬於雇員的承包人。
• S 公司所有者透過 EFTPS 多繳了稅款，而不是預扣：請參閱S 公司所有者透過 EFTPS 繳納的稅款。
• 您從自己的單一成員 LLC 給自己發工資：請參閱從自己的單一成員 LLC 領取工資。
• 錯誤發生在年中更換工資服務商之後，或您想把工資核算設定好，避免再次出錯：請參閱更換工資服務商和設定工資核算。