年中更换发薪服务商：不弄乱 W-2 表的做法

我能在季度中间或年中更换发薪服务商或发薪公司吗？

可以。没有哪个更换日期是强制的，而且通常仍由雇主而不是服务商承担工资税的责任（第 15 号出版物第 16 节）。更换日期决定需要转移多少历史记录，因为税表按日历季度申报，税款缴存按发薪日走，W-2 表则按日历年度。

最干净的更换日期，是日历年度的第一次发薪，或者季度的第一天。如果 IRS 已书面通知您申报 944 表，则一份年度税表涵盖全年，季度各行不适用（第 15 号出版物）。

每个发薪日只在一个系统中处理。联邦税负按工资支付日期计算（第 15 号出版物），每份 W-2 表则报告日历年度内支付的工资（W-2 填报说明）。

如果更换发生在季度中间、旧服务商不肯交出记录、年初至今累计数与已申报的税表对不上，或者员工在不止一个州工作，更换就不简单。请在更换日期之前备齐：每位员工的年初至今发薪明细表、已申报的税表、缴存记录、预扣表格、州账户号码，以及您的 EFTPS 登录信息。

更换发薪服务商期间，工资税由谁负责？

通常是您自己。发薪服务提供商或申报代理（通过 8655 表授权，替您申报税表和缴存税款）使用您的雇主识别号码办理，不作为雇主或雇主的代理人对您的雇佣税承担责任（第 15 号出版物第 16 节）。经认证的专业雇主组织，通常单独对其支付给工作场所员工的工资负责，但对其支付给其他工人的工资，您和它可能都要负责；而按 2678 表行事的代理人与您共同承担责任（IRS 第三方安排对照表）。

这种责任可能落到个人头上。独资经营者个人要对雇佣税负责，普通合伙人通常也要对合伙企业的债务负责（IRM 5.17.7）。无论哪种企业，负责人如果故意不缴已预扣的税款，可能要承担其中的 100%（26 U.S.C. 第 6672 条），而在企业无力缴税时却去付其他债权人，是故意的一个迹象（IRS）。IRS 通常有从次年的 4 月 15 日（或实际申报日，以较晚者为准）起算的 3 年 时间来核定这项罚款，税表没有申报期间则没有期限（IRM 5.7.3）。哪些人算负责人，见信托基金追缴罚款。

更换会留下三个空档：

• 没人缴的税款。旧服务商最后几个发薪日的缴存，可能在它的服务结束之后才到期。
• 没人报的税表。每家服务商都可能以为共用的那个季度由对方申报。
• 没人看到的通知。IRS 把信函寄到备案地址，并强烈建议雇主在那里留自己的地址，而不是服务商的地址（IRS：外包发薪职责）。

在旧服务商的最后一笔缴存和最后一份税表得到确认之前，请保持它的服务有效。如果旧服务商收了钱却没有缴税，请参阅发薪服务商没有替您缴税怎么办。

除了价格和客服，选新的发薪服务商还要比较什么？

要比较谁来申报、谁来缴存，以及每个账户用的是谁的名字。价格和客服改变不了税是您欠的这一事实。请问清楚：

• 它是否用您的雇主识别号码、通过 EFTPS 申报和缴存？这样您能看到每一笔付款（第 15 号出版物）。
• 如果它是申报代理，是否书面告知您责任仍在您身上？申报代理必须在协议开始时说明，此后至少每季度说明一次，并建议您登记 EFTPS（8655 表填报说明）。
• 它能否按员工、按季度导入年初至今累计数？更换当季的税表、940 表、W-2 表和州税表又由谁申报？
• 它是经认证的专业雇主组织，还是按 2678 表行事的代理人？两者各用自己的 EIN，所以责任和 W-2 表都不同（第 15 号出版物第 16 节）。这些安排有何不同，见没有替您缴税的发薪服务商。

第一次设置发薪，请参阅设置发薪。

离开前，我要向旧发薪服务商收集什么？

请在旧账户关闭之前收齐发薪记录。这些是雇主的记录，IRS 要求您将雇佣税记录至少保存 四年（第 15 号出版物）。保存什么、怎么保存，见发薪记录保存。

如果旧服务商不肯交出记录，请根据每位员工最后一张工资单、您已申报的 941 表和 940 表、EFTPS 缴存记录，以及已申报税表和付款的 IRS 税务记录摘要，重建期初累计数（IRS：企业税务记录摘要）。如果重建的工资和税额与已申报的 941 表对不上，先不要导入；先把账簿和税表核对清楚。

新的发薪服务商需要哪些年初至今的数字？从零开始会出什么问题？

新服务商需要每位员工从 1 月 1 日到旧服务商最后一个发薪日的累计数。当它用您的 EIN 申报时，工资上限和门槛要计入您当年支付的全部工资，不论发薪是谁办的。如果您离开的是经认证的专业雇主组织，则就社会保障税和 FUTA 的工资上限而言，您被视为它的后续雇主，所以它支付的工资也要计入（26 U.S.C. 第 3511(b) 款）。

如果新服务商要申报一个在更换之前就已开始的季度，除年初至今的合计数以外，它还需要该季度按发薪日列示的工资和税负。第一次发薪之前，请把期初累计数与旧服务商的最终发薪明细表核对。已经错收的税款，按更正发薪错误的办法纠正。

两家服务商共用一个季度时，941 表和税款缴存怎么处理？

当服务商都用您的 EIN 申报时，企业只申报一份该季度的 941 表，涵盖该季度支付的所有工资，不论是哪家服务商办的发薪。第 15 号出版物说明，同一税表期间不要申报多份税表，也不要在一份 941 表上报告多个季度（第 15 号出版物）。每份 941 表的截止日是 每季度结束后第一个月的最后一天，所以旧服务商的最后一个季度，在更换日期之后仍可能到期。

• 缴存时间表由您决定。请把您已在用的按月或按半周缴存时间表交给新服务商；怎么确定，见设置发薪。
• 税负记录必须涵盖两家服务商。除非本季度或上一季度的第 12 行低于 $2,500 且没有适用次日缴存，否则第 12 行的税款合计必须等于第 16 行（按月缴存的雇主）或 Schedule B（按半周缴存的雇主）上的税负合计。第 13 行的缴存合计，计入任何一家服务商做的每一笔缴存。如果税负记录漏了旧服务商的发薪日，第 12 行就对不上，缴存也可能不被算作按时（941 表填报说明）。
• 940 表是一份年度税表，截止日是 工资所属年度次年的 1 月 31 日。每位员工的前 $7,000 工资，要跨两家服务商一起计算。
• 8655 表按期间生效。申报代理的申报权限，从季度税表所指定的季度或 940 表这类年度税表所指定的年度开始；缴存权限则从某个月开始（8655 表填报说明）。

联邦规则把 941 表的责任放在雇主身上。规则没有说明共用的季度由哪家服务商申报，也没有说明一个月的缴存如何在两家服务商之间分配。负责申报的一方需要另一家服务商按发薪日列示的工资和税负，所以请选择能最可靠地取得这些记录的一方。请在更换日期之前书面约定：更换当季的 941 表由谁申报；两家服务商各自为哪些发薪日缴存，包括更换前的最后几个；旧服务商如何交接按发薪日列示的工资和税负；以及谁来申报 W-2 表和 940 表。漏缴税款或漏报税表的处理，见拖欠工资税。

年中更换之后，W-2 表由谁出？

请安排每位员工只有一份显示全年工资的 W-2 表，并在更换日期之前书面约定由哪家服务商出具。即使由服务商代办，雇主也必须向员工提供每份 W-2 表，并申报 W-2 表和 W-3 表。两者的截止日都是 2027 年 2 月 1 日（W-2 填报说明）。

W-2 表报告日历年度内支付的工资，所以一位员工的各份表格合起来必须显示全年，而不是只显示更换之后的几个月。填报说明允许为同一位员工出具第二份 W-2 表，例如为了列示更多的第 12 栏代码或其他报酬，只列示第一份表上没有的项目，并说明不要把同样的税务数据报告在不止一份 Copy A 上。填报说明没有讲到把一年的工资拆成两份表。如果两家服务商都要出具表格，请在任何一方申报之前约定，如何把它们合起来对照 941 表核对，以免有重复报告或遗漏。出具 W-2 表的服务商，需要当年每一个发薪日的数据，可以由它自己处理发薪，也可以通过年初至今的导入得到，而且它的 W-3 表应与 941 表一致（见下文的核对）。

W-2 表和 W-3 表上的名称和 EIN，应与为该企业申报的 941 表一致；本年度 941 表上用过的其他 EIN，要填在 W-3 表的 h 栏。如果经认证的专业雇主组织或按 2678 表行事的代理人，也用自己的 EIN 向该员工支付过工资，则各自对自己支付的工资申报 941 表并出具 W-2 表（第 15 号出版物第 16 节；IRS 第三方安排对照表）。

更换发薪服务商时，要向 IRS 变更什么？

四件事：申报代理授权、您的 EFTPS 权限、备案地址，以及您对账户的查看权限。

我的州预扣税账户和失业税账户会怎样？

这些账户通常属于您的企业，所以更换改变的是谁来申报和缴款，而不是谁欠税。每个州各自运作自己的失业保险项目和税种（DOL），并各自规定工资上限和税率（DOL）。

请把每个州的预扣税账户和失业税账户号码、核定的失业税税率、年初至今的州应税工资和申报频率交给新服务商。州应税工资要和 FUTA 工资分开计算，因为两者的上限可能不同。请查看各州机构关于授权发薪代理的规则；各州不同，本文不涉及。

按 940 表的截止日期、就同样的工资全额缴清州税，是享受 FUTA 最高抵免的条件（IRS：第 759 号专题），所以更换期间要让州税按时缴纳，并且对应正确的工资。加州的情况，见加州工资税与 EDD 设置。其他州的员工，见在其他州的员工。

我怎样检查更换是否成功？

分四个时点，把新服务商的报表与旧报表以及 IRS 账户对照。

还要检查：没有员工的社会保障税工资超过 $184,500；每位员工的 W-2 表，或几份 W-2 表合起来，每项年初至今的数字只出现一次。请保存您的核对记录，并写明任何差异的原因，以备 IRS 或社会保障局查问。申报之后，账户的税务记录摘要会显示付款和税表已入账，IRS 会把 941 表与送交社会保障局的 W-2 数据进行比对（IRS：企业税务记录摘要）。

我怎样把更换带入账簿，又不重复记一个季度？

每个发薪日只记一次，以办理该次发薪的服务商为准。新服务商导入的年初至今数字，当作期初累计数，不要当作发薪记录。

1. 旧服务商办理的每一次发薪，都根据它的发薪明细表入账，到它的最后一个发薪日为止。
2. 新服务商办理的每一次发薪，都根据它的发薪明细表入账，从它的第一个发薪日开始。
3. 如果之前几个月已经入账，不要再入一次年初至今的数字：根据年初至今报表做的分录会重复这些数字。如果之前从未入账，则以旧服务商的发薪明细表为依据。
4. 从更换日期起，把服务商传入账簿的数据流改接到新服务商。
5. 在季度末，把工资税负科目与 941 表和 EFTPS 付款核对。如果余额恰好等于一家服务商一个季度的数，可能是某个季度被记了两次或漏记了。

分录见工资分录。清不掉的余额，见清不掉的工资税负余额。

示例

以下示例仅作说明；所有金额均为美元。

在季度的第一天更换

一家有六名员工的面包店在 7 月 1 日更换。新服务商导入每位员工 1 月至 6 月的工资、预扣税，以及社会保障税、Medicare 医疗保险税和 FUTA 工资。旧服务商仍申报第二季度的 941 表，截止日是 7 月 31 日。第三季度的 941 表只涵盖新服务商的发薪，每份 W-2 表都显示全年，因为新服务商是从旧的累计数开始的。

在季度中间更换

一位 S 公司的所有人到 8 月 15 日（更换日期）已领取 $70,000 工资，旧服务商的数字显示 $7,000 的 FUTA 工资上限已经达到。第三季度从 7 月 1 日开始，所以它的 941 表必须包括旧服务商 7 月和 8 月初的发薪。两家服务商约定由新服务商申报，旧服务商按发薪日交出税负。如果让这位所有人从零开始，W-2 表就只显示 8 月 15 日之后的工资，累计数与 941 表对不上。新服务商还会对前 $7,000 再次征收 FUTA，按 0.6% 的净税率约为 $42（在抵免减少州则更多）。

最后一笔缴存看起来晚了

一位店主要离开一家服务商，那家服务商的最后一笔缴存看起来晚了。她在更换日期之前，用自己的名字登记了 EFTPS，PIN 在五到七个工作日内邮寄到达。关闭旧账户之前，她把付款记录与她的缴存时间表要求的缴存逐笔核对。每笔缴存都在，但最后一笔比到期日晚两天入账。她记下日期和金额，并保留旧账户，直到最后一份税表申报完成。

您的情况不同？

• 您在季度中间或月中离开，旧服务商漏报了税表或不肯交出记录，或者年初至今的累计数会与 W-2 表或新服务商的第一份发薪明细表对不上：共用季度由谁申报、年初至今的导入如何建立、发薪如何入账又不重复记一个季度，都取决于旧服务商的记录。请参阅记账帮助。
• 您已经更换了，但账簿里的工资税负科目与 941 表或 EFTPS 付款对不上，或者某个季度看起来被记了两次或漏记了：修正要从两家服务商的发薪明细表和 IRS 账户开始。请参阅记账帮助和清不掉的工资税负余额。
• 旧服务商收了钱却没有缴存，或者这项安排是专业雇主组织，或按 2678 表行事的代理人：请参阅没有替您缴税的发薪服务商，其中也比较了各种安排。
• 您漏缴了税款或漏报了税表，收到罚款通知，或者 IRS 人员要和您面谈未缴的工资税：请参阅拖欠工资税和信托基金追缴罚款。
• 已申报的税表或 W-2 表金额有误：请参阅更正发薪错误。
• 您从服务商改为自己办理发薪，或者反过来：请参阅自己办理发薪。
• 发薪名单包括 S 公司所有人的工资：请参阅S 公司所有人的工资。
• 员工在加州或多个州工作：请参阅加州工资税与 EDD 设置和在其他州的员工。