发薪服务商没缴工资税：收到 IRS 通知怎么办

发薪服务商没有缴存工资税，这笔工资税谁欠？

在几乎所有外包安排下，都是雇主欠这笔税。IRS 向持有工资税账户的企业收取税款、罚款和利息，即使钱交给了一直没有转交的服务商，也是如此（IRS：外包发薪职责）。发薪服务提供商或申报代理，不作为雇主，也不作为雇主的代理人，对雇主的雇佣税承担责任（第 15 号出版物，第 16 节）。只有认证专业雇主组织（CPEO）一般会为其工作现场员工承接这项责任；见下文。

出现以下情况，事情就不简单：

• 涉及不止一个季度，或者您无法确定哪些季度已经缴存；
• 服务商（发薪公司、服务或软件）同时漏报了季度税表、已经关闭，或者不再回复；
• 服务商只计算工资，把付款留给您自己，或者您的账簿显示税款已缴，而 IRS 账户显示仍有欠款；
• IRS 信函寄到了您不看的地址；
• 未缴金额里包含从员工工资中代扣的税款，这部分可能追到个人头上。

打电话给 IRS 之前请先备齐：显示每次工资税扣款的银行对账单、带 EFT 追踪号码的付款确认、服务商的税务报告和服务协议（趁还能登录时下载）、您的 IRS 付款记录和记录单，以及每份 IRS 通知和日期。本文只讲联邦工资税。州工资税和失业保险账户可能出现同样的缺口；见拖欠工资税。

IRS 寄来账单或通知时，我首先该做什么？

请联系 IRS，并说明涉及发薪服务商；不要等服务商处理。IRS 告知雇主：拨打账单上的电话，写信给寄出账单的办公室，或拨打 800-829-4933（IRS：外包发薪职责）。按以下顺序：

1. 记下通知上的回复日期。通知的含义，见IRS 发给企业的通知。
2. 请 IRS 按季度提供账户信息：已报的税表、已入账的付款、已核定的罚款。代表人可以凭8821 表查看您的账户，也可以凭2848 表代您沟通和办理。
3. 核对付款记录后，缴清确认未缴的税款。如果付款确认显示款项已汇给 IRS，却没有出现在该季度，请带着确认或 EFT 追踪号码联系 IRS，查找这笔款项并更正入账季度（第 15 号出版物）。其余部分用您自己的账户支付。缴款可以停止该金额继续产生罚款和利息（IRS：未缴存罚款）；首次通知后超过 10 天仍未缴的金额，会改按 15% 的未缴存罚款率计算。
4. 请在 IRS 保留您自己的地址。IRS 提醒，把地址改成服务商的地址，您可能不知道税务上发生了什么。
5. 如果代扣税款仍未缴，请看下文的个人责任部分，其中说明了先付其他债权人时 IRS 会看什么。

我怎么证明服务商缴存了什么、没缴存什么？

先确认安排的类型。发薪服务提供商或申报代理，使用您的雇主识别号码报税和缴存。经批准的第 3504 条代理人或 CPEO，用它自己的号码报合并税表和缴存，所以只在您的号码下找不到税表或缴存，并不表明出了问题。请拿到它的确认，并在再次报税之前，问 IRS 您的账户如何处理这些确认（IRS：第三方安排对照表；IRS：CPEO 客户）。

然后逐季对比三项记录：从您的银行转出了什么，IRS 收到了什么，IRS 在您的账户上入账了什么。

EFTPS 在线保留一年多的付款记录；更早的付款请看账户记录单。如果是服务商替您注册的，您持有用于查询缴存的查询 PIN；请激活它（第 15 号出版物）。企业税务账户也会显示 IRS 通知；以独资经营者身份报税的 LLC 目前不能使用企业税务账户，只能依靠 EFTPS 和 IRS 信函（IRS：企业税务账户）。

每个季度做一行：工资报告上显示的税款、从您银行扣走的金额、IRS 入账的金额及日期，以及税表是否已报。第一列和第三列之间的差额，说明有税款未缴，而第三列的日期决定罚款。

服务商是漏报了季度税表，还是只漏缴了款项？

两项都要查；它们是不同的失误，罚款也不同。账户记录单会显示每个季度是否有 941 表入账，以及对应入账了哪些付款。

未缴存罚款率取决于款项迟了多久才到 IRS。各档税率不叠加。

迟报和迟缴的税率来自第 15 号出版物。在两者同时适用的月份，迟报罚款要减去迟缴罚款。从发出征税意向通知起 10 天，或接到要求立即付款的通知时更早，迟缴罚款率会升到每月 1%（26 U.S.C. 6651(d)）。税款和罚款在缴清之前也会产生利息。

第三种失误是通知没有送到您手上。IRS 把信寄到它存档的地址；如果地址被改成了服务商的地址，请用 8822-B 表更新（第 15 号出版物）。年度 940 表和 W-2 表也可能漏报：见拖欠工资税和迟交的 W-2 和 1099 表。

服务商出了错，IRS 会免除罚款吗？

有时可以，但服务商的失误本身一般不构成理由。IRS 表示，依赖税务专业人士一般不是有效理由；其内部手册（给 IRS 人员的指引，不是法律）说，缴存义务不能转让给他人（IRS：合理理由；国内税收手册，20.1.1）。手册还说，发薪处理机构延迟不能作为减免理由，这属于处理机构与客户之间依合同处理的事（国内税收手册，20.1.4）。

还有三条途径：

前两种看的是您的账户历史，不看是谁造成了失误。它们要求：

• 在 前 3 年（12 个季度）里，每期都按时报了同一种税表，除非 IRS 记录显示某期不需要报；IRS 替您编制的税表不算；
• 这些年度没有被罚款，或罚款后来因合理理由或 IRS 的错误而撤销；
• 就雇佣税税表而言，该期间内缴存罚款豁免少于四次，且罚款不是因为避开 EFTPS 造成的。

自动减免还要求原始税表在截止日后 3 年 内提交（IRS：行政罚款减免；IRS 程序更新）。已通过这种方式得到减免的季度，以后不算清白季度，所以在一连串漏缴的季度中，一般只能覆盖一个季度。申请方法：见拖欠工资税。

合理理由取决于事实：是否尽到了普通的经营审慎，合规历史，您多快纠正了问题，以及原因是否超出您的控制（国内税收手册，20.1.1）。有用的事实包括：钱何时离开您的银行，您如何监督服务商，您何时得知失误，以及之后多快缴存或报税。说明必须逐笔写明被罚缴存的金额和日期，否则 IRS 会认为没有提出有效理由。如果服务商按时从您账户划走了款项，却迟迟才汇出，手册确实要求审查人员做合理理由审查（国内税收手册，20.1.4）。两者都不是减免的承诺。

申请时，请拿着通知、罚款金额和您的理由，拨打通知上的电话。罚款撤销后，它的利息也会一并撤销，但税款和税款的利息不会（IRS：合理理由）。如果您已经缴了罚款，用 843 表申请退款，一般必须在报税后 3 年 内，或缴款后 2 年 内提出，以较晚者为准（IRS：843 表填报说明）。

我该怎么更正账户并缴清欠款？

先更正申报并缴税，因为减免申请要建立在正确的账户之上。按以下顺序：

1. 补报缺少的税表。 任何一个季度的 941 表，如果从未在您的号码下报过，请补报。已报税表上的工资或税款有误时，用941-X 表更正。如果只是责任日期或金额（第 2 部分或 Schedule B）有误，不要为此报 941-X 表；更正后的 Schedule B 可以减少缴存罚款（IRS：941-X 表填报说明；IRS：Schedule B 填报说明）。如果税表正确，只是缺少缴存，就无需更正任何东西：把税缴上即可。
2. 用您自己的账户付款，通过企业税务账户、EFTPS 或 Direct Pay，这些都免费（IRS：缴存和申报雇佣税）。IRS 一般先把缴存款用于该季度最近的税款责任。收到缴存罚款通知后，您可以在通知后 90 天 内指定缴存款的分配方式（第 15 号出版物）。
3. 如果无法一次缴清， 先付您付得起的部分，再申请付款计划；见企业欠税付款计划。没有书面指示的部分付款，一般先用于雇主份额。自愿付款可以在付款时书面指定，并指明期间，用于代扣税款（IRM 5.7.4）。
4. 把账簿和 IRS 账户对上。 根据服务商报告做出的账簿，可能把 IRS 从未收到的税款显示为已缴。请按季度核对工资税负债；见清不掉的工资负债和工资记账分录。
5. 按上文申请罚款减免。

我可以举报发薪服务商吗？IRS 会如何处理投诉？

可以。提交14157 表，即报税人员投诉。该表有“发薪服务商”身份选项，以及“雇佣税”投诉项，适用于没有足额或按时缴交雇佣税，或没有准确或按时编制税表的服务商。请附上服务协议；不要寄原始税表或付款。该表说明要在 IRS.gov/SubmitATip 在线提交，IRS 表示服务商投诉会被加急处理和调查（IRS：外包发薪与第三方付款方）。

投诉不会修复您的账户。请回复通知，或拨打 800-829-4933（IRS：报税人员不当行为）。向服务商追回款项属于合同问题，不在 IRS 的处理范围之内。

专业雇主组织和发薪服务有区别吗？

有。区别在于谁承担责任。认证专业雇主组织（CPEO）依合同同意承接您部分或全部联邦雇佣税义务，只有经过认证的才能把责任从您身上转走，而且一般只限于其工作现场员工（IRS：第三方安排对照表；IRS：CPEO 客户）。

不在 IRS 认证名单上的专业雇主组织，不适用 CPEO 规则，所以不要以为它会承担责任（IRS：CPEO 客户；26 U.S.C. 3511）。

我要对未缴的税款承担个人责任吗？

这取决于生意的组织形式和谁控制资金。个人可能通过两种方式被追责。

作为雇主。 独资经营者个人欠雇佣税。单一成员 LLC 在雇佣税上是独立实体，所以欠税的是 LLC，不是所有人本人。普通合伙人依各州法律一般要对合伙企业的债务负责，有限责任合伙企业则可能不同（IRS 手册，5.17.7；IRS：单一成员 LLC）。

依信托基金追缴罚款。 如果 IRS 无法立即从企业收取未缴的代扣税款，故意不代收或不缴交这笔税款的责任人，可能要缴未缴信托基金税款的 100%（26 U.S.C. 6672）：即代扣的所得税，加上员工负担的社会保障税和 Medicare 税。雇主自己的那一份不在其中。IRS 把发薪服务商及其责任人列为可能的责任人（IRS：信托基金追缴罚款）。谁算责任人，以及“故意”是什么意思，见信托基金追缴罚款。

对于得知服务商没有缴存的业主，接下来怎么做最关键。企业无法缴税时，还把手头的钱用来付其他债权人，是故意的迹象，而且第 784 号通知把支付净工资而不缴税也算在内（IRS：第 784 号通知）。IRS 会以信函提议征收这项罚款。您从信函日期起有 60 天 提出申诉，如果信寄往美国境外，则为 75 天。核定后，IRS 可以设置留置权，或对个人资产征收。IRS 一般有从次年 4 月 15 日 起算 3 年 的时间来核定，或者从实际报税日起算（以较晚者为准）；某一期间的税表没有报的话，则没有时间限制（IRM 5.7.3）。

以后我怎么自己核对缴存？

请自己核对，不要依赖服务商的报告。

1. 用您自己的雇主识别号码注册 EFTPS，或使用您的企业税务账户。如果是服务商替您注册的，请激活查询 PIN。
2. 每次发薪后，确认在缴存截止日之前有一笔金额正确的付款。IRS 把第一次漏缴或迟缴称为危险信号（IRS：外包发薪职责）。
3. 每份 941 表报出之前，把它扣除调整和不可退还抵免后的税款总额（第 12 行）与该季度的缴存总额（第 13 行，可能包含从前一季度转来的多缴款）对比，并与您的 IRS 付款记录对比；再检查它的责任日期（第 2 部分或 Schedule B）是否与您的发薪日一致（IRS：941 表填报说明；IRS：Schedule B 填报说明）。
4. 如果用认证专业雇主组织（CPEO），缴存使用 CPEO 的号码，客户在 EFTPS 中看不到；请向 CPEO 索取证明（IRS：CPEO 客户）。

更换新服务商时，见更换发薪服务商。

示例

以下示例仅作说明；金额为美元。

两个季度只扣款、没缴存

一家餐厅 LLC 的发薪公司每季度从其银行账户划走 $9,000 作为税款，却连续两个季度没有缴存任何款项。IRS 开出 $18,000 的账单，另加罚款。银行扣款记录只能证明钱已转出；只有 IRS 账户能显示是否有款项到达，LLC 要为所有未缴部分负责。假设每个季度的 $9,000 中有 $6,000 是从员工工资中代扣的。如果 LLC 无力支付，IRS 可以对它认定的责任人且故意者核定信托基金追缴罚款；金额按代扣部分计算，即 $12,000。雇主份额 $6,000 仍由 LLC 负责。

一份中断的订阅

一家小公司的发薪订阅在 3 月中断，业主以为税款仍在申报。第二季度的税表和缴存都没有办理。公司补报了缺少的税表，用自己的账户缴存了税款，并申请罚款减免。IRS 一般不接受依赖他人报税和缴存作为合理理由，所以减免可能取决于公司前三年的记录，前提是它能适用行政途径。

一笔迟了 20 天的缴存

一笔 $6,000 的缴存迟了 20 天才到 IRS。这超过 15 天，所以未缴存罚款为 10%，即 $600，另加利息。公司通过电话申请减免，或用 843 表书面申请并写明日期，同时附上显示款项何时离开其账户的银行对账单。

您的情况不同？

• IRS 向您收取服务商本应缴纳的税款，您无法确定哪些季度已缴存，或涉及不止一个季度： 每个季度缴了多少、欠了多少，以及是否申请罚款减免、以什么理由申请，都取决于逐季重建的记录。见记账服务。
• 您的账簿显示工资税已缴，而 IRS 显示有欠款，或服务商已关闭且没有留下报告： 每个季度都要根据银行对账单和 IRS 记录单重建，不能根据服务商的报告。见记账服务和清不掉的工资负债。
• 税务官要和您面谈，或 IRS 提议对您个人罚款： 见信托基金追缴罚款。
• 欠款超出企业的支付能力： 见企业欠税付款计划。
• 您漏缴存款或漏报税表的原因不在服务商： 见拖欠工资税。
• 罚款是您自己的记账员或会计师造成的： 见记账员的错误和谁来付罚款。
• 发薪本身出了错： 见更正发薪错误。