工资负债一直清不掉：怎样理顺工资税账户

工资负债的余额应该等于多少？

联邦工资负债账户的余额，应等于已发工资所记录的工资税，权责发生制账簿还要加上已赚取但尚未发放的工资所应计的税款，再减去已为此缴存和支付的金额。只有每一笔记录的金额都已缴存，余额才会为零。缴存日期尚未到的工资，余额属于正常，包括较晚批次的税款与较早批次的税款并列；缴存日期已过的工资还有余额，就是问题。

这个账户最多包含三层：从员工工资中代扣的税款（所得税，以及员工负担的社会保障税和 Medicare 税）、雇主配套缴纳的社会保障税和 Medicare 税，以及联邦失业税。前两项一起缴存，并在 941 表上申报（第 15 号出版物）。“工资税过渡”或清算账户适用同一规则。

IRS 的记录只涵盖联邦税。州预扣税、州失业保险、带薪假，以及代他人持有的款项（退休计划递延供款、保险费、工资扣押款），要对照收款的机构或收款方核对，而不是对照 IRS 的记录。

以上是常规日期。任何一天，只要缴存期内累计的税款达到 $100,000，就改为适用下一个工作日。周末和法定假日会顺延截止日，少缴的小额差额可以按缴存准确性规则日后补足（第 15 号出版物）。

按余额涉及的发薪批次给余额划分账龄。过了各自的缴存日期仍然留着的部分，要么是账簿错误，要么是代 IRS 以外的对象持有的款项，要么是未缴的税款。要分清是哪一种，请调取 IRS 的记录。如果记录显示每笔缴存都已完成、没有欠款，而且每个季度 941 表第 12 行等于账簿为已发工资记录的税款，那么联邦部分就是账簿里的入账错误，在账簿里清掉即可。如果记录显示有欠税，首先是税务问题。已赚取但尚未发放工资的应计税款，在发薪日之前既不在 941 表上，也不在 IRS 的记录里，所以要与工资登记表核对（年末应计工资）。

余额跨过了年末，金额很大或为负数，与 IRS 记录不再一致，或者已被某份税表或财务报表使用时，情况就不简单。

改动任何内容之前，请先准备：

• 每个未结季度的 941 表（以及 940 表），和该年度的 W-2 表和 W-3 表。
• 发薪服务商的税款负债报告和税款缴纳报告，以及工资登记表。
• 企业的 IRS 账户余额或账户记录副本。
• 每笔税款缴纳的银行对账单和确认号，包括在服务商之外缴纳的任何款项。
• 负债账户的交易明细，最早的一行排在最前。

为什么资产负债表上还有工资负债？

余额清不掉，可能是入账错误，而不是税款没缴。请把账户明细与服务商的付款报告对照，看属于哪一种。

怎样查明 IRS 实际收到了什么？

IRS 的账户记录显示 IRS 已入账的缴存和付款，以及 IRS 认为欠缴的余额。改动账簿之前，先调取这份记录。

先确认服务商使用的是谁的雇主识别号码。下面的步骤假定用的是您自己的号码。第 3504 条代理人或经认证的专业雇主组织，用自己的号码汇总申报并缴存，所以您的账户可能没有缴存记录，而并非有人违约；应当改为核对它的分配和付款记录（IRS：第三方安排对照表；见发薪服务商没有缴您的税款时）。

• 企业税务账户。 它按年度显示账户余额、付款历史和税务记录副本。公司、S 公司或合伙企业（包括报 1120 表、1120-S 表或 1065 表的 LLC）可以由指定负责人注册。持有 EIN、报 Schedule C 或 Schedule F 的独资经营者可以注册。IRS 说，按独资经营申报的 LLC 暂时还不能使用；该页面列出了每种角色（IRS：企业税务账户）。
• 税务记录副本。 税务账户记录副本列出联邦税款缴存、付款、罚款和利息，以及含应计部分的欠款余额。雇佣税税表记录副本显示已提交的 941 表及其负债记录，涵盖 IRS 列明可获取的年度（IRS：获取企业税务记录摘要）。
• 没有在线账户。 用 4506-T 表邮寄申请记录副本，或致电 IRS 企业和特殊税务专线。电子提交的税表，可能要过 2 至 3 周才会出现（同一页面）。
• 缴存监控。 第三方为企业登记 IRS 缴存系统时，企业会收到一个查询 PIN，用来监控自己的缴存（第 15 号出版物）。

IRS 通常把缴存款项抵到当季最近的税款负债上，所以一笔迟交的缴存可能结清较晚的负债，却让较早的负债出现缺口（第 15 号出版物）。

每个季度建一行：

各行互相对不上的季度，就是需要纠正的季度。

怎样把账簿与 941 表和服务商的报告核对？

每个季度，把已记录的税款对应 941 表第 12 行，把缴存和已抵扣的抵免对应第 13 行，并把每笔付款对应 IRS 的记录。

1. 已记录的税款。 把本季度所发工资的代扣税款，加上雇主负担的社会保障税和 Medicare 税。941 表按工资的发放日期报税，而不是按应计日期或缴存日期（941 表填报说明）。总额应等于第 12 行。
2. 已知的、会导致对不上的原因。 第 7 行（不足一分的尾数）；第 8 行（第三方病假工资）；第 9 行（小费和前员工团体定期寿险未收取的员工税款）；第 11 行（提高研发活动的工资税抵免）；以及额外 Medicare 税，它由员工承担、从工资中代扣，雇主不需配套缴纳（941 表填报说明；第 15 号出版物）。每一项都要留一条备注。
3. 缴存、抵免和之后的付款。 第 13 行是本季度的缴存款，加上从前一季度或 941-X 表转入的多缴金额；随税表一起缴纳的余额（第 14 行）另算（941 表填报说明）。要把完整的付款历史与 IRS 的记录对应，缴存款则按其所涵盖税款所属的季度对应，而不是按银行日期：按月缴存的企业在 1 月为 12 月工资缴存的款项，属于第四季度。
4. 服务商的负债报告。 按月缴存的企业，按月份与第 16 行核对；每周两次缴存的企业，按发薪日与 Schedule B 核对。如果企业勾选了第 16 行的第一个方框，则只与第 12 行核对。总额必须等于第 12 行（941 表填报说明）。
5. 全年合计。 W-3 表上的代扣所得税、社会保障工资和 Medicare 工资，应与全年四份 941 表一致。941 表上的社会保障税和 Medicare 税，应约为 W-3 表数字的两倍，因为 W-3 表只显示员工负担的部分。出现差额可能引来 IRS 或社会保障局的联系，所以请保存核对记录，并写明差额的原因（第 15 号出版物；941 表填报说明）。

怎样清掉余额，又不重复计入费用？

清除工资负债的办法，是把每笔税款付款与产生它的发薪批次逐一对应，而不是新记一笔费用。费用只在工资入账时记录一次。

正常的发薪分录借记工资和雇主工资税费用，贷记应缴税款的负债。之后缴税时借记负债、贷记银行。税法规定的是余额应该等于什么，以及 IRS 的记录在哪里；它没有规定怎样整理账户，所以下面的步骤是记账实务，不是法律规定。

1. 按日期列出账户里的每一行：发薪的贷方和付款的借方。
2. 根据服务商的付款报告和银行对账单，把每笔付款对应到它所涵盖的发薪批次。
3. 检查银行对账单上每笔税款付款入了哪个账户。如果记入了费用，就把这条银行流水重新归类到负债账户。直接修改这一行，不要在它上面再加一笔分录。如果这一行所在的期间已经关账，或者该期间的税表或财务报表已被使用，请先停下来阅读下文“什么时候应该把清理追溯到已关账的年度或更正税表？”，再决定是否修改。
4. 对从未记录的付款入账，包括在服务商之外付出的款项。
5. 按季度重新计算余额，并与 IRS 的记录和 941 表对照。
6. 对几分钱的尾差，留一条注明日期的备注。更大的差额，先查明原因，再入账。

可以把余额转到资产账户，或者核销吗？

把负债转到资产账户，或把它核销计入收入，都不能清除它，只是把余额藏起来。

负债表示企业欠着这笔钱，所以处理办法是找出漏掉的付款或入账错误。只有企业能收回的款项，才适合放在资产账户，例如 IRS 记录显示的抵免或退款，如 941 表第 15a 行的多缴款，或服务商的记录显示仍替企业持有的预付款。核销是记入收入，而尚未缴纳的税款依然欠着。

代扣的所得税，以及员工负担的社会保障税和 Medicare 税，属于信托基金税款。如果余额中有任何一部分是已代扣而未缴的税款，故意不缴的责任人可能要个人承担这笔税款（26 U.S.C. 6672）。谁算责任人、IRS 有多久时间核定，见信托基金追缴罚款，另见拖欠工资税。这不能核销。

工资负债出现负余额是什么意思？

负（借方）余额，表示记录为已付的比记录为应付的多。要查明是哪一边出了错。

企业某个季度缴存的金额超过应缴金额时，941 表第 15b 行允许选择退款，或抵到下一期税表。两项都没有勾选，或两项都勾选，IRS 通常会把多缴款抵到下一期税表。无论勾选什么，IRS 都可以把多缴款抵到同一 EIN 下任何逾期未缴的税款（941 表填报说明）。IRS 的抵免，只有在 IRS 的记录仍显示它时，才应放在资产账户里。

如果 IRS 显示有欠税，而我的账簿显示全部已付，怎么办？

IRS 一边显示有余额，可能意味着 IRS 入账的金额比账簿显示的少，记录的税款更多，或者加上了罚款和利息。先当作税务问题处理，再当作账簿问题处理。

上一季度和本季度的第 12 行都达到 $2,500 或以上，而且所有税款都按期缴存时，第 14 行的欠款余额应为零（941 表填报说明）。这种情况下第 14 行有余额，意味着某笔缴存不足，或第 12 行高于账簿记录的税款。两种可能都要查。

12 月下旬发放的工资及其税款属于哪一年？

941 表、税款缴存和 W-2 表都以发薪日为准，无论账簿采用哪种方法。12 月完成、1 月支付的工作，在 941 表上一般属于 1 月的工资，在 W-2 表上属于下一年度的工资（W-2 表和 W-3 表填报说明）。

• 收付实现制账簿在 1 月记录这笔工资。
• 权责发生制账簿把工资和雇主税款记为 12 月的费用和 12 月 31 日的负债，等 1 月的工资入账时再冲平这项负债，而不是再记一次费用。
• 无论哪种方法： 12 月发放、1 月缴存的工资税，在 12 月 31 日是一项负债。1 月的缴存冲平它，不产生新的费用。

年末分录和税表，见年末应计工资。每个发薪批次的分录，见工资日记账分录。

支撑这笔余额的发薪记录要保存多久？

雇佣税记录至少要保存到税款到期日或缴纳日（以较晚者为准）之后的 四年（第 583 号出版物；第 15 号出版物）。

余额仍未结清的，要保存它背后的所有资料，直到结清且 IRS 的记录一致为止。哪些要保存，以及其他规则下的保存期限，见发薪记录保存期限。

什么时候应该把清理追溯到已关账的年度或更正税表？

旧的余额改变了已提交或已被依赖的数字时，就要追溯，例如 941 表、W-2 表或所得税税表。只在账簿里的错误，就留在账簿里。

941-X 表的期限，限制的是 941 表能更正到什么时候，不限制账簿能往前更正多久。

示例

以下示例仅作说明，所有金额均以美元计。

一家牙科 S 公司，余额从 3 月留到现在

一家牙科 S 公司的“工资负债”有 $4,800，自 3 月以来没有变动。3 月的发薪分录把 $4,800 的代扣税款和雇主税款记入了负债贷方。随后服务商从银行扣走 $4,800 缴给 IRS，银行数据导入把这笔扣款归到了工资税费用。工资费用多计了 $4,800，在发薪分录里计了一次，在扣款时又计了一次，而负债始终没有减少。

把这条银行流水重新归类到工资负债，效果相同：负债降到零，费用减少 $4,800。如果 3 月属于税表已经提交的年度，这家 S 公司的利润就少算了 $4,800，适用“什么时候应该把清理追溯到已关账的年度或更正税表？”。

12 月的工资在 1 月发放的餐厅 LLC

一家采用权责发生制的餐厅 LLC，在 1 月 5 日发放 12 月 20 日至 31 日的工资。工资总额是 $10,000，雇主负担的社会保障税和 Medicare 税按 7.65% 计是 $765。

• 12 月 31 日，账簿借记工资 $10,000 和工资税费用 $765，贷记应付工资 $10,000 和应付工资税 $765。
• 1 月 5 日，发薪对这些应计项目入账。941 表和 W-2 表把这些工资计入 1 月，缴存的计时从 1 月 5 日开始。
• 如果 1 月的这个批次也全额记入了费用，应计项目永远冲不平，费用也重复了。这就是“清不掉的负债”。

账簿显示 $9,000，而 IRS 显示不欠税

一家企业的账簿显示，缴存日期已过的发薪有 $9,000 的工资负债。它的 IRS 账户显示不欠税、每笔缴存都已完成，而且每个季度 941 表第 12 行都等于账簿记录的税款。如果这 $9,000 全是联邦税，这项负债就是账簿余额。款项已经付了，但入错了账户，例如记入了费用，或者业主个人垫付时记成了业主投入。请把每笔付款与对应的批次匹配，并重新归类。

如果第 12 行低于账簿记录的税款，税表可能有误：见纠正发薪错误。如果 IRS 账户显示欠 $9,000，问题就是缴存漏缴或被错误抵扣，而不是账簿。继续把付款与批次匹配，但在弄清 IRS 的记录之前，先不要重新归类或核销。

您的情况不同？

• 余额很旧、金额很大或为负数，或 IRS 账户与账簿对不上： 是入账错误还是真实的欠税、哪些年度需要更正，以及谁来修正账簿和申报。请寻求记账服务。
• 税表、贷款申请资料或财务报表已经用了错误的数字： 要更正的年度和受影响的申报，需要专业人士来判断。请寻求记账服务。
• 余额在州的工资账户里： 同样要对照州税务机关的记录核对。加州见加州工资税与 EDD 设置。
• IRS 显示有欠税，或有缴存漏缴： 见拖欠工资税。
• 服务商扣了钱，却没有缴存： 见发薪服务商没有缴您的税款时。
• 某个发薪批次或 941 表有误： 见纠正发薪错误。
• 您在年中更换过服务商： 见更换发薪服务商。负债往往分散在两套报告里。
• 您需要某个发薪批次的分录： 见工资日记账分录。
• 12 月的工作、1 月发放的工资： 见年末应计工资。
• 多个期间的账簿落后： 见补做逾期账目和记账服务。