销售税审计通知与资料要求：州税务机关会要什么

州税务机关发来销售税审计函或资料要求，我首先该做什么？

州销售税审计是用您的记录，检验您已经提交的税表。各州的期限各自规定，所以以您自己收到的通知上的日期为准。请先看三件事：通知涉及的税种和期间、要求您提交什么，以及要求您答复的日期。华盛顿州的审计还涵盖营业及职业税、使用税和公用事业税（华盛顿州税务局），纽约州也可能把审计扩大到其他税种（第 131 号出版物），所以请问清楚审计涉及哪些税。

这封信可能叫审计通知、信息和文件要求（IDR）、调查问卷或记录要求。得克萨斯州寄出通知并附调查问卷（得克萨斯州审计长），纽约州通常发信要求提供信息（纽约州税务局），加州通常先打电话（CDTFA 第 76 号出版物），华盛顿州的审计人员会联系您约定会面时间（华盛顿州税务局）。这四个州显示了常见的做法；对其他州，请阅读其通知和该州税务部门审计页面上写明的权利和期限。

一封信如果只是问您是否在该州经营，或要求您登记，那和审计是不同的通知；华盛顿州把经营活动调查问卷和审计通知列为不同类型的联系（华盛顿州税务局）。如果您从未登记，请先看补缴未代收的销售税。

答复之前：

1. 请在日历上标出答复日期，需要更多时间时书面申请延期。纽约州批准大多数延长期限的请求（纽约州税务局），加州通常允许两到三周的准备时间。得克萨斯州给 30 天时间提供书面列明的记录；对合理的请求，审计人员可以再加 30 天，或在合理时间内最多延至 90 天，第二次延期请求只应在您无法控制的困难情形下批准。如果没有及时提供记录，审计就会按估算进行（得克萨斯州例行审计通知）。
2. 审计期间的全部记录，请一直保存到审计和任何申诉结束（得克萨斯州；加州）。
3. 如果在账户被分配给审计后，您提交了附带付款的更正税表，加州把更正税表视为补充记录，并把这笔付款计入审计，已付款部分的利息即停止计算（第 76 号出版物）。

只涉及一个州、税表与账簿一致的记录要求，往往可以自己答复。出现以下情形，就需要专业判断：销售涉及多个州或通过交易平台进行；税表与账簿对不上；某个期间没有税表或没有登记；证明缺失；税款已代收但没有上缴；业主可能要承担个人责任；答复日期临近而账簿还没有准备好；或者州税务机关要求您接受抽样，或签署时效豁免。

请准备：通知、通知所列期间的每份税表、销售日记账或发票导出文件、支付处理方和银行对账单、证明、采购发票以及联邦税表。

州销售税审计会追溯到多久以前？

州税务机关通常审计大约三到四年，但通常的审计期间不等于法律上的上限，没有提交税表的期间可以追溯得更远。下表列出四个州；您所在的州可能不同。

如果企业两年前才开业，要审查的就只有这两年。例外是应当登记或应当申报的期间：请见您在哪些情况下必须代收销售税和提交销售税税表。

销售税审计人员会要哪些记录？

审计人员要的是能证明您卖了什么、收了多少税、申报了什么，以及某笔销售为什么没有征税的记录。各州的清单相似，审计人员还可以要求更多。

来源：华盛顿州税务局、得克萨斯州审计长、纽约州税务公告 ST-770和 CDTFA 第 76 号出版物。

加州的审计人员可能通过比较来检验：账簿中的销售总额与销售税税表和所得税税表上的销售额、已收税款与已申报税款，以及声称的转售销售与转售客户（第 76 号出版物）。请先自己做这些比较。保存期限请见企业记录要保存多久。

如果我的记录或转售证明不完整怎么办？

州税务机关无法从您的记录核实某笔销售时，可能估算税款，或把该笔销售视为应税，所以请尽早告诉审计人员您手上有什么。

• 得克萨斯州：不保存或不提供记录，可能导致税款被估算或许可证被暂停；没有保存转售证明或免税证明的销售，在审计中被推定为应税（得克萨斯州审计长）。
• 纽约州：只有在您没有记录或记录不充分时，州税务机关才可以估算销售税（第 131 号出版物）。每日汇总纸带、汇总报告和未编号的发票，被列为不充分的记录（税务公告 ST-770）。
• 加州：您可能需要重建记录，有时要用供应商或客户手中的资料，或者审计人员会估算；记录不充分而导致多缴税款的，可能被处以疏忽罚款（第 76 号出版物）。
• 华盛顿州：卖家必须证明某笔销售属于批发销售，没有通常的许可证或证明的销售，仍可以根据部门规则，用事实和情况来证明（RCW 82.04.470）。

得克萨斯州设有固定的期限。需要转售证明或免税证明的扣除，除非您在审计长发出要求提供证明的书面通知后的 90 天 内，或在您与审计长约定的更晚日期之前取得证明，否则不予允许，在此之后交来的证明不能支持该扣除（税法第 151.054(e) 款）。审计结算并发出补税通知后，如果您及时申请重新确定听证（对补税通知的正式复核），审计长的规则还给予自其该阶段书面要求发出之日起 90 天（得克萨斯州审计长规则变更）。通知一到，就要立即索取缺失的证明。哪些证明有效，请见客户提供的免税证明。

审计人员会检查每一笔销售，还是抽样？

审计人员可能检查每一笔交易、某个测试期间或一个样本，样本中发现的错误率可能推算到整个审计期间。得克萨斯州和加州都是先检验一部分记录，发现错误再深入检查（得克萨斯州例行审计通知；第 76 号出版物）。

在典型的抽样审计中，审计人员检验一部分，如某一个月或随机抽取的一批发票，找出征税有误的比例；州税务机关可能把这个比例用于整个期间的全部销售，再加上税率、利息和罚款（得克萨斯州例行审计通知）。

得克萨斯州会通知您抽样，并说明错误如何推算（得克萨斯州审计长）。加州和华盛顿州会与您讨论抽样方案（第 76 号出版物；华盛顿州税务局）。纽约州可能采用详细审计、测试期间或统计抽样（第 131 号出版物），其销售税计算机辅助审计指南表示，账簿和记录完整时，州税务机关要核定税款，若审计不是逐笔进行的，须取得您的同意（第 132 号出版物）。

记录能够核对一致，才有可能进行详细审计：纽约州表示，无法与账簿和税表核对的记录，可能被视为不充分，并可能改用抽样等其他方法（税务公告 ST-770）。多缴的税款同样会被计算。加州和得克萨斯州都表示，既查少缴的税，也查多缴的税（第 76 号出版物；得克萨斯州审计长），所以请保留免税销售和错误收取税款的支持资料。

有些州允许企业自己完成部分审计。加州的自查审计计划，对查出的应缴税款按通常利率的一半计息，由该州决定是否接受申请（第 53 号出版物）。得克萨斯州要求在审计通知函所载日期后 60 天内提出自查审计申请（得克萨斯州例行审计通知）。

怎样为销售税审计做准备？

准备工作就是证明您的税表与账簿一致，并且每一笔未征税的销售都有理由。按顺序：

1. 列出期间。调出通知所列期间内提交的每份税表，包括零申报税表，以及每份税表背后的工作底稿（明细表和备注）。
2. 按州和期间整理销售。根据发票、销售点系统或订单导出文件，汇总总销售额、应税销售、免税销售和平台销售，以及已收取的税款。
3. 核对三个合计数。把账簿中的销售额，与州税表以及联邦税表上的总收入核对，并解释每一处差异。平台销售是常见的差异来源：平台销售如何体现在税表上，请见提交销售税税表；同时请保留平台的记录，得克萨斯州要求对所有平台销售至少保存四年（得克萨斯州平台常见问题）。
4. 核对已收税款与已缴税款。把发票上收取的税款，与账簿中的负债以及每份税表申报和缴纳的税款核对。
5. 核对存款与销售。把银行存款和支付处理方的付款，与已记录的销售核对；付款是扣除费用和退款后的净额。请见销售款与卖家付款的核对。
6. 把证明与未征税的销售对应起来。列出每一笔未征税的销售，附上对应的证明，缺失的现在就去索取。
7. 列出未付税购买的项目。华盛顿州和加州会检查设备和用品采购的使用税（华盛顿州税务局；第 76 号出版物）。使用税是您购买应税物品而没有缴纳销售税时应缴的税；请见企业采购的使用税。

如果核对发现少申报了税款，是否更正税表、何时更正，需要在答复日期之前决定；第一节中提到的加州对分配审计后提交的更正税表的处理方式，就是一例。如果账簿落后太多，无法完成第 2 步到第 5 步，就要先重建账簿。请保留一份您交出的全部资料的清单；加州对留在其办公室的记录会出具收据（第 76 号出版物）。

我该签署延长审计时效的协议吗？

时效豁免，也称同意书，是您书面同意州税务机关在正常时效之后仍可以核定税款。它给审计更多时间，并让更多期间保持开放。

• 华盛顿州：如果纳税人签署了书面豁免，税务局在通常的四年之后仍可以核定税款，该豁免同时延长退税或抵免的期间（RCW 82.32.050）。
• 加州：审计出现重大延误时，审计人员可能要求时效豁免。它延长补征税款的期限，并且在大多数项目中，允许您就其涵盖的期间申请退税（第 76 号出版物）。
• 纽约州：未经您的书面同意，州税务机关不得审计超过三年的期间，您和税务局也可以在时效届满前书面约定延长（第 130-F 号出版物；第 131 号出版物）。
• 得克萨斯州：审计开始之前，审计人员不应要求豁免，除非您要求特别长的延期（得克萨斯州例行审计通知）。之后，如果独立审计复核会议（与审计长的一名未参与您审计的复核人员举行的非正式会面）无法及时举行，而您又拒绝签署豁免，则无法举行该会议（得克萨斯州审计异议指南）。

签署之前，要弄清楚它涵盖哪些税种和期间、持续多久，以及这次延期是您自己要求的，还是州税务机关需要的。正确的答案取决于各期间距离时效有多近、记录准备得如何，以及是否有退税申请，所以这是需要专业判断的一点。

如果审计发现我欠销售税，会怎样？

审计可能的结果有三种：没有变化、需要补税，或者退还您多缴的税款（纽约州税务局）。需要补税时，州税务机关先说明审计结果，然后发出载明税款、利息和罚款的补税通知。您通常可以提前缴纳全部或一部分，以停止该部分金额的利息。

得克萨斯州的审计罚款豁免通常只限于原来按时提交的期间，对决定有异议的，可以提出重新确定听证（罚款豁免）。如果您无法一次缴清，纽约州通常允许分期付款，但利息和可能的罚款会继续计算（第 130-F 号出版物）。

某些情形的罚款更重。税款被明知而收取却没有上缴的，加州加收 40%，并受最低金额测试的限制（《税收法》第 6597 条）；欺诈或意图逃税的，加收 25%（《税收法》第 6485 条）。华盛顿州对意图逃税的情形，加收额外税款的 50%（RCW 82.32.090）。得克萨斯州对欺诈或意图逃税，以及为影响审计而篡改、销毁或隐藏记录，加收 50%（税法第 111.061 条）。纽约州有自己的欺诈罚款（税务公告 ST-805）。

向客户收取了销售税却没有上缴，比根本没有收取要严重得多。得克萨斯州和华盛顿州的自愿披露计划，通常限制您补缴的追溯期，但对已经代收的税款没有期限限制（得克萨斯州；华盛顿州），纽约州则把已登记的卖家称为替州保管这笔钱的受托人（税务公告 ST-770）。独资经营者直接承担这笔税款。在公司等实体中，这四个州也各有规则，可以让业主、高管或其他负有责任的人为此承担个人责任，条件各州不同（华盛顿州；得克萨斯州；纽约州；加州）。请见补缴未代收的销售税和提交销售税税表。

我如何对销售税审计提出异议，时间有多紧？

先向审计人员逐项提出异议，然后在通知载明的期限内对补税通知提出申诉。正式期限很短，有些州不能延长。申请书、理由陈述书或书面申诉，是您的正式书面异议；各州叫什么，以通知为准。

错过期限，途径就变了。华盛顿州要求先付款，再申请退税；得克萨斯州在全额缴清税款后，允许在最后日期起六个月内申请退税听证（华盛顿州税务局；得克萨斯州审计长）。在加州，法定途径是全额付款并提出退税申请，不过如果通知可能有错误，CDTFA 可自行决定把逾期申诉作为行政异议受理（第 17 号出版物）。纽约州表示，其申诉期限由《税法》规定，不能延长（第 130-F 号出版物）。

州税务机关认为拖延会危及征收时，会发出紧急确定，期限更短：得克萨斯州把它视为发出后 20 天生效，加州允许在 10 天内提交申请并缴纳保证金（得克萨斯州审计长；第 17 号出版物）。

得克萨斯州的理由陈述书，必须逐项或分类列出有争议的项目，说明事实依据，并在您不同意该州对法律的解读时引用法律依据。请以您自己通知上印的期限为准，而不是本指南中的期限。

州税务机关已经联系我了，我还能用自愿披露吗？

对州税务机关已经联系您的税种和期间，一般不能。披露计划是为主动先来报告的企业设计的。

• 多州税务委员会和得克萨斯州：两者都要求该州没有审计过您，也没有就该税务义务或欠税联系过您（MTC 纳税关联常见问题；得克萨斯州审计长）。
• 纽约州：申请人不得正在接受其所披露的税种和年度的审计，也不得已收到这些税款的账单（纽约州自愿披露计划）。
• 华盛顿州：在过去四年加当前年度内曾因执法目的被联系的企业，可能不符合条件，审计通知或完成经营活动调查问卷的要求，都算联系（华盛顿州税务局）。

每个计划各自按本州来表述其标准，而这里阅读的计划没有说明来自另一个州的联系是否有影响。在登记或申报之前，请向每个计划问清楚办理步骤的先后顺序。对于正在进行的审计，有些州提供自查审计、罚款豁免申请或提前付款；各有各的条件和期限。联系之前开放的计划，请见补缴未代收的销售税。

我需要有人替我与审计人员沟通吗？

这四个州都不要求必须有代表，而且都允许您自行选择代表。得克萨斯州表示，是否聘请专业代表是企业自己的商业决定（得克萨斯州审计长）。纽约州赋予您指定税务专业人士的权利（纽约州税务局）。加州要求您在第一次联系时说明，是否由会计师或记账员处理审计（第 76 号出版物）。华盛顿州允许在代表的办公室进行审计（华盛顿州税务局）。

请以书面形式确定授权：纽约州要求，作出有约束力的决定须提交 POA-1 表；得克萨斯州要求由第三方递交的理由陈述书，附授权委托书或其他书面授权（得克萨斯州审计长）。最重要的决定是：交出什么、是否接受抽样，以及是否签署豁免。

如果企业只涉及一个州，记录完整，税表与账簿一致，可以选择自己处理审计。出现以下情形，就值得考虑寻求外部帮助：账簿与税表对不上、涉及多个州或平台销售，或者州税务机关要求抽样、豁免，或在申诉期限之前先付款。

示例

以下示例仅作说明。所有金额均为美元，税率是假设，不是各州公布的税率。

没有转售证明的得克萨斯州卖家

一家得克萨斯州网店每年销售额为 US$400,000，审计期间为四年。其中每年约 US$100,000 的销售送给了得克萨斯州的企业客户，卖家没有为这些销售保存转售证明。得克萨斯州在审计中，对送达本州的销售，除非接受证明，否则推定为应税。按假设的 8.25% 综合税率计算，每年是 US$8,250，四年合计 US$33,000，尚未计入罚款和利息。在该州允许的时间内交来的有效证明，可以支持这些销售免税；更晚交来的可能不行。

纽约州零售商和一个月的测试

一家纽约州零售商在三年的审计期内销售额为 US$3,000,000。审计人员检验了一个月，发现该月 5% 的销售没有征税。如果该州把 5% 用于整个期间，则 US$150,000 的销售被视为应税。按假设的 8% 综合税率，补税约为 US$12,000，另加利息和可能的罚款。

华盛顿州审计报告和 30 天期限

一份华盛顿州审计报告核定 US$20,000。卖家同意其中的 US$12,000，对 US$8,000 有异议。卖家缴纳了 US$12,000，并在通知后 30 天内提交书面申请。有争议的 US$8,000 的利息持续计算，直到缴清或争议结束。如果卖家在第 45 天才提交，申请就逾期了：它必须缴纳全部 US$20,000，外加通知到期日后未缴税款适用的较高罚款，然后再申请退税。

您的情况不同？

• 您本应代收销售税却没有代收，而且没有任何州联系过您：自愿披露可能仍然可用。请见补缴未代收的销售税。
• 您不确定在哪里必须代收：请见您在哪些情况下必须代收销售税。
• 您的证明缺失或不完整：请见客户提供的免税证明。
• 税表缺失，或您提交的是零申报税表：请见提交销售税税表。
• 付款、费用和退款与您的销售对不上：请见销售款与卖家付款的核对。
• 审计企业的是 IRS，而不是州政府：请见小企业的 IRS 审查。
• 投资人的审查发现了未代收的销售税：请见尽职调查中发现的销售税风险。
• 州审计人员要求提供记录，而您的账簿与已提交的税表对不上：交出什么、是否接受抽样或签署豁免，以及由谁与审计人员沟通，是首先要作出的决定。请整理好通知和所列期间的税表，然后请见记账帮助。
• 涉及多个州、交易平台、付款期限，或已代收但未上缴的税款，包括业主可能要承担个人责任：请整理好通知、税表和销售历史，申请记账审查。