销售税免税证明与转售证明：该收哪些、留多久

什么情况下，我向企业销售可以不收销售税？

向企业销售应税商品，除非适用免税并且您能证明，否则就应税。“我们是企业”不是免税理由。证明通常是客户签署的证明：如果客户会把所购商品转售，就是转售证明；如果客户因其他原因符合免税条件（例如免税用途或免税买家），就是免税证明。

各州把风险放在卖家身上。纽约州说，没有有效免税证明支持的销售，视为应税零售销售，举证责任在卖家：证明文件缺失时，您必须证明这笔销售免税。加州推定所有总收入都应税，除非另有证明。得克萨斯州说，如果您没有保存接受过的证明，这些销售在审计中将被推定为应税。

证明规则属于各州法律。本文以得克萨斯州、纽约州和加州为示范，并涵盖简化销售税表格所适用的成员州。简化销售税管理委员会为加入了简化协议的州提供一份通用证明；其免税页面列出了这些州。对于其他任何州，请在该州税务局自己的网站上找到三个答案：接受哪种证明表格、销售后多久之内可以补交证明、以及要保存多久。

客户说货物会运出本州，本身并不够：加州说这不能免除卖家的责任；文件必须能证明这一点。您在该州是否根本需要收税，是另一个问题：见何时必须收销售税。

哪些情形不简单：销售到多个州、多年未收税的发票、没有日期、不完整或埋在邮件里的证明、没有写明由哪份证明支持的未收税发票，或收到州的来信。证明就是凭据，而账簿是找到它的地方。请先收集：

• 客户名单，以及每笔销售送达的州。
• 存档的每份证明及其日期。
• 按客户整理的未收税发票。

转售证明还是免税证明：哪种适合哪类客户？

转售证明适用于会转售所购商品的客户。免税证明适用于因其他原因符合免税条件的客户。这是两种不同的文件，转售证明不覆盖客户自己使用的东西。免税也可能只免掉一部分税：加州的制造和研究设备免税仍有一部分税款要缴，卖家要用部分免税证明记录（CDTFA-230-M 或同等文件），并收取其余部分的税。

各州的表格：

证明必须与客户相符。如果买家想要一件自己通常不销售的商品，加州说卖家应要求提供列明该具体商品的证明，否则按应税处理。得克萨斯州说，如果您知道或有理由相信商品不是用于转售，就不要接受转售证明。得克萨斯州的转售免税涵盖在美国、其领地或属地、或墨西哥境内的转售，不涵盖其他国家；交付境外的销售可能作为出口免税，但得克萨斯州只接受其法规所列的出口文件作为证明。

我什么时候需要拿到证明：销售之前，还是可以事后再收？

最好随订单一起拿到。此后，晚到的证明能起多大作用，各州不同：简化销售税成员州和纽约州允许在 90 天 内补交，加州按开票周期和交付时间来定，得克萨斯州的 90 天 只有在审计长发出书面通知要求提供证明后才开始计算。

这些是通常的期限，不是规划目标。错过期限不一定就失去证明免税的机会：纽约州接受晚到的证明，但双方都承担举证责任；加州接受其他证明；简化销售税成员州在审计要求后还允许再有一段时间（见下面的审计表）。

有效的证明必须包含什么？什么是善意？

每个州各自定义有效证明和善意。一般来说，证明必须完整、来自客户、与您销售的商品相符、也与客户的业务相符；善意则看证明上的任何内容，或您所知道的任何情况，是否本应让您产生怀疑。

大多数州的表格要求以下事项；请查看该州自己的表格：

• 买方的姓名和地址，以及卖方的姓名和地址。
• 买方的登记号码（该州要求时）。
• 所购物品的描述，或免税理由。
• 买方的签名和日期。简化销售税表格说明，电子表格不要求签名。加州要求免税证明写明日期；对于转售证明，加州说，一份其他方面有效的证明不会仅因为没写日期而无效。无论如何都要拿到日期，因为是否及时要以它来判断。
• 该州规定的措辞。加州要求写“for resale”；“exempt”（免税）或“non-taxable”（非应税）之类的措辞不可接受。

各来源对善意的定义：

• 纽约州： 您不知道证明是虚假或欺诈性出具的，并且尽到合理的一般注意。保护适用于持有营业授权证（Certificate of Authority）的卖家，而且大多数卖家需要持有它才能接受免税证明。您是否必须在该州登记是另一个问题：见何时必须收销售税。
• 加州： 证明具备基本要素、表面看来有效时，推定您是善意行事，除非有相反证据。
• 得克萨斯州： 销售时接受的证明，视为善意，除非表面上明显有问题，比如许可证号无效。审计长还会问买家是否销售这类商品，以及您是否知道它会被自己消耗使用。
• 简化销售税成员州： 如果完整填写的证明在销售时或销售后 90 天 内取得，卖家没有欺诈性地不收税，并且卖家没有诱导客户非法主张免税，卖家就不对买方不当的免税主张负责。卖家不必核实买方的识别号码，佐治亚州除外。

上面这些来源指出了三种不算证明的情况。许可证号或许可证复印件：得克萨斯州说它不能代替证明。客户自己从您的账单上去掉税款，或说这笔销售“不应税”：加州说，对没有及时拿到证明的卖家，这不能免除其责任。在您经营所在、但不允许这种免税的简化销售税成员州，主张政府或慈善机构这类基于主体的免税：简化销售税管理委员会说，您在当地不得接受该证明。

一份通用证明可以覆盖同一客户的重复订单吗？

通常可以，适用于同一大类的购买，直到证明到期或客户信息变更。

我能接受多州通用的证明，还是每个州都要自己的表格？

一份表格可以涵盖多个州，但只限于接受它的州，并且由销售送达的州决定。

请记录每份证明对应的送达州，并按该州选择表格。关于同样这些表格在买方一侧的用法，见转售证明与销售税退税。

证明要保存多久？怎样把每张未收税发票与一份证明对应起来？

每份证明至少按该州的最低期限保存；审计、申诉或退税申请未结束期间，要保存更久。把每张未收税发票与其背后的证明链接起来。

纽约州、加州和得克萨斯州都会查找这种对应关系。纽约州要求建立将发票与存档证明相关联的方法。加州说，免税销售的发票应写明买方姓名，以便与证明对上。得克萨斯州审计人员会把证明上的描述与销售发票对照。

对每张未收税发票，账簿应显示客户、送达州、证明表格、日期及其涵盖范围。这样，列出没有证明编号的未收税发票只要几秒钟。把每份证明存为文件，放进每位客户一个的文件夹，文件名写上日期和送达州，并注明任何截止日期（得克萨斯州待批许可证的证明，或 12 个月 没有采购后的简化销售税通用证明），以便在下一笔订单之前索取新的证明。

审计时，证明缺失、过期或不完整会怎样？

审计人员一般把这笔销售视为应税，除非您另有证明。晚到或有瑕疵的证明还能起多大作用，取决于该州。

审计人员如何抽样、估算和开具账单，见销售税审计。

客户一直没给我证明：是我要缴税，还是他们的问题？

您可能要缴。客户也可能欠使用税（买方对未收销售税的采购自己缴的税），但这本身并不能免除您的责任。必须说明为什么没收税的是卖家。

简化销售税管理委员会说，卖家没有收税时，客户必须直接向州缴纳使用税，除非它能主张有效的免税。这让州多了一个可以追缴的对象；它并不转移您的举证责任。加州说，买方删除税款、提供许可证号，或说这笔销售“不应税”，不能免除卖家的责任，如果卖家没有及时取得证明。

什么情况会改变答案：

• 一份有效的证明在该州的期限内到达。
• 该州接受其他证明，如加州对已转售或买方已缴税的货物。
• 这笔销售本来在该州就不应税：见何时必须收销售税。

如果您善意接受了一份完整的证明，而客户后来被发现并不免税，保护您的是上述善意规则。有明显瑕疵的证明，得不到这种保护。

能否就没收的税款向客户补收，取决于合同和所在州：见漏收销售税的发票。

现在，对没有证明的未收税发票该怎么办？

按州和手中已有的资料分类，对仍能取得的材料去索要，其余的视为可能应税。

1. 列出每笔未收税的企业销售，按客户和送达州整理。把您在当地没有收税义务的州的销售单列出来。
2. 对应每张发票与一份证明，分成三堆：完整且及时的、已存档但有瑕疵的（没写日期、表格不对、没有号码）、以及没有的。
3. 索要第二堆和第三堆的正确表格，按上面的期限办理。由客户填写、签名，并写上真实日期。绝不要替客户填写、签署或倒填日期：表格是客户自己的声明，得克萨斯州把明知而误用定为刑事犯罪，而诱导非法主张的卖家会失去简化销售税的保护。
4. 核算仍然没有证明的部分适用什么。向客户补收、自己缴纳和申报，见漏收销售税的发票和补缴未收的销售税。如果已经收到州的来信，先看销售税审计。
5. 改进收证流程。 许多卖家在第一笔免税订单之前就索要证明，并把证明的编号与客户档案存在一起。

示例

金额为美元，仅作示意。

得克萨斯州：发货前取得证明

一家得克萨斯州的零件经销商向一家转售零件的修理店销售了 US$30,000 的零件。发货前，修理店寄来填写完整的 01-339 表，写明其 11 位许可证号、零件描述和业务描述。经销商未收税就发货，并把证明存入客户文件夹，同时在证明上写上发票号码。

纽约州：90 天内什么也没收到

一位供应商向一家说要转售的纽约州企业客户交付了 US$12,000 的货物。90 天内没有收到 ST-120 表。除非供应商能用其他方式证明这笔销售免税，纽约州就把它视为应税零售销售，举证责任在供应商。按假定的综合税率 8% 计算，税额为 US$960，另加利息。第 100 天才到的证明不算及时：供应商和客户都要承担举证责任，可能被要求提供更多证明。

六个州，证明存在邮件里

一家卖家在六个州有 US$500,000 的未收税企业销售，证明存放在邮件往来中。审计来函可能按发票逐一要求提供。在收到任何来函之前，卖家按送达州列出每张发票，发现 US$380,000 有完整的证明、US$70,000 的证明有缺口、US$50,000 没有证明。如果这些销售是应税的，平均综合税率为 7%，则 US$50,000 要缴 US$3,500 的税（未计利息）；如果缺口无法补正，US$70,000 要缴 US$4,900。要做的工作是逐州补正缺口，决定如何处理其余部分，并把每份证明的编号与客户一起存好。

您的情况不同？

• 您向多个州的企业客户未收税销售，而证明缺失、没写日期、埋在邮件里，或收到了州的来信： 每个州按自己的规则统计销售、期限和记录。弄清州可能把哪些销售视为应税、哪些证明仍可取得，以及账簿如何把每张未收税发票对应到证明，都是整理记录的工作：见记账协助。
• 州已发来审计函或资料要求： 接下来会发生什么，见销售税审计。重建证明和发票记录属于记账工作：记账协助。
• 您过去几期本应收税： 见补缴未收的销售税。
• 发票已经发出，但税款不对： 见漏收销售税的发票。
• 您是买方，要给供应商出具证明： 见转售证明与销售税退税。
• 您的买家是数据中心： 见服务器、安装和维护的销售税。
• 您是承包商，采购材料： 见承包商与材料的销售税。
• 您是加拿大或其他非美国卖家： 见总部在美国境外的卖家的美国销售税。 您在加拿大销售，不在美国： 见加拿大没有转售证明。
• 您不确定哪些州需要您缴税，或怎么申报： 见何时必须收销售税和申报销售税。