小企业遇到 IRS 审计：流程、资料与应对

这封 IRS 信函是真的审计吗？我该先做什么？

先做三件事。找出信函上的回复日期。不要置之不理：不回复的话，IRS 会自行完成审计并提出它的调整。需要更多时间，要在该日期之前书面提出（见下文关于时间的部分）。

美国 IRS 审计从邮寄的信函开始。IRS 表示不会通过电话开始审计（IRS：IRS 审计），只会向选择接收的人发送电子邮件或短信（IRS：如何确认联系您的确实是 IRS）。真正的审计信函会写明税务年度和被审查的项目，列出联系方式和回复说明，并定出回复日期（IRS：IRS 审计；IRS：第 654 号专题）。

要核实一封信函，请按 IRS 的建议，在 IRS 的通知和信函页面中搜索（IRS：如何确认联系您的确实是 IRS）。如果审计信函上的电话是 866-897-0177 或 866-897-0161，您个人的 IRS 在线账户会显示审计开始日期、已发出的信函和下一个回复日期（IRS：IRS 审计）。这种核对要用个人账户，所以寄给合伙企业或公司的信函，请依靠通知和信函搜索。对突然来电、来邮件或来短信的人，不要提供任何资料或账户信息。对不上数或有欠款的信函不是审计；见IRS 给企业的通知是什么意思。

最简单的情形是：一份税表、一个年度、几个项目，资料齐全。出现下面这些情形时要更谨慎：

• 审计涉及多个年度，或涉及从未报税的年度；
• 银行存款高于申报的销售额，或企业收现金；
• 收据或账簿缺失，或在年度结束后才重建；
• 被审的是合伙企业或 S 公司的税表，因此业主的个人税表可能牵涉进来；
• 清单上有工资发放或承包商付款；
• 业主住在国外、公司由外国人持有，或在其他国家有账户；
• 审查人员要求面谈、要求增加年度，或要求签署延长核定期限的协议（核定期限是 IRS 向您的账户补加税款的截止时间）。

这些情形都会改变您该交什么、说什么，所以请在回复日期之前决定：自己答复，还是请律师、CPA 或注册税务代理代表您；谁可以代表，见下文关于代表的部分。先备齐：被审的税表和信函、企业每个账户的银行和信用卡对账单、发票和销售报表、您收到的 1099 表、里程记录、贷款文件，以及清单中涉及工资时的工资报表。

小企业的 IRS 审计是邮寄、电子邮件还是当面进行？

美国 IRS 审计通过邮寄或当面面谈进行，第一次联系是邮寄的信函（IRS：IRS 审计）。

如果资料太多，无法邮寄，您可以要求当面审计。时间、地点和方式最终由 IRS 决定，但 IRS 会设法找到可行的安排；您也可以要求把案件转到存放账簿的所在地区（IRS：第 556 号出版物）。

IRS 为什么选中我企业的税表？

被选中不是指控。IRS 表示，被选中并不一定说明有问题（IRS：IRS 审计），第 1 号出版物也说，这不表示您不诚实（IRS：第 1 号出版物）。选中的途径有：

• 随机抽选和电脑筛查，与同类税表的常规水平比较。
• 关联审查：因为商业伙伴或投资人的税表被选中，您的税表也可能被选中。
• 信息对不上，例如 1099 表与税表不一致，以及 IRS 认为可靠的外部信息（IRS：第 556 号出版物）。

有退税不一定会引发审计，提交更正税表也不会改变原税表是否被选中（IRS：IRS 审计）。信函会列出被审查的项目，您需要回答的就是这些项目。

我有多长时间回复？能多要一些时间吗？

请在信函上的日期前回复，并在该日期之前申请更多时间。邮寄审计的话，把书面申请传真到信函上的号码，或寄到信函上的地址；IRS 通常可以给予一次性的自动 30 天延期，不能给的话会联系您。当面审计的话，先问审查人员，再问审查人员的主管。如果不回复，IRS 会完成审计，并寄出载有其拟议调整的报告（IRS：IRS 审计）。

欠税通知是 IRS 的正式文件，说明它认为您还欠多少税，并开启通往税务法院的途径。通知上会写明提起诉讼的最后一天（IRS：第 556 号出版物）。通知以挂号信寄出后，IRS 不能再给文件补交时间，也不能延长税务法院的期限（IRS：IRS 审计）。

IRS 会要哪些资料？我该怎么寄？

IRS 会发出书面要求，列明要哪些文件。这些就是您编制税表时用过的资料，所以不应该需要新做任何东西（IRS：审计资料索取）。

寄复印件，不要寄原件。按年度、按收入或费用的类别整理，并附一份交易摘要。任何单据都不能自己说明问题：请写明每张收据是为什么花的，以及与企业有什么关系（IRS：审计资料索取）。

请使用信函上写明的回复方式，例如邮寄、传真或在线上传，并保留 IRS 已收到资料包的证明（IRS：IRS 审计；IRS：第 654 号专题）。只寄书面要求中点名的资料。您有权知道 IRS 为什么要这些信息，所以如果某项要求比信函上列的项目更宽，请让审查人员说明它与哪个项目有关。关于哪些 Schedule C 费用会被质疑，见 IRS 质疑的 Schedule C 费用。

IRS 怎样把我的销售额与银行存款核对？

国内税收手册是 IRS 给审查人员的指引，不是法律。按手册，审查人员要把税表上的收入与您的账簿对上，从销售单据追到账簿，并分析企业和个人的银行账户。高于申报总收入的存款，会被视为可能未申报的收入（IRS：IRM 4.10.4）。

分析的做法是：把所有账户的存款加总，去掉不是收入的款项（贷款所得、您自己账户之间的转账、退回的存款、赠与、继承、保险赔款），再把剩下的与扣除销货成本之前的总收入比较。来源不明的存款，表面上就像收入，所以每一笔不是销售的存款，都要留好对应的文件。收现金的企业可能没有把每笔销售都存入银行，审查人员可能会用别的方法测算销售额，例如按进货成本加价率推算（把您的加价率用在所购货物的成本上，估算卖出多少）（IRS：IRM 4.10.4）。

请为每个年度准备一页对账表：各账户的存款，减去附有文件的非销售存款，加上收到但未存入的现金，等于账簿上的销售额，而账簿销售额应当等于税表上的销售额。刷卡和支付应用的销售报告，也应该能与存款对上（IRS：IRM 4.10.4）。手续费、退款和折扣要分行列出：付款处理方报告的是扣除这些之前的总额，1099-K 表上也是这个金额，所以实际到账的款项可能比它少（IRS：1099-K 表）。您为州代收的销售税也要单独列一行，因为它一般不是您的收入（IRS：第 334 号出版物）。如果企业用权责发生制，还要加上年末尚未收到款项的销售额，并减去收到的上一年销售款（IRS：IRM 4.10.4）。个人和企业的钱混在一起，会让这件事更难。现金销售怎么记录，见现金生意的销售记录。

没有收据或记录丢了怎么办？

在 IRS 审计中，请告诉审查人员缺了什么、为什么缺，然后用别的方式证明该项目。能用什么代替，要看项目：

• 缺少已兑现的支票：如果账户对账单显示支票号码、金额、收款人和过账日期，可以证明已付款，但只证明付款并不等于确立了扣除（IRS：第 583 号出版物）。
• 因您无法控制的原因丢失记录：审查人员可能允许重建记录，并检验金额是否属于常见且必要的费用（IRS：IRM 4.10.3）。差旅、礼品和汽车费用方面，火灾、水灾等类似灾害可以重建记录（IRS：第 463 号出版物）。
• 里程或差旅记录不完整：用您自己写的、有具体细节的说明，再配上其他证据，例如送货发票；当时做的记录，比事后补做的分量更重（IRS：第 463 号出版物）。见重建里程日志。
• 年末之后根据银行对账单建立的账簿：仅因为准备得晚，审查人员还不能用间接方法重建收入；检验标准是有没有合理迹象显示存在未申报收入（IRS：IRM 4.10.4）。

账簿缺失或不完整时，审查人员可以根据银行存款重建收入，也可能发出记录不足通知，要求您改善记账（IRS：IRM 4.10.3）。凡是重建的，都要标明是重建的，并写上您做的日期。不要修改记录，也不要倒填日期。见丢失的企业费用收据、根据银行对账单重建账簿，以及被审年度的补做逾期账目。

我需要税务律师、CPA 还是注册税务代理？2848 表有什么用？

美国法律没有要求审计时必须有代表：您可以自己应对，可以请人代表您，也可以请人陪您一起去（IRS：第 556 号出版物）。上文清单中的任何一种情形出现时，请考虑请代表。

律师、CPA 或注册税务代理（EA）可以在任何 IRS 办公室代表您，并可以签署弃权书、延长核定期限的同意书和结案协议（IRS：第 947 号出版物）。不属于这三类的报税人员，只能在由其编制并签署的税表被审查时代表您发言，而且必须持有有效的报税人员税号（PTIN），并有他们签署该税表那一年及代表您的每一年的年度报税季计划（Annual Filing Season Program）记录；他们永远不能到 IRS 申诉部门代表您，也不能签署延长核定期限的弃权书或协议（IRS：2848 表填报说明）。没有编制并签署税表的记账员，一般不能代表您；8821 表只能让别人接收您的税务信息，不能让别人替您发言（IRS：第 947 号出版物）。如果审查人员提到欺诈，或者您担心有刑事风险，请在交出资料之前向税务律师了解您的权利：IRS 对您与联邦授权执业人员（包括 CPA 和 EA）沟通内容的保密保护，只适用于非刑事税务事项（IRS：第 556 号出版物）。2848 表可以列出不止一位代表，所以既熟悉账簿的会计师，也可以和律师一起列入；但只有两人可以收到 IRS 通知的副本（IRS：2848 表填报说明）。

2848 表是书面授权。被点名的人可以据此接收您的保密税务信息，并就您列出的事项、表格和年度代表您行事，包括签署协议和同意书。但他们不能兑现 IRS 的支票，也不能免除您的纳税义务（IRS：2848 表填报说明）。

• 第 2 行填个人，不填事务所。第 3 行必须写明事项、表格和年度；只写“所有年度”（All years）会被退回。
• 独资经营者要同时填写社会保障号码和 EIN，才能涵盖企业的雇佣税。公司由有权代表公司的高级职员签署。S 公司要填“Income including pass-through items”（包含穿透项目的收入）、表格和年度。
• 联合报税的夫妻，每人各签一份单独的 2848 表（IRS：2848 表填报说明）。
• 适用集中审计规则的合伙企业（由合伙企业而不是每位合伙人与 IRS 打交道），要在税表上写明合伙企业代表，也就是代表企业行事的人；这件事不能用 2848 表来做。之后由该代表为合伙企业签署 2848 表，事项写“Centralized Partnership Audit Regime (BBA)”（集中合伙企业审计制度），表格写 1065 表和年度，这样律师、CPA 或注册税务代理才可以代表合伙企业（IRS：2848 表填报说明）。
• 代表只有在有书面授权时，才能在您不在场的情况下出席；税表上的第三方指定人方框不能代替 2848 表（IRS：第 556 号出版物）。

如果您在面谈中明确表示要咨询律师、CPA 或 EA，IRS 必须暂停面谈，而国内税收手册要求审查人员至少给予 10 个工作日。如果面谈是 IRS 通过行政传票启动的，这一规定不适用（《美国法典》：26 USC 7521；IRS：IRM 4.10.3）。如果您的代表持有已签署的 2848 表并代您出席面谈，除非 IRS 向您发出行政传票，否则不能强迫您本人出席（《美国法典》：26 USC 7521）。

低收入纳税人诊所可能免费或收取少量费用提供帮助（IRS：第 654 号专题）。

IRS 审计最多能追溯多少年？

美国 IRS 一般有三年时间核定补税，某些事实会延长这段期限（IRS：IRS 可以核定税款的期限）。下表适用于不受集中合伙企业审计规则管辖的税表。适用该规则的合伙企业有自己的期限（《美国法典》：26 USC 6235），之后提交的更正申报（行政调整申请）或之后的审计步骤，都可能延长它；见 IRS 对基金合伙企业税表的审计。

对企业来说，上述测试中的“总收入”，是指扣除销售成本之前的销售或服务总收款（《美国法典》：26 USC 6501(e)）。IRS 表示，如果发现重大错误，可能增加年度，但通常不会追溯超过六年（IRS：IRS 审计）。

您不必同意延长期限。您可以拒绝，也可以把延期限定于特定事项或特定期间（《美国法典》：26 USC 6501）；IRS 表示，如果您拒绝，审查人员会根据已有信息作出裁定（IRS：IRS 审计）。有适当授权的代表可以代您签署延期协议（IRS：第 947 号出版物）。

审计怎么结束？如果我不同意怎么办？

审计有三种结果：无调整、双方同意的调整，或您不同意的调整（IRS：IRS 审计）。如果您同意，就签署审查报告或同意书，并缴纳应补的税款；新增税款的利息一般从税表原截止日期（不含延期）起算，到您付款之日为止（IRS：第 556 号出版物）。请在弄清每一项调整之后再签字。

如果您不同意，后续步骤和期限是固定的（IRS：第 556 号出版物；《美国法典》：26 USC 7463）：

上表是税表上的所得税调整的流程。如果审计是在质疑工人是员工还是承包商，IRS 会寄出裁定通知，有 90 天时间向税务法院提起诉讼（通知寄往美国境外的为 150 天），而且不必先付款（IRS：第 556 号出版物）。适用集中审计规则的合伙企业，结束时收到的是另一种通知，并有自己的固定期限；见 IRS 对基金合伙企业税表的审计。

如果因为您错过了审计而作出了核定，或您有新的文件，可以在税款尚未缴纳时申请审计复议；如果已经缴纳，则需要改为提交正式的退税申请（IRS：第 3598 号出版物）。如要更正审计显示有误的税表，见更正已提交的企业税表。

审计除了税款，还要付出什么代价？

利息和罚款可能加在税款之上。利息按未缴的税款、罚款和利息计算，每日复利。利率每季度调整一次；本页核对时为 7%，大额公司少缴税款适用更高的利率（IRS：季度利率）。如果利息所对应的税款或罚款被减少，或利息是由 IRS 自己不合理的错误或拖延造成的，IRS 会减免利息（IRS：利息）。对于按时提交的个人所得税税表（包括独资经营者的 1040 表），如果 IRS 在提交日期与原截止日期中较晚者之后的 36 个月内没有发出欠税通知，利息和部分罚款也会中止。该规定不适用于公司或合伙企业自己的税表，而且其例外包括逾期报税罚款、逾期缴税罚款和欺诈（《美国法典》：26 USC 6404(g)；IRS：第 556 号出版物）。

IRS 举出了两个可能说明疏忽的例子：漏报信息申报表（如 1099 表）上已列明的收入，以及没有核实就申报一项好得不真实的扣除。如果您出于善意并能证明有合理理由，IRS 可能免除或减少部分罚款（IRS：与准确性有关的罚款）。

如果预计要补税，可以在审计结束之前先汇款，让这部分金额停止计息；已经累积的利息，除非也一并缴清，否则仍会继续产生利息。您可以把款项作为付款或作为缴存款汇出，缴存款可以书面要求退回（《美国法典》：26 USC 6603；IRS：第 556 号出版物）。两者的选择很关键：如果您汇出的金额不少于拟议的全额，又没有书面要求将其作为缴存款，IRS 就不会寄出欠税通知，您也就不能去税务法院。因为付款可能堵住税务法院这条路，请在汇款之前，问审查人员（有代表的话，问代表）这笔钱会如何处理。对已经缴纳的税款申请退税，是另一条途径（IRS：第 556 号出版物）。

州也可能跟进：IRS 可以把审计结果分享给州税务机关（《美国法典》：26 USC 6103(d)），而各州对联邦调整的申报期限不同。州销售税审计是另一回事；见销售税审计。

合伙企业或 S 公司的审计，与独资经营者的审计有什么不同？

有不同。在 IRS 审计中，由谁答复、谁的税表被调整，取决于企业类型。

国内税收手册要求审查人员审查重要业主的税表，并在企业收入未申报，或例如企业扣除了个人开支时，对这些税表展开审查（IRS：IRM 4.10.4）。高管薪酬是 S 公司常见的问题：股东兼员工在领取分配之前，必须就其工作获得合理工资，IRS 可以把分配重新归类为工资（IRS：S 公司薪酬）。什么算合理，见 S 公司老板的工资。基金或投资者众多的合伙企业，见 IRS 对基金合伙企业税表的审计。

示例

这些示例仅作说明，金额均为美元。

水管工的邮寄审计

一位水管工在 Schedule C 上申报了 US$180,000 的收入，收到一封关于车辆和用料的邮寄审计信函，要求在 30 天内回复。他的里程日志有空档，所以在信函上的日期之前，他传真了延期的书面申请。他把信用卡对账单、供应商发票和日志的复印件按年度和类别整理好，附上一页摘要，按信函上的方式寄出，并保留了送达证明。针对日志的空档，他又补充了能显示货车去过哪里的工作发票，以及说明日志是怎么记的签名声明。

S 公司和办公室会面

一家收入 US$600,000 的 S 公司，被问到高管薪酬和分配，审查人员想在会计师的办公室见面。会面之前，业主以公司高级职员的身份为公司签署了 2848 表，列出“Income including pass-through items”、1120-S 表和年度。如果工资税表也在被审查之列，第 3 行也必须列出，每项都要写明表格和期间。如果她本人的 1040 表也被审查，则需要另签一份 2848 表。审查人员会问她做什么工作，并把她的工资与分配做比较。如果就这份工作而言工资看起来偏低，IRS 可以把一部分分配当作工资，从而产生工资税，并改变她的 K-1。

面包店的存款

一家在 Schedule C 上申报的面包店 LLC，申报销售额为 US$250,000，而它的两个银行账户显示存款为 US$270,000。审查人员去掉了不是销售的款项：贷款文件显示的 US$12,000 贷款，以及两份对账单都显示的、业主储蓄账户转入的 US$5,000。这样就剩下 US$3,000 的存款高于申报销售额：除非业主能说明这是什么，否则就是可能未申报的收入。如果是账簿漏记的销售额，就是增加的收入；如果不是销售额，只有记录才能证明。由于面包店还收现金、而这些现金从未存入银行，审查人员还可能用别的方法测算销售额，例如按面粉和用品的进货推算加价。为每个年度做一页存款对账表，可以把每笔存款归入上述某一类。

您的情况不同？

• 审计涉及多个年度，或涉及您从未报税的年度：没有报税的年份，核定期限没有上限。见补报未提交的企业税表，并在回复之前寻求公司报税帮助。
• 银行存款高于申报销售额、账簿与银行对不上，或记录缺失：用补做逾期账目重建被审年度的账，并寻求记账帮助和公司报税帮助，来决定交什么、要不要申请更多时间。
• 涉及业主的合伙企业或 S 公司税表：适用集中规则的合伙企业，除非把调整推出去，一般自己缴税，业主的税表也可能被一并审查，所以请寻求公司报税帮助，协调企业和业主两边。基金的情况，见 IRS 对基金合伙企业税表的审计。
• 审查人员要求面谈、增加年度，或要您签署延期：您不必同意延期，持有 2848 表的律师、CPA 或注册税务代理可以代您签署。在同意任何事之前，请先寻求公司报税帮助。
• 业主住在国外、公司由外国人持有，或在其他国家有账户：缺少国际表格，可能使相关年度一直保持开放。见从国外提交公司税表和公司境外账户的 FBAR，并寻求跨境税务帮助。
• 清单上有工资或承包商付款：依法须代扣并上缴税款的人如果故意不上缴，可以被个人核定该笔税款（《美国法典》：26 USC 6672）；对于企业当作承包商对待的工人，如果满足三项要求，第 530 条减免可以免除企业的雇佣税责任（IRS：第 530 条减免）。见可能是员工的承包商和拖欠工资税。如果催收官员正在问未缴的工资税，期限见信托基金追缴罚款。
• 收到了欠税通知：税务法院的期限不能延长，所以请提早寻求公司报税帮助。
• 信函不是审计，或审计留下了罚款、有误的税表或欠款：见 IRS 通知是什么意思、逾期报税和逾期缴税罚款、更正已提交的企业税表和企业欠税的 IRS 付款计划。
• 特别探员联系您，或审查人员提到欺诈：特别探员负责调查税务犯罪（IRS：如何确认联系您的确实是 IRS）。回答之前，请先向税务律师了解您的权利；见上文关于代表的部分。