銷售稅審查或資料要求：州稅務機關會要什麼

州政府寄來銷售稅審查函或資料要求時，我要先做什麼？

美國的州銷售稅審查，是拿您已提交的稅表來對照您的記錄。每個州各自訂定期限，所以以您自己那份通知上的日期為準。請先看三件事：通知涵蓋的稅種和期間、要求您寄送什麼、要求您回覆的日期。華盛頓州的審查也涵蓋營業及職業稅、使用稅和公用事業稅（華盛頓州稅務局），紐約州也可能把審查擴大到其他稅種（Publication 131），所以請問清楚涵蓋哪些稅。

這封信可能叫審查通知、資訊與文件要求（IDR）、問卷或記錄要求。德州會寄出通知並附問卷（德州審計長辦公室），紐約州通常寄一封要求提供資訊的信（紐約州稅務局），加州通常先打電話（CDTFA Publication 76），華盛頓州的審查人員則會聯絡您約定時間（華盛頓州稅務局）。這四個州呈現了常見的做法；其他州請閱讀通知上以及該州稅務局審查頁面上所列的權利和期限。

如果信中只是問您是否在該州經營業務，或要求您登記，那和審查是不同的通知；華盛頓州把業務活動問卷和審查通知列為不同類型的聯絡（華盛頓州稅務局）。如果您從未登記，請先看補繳未代收的銷售稅。

回覆之前：

1. 把回覆日期記進行事曆，需要更多時間時，以書面請求延期。紐約州會批准大多數延長到期日的請求（紐約州稅務局），加州通常給兩到三週準備時間。德州給 30 天提供其書面列出的記錄；經合理請求，審查人員可以再加 30 天，或在合理時間內最多延到 90 天，第二次延期請求只有在您無法控制的困難情況下才應批准。如果記錄沒有及時提供，審查就會採用估算（德州例行審查通知）。
2. 審查期間的所有記錄，都要保存到審查和任何申訴結束為止（德州；加州）。
3. 如果在帳戶被指派審查之後提交附帶付款的更正稅表，加州會把該更正稅表視為補充記錄，並把付款記入審查，這樣已付金額就不再計息（Publication 76）。

只涉及一個州的稅表、而且稅表與帳目對得上的記錄要求，通常可以自己回覆。以下情況則需要專業判斷：銷售涉及多個州或經過交易平台、稅表與帳目對不上、某個期間沒有稅表或沒有登記、證明書遺失、稅款已代收但沒有繳納、所有者可能要負個人責任、回覆日期很近而帳目還沒準備好，或州政府要求您接受抽樣或簽署期限豁免書。

請準備好：通知、通知所列期間的每一份稅表、銷售日記帳或發票匯出檔、付款處理商和銀行的對帳單、證明書、採購發票，以及聯邦稅表。

州銷售稅審查會追溯多久？

州政府通常審查大約三到四年，但這個常見的範圍不是法律上限，沒有申報稅表的期間可以追溯得更久。下表列出四個州；您所在的州可能不同。

兩年前才開始營業的企業，只有那兩年的期間需要審查。例外是本應登記或本應申報的期間：請見您必須在何時代收銷售稅和提交銷售稅稅表。

銷售稅審查人員會要哪些記錄？

審查人員會要能顯示您賣了什麼、收了多少稅、申報了什麼，以及為什麼某筆銷售沒有課稅的記錄。各州的清單大同小異，審查人員也可以要求更多。

資料來源：華盛頓州稅務局、德州審計長辦公室、紐約州 Tax Bulletin ST-770和 CDTFA Publication 76。

加州的審查人員可能這樣測試：比較帳上的銷售總額，與銷售稅稅表和所得稅稅表上的銷售額；比較已收稅款與已申報稅款；以及比較聲稱的轉售銷售與轉售客戶（Publication 76）。請先自己做這些比對。保存期限請見企業記錄要保存多久。

如果我的記錄或轉售證明書不完整怎麼辦？

州政府無法從您的記錄核實某筆銷售時，可能會估算稅款，或把該筆銷售視為應稅，所以請及早告訴審查人員您手上有什麼。

• 德州：沒有保存或提供記錄，可能導致稅款被估算或許可證被暫停；沒有保存轉售或免稅證明書的銷售，在審查中會被推定為應稅（德州審計長辦公室）。
• 紐約州：只有在您沒有記錄或記錄不充分時，州政府才可以估算銷售稅（Publication 131）。每日彙總帶、彙總報告和沒有編號的發票，都被列為不充分的記錄（Tax Bulletin ST-770）。
• 加州：您可能須重建記錄，有時要根據供應商或客戶手上的資料；審查人員也可能估算；記錄不充分而導致多繳稅款，可能被處以過失罰款（Publication 76）。
• 華盛頓州：賣家必須證明某筆銷售屬於批發，沒有一般許可證或證明書的銷售，仍可能依稅務局規則，從事實和情況證明（RCW 82.04.470）。

德州訂有固定期限。需要轉售或免稅證明書的扣除，除非您在審計長辦公室要求提供證明書的書面通知之日起 90 天 內，或您與審計長辦公室約定的較晚日期之前持有該證明書，否則不予准許，在那之後才交付的證明書不能作為依據（Tax Code 第 151.054(e) 條）。審查開出補稅單後，如果您及時請求重新確定聽證（redetermination hearing，即對補稅單的正式覆核），審計長辦公室的規則還會從該階段的書面要求起，再給 90 天（德州審計長辦公室規則變動）。通知一到，就請立即索取遺失的證明書。哪些證明書有效，見向客戶取得免稅證明。

審查人員會逐筆檢查每一筆銷售，還是抽樣檢查？

審查人員可能檢查每一筆交易、某個測試期間，或一個樣本，而在樣本中發現的錯誤率，可以推算到整個審查期間。德州和加州都是先測試一部分記錄，發現錯誤再深入檢查（德州例行審查通知；Publication 76）。

在典型的抽樣審查中，審查人員測試一小部分，例如某一個月或隨機抽出的一批發票，找出被錯誤課稅的比例；州政府可能把這個比例套用到該期間的所有銷售，再加上稅率、利息和罰款（德州例行審查通知）。

德州會通知您抽樣，並說明如何推算錯誤（德州審計長辦公室）。加州和華盛頓州會與您討論抽樣計劃（Publication 76；華盛頓州稅務局）。紐約州可能採用逐筆詳細審查、測試期間或統計抽樣（Publication 131），而其銷售稅電腦輔助審查指南表示，在帳簿和記錄完整的情況下，州政府要根據不是逐筆詳細進行的審查來評稅，須先取得您的同意（Publication 132）。

記錄能對上，才有可能進行逐筆詳細審查：紐約州表示，無法與帳目和稅表對帳的記錄，可能被視為不充分，並可能改用抽樣等其他方法（Tax Bulletin ST-770）。多繳的稅款也算在內。加州和德州都表示，既會查多繳的稅，也會查少繳的稅（Publication 76；德州審計長辦公室），所以請保存免稅銷售和錯收稅款的佐證。

有些州允許企業自己完成部分審查工作。加州的自行審查計劃（Managed Audit Program）對查出的應繳稅款，按平常一半的利率計息，是否接受申請由州政府決定（Publication 53）。德州要求在審查通知函所載日期起 60 天內，提出自行審查的請求（德州例行審查通知）。

我該如何準備銷售稅審查？

準備的重點，是證明您的稅表與帳目相符，而且每一筆沒有課稅的銷售都有理由。依序進行：

1. 列出期間。調出通知所列期間內每一份已提交的稅表（包括零申報的稅表），連同每份稅表背後的工作底稿（明細表和附註）。
2. 建立按州和期間劃分的銷售表。根據發票、銷售點系統或訂單匯出檔，合計總銷售、應稅銷售、免稅銷售和交易平台銷售，以及已收取的稅款。
3. 核對三個合計數。把帳上的銷售額、各州稅表，以及聯邦稅表上的總收入互相對照，並說明每一處差異。交易平台銷售是常見的差異來源：它們在稅表上如何呈現，請見提交銷售稅稅表，並請保存交易平台的記錄；德州要求對所有交易平台銷售，至少保存四年（德州交易平台常見問題）。
4. 核對已收稅款與已繳稅款。把發票上收取的稅款，與帳上的負債，以及每份稅表所申報和繳納的金額核對。
5. 核對存款與銷售。把銀行存款和付款處理商的撥款，與入帳的銷售核對；撥款是扣除費用和退款後的淨額。請見銷售與平台付款的對帳。
6. 把證明書與未課稅的銷售對上。列出每一筆沒有課稅的銷售，附上對應的證明書，缺少的現在就去索取。
7. 列出未付稅款的採購。華盛頓州和加州會檢查設備和用品的採購是否應繳使用稅（華盛頓州稅務局；Publication 76）。使用稅是指您購買了應稅項目卻沒有付銷售稅時要繳的稅；請見企業採購的使用稅。

如果核對後發現稅款申報不足，是否要更正稅表、何時更正，必須在回覆日期之前決定；第一節提到的加州對指派審查後提交的更正稅表的處理，就是一個例子。如果帳目落後太多，無法完成第 2 到 5 步，就要先重建帳目。請保留一份您交出的所有資料清單；加州會為留在其辦公室的記錄開立收據（Publication 76）。

我應該簽署延長審查期限的協議嗎？

期限豁免書（time-limit waiver），也稱同意書或時效豁免書，是您以書面同意州政府可以在正常期限之後仍然評稅。它讓審查有更多時間，也讓更多期間保持開放。

• 華盛頓州：納稅人簽署書面豁免後，稅務局可以在通常的四年之後評稅，這也會延長退稅或抵免的期間（RCW 82.32.050）。
• 加州：審查人員在出現重大延誤時，可以要求簽署時效豁免書。它會延長追加評稅的期限，而且在大多數計劃中，讓您可以就其涵蓋的期間申請退稅（Publication 76）。
• 紐約州：未經您的書面同意，州政府不得審查超過三年的期間，您和稅務局也可以在期限屆滿前書面約定延長（Publication 130-F；Publication 131）。
• 德州：審查人員不應在審查開始前要求豁免，除非您要求特別長的延期（德州例行審查通知）。之後，如果獨立審查會議（independent audit review conference，與沒有參與您審查的審計長辦公室覆核人員舉行的非正式會議）無法及時舉行，而您拒絕簽署豁免書，這場會議就不會舉行（德州審查異議）。

簽署之前，請先確定它涵蓋哪些稅種和期間、持續多久，以及這次延期是您自己要求的，還是州政府的需要。正確答案取決於各期間距離時限有多近、記錄準備到什麼程度，以及是否有退稅申請，所以這是專業判斷很重要的一個環節。

如果審查發現我欠銷售稅，會怎麼樣？

審查可能以沒有變動、須補稅，或退還您多繳的稅款作結（紐約州稅務局）。須補稅時，州政府會先告知審查結果，再寄出載明稅款、利息和罰款的帳單。您通常可以提前繳付全部或一部分，讓這部分金額停止計息。

德州的審查罰款減免，通常僅限於原本準時提交的期間，而對決定有異議時，可以提出重新確定聽證（罰款減免）。如果您無法一次付清，紐約州通常允許分期付款，不過利息和可能的罰款會繼續計算（Publication 130-F）。

某些情況下會適用更重的罰款。加州對明知已收取稅款卻未繳納的情況加收 40%，並有最低金額的測試（R&TC 第 6597 條），對詐欺或意圖逃稅加收 25%（R&TC 第 6485 條）。華盛頓州對意圖逃稅，加收追加稅款的 50%（RCW 82.32.090）。德州對詐欺或意圖逃稅，以及為影響審查而竄改、銷毀或隱藏記錄，加收 50%（Tax Code 第 111.061 條）。紐約州另有自己的詐欺罰款（Tax Bulletin ST-805）。

向客戶收取了銷售稅卻沒有繳納，比根本沒有收稅的處理更嚴格。德州和華盛頓州的自願披露計劃通常限制您補繳的追溯年限，但對已經代收的稅款沒有年限限制（德州；華盛頓州），而紐約州把已登記的賣家稱為替州政府持有這筆錢的受託人（Tax Bulletin ST-770）。獨資經營者直接負責。在公司或其他實體中，這四個州也各有規則，可以讓所有者、高級職員或其他負責人為此承擔個人責任，條件各州不同（華盛頓州；德州；紐約州；加州）。請見補繳未代收的銷售稅和提交銷售稅稅表。

我該如何對銷售稅審查提出異議，期限多快？

先向審查人員逐項提出每個異議，再在通知所載的期限內，對帳單提出申訴。正式期限很短，有些州還不能延長。申訴書、異議理由書或書面申訴，是您正式的書面異議；您所在的州稱為哪一種，通知上會說明。

如果錯過期限，途徑就變了。華盛頓州要求您先付款，再申請退稅；德州則在全額繳清後，允許在最後日期起六個月內請求退稅聽證（華盛頓州稅務局；德州審計長辦公室）。在加州，法定途徑是全額繳付並提出退稅申請，不過如果通知可能有錯誤，CDTFA 可以自行裁量，把逾期的申訴當作行政異議受理（Publication 17）。紐約州表示，其申訴期限由《稅法》規定，不能延長（Publication 130-F）。

緊急評定（jeopardy determination）是州政府認為拖延會危及徵收時發出的，期限更短：德州把它視為發出後 20 天確定，加州則允許在 10 天內附保證金提出申請（德州審計長辦公室；Publication 17）。

德州的異議理由書必須逐項或分類列出有爭議的項目，說明事實依據，如果您不同意州政府對法律的解讀，還須引用法律依據。請以您自己那份通知上印的期限為準，不要用本指南中的期限。

州政府已經聯絡我了，我還能使用自願披露嗎？

對州政府已經聯絡您的稅種和期間，一般不能。披露計劃是為主動先來申請的企業設計的。

• 多州稅務委員會和德州：兩者都要求州政府沒有審查過您，也沒有就該稅務義務或負債聯絡過您（MTC 稅務關聯常見問題；德州審計長辦公室）。
• 紐約州：申請人在其披露的稅種和年度不得正在接受審查，也不得已收到這些稅款的帳單（紐約州自願披露計劃）。
• 華盛頓州：過去四年加上本年度內，曾因執法目的被聯絡的企業，可能不符合資格，而審查通知或完成業務活動問卷的要求，都算作聯絡（華盛頓州稅務局）。

每個計劃都以各自的州來訂定測試，而這裡讀到的計劃都沒有說明來自另一個州的聯絡是否有影響。在登記或申報之前，請向各計劃確認步驟的先後順序。在尚未結束的審查中，有些州提供自行審查、罰款減免申請或提前付款；各有自己的條件和期限。聯絡之前就開放的計劃，見補繳未代收的銷售稅。

我需要有人替我與審查人員溝通嗎？

這四個州都不要求有代理人，但都允許您選擇代理人。德州表示，是否聘請專業代表是企業自己的決定（德州審計長辦公室）。紐約州賦予您指定稅務專業人員的權利（紐約州稅務局）。加州要求您在第一次聯絡時說明，是否由會計師或記帳員處理審查（Publication 76）。華盛頓州允許在代理人的辦公室進行審查（華盛頓州稅務局）。

請以書面授權：紐約州要求使用 POA-1 表來做有約束力的決定，德州則要求由第三方寄出異議理由書時，附上授權書或其他書面授權（德州審計長辦公室）。最重要的決定是：交出什麼資料、是否接受抽樣，以及是否簽署豁免書。

只涉及一個州、記錄完整、稅表與帳目對得上的企業，可以選擇自己處理審查。在帳目與稅表對不上、涉及多個州或交易平台銷售，或州政府要求在申訴期限前接受抽樣、簽署豁免書或付款時，則值得考慮尋求外部協助。

舉例

以下舉例僅供說明。所有金額以美元計，稅率是假設值，不是任何一個州公布的稅率。

沒有轉售證明書的德州賣家

一家德州線上賣家每年銷售額為 US$400,000，審查期間為四年。其中每年約 US$100,000 的銷售，是送到德州企業客戶的，賣家沒有為這些銷售保存轉售證明書。德州在審查中，會把交付到本州的銷售推定為應稅，除非證明書被接受。以假設的 8.25% 合併稅率計算，每年是 US$8,250，四年共 US$33,000，還沒有算罰款和利息。在州政府允許的時間內交付的有效證明書，可以讓這些銷售被視為免稅；較晚交付的，則可能不被接受。

紐約州零售商和一個月的測試

一家紐約州零售商在三年的審查期間內，銷售額為 US$3,000,000。審查人員測試其中一個月，發現該月 5% 的銷售沒有課稅。如果州政府把 5% 套用到整個期間，就有 US$150,000 的銷售被視為應稅。以假設的 8% 合併稅率計算，補稅單約為 US$12,000，再加利息和可能的罰款。

華盛頓州審查報告和 30 天期限

華盛頓州的一份審查報告評定 US$20,000。賣家同意其中的 US$12,000，對 US$8,000 有爭議。它繳納了 US$12,000，並在通知日期起 30 天內提交書面申訴書。有爭議的 US$8,000 在繳清或爭議結束前持續計息。如果賣家在第 45 天才提交，申訴就逾期了：它必須繳清全部 US$20,000，外加通知到期日之後未繳稅款的較高罰款，然後再申請退稅。

您的情況不一樣？

• 您本該代收銷售稅卻沒有收，而且沒有任何州聯絡過您：自願披露可能仍然開放。請見補繳未代收的銷售稅。
• 您不確定在哪些州必須代收：請見您必須在何時代收銷售稅。
• 您的證明書遺失或不完整：請見向客戶取得免稅證明。
• 有些稅表沒有提交，或您提交的是零申報稅表：請見提交銷售稅稅表。
• 平台撥款、費用和退款與您的銷售對不上：請見銷售與平台付款的對帳。
• 審查企業的是 IRS，而不是州政府：請見小型企業的 IRS 審查。
• 投資人的審閱發現了未代收的銷售稅：請見盡職調查中發現的銷售稅風險。
• 州審查人員要求提供記錄，而您的帳目與已提交的稅表對不上：要交出什麼、是否接受抽樣或簽署豁免書，以及由誰與審查人員溝通，是最先要做的決定。請準備好通知和通知所列期間的稅表，然後請見記帳協助。
• 涉及多個州、交易平台、付款期限，或已代收卻未繳納的稅款，包括所有者可能的個人責任：請準備好通知、稅表和銷售記錄，交給記帳審查。