CRA 收據要求：小企業支出收據要載明什麼

小企業的 CRA 收據要求是什麼？

CRA 說明，每一筆業務採購都要取得收據或其他憑證（T4002 指南）。對獨資經營者或合夥人，收據要載明日期、雙方的姓名和地址，以及所購物品的完整描述（CRA：業務記錄）。本頁所參考的 CRA 公司網頁，沒有另列收據清單。《所得稅法》適用於每一家企業：企業須保存記錄和帳簿，並保留核實這些記錄所需的所有帳目和憑證（第 230 條）。

簡答：獨資經營者或合夥人保存收據，報稅時不用附上。賣家若沒有開收據，要在支出日記帳記下賣家的姓名和地址、金額、付款日期和交易詳情，最好在付款時就記。

CRA 警告，沒有適當的文件，交易可能被否決；如果您無法佐證，CRA 也可能不允許您已扣除的支出（T4002 指南）。

遇到以下情況，就不算簡單：

• 大額採購（設備、車輛）賣家沒有提供任何文件；
• 賣家不肯開發票，或不肯說明您買了什麼；
• CRA 已要求提供佐證資料，或多個年度的記錄不齊全。

請備齊：收據和發票、訂單和付款確認、銀行和信用卡對帳單，以及支出日記帳。

報稅時要附上收據嗎？

以獨資經營者或合夥人身份報稅時不用。CRA 要求不要把業務記錄隨所得稅稅表寄出，而是保存起來，以備 CRA 日後要求查看（CRA：業務記錄；T4002 指南）。

公司的 T2 指南沒有說要隨稅表附上收據。它介紹了一項附加文件服務，用於證書等項目，使用認證軟體時並非強制，並要求公司從相關最後一個稅務年度終了起，保存記錄 六年（CRA：T2 指南）。請保存收據：第 230 條要求保留核實記錄所需的每一份憑證。

不寄收據，並不免除您持有收據的責任。CRA 日後可以在核查或審查時要求提供；見核查、審查與自願披露。

除了收據，還有哪些記錄算數？

CRA 說明要保存銀行對帳單、已兌現支票和存款單副本，並把它們與銷售發票、採購收據和信用卡收據一同列為佐證文件（CRA：業務記錄；CRA：什麼是記錄）。

CRA 還要求記錄可靠、完整，並有文件佐證（CRA：您的責任）。兩個網頁都沒有說對帳單本身就足夠。收據遺失時，申報能否只靠對帳單，見沒有收據的業務支出。

向私人賣家（網路分類廣告、現金交易）購買，需要收據嗎？

CRA 說明每一筆業務採購都要取得收據或其他憑證，所以要向每個賣家索取。賣家或供應商沒有提供時，CRA 說明要在支出日記帳記下賣家的姓名和地址、付款金額、付款日期和交易詳情（CRA：業務記錄）。

向網路廣告上的私人賣家購買，或任何現金交易，通常就是這種情況。此外，建議保存：

• 付款軌跡：轉帳確認，或對帳單上的提款記錄；
• 描述物品和價格的刊登內容或訊息；
• 業務原因。支出只有在為賺取業務收入而發生時才可扣除（第 18(1)(a) 條），所以要註明該物品在業務中的用途。

大額採購（例如設備或車輛），付款前請賣家簽一份簡短的買賣單據，載明日期、雙方姓名和地址、完整描述和價格。

對於設備，CRA 還說明要保存所購財產的記錄：賣家是誰、成本和日期（T4002 指南）。

不是 GST/HST 登記人的私人賣家，沒有登記號碼可寫；抵免申請見用於進項稅抵免的 GST/HST 收據資料。

大公司不肯開正式發票：怎麼辦？

本指南參考的 CRA 收據網頁，沒有為大型賣家另設規則，所以仍從同樣兩個步驟開始：取得收據或憑證，若沒有，就自己記錄這筆採購。對於「供應商不想給我收據怎麼辦？」，CRA 的答覆是務必取得收據，並警告沒有適當的文件，交易可能被否決（T4002 指南）。

1. 到賣家的線上帳戶、您的電郵和任何應用程式裡，找找有沒有發票或收據的副本。
2. 如果沒有，請賣家開一份載有日期、品項和您的企業為買方的文件。請以書面提出，才能證明您問過。如果您是 GST/HST 登記人，而且該採購是應稅供應，您提出要求後，賣家必須以書面及時向您提供支持您抵免所需的詳細資料（《消費稅法》第 223(2) 條）。
3. 保存訂單確認、付款確認和任何送貨單據。
4. 如果賣家仍然拒絕，就自己寫日記帳分錄：賣家的姓名和地址、金額、付款日期和交易詳情。
5. 如果您要申請 GST/HST 抵免，先取得賣家的發票或其他規定的文件。法例要求您在提交申請抵免的申報表之前，持有規定的資料（第 169(4) 條；CRA：進項稅抵免）。

收銀小票上沒有品項描述：要補什麼？

補上您買了什麼，寫在小票上或支出日記帳裡。沒有品項描述的收銀機小票，正是 CRA 自己舉的例子：把商品或服務的描述寫在收據或其他憑證上，或寫入您的支出記錄（CRA：業務記錄；T4002 指南）。如果可能，請賣家在收據上寫明品項。

收銀小票也很少顯示買家。CRA 列出了買家的姓名和地址，但在收據指引中，沒有為缺少這些資料的小票另設說明。請保存小票，並在日記帳分錄中寫明業務原因；如果是餐費，註明誰出席、為什麼，會有幫助。

收據的照片和掃描檔算數嗎？

要符合條件才行。CRA 的規定是保存紙本文件的原件，影像化的副本只有在準確複製、資料相同，並按加拿大最新的國家標準製作時，才能取代紙本。無法達到標準的企業，必須保存原件（CRA：可接受的格式與影像化）。

CRA 的網頁沒有提到手機拍的照片，所以除非您的影像化符合這些條件，否則請保留紙本收據。以電子方式產生的收據則保持電子形式：CRA 說明，即使您列印出來，也要以電子可讀的格式保存。完整的影像化條件和保存方式，見給 CRA 的掃描收據。

申請 GST/HST 抵免，收據上要有更多資料嗎？

如果您申請 GST/HST 進項稅抵免，要。抵免有自己的文件規則，依已付或應付的總金額分級，與上面的所得稅清單分開（CRA：進項稅抵免）。

• 低於 $100 時，文件載明賣家的名稱、日期和總額。
• 從 $100 起，還必須載明所收取的 GST/HST（或者，如果總額已含稅，一項聲明說明這一點及稅率）和賣家的 GST/HST 登記號碼。如果文件涵蓋稅務處理不同的供應，還必須載明哪些供應是應稅的、不是零稅率的（條例第 3 條）。
• 從 $500 起，還必須載明買家的名稱、簡要描述和付款條件。

這些級別看的是文件上的總金額。上表中的賣家號碼一行看的是稅前價格，所以在臨界點附近，兩者可能不同。

一張符合所得稅扣除要求的收據，仍可能達不到抵免的要求。詳情見用於進項稅抵免的 GST/HST 收據資料。魁北克銷售稅依 Revenu Québec 自己的規定，本頁不涵蓋。

收據要保存多久？

一般是從記錄所屬的最後一個稅務年度終了起 六年（CRA：記錄存放地點）。有些記錄，以及遲交稅表、異議或上訴尚未結束等情況，會改變期限。期限何時開始，以及公司結束營業時有什麼變化，見業務記錄要保存多久。

舉例

以下例子僅作說明，金額均以加元計。

向私人賣家買的二手電鋸

一位維修工人透過網路廣告，向私人賣家以 C$600 買了一把二手電鋸。他用網路銀行轉帳付款，沒有拿到收據。當天他在支出日記帳寫下賣家的姓名和地址、C$600、付款日期和電鋸的描述。他把轉帳確認和廣告副本與這筆分錄一起保存。因為電鋸屬於設備，他還記下賣家是誰、成本和購買日期。

沒有品項描述的客戶午餐小票

一位顧問為一頓客戶午餐付了 C$85。收銀小票只有總額。她在小票上或日記帳裡寫明買了什麼、誰出席、為什麼是業務餐，並保存顯示該筆付款的信用卡對帳單。

沒有買家名稱的訂單確認

一家企業線上訂購了 C$1,200 的用品。確認單上有賣家名稱，沒有買家。業主以書面向賣家索取載有企業名稱和地址的發票。如果賣家拒絕，業主就把賣家的姓名和地址、C$1,200、付款日期和訂單詳情寫入日記帳，並保存確認單、索取要求和任何回覆。如果這家企業是 GST/HST 登記人，想申請抵免，賣家的發票仍然重要：在這個金額，抵免規則還要求寫明買家名稱。

您的情況不同嗎？

• 大額採購（設備、車輛）賣家沒有提供任何文件： 可以先確認您還能收集到哪些證明，以及今後每筆採購如何留存文件，可借助記帳協助。
• CRA 已要求提供佐證資料，或多個年度的記錄不齊全： 請依核查、審查與自願披露和 GST/HST 核查與審查處理，從您仍能收集的記錄開始；記錄不齊全的話，可借助記帳協助。
• 您用個人信用卡付款，或收據上是您個人的名字： 見以個人資金支付的業務支出。
• 收據遺失或賣家從未開具： 見沒有收據的業務支出。
• 您申請 GST/HST 抵免： 請參考用於進項稅抵免的 GST/HST 收據資料。
• 您在考慮是否自己記帳： 比較自己記帳或聘請記帳員。
• 沒有行車日誌的汽車費用： 見應付 CRA 核查的行車日誌。