CRA 对小企业费用收据的要求

小企业需要满足 CRA 的哪些收据要求？

CRA 要求，每笔业务采购都要取得收据或其他凭证（T4002 指南）。对独资经营者或合伙人，收据上要有日期、双方的名称和地址，以及所购物品的完整描述（CRA：业务记录）。本页参考的 CRA 公司页面，没有单独列出收据清单。《所得税法》适用于每一家企业：必须保存记录和账簿，并保留核实这些记录所需的全部账目和凭证（第 230 条）。

简短回答：独资经营者或合伙人要保存收据，报税时不用附上。如果卖家没有给收据，请在费用日志里记下卖家的名称和地址、金额、付款日期和交易细节，最好在付款时就记。

CRA 提醒，没有适当的凭证，交易可能被否定；如果您无法证明所扣除的费用，CRA 也可能不允许扣除（T4002 指南）。

出现以下情况，就不简单了：

• 大额采购（设备、车辆）卖家没有提供任何单据；
• 卖家不肯开发票，或不肯写明您买了什么；
• CRA 已经要求提供凭证，或者多个年度的记录都不完整。

需要准备：收据和发票、订单和付款确认、银行和信用卡对账单，以及您的费用日志。

报税时要附上收据吗？

作为独资经营者或合伙人，自己报税时不用附。CRA 要求不要把业务记录和所得税税表一起寄出，而是保存好，以备 CRA 日后要求查看（CRA：业务记录；T4002 指南）。

公司的 T2 指南没有要求随税表寄送收据。指南介绍了一项附加文件的服务，用于证书之类的资料，使用经认证软件的公司不强制使用；指南还要求公司从相关最后一个纳税年度结束起，保存记录 六年（CRA：T2 指南）。请保留收据：第 230 条要求保留核实记录所需的每一份凭证。

不寄收据，并不免除您必须持有收据的责任。CRA 日后可以在审查或审计时要求提供，见审查、审计与自愿披露。

除了收据，还有哪些记录算数？

CRA 要求保存银行对账单、已兑现的支票和存款单存根，并把它们与销售发票、采购收据和信用卡收据一起，列为证明文件（CRA：业务记录；CRA：什么是记录）。

CRA 还要求记录可靠、完整，并有单据支持（CRA：您的责任）。这两个页面都没有说仅凭一份对账单就够了。收据丢了以后，申报能不能只靠对账单，见没有收据的业务费用。

向个人卖家（网上分类广告、现金交易）购买，需要收据吗？

CRA 要求每笔业务采购都取得收据或其他凭证，所以每次都要向卖家索取。如果卖家或供应商不给，CRA 要求您在费用日志里记下卖家的名称和地址、付款金额、付款日期和交易细节（CRA：业务记录）。

从网上广告找到的个人卖家，或任何现金交易，通常就是这种情况。下面这些也值得保存：

• 付款记录：转账确认，或对账单上的现金提款；
• 描述物品和价格的挂牌信息或聊天记录；
• 业务用途。只有为赚取经营收入而发生的费用才可以扣除（第 18(1)(a) 段），所以请注明这件物品在业务中怎样使用。

设备或车辆这类大额采购，付款前请卖家签一份简短的买卖凭据，写明日期、双方的名称和地址、完整描述和价格。

对设备来说，CRA 还要求保存所购财产的记录：卖给您的人、成本和日期（T4002 指南）。

不是 GST/HST 注册人的个人卖家没有注册号码可写；抵免的申报见GST/HST 进项税抵免的收据细节。

大公司不肯给我正规发票，怎么办？

本指南参考的 CRA 收据页面，没有为大卖家另设规则，所以起点还是同样的两步：取得收据或凭证；如果拿不到，就自己记录这笔采购。对于“如果供应商不想给我收据怎么办？”，CRA 的回答是务必取得收据，并提醒没有适当的凭证，交易可能被否定（T4002 指南）。

1. 到卖家的网上账户、您的邮箱和各种应用里，找找有没有发票或收据的副本。
2. 如果没有，请卖家开一张写明日期、物品，并以您的企业为买家的凭证。请以书面方式提出，以便证明您要求过。如果您是 GST/HST 注册人，而且这笔采购属于应税供应，您提出要求后，卖家必须及时以书面形式提供支持您抵免所需的详细信息（《消费税法》第 223(2) 款）。
3. 保留订单确认、付款确认和任何送货单据。
4. 如果卖家仍然拒绝，就自己写日志：卖家的名称和地址、金额、付款日期和交易细节。
5. 如果您要申请 GST/HST 抵免，请先拿到卖家的发票或其他规定的单据。税法要求您在提交申请抵免的申报表之前，就持有规定的信息（第 169(4) 款；CRA：进项税抵免）。

我的收银小票上没有物品描述，要补什么？

把您买的东西补上，写在小票上或费用日志里。CRA 自己举的例子，就是没有描述的收银机小票：请在收据或其他凭证上，或在费用记录里，写明商品或服务的描述（CRA：业务记录；T4002 指南）。如果可能，请卖家在收据上描述这件物品。

收银小票也很少写出买家。CRA 要求列出买家的名称和地址，但它的收据指引，没有针对缺少这两项的小票给出单独的说明。请保留小票，并把业务原因写进日志条目；如果是餐费，最好注明谁参加了、为什么。

收据的照片和扫描件算数吗？

有条件才算。CRA 的规则是保留纸质文件的原件，只有影像化的副本是准确的复制，信息相同，并按加拿大最新的国家标准制作，才可以取代纸质原件。无法达到该标准的企业，必须保留原件（CRA：可接受的格式和影像化）。

CRA 的这个页面没有提到手机拍照，所以除非您的影像化符合这些条件，否则请保留纸质收据。以电子方式生成的收据仍然保持电子形式：CRA 要求即使打印出来，也要以电子可读的格式保存。完整的影像化条件和存储要求，见给 CRA 看的扫描收据。

申请 GST/HST 抵免，收据上要写更多内容吗？

如果您申请 GST/HST 进项税抵免，是的：这些抵免有各自的单据规则，依据的是已付或应付的总金额，与上面的所得税清单是分开的（CRA：进项税抵免）。

• 低于 $100，单据上写明卖家的名称、日期和总金额。
• 从 $100 起，单据上还必须写明收取的 GST/HST（或者总价含税时，注明含税以及税率），以及卖家的 GST/HST 注册号码。如果单据涵盖税务处理不同的供应，还必须写明哪些供应是应税的、不是零税率的（条例第 3 条）。
• 从 $500 起，单据上还必须写明买家的名称、简要描述和付款条件。

这些档次看的是单据上的总金额。上表中的卖家号码一行，看的是税前价格，所以在分界线附近，两者可能不一致。

一张够用于所得税扣除的收据，仍可能不够用于申请抵免。详情见GST/HST 进项税抵免的收据细节。魁北克销售税适用魁北克税务局自己的规定，本页不涵盖。

收据要保存多久？

一般是从记录所涉及的最后一个纳税年度结束起 六年（CRA：记录存放在哪里）。有些记录，以及一些情形，例如逾期提交的税表，或尚未了结的异议或上诉，会改变这个期限。期限何时起算、公司注销后有什么变化，见业务记录要保存多久。

示例

以下示例仅作说明；金额均为加元。

从个人卖家买的二手锯

一位维修工从网上广告找到一位个人卖家，花 C$600 买了一把二手锯。他用网银转账付款，没有拿到收据。当天他在费用日志里写下卖家的名称和地址、C$600、付款日期和这把锯的描述，并把转账确认和广告副本与这条记录放在一起。因为锯属于设备，他还记下了卖给他的人、成本和购买日期。

没有描述的客户午餐小票

一位顾问为一次客户午餐付了 C$85。收银小票上只有总金额。她在小票上或日志里写明买了什么、谁参加、为什么是商务餐，并保存显示这笔付款的信用卡对账单。

没有写明买家的订单确认

一家企业在网上下了 C$1,200 的耗材订单。确认单上写了卖家，没有写买家。业主书面要求卖家开一张带有企业名称和地址的发票。如果卖家拒绝，业主就在日志里写下卖家的名称和地址、C$1,200、付款日期和订单细节，并保存确认单、这次要求和任何回复。如果这家企业是 GST/HST 注册人，并想申请抵免，卖家的发票仍然很重要：这个金额下，抵免规则也要求写明买家的名称。

您的情况不同？

• 大额采购（设备、车辆）卖家没有提供任何单据： 先确定您还能收集到哪些证明，以及今后每笔采购怎样留档，可以借助记账协助。
• CRA 已要求提供凭证，或者多个年度的记录都不完整： 请按审查、审计与自愿披露和GST/HST 审查与审计处理，从您还能收集到的记录入手；如果记录不完整，可以借助记账协助。
• 您用个人信用卡付款，或收据写的是您个人的名字： 见个人垫付的业务费用。
• 收据丢了，或卖家从未开过： 见没有收据的业务费用。
• 您申请 GST/HST 抵免： 请使用GST/HST 进项税抵免的收据细节。
• 您在考虑要不要自己记账： 比较自己记账还是请记账员。
• 车辆费用没有行车日志： 见应对 CRA 审查的行车日志。