加拿大企業記錄要保留多久？CRA 規定 6 年

在加拿大，企業記錄要保留多久？

所得稅記錄及其佐證文件，要自其所屬最後一個稅務年度結束起保留 六年（《所得稅法》第 230(4) 條；CRA）。這包括發票、收據、合約、銀行對帳單和已兌現的支票（CRA：企業記錄）。個人（包括獨資經營者）的稅務年度是曆年，公司的稅務年度則是其財政期間。

這只是一般規則，不是全部規定：

遇到下列情況，就不算簡單：稅表遲交、企業正在結束、出售或註銷公司、有未結的異議、較早的年度被質疑、您要清理多年的檔案，或有些記錄已經遺失。您仍持有的財產的記錄，或您日後要使用的虧損的記錄，保留期也可能超過預設期限。請整理好每個年度的提交日期、公司設立和註銷日期、公司會議記錄簿和股東名冊，以及 CRA 的每一份通知。

6 年從什麼時候開始算？

保留期從記錄所屬的最後一個稅務年度結束時開始算，不是從收據的日期，也不是從您提交稅表的那天開始。同一曆年內，3 月的收據和 11 月的發票，在同一天到期（CRA）。

涉及多個年度的記錄，要等到最後一個年度。CRA 的通告說，保留期一般按該記錄可能被用於《所得稅法》的最後一個稅務年度來定，而不是按記錄的建立年度。通告舉的例子，是投資成本和其他資本財產（例如設備或出租建築物）的佐證記錄：要保留到該筆交易可能計入任何所得稅計算的最後一個稅務年度之後 六年（IC78-10R5）。結轉到以後稅表的企業虧損，也可能適用同樣的道理，不過通告沒有舉這個例子。CRA 的網頁說，長期購入和出售財產的記錄、股東名冊，以及影響企業出售、清算或結業的其他歷史資料，要無限期保留（CRA）。

遲交稅表，6 年要重新計算嗎？

不是重新計算，但起算日會移動。如果稅表沒有在規定期限內提交，該稅務年度的記錄要自提交稅表當天起保留 六年，而不是自年度結束起算（第 230(5) 款；CRA）。

對於還沒提交稅表的年度，保留期還沒開始，所有相關記錄都要保留。按時提交的年度，仍按各自的日期計算。補帳請見逾期帳簿。

6 年之後，CRA 還能審查我嗎？

有時可以。6 年是您必須保留記錄的期間。CRA 重新評估某一年度的期限是另一套規定，而一般情況下，這個期限更短。

• 重新評估的期限通常更短。 所得稅方面，個人是 三年，加拿大控股私營公司（CCPC）是 三年，其他公司是 四年。期限從原評稅通知書或免稅通知發出之日算起（第 152(3.1) 款）。如果出現因疏忽、不謹慎或故意違約而造成的虛報、欺詐、放棄時效，或其他列明的情況，期限可能更長（第 152(4) 款）。GST/HST 有自己的期限，通常是 4 年（《消費稅法》第 298 條）。
• 查看不等於重新評估。 獲授權的 CRA 人員，可以為執行《所得稅法》的任何目的，檢查任何可能與納稅人的義務或權利有關的文件（第 231.1 條）。從條文字面看，該條沒有規定截止年度，所以只要較早年度的記錄可能相關，CRA 就可以要求提供。這項要求是否及於已經依法銷毀的記錄，須請專業人士判斷。

CRA 也可以當面或以掛號郵件通知您，要求延長保留記錄（CRA）。各年度的具體限制，請見CRA 最多能向前重新評估多少年；手上已有 CRA 來函的，請見審查、稽查和自願披露。

公司有哪些記錄要保留更久：會議記錄、股份記錄、總帳？

公司有五類記錄，要保留到公司註銷後 兩年，所以只要公司還存在，這些記錄就不會到期（《所得稅條例》第 5800(1)(a) 條；CRA）。CRA 在其清單中列出的也是這五類：

• 董事會會議記錄
• 股東會議記錄
• 誰持有股份以及每次股份轉讓的記錄
• 總帳或其他終結帳簿（記錄每個帳戶的總記錄）
• 理解總帳分錄所需的特別合約或協議

一般的收據和發票逐年到期，這五類不會，所以請把它們放進公司的永久檔案。停止經營不等於公司註銷；註銷後才開始計算。公司合併時，CRA 把新公司視為每一家被合併公司的延續，所以這些記錄要延續下去（IC78-10R5）。

結束獨資經營或合夥企業後，記錄要保留多久？

非公司制企業結束後，記錄要自企業結束的那個稅務年度結束起保留 六年（CRA）。總帳和理解總帳所需的合約，依據的是《所得稅條例》第 5800(1)(c) 條。其他記錄通常在同一天到期，但如果最後一年的稅表遲交、有異議、CRA 提出要求，或以後的年度要用到這些記錄，到期日就可能往後推。

CRA 的用語是「非公司制企業」（non-incorporated business），沒有點名合夥企業，也沒有說合夥企業按哪個年度終結日計算。有個人合夥人的合夥企業，一般以 12 月 31 日為財政期間，除非合夥人選擇了另一種方法（《所得稅法》第 249.1 條）；如果各個年度終結日不同，穩妥的讀法是按較晚的日期起算。如果您要出售企業，CRA 對影響出售或結業的記錄無限期保留的規定，也可能適用。

註銷公司後，記錄要保留多久？

已註銷的公司，要把全部記錄和佐證文件，自註銷日起保留 兩年（CRA；《所得稅條例》第 5800(1)(a) 和 (b) 條）。所得稅方面，這取代了通常的算法：日期由註銷日決定，而不是每份記錄的年度終結日，除非遲交的稅表、異議或上訴，或 CRA 的要求使保留期延長。它不會縮短 GST/HST 的保留期：發票和其他 GST/HST 記錄，仍要依《消費稅法》第 286(3) 條保留整整 6 年。這也只是最低要求，不是重新評估的期限；CRA 重新評估最後一個年度的期限，可能比它更長（見CRA 最多能向前重新評估多少年）。註銷也不會終結所有追索：如果公司欠稅，對於與公司沒有公平交易關係（non-arm's length）、並以低於價值的對價取得公司財產的人，CRA 可以隨時評稅（第 160(2) 款），董事也有各自的責任期限（見結束公司）。

其他法律可能要求保留更久。聯邦註冊成立的公司，獲交由保管公司文件和記錄的人，自註銷日起 六年 內仍有責任出示這些文件和記錄，除非法院命令訂定了較短的期間（《加拿大商業公司法》第 225 條；條例第 14.1 條）。各省和地區的公司法另有規定，本頁不涵蓋。請確認您的公司是依哪個法律成立的。

稅法規定了要保留什麼，沒有規定由誰來保留。公司註銷後，已經沒有公司可以存放檔案，所以請在註銷日之前，確定由誰保管、放在哪裡。結束公司的步驟順序，請見結束公司。

如果我提出了異議或上訴，怎麼辦？

異議或上訴所需的每份記錄，都要保留到下列三個日期中最晚的一個：事項已經解決；提起任何進一步上訴的期限已過；一般保留期已過（CRA；第 230(6) 款）。GST/HST 記錄也有類似的規定，見《消費稅法》第 286(4) 條。爭議本身，請見審查、稽查和自願披露。

GST/HST 記錄的規定也一樣嗎？

GST/HST 記錄的規定幾乎相同：自其所屬年度結束後保留 6 年，異議、CRA 要求和提前銷毀也有類似的規定（《消費稅法》第 286 條）。有兩個差別要注意：

• 存放地點和語言。 除非 CRA 另行授權，GST/HST 記錄要存放在加拿大，並使用英文或法文（《消費稅法》第 286(1.2) 條）。
• 遲交和未提交的稅表。 第 286 條沒有與所得稅「從提交日起算」相對應的規定。如果您有一個已結束超過 6 年 的期間，還沒有提交 GST/HST 申報表，您仍須提交，並保留佐證記錄（《消費稅法》第 286(3) 條；CRA）。

至於《就業保險法》（Employment Insurance Act）和 CPP 下的工資記錄，通告說保留期自其所屬曆年結束時開始，沒有像所得稅那樣的公司註銷或企業結束規定（IC78-10R5）。銷毀工資檔案之前，請先確認保留期限。魁北克稅務局（Revenu Québec）和省銷售稅的規定，本頁不涵蓋。

可以把記錄存在電腦上、掃描紙質文件後丟掉紙本，或把記錄存放在加拿大境外嗎？

存在電腦上： 可以。以電子方式建立的記錄，整個保留期都要保持電子可讀格式，即使您另外列印了也一樣（第 230(4.1) 款；CRA）。要保留可以還原、且 CRA 能使用的備份，並在關閉會計帳戶之前匯出您的記錄。

掃描的紙質文件： CRA 說，紙質文件如果按它指定的國家標準 CAN/CGSB-72.34 掃描成影像，之後可以銷毀。如果影像化的品質不達標，就要保留原件；有疑問時，請先取得法律意見。請見掃描收據。

存放在加拿大境外： 須事先取得 CRA 的書面許可。記錄要存放在您在加拿大的營業地點或居住地（第 230(1) 款）。存放在境外、但在加拿大以電子方式存取的記錄，不視為存放在加拿大。對於電子記錄，CRA 可以給予許可，也可以接受在加拿大可取得、且格式為其軟體可讀的真實副本。如果記錄在加拿大境外的伺服器上，您必須自己或讓員工存取這些記錄，並向 CRA 提供其所需資料。使用外部服務供應商，不會把這項責任轉移出去（CRA；IC05-1）。

可以提前銷毀記錄嗎？

只有取得 CRA 的書面許可才可以。請把 T137 表（《銷毀記錄申請》，Request for Destruction of Records）或書面申請寄給您所在地的 CRA 稅務服務辦公室，寫明記錄、稅務年度和任何特殊情況（CRA；IC78-10R5）。CRA 說，未經許可銷毀記錄，可能會被起訴。

許可針對的是保留期結束前的銷毀。保留期結束後，請檢查是否有未結的異議、CRA 的要求、依賴該記錄的以後年度，或其他法律的規定。CRA 的許可只涵蓋它所執行的法律要求保留的記錄，不能批准銷毀其他聯邦、省、地區或市級法律要求保留的記錄。正在結束的公司，銷毀前應先查看自己的公司法。

如果有些記錄已經遺失，怎麼辦？

請列出遺失的記錄涉及哪些稅務年度，以及這些年度是否仍然有效（看提交日期、評稅通知書）。CRA 的通告說，如果須保留的電子記錄遺失、毀壞或損壞，當事人必須向當地稅務服務辦公室主任報告，並在合理期間內重新建立檔案（IC78-10R5）。這項規定針對的是電子記錄。記錄在災害中毀損的，CRA 指向的是受災害影響時的 CRA 支援。

如何用保留下來的資料（銀行和信用卡對帳單、銷售平台報告、已提交的稅表和 CRA 通知）重建帳簿，請見用銀行對帳單重建帳簿和沒有收據的企業支出。

舉例

所有日期僅作說明。

自由工作者的 2024 年度記錄

一位獨資經營者在 2025 年 4 月 20 日提交 2024 年度稅表。2024 年的每張收據和發票，都保留到 2030 年 12 月 31 日，也就是 2024 稅務年度結束後 6 年。2024 年購入、2027 年出售的設備，其購買發票可能計入 2027 年的盈虧，所以這張發票至少要保留到 2033 年 12 月 31 日，也就是 2027 稅務年度結束後 6 年。CRA 的網頁說，長期購入和處置財產的記錄要無限期保留。

遲交稅表的公司

一家以曆年為財政年度的公司，在到期日之後的 2026 年 3 月 1 日提交 2022 年度稅表。它 2022 年度的一般記錄，要保留到 2032 年 3 月 1 日，即自提交日起 6 年；如果從 2022 年度結束起算，則會在 2028 年到期。不論提交日是哪天，它的會議記錄、股份記錄和總帳，至少要保留到註銷後 2 年。它的 2023 年度稅表是按時提交的，所以 2023 年度的記錄按各自的日期計算。

正在結束的公司

一家以曆年為財政年度的公司，在 2026 年 6 月 30 日註銷。假設它的稅表都按時提交，也沒有未結的異議或 CRA 要求。它全部記錄（包括會議記錄和 2024 年的收據）的所得稅保留期，在 2028 年 6 月 30 日結束；如果從 2024 年度終結日起算 6 年，則會到 2030 年 12 月 31 日。如果該公司是 GST/HST 登記人，同時佐證 GST/HST 的收據，仍要按 GST/HST 的 6 年保留。必須有人保管這些記錄。如果公司是聯邦註冊成立的，獲交保管其文件的人，自註銷起 6 年內（至 2032 年 6 月）仍有責任出示這些文件，除非法院訂定了較短的期間。

您的情況不一樣嗎？

• 您正在結束或出售企業，或註銷公司： 哪些記錄必須留下、留到什麼日期、由誰保管，取決於實體類型、註銷日期和買方。請見結束公司和出售您的企業；如果結業帳簿還沒準備好，下一步是記帳協助。
• 您遲交了多年稅表，或根本沒有提交： 這些年度的記錄仍然需要。請見未提交的公司稅表、未提交的個人稅表和補做逾期帳簿，並尋求記帳協助。
• 較早的年度被質疑、您收到 CRA 來函，或記錄遺失、在前任記帳員或已關閉的會計帳戶手上： 請先看審查、稽查和自願披露，再看用銀行對帳單重建帳簿和沒有收據的企業支出；如果該年度的帳簿不完整，下一步是記帳協助。
• 您正在清理多年的檔案： 哪些可以丟，取決於年度、實體類型和任何未結事項。請見掃描收據和收據須載明哪些內容，並尋求記帳協助。
• 您的公司是省級註冊、您把獨資經營轉入了公司，或記錄或所有者在加拿大境外，或您在魁北克經營： 上面的聯邦規定並不是全部答案；魁北克稅務局（Revenu Québec）有自己的記錄規定。請見獨資經營轉為公司後的帳簿，並尋求記帳協助。