自己墊付的業務開支與家庭辦公室費用：加拿大記帳與報銷指南

我用個人信用卡付了款，該怎麼記錄這筆費用和還款？

先把這筆採購記為業務的費用，再記錄是誰墊付的。還款是清償業務欠墊付人的款項，並不是第二筆費用。請保留發票，以及註明業務用途的費用報告，因為光憑信用卡對帳單，無法證明買了什麼（CRA：業務記錄；CRA：信用卡憑證）。

過帳之前，先拆分混合用途的採購。個人物品不會因為業務報銷而變成業務費用。購買設備也可能屬於資本項目，請參閱資本成本免稅額（CRA：T2125 表費用部分）。

我的公司可以還款給我，而不產生應稅薪酬或股東福利嗎？

可以，前提是公司償還的，是您為公司業務支付的合理且有憑證的費用。CRA 把報銷描述為償還雇員有憑證的僱傭費用，並表示合理的業務差旅報銷，通常不計入雇員的收入（CRA：應稅福利指南）。

收據、業務目的和金額，比使用哪張卡更重要。個人帳單、沒有憑證的定額付款，或為您自己的利益而做的採購，反而可能被視為應稅薪酬或股東福利。CRA 表示，公司不能扣除以股東身份給予股東的福利；僅有記帳上的貸方記錄，並不能證明公司真的欠股東一筆債（CRA：股東福利審查指引）。

如果有相關稅務債務的公司，以低於公允價值的價格把財產轉讓給關聯所有者，所有者可能要根據《所得稅法》第 160 條承擔該公司的所得稅，或根據《消費稅法》第 325 條承擔 GST/HST，金額通常以沒有等價對價所收到的價值和稅務債務為上限。CRA 可以隨時評定其中任何一項責任。請記錄還款債務和交換的價值。

同時擔任董事的所有者，還可能根據《消費稅法》第 323 條對未匯繳的 GST/HST 負責，或根據《所得稅法》第 227.1 條對應稅薪酬的預扣稅負責。這兩項規定都允許以已盡合理注意作為抗辯，並且對 GST/HST 評定或預扣稅追討行動，設有自該人不再擔任董事起兩年的期限。

如果公司已經欠您錢，請把這筆有憑證的餘額，與您欠公司的款項分開記錄。有關股東帳戶提款的問題，請參閱股東貸款。

我的公司或合夥企業可以就我墊付的款項申請 GST/HST 嗎？

已註冊 GST/HST 的註冊人，在報銷雇員（合夥企業則為報銷合夥人）用於其商業活動的合格採購時，可以申請進項稅抵免（ITC）。該人在採購並支付 GST/HST 時，必須已擔任該角色。報銷必須有憑證，而且抵免額不能超過業務自己購買該物品時可以申請的金額（CRA：GST/HST 備忘錄 9-4）。

請查核 GST/HST 的會計方法。快速法（Quick Method）通常不允許就一般的報銷採購申請抵免，但某些資本採購符合條件。註冊人可在網上或用 GST74 表選擇採用：年度申報人須在第二個財政季度的第一天前選擇；按月或按季申報的人，以及第一個期間很短的新註冊人，須在首個採用該方法的期間的申報截止日期前選擇（CRA：快速法）。大多數註冊人必須在抵免首次產生的期間之後的四年內結束的最後一個申報期間的申報截止日期前申請 ITC；有些註冊人的期限為兩年（《消費稅法》第 225(4) 條；CRA：ITC 時限）。

在魁北克，GST 和 QST 的快速法要改用 FP-2074-V 表選擇，年度與按月或按季申報的截止日期相同（魁北克稅務局（Revenu Québec）：選擇快速法）。

如果沒有還款，業務就不能使用報銷規則。如果雇主是註冊人（列名金融機構除外），扣除了合格費用的雇員，可以改用 GST370 表申請 GST/HST 退稅。如果合夥企業已註冊，而個人合夥人在合夥企業帳戶之外扣除了個人支付的費用，也可以這樣做；這類費用在 T2125 表第 6 部分申報。已獲報銷或可以獲得報銷的費用，不能同時符合資格（CRA：退稅資格）。一般情況下，GST370 表隨所得稅稅表一起提交，並在第 45700 行申請退稅；之後再申請的，可以在費用發生的日曆年度結束後的 四年 內另行提交。就已扣除的費用所收到的退稅，通常要在收到的年度列為收入（CRA：退稅申請截止期限；CRA：第 45700 行）。

對於股東的採購，請確認該人當時是以雇員身份，還是以公司代理人的身份行事。CRA 表示，特殊的報銷規則不適用於代理人的採購；公司作為採購的接收方，要依一般的進項稅抵免規則處理。僅憑股東身份，並不能確立這項規則下的雇員身份。應稅的個人福利，也不符合這項規則下的報銷（CRA：GST/HST 備忘錄 9-4）。

如果只償還了帳單的一部分，或只有一部分用於商業活動，抵免也只能相應地按比例申請。信用卡對帳單需要配合發票或其他證明文件；直接向個人信用卡發卡機構還款，是否算報銷，仍要看誰欠發卡機構的錢（CRA：GST/HST 備忘錄 9-4）。

家庭費用只有在該項費用已支付 GST/HST 時，才能產生進項稅抵免；房屋貸款利息、房屋保險費和住宅租金，通常沒有 GST/HST（CRA：雇員和合夥人退稅）。公司就家庭費用向所有者報銷時，必須確定自己申請的是誰的採購和稅款。在魁北克，QST 註冊人要另外檢驗進項稅退款；符合資格的雇員或合夥人，用 VD-358-V 表申請個人 QST 退稅，填入魁北克稅表第 459 行（魁北克稅務局（Revenu Québec）：報銷；魁北克稅務局（Revenu Québec）：第 459 行）。混合用途的家庭費用、發票規定、計算方法和申報，請參閱 GST/HST 申報表與進項稅抵免。

獨資經營者需要向自己報銷嗎？

不需要。在這方面，獨資經營者和業務是同一個納稅人：把個人墊付費用中屬於業務的部分，記在 T2125 表上，然後把從業務中取出的現金，視為所有者提款。CRA 表示，付給自己的提款不是可扣除的業務費用，而且業務財產的個人使用部分，必須從申請的扣除中剔除（CRA：T2125 表費用部分）。

請使用供應商發票，以及合理的業務使用比例計算。如果已註冊 GST/HST，業務所佔的部分，按一般採購規則檢驗能否申請進項稅抵免，而不是按雇員或合夥人報銷規則（CRA：GST/HST 備忘錄 9-4）。

在魁北克所得稅稅表上，獨資經營者和合夥人的業務費用，要在 TP-80-V 表或規定的財務報表上申報；適用時，聯邦的 T2125 表也要申報。

獨資經營者要親自承擔業務的所得稅和 GST/HST。根據《消費稅法》第 272.1(5) 條，現任和前任合夥人，要就其擔任成員期間合夥企業應付的 GST/HST 承擔連帶責任，但不是普通合夥人的有限合夥人除外。責任還可能涵蓋以合夥企業的財產和款項為限的較早債務，以及合夥人在解散時仍是成員的情況下的較晚債務。各省有關合夥企業責任的規定，可能增加其他義務。

我的公司可以承接我在公司成立之前支付的費用嗎？

有時可以，但公司成立並不會自動把之前的個人採購變成公司費用。請確認採購日期、誰簽訂了合約、誰擁有或使用所購買的東西，以及新公司是否真的採納或取得了它。

對於在聯邦層面成立的公司，《加拿大商業公司法》第 14 條允許公司在合理時間內，採納在公司成立之前以其名義或代表其訂立的書面合約。在採納之前，簽署的人要個人受合約約束，除非合約明確另有規定；法院可以調整責任。請保留合約和採納的證據。如果公司承接了發起人支付的合格費用，請記錄費用和所欠的款項，並在還款時清除該餘額。這項規定並不會把之前所有的發票都變成公司的費用。雇員報銷 ITC 規則不適用於公司成立之前所做的採購。CRA 的存檔詮釋提醒，不要把現有獨資經營或合夥企業的早期交易，當作新公司的交易。轉移現有業務或其資產屬於另一項轉讓，請參閱把業務轉入公司。各省的公司註冊法可能有所不同。在報銷或申請進項稅抵免之前，請先請人審閱文件和擬議的轉讓。

對於這項另行進行的轉讓，獨資經營者和公司可以共同在 T2057 表上選擇所得稅遞延轉讓；合夥企業和公司則使用 T2058 表。須在最早的選擇方的稅表申報日期前提交。賣方和買方可以共同在 GST44 表上選擇，使合格的業務轉讓免繳 GST/HST。如果買方已註冊，須在原本應繳稅款的首個申報表的截止日期前提交，或在 CRA 根據申請允許的較晚日期前提交（《所得稅法》第 85(6) 條；《消費稅法》第 167(1.1) 條）。在魁北克，所得稅轉讓要提交 TP-518-V 或 TP-529-V，GST/QST 則使用共同的 FP-2044-V 表，代替 GST44。已註冊的買方須在取得期間的申報表截止日期前提交 FP-2044-V。

我在家工作。公司應該報銷費用、支付租金，還是簽發 T2200 表？

先看公司付的是什麼。公司可以償還有憑證的業務採購，或家用網路中有憑證的工作用途部分；償還個人使用的部分，可能產生應稅福利（CRA：網際網路服務）。按比例一刀切地分攤家庭帳單，需要另行審查。

魁北克的僱傭費用申請，還要隨省稅表使用 TP-64.3-V 和 TP-59-V，或詳細的費用明細表。

對於雇員的家庭辦公室申請，法律要求該空間是雇員主要履行僱傭職責的地方，或僅用於賺取僱傭收入，並且經常、持續地用於會面。根據第一項測試，CRA 目前的 T2200 會問雇員是否有 超過 50% 的時間在該空間工作，並持續至少連續四週（《所得稅法》第 8(13) 條；CRA：T2200）。領薪金的雇員，依僱傭費用規定，通常不能申請房屋貸款利息或房地產稅。股東兼雇員還必須證明，費用源於僱傭職責，而且是以該身份被要求支付的；CRA 表示，僅有書面合約，可能不足以證明這一點（CRA：僱傭費用）。

自僱人士可以申請哪些家庭辦公室費用？

如果該空間是自僱人士的主要營業地點，或僅用於賺取業務收入並經常用於會見客戶，自僱人士可以申請合格家庭費用中屬於業務的部分。這些費用必須在業務使用和個人使用之間合理分攤（CRA：家庭用作營業場所的費用）。

合格的費用可以包括暖氣、電費、房屋保險、維修、房地產稅和房屋貸款利息；如果您租房，則可以包括租金。房屋貸款本金不屬於當期費用。請用樓面面積來分攤共用費用；如果某個房間也用於個人用途，再按業務使用時間縮減其份額；如果只使用了部分年度，要相應調整。家庭費用要在 T2125 表第 7 部分申請，不要在其他費用行中再申請一次。這項扣除不能造成或增加業務虧損，但只要條件持續符合，未用完的合格費用可以結轉（CRA：家庭用作營業場所的費用）。

就您的住宅申請資本成本免稅額，可能影響日後出售。在申請之前，請參閱資本成本免稅額（CRA：家庭用作營業場所的費用）。

我付了客戶用餐的錢。業務會償還整張帳單嗎？

如果公司或合夥企業同意承擔有憑證的業務餐費，可以償還合理的全部帳單。所得稅的扣除上限，並不決定還款的金額：一般情況下，只有實際費用與合理費用兩者中較低者的 50% 可以扣除（《所得稅法》第 67.1 條）。某些餐費有不同的規定，所以在適用該上限之前，要先確定用餐的目的（CRA：業務費用）。

對於已註冊的業務，合格餐費通常可申請的進項稅抵免，也限制在 50%。如果只報銷所得稅可扣除的部分，可能進一步減少以報銷為基礎的抵免（CRA：進項稅抵免資格；CRA：報銷計算方法）。

哪些記錄可以證明報銷是真實的？

請保留足夠的記錄，把採購、墊付人、業務用途和還款串聯起來。CRA 要求業務保留顯示所購買物品的收據或憑單，並把報銷描述為有證明文件完整交代用途的金額（CRA：業務記錄；CRA：GST/HST 備忘錄 9-4）。

• 請保留逐項列明的供應商發票或收據、您已付款的證明，以及註明業務目的和還款對象的費用報告。對於餐費，請註明出席者和業務原因。
• 每筆採購只記錄一次，拆分個人使用的部分，並讓報銷金額與所欠金額相符。就 GST/HST 而言，請保留證明所收稅款的文件；單靠信用卡對帳單是不夠的（CRA：GST/HST 備忘錄 9-4）。
• 對於家庭使用，請保留家庭帳單、樓面面積和使用時間的計算，以及任何僱傭或租賃協議。對於較早的採購，請保留公司成立日期、原始合約和轉讓記錄。

範例

以下為加元的示範金額，不含 GST/HST。一家公司的雇員用個人信用卡支付了 C$120 的辦公用品和 C$80 的客戶餐費。收據和費用報告顯示，兩者都是為公司支付的，公司同意償還。公司記錄 C$120 的辦公用品、C$80 的餐費，以及欠雇員的 C$200。公司償還 C$200，清除該餘額。假設適用一般的餐費規則，這筆餐費的所得稅扣除額為 C$40；還款仍為 C$80。任何 GST/HST 抵免，都需要對照發票另行查核。

您的情況不同嗎？

• 您需要決定汽車由誰擁有或租賃：請參閱透過業務購買汽車。
• 您需要收據規定或 GST/HST 的申報日期：請參閱 GST/HST 申報表與進項稅抵免。
• 您購買了設備，或可能就住宅申請資本成本免稅額：請參閱資本成本免稅額。
• 股東帳戶中包含墊款或個人提款：請參閱股東貸款。
• 您的收據混合了個人和公司用途，或您正在選擇家庭辦公室的安排：請把發票、還款記錄、公司成立日期和家庭使用的計算資料，帶到記帳服務。