加拿大沒有收據的企業費用：該怎麼辦

在加拿大，沒有收據的企業費用可以申報嗎？

真實而合理的企業費用仍然可以申報，但前提是您的記錄能支持它。《所得稅法》要求保存記錄和帳簿，並要求保存核實這些記錄所需的證明文件（第 230(1) 和 (4) 條）。CRA 表示，記錄無法支持的申報可能不被接受（CRA：什麼是記錄）。收據是一般的證明文件；沒有收據時，要由其他記錄代替它的作用。

這筆費用本身也必須符合資格：必須是為賺取經營收入而發生（第 18(1)(a) 條），而且合理（第 67 條）。證明文件只能證明費用確實發生、用於企業；它不能把個人費用變成企業費用。

出現以下情況時，問題就不再簡單：

• 缺少的收據橫跨好幾年，或帳簿本身已經遺失；
• 金額很大，或是以現金支付；
• 您已就這些費用申請了 GST/HST 進項稅抵免；
• CRA 已要求提供證明；
• 公司支付了看起來屬於個人的費用。

如果符合其中任何一項，請重建並核對受影響的費用，但要記住每個申報日期和 CRA 的回覆日期：CRA 表示，不要因為缺少收據而延遲提交稅表（CRA：常見調整），如果需要更多時間，請致電審查函上的電話號碼（CRA：回應審查）。最後一節說明在哪些情況下需要專業協助。

先收集這些資料：全年的銀行和信用卡對帳單、賣方的副本或線上帳戶的發票、訂單和付款電郵，以及您的費用日記帳。

賣方沒有給我收據時，我的記錄必須顯示什麼？

自己寫下這筆分錄。賣方或供應商沒有給收據時，CRA 表示應在費用日記帳中記錄賣方的名稱和地址、已付金額、付款日期和交易細節（CRA：企業記錄）。

付款時，每筆付款寫一行：包括 CRA 規定的四項，再加上本頁補充的兩項（不是 CRA 的用語）：這筆費用為什麼是企業費用（因為扣除取決於此，見第 18(1)(a) 條），以及您如何付款，讓分錄能對應到對帳單。

完整的收據應顯示什麼，包括向 GST/HST 登記人採購、稅前金額達 $100 或以上時須有供應商的企業號碼，參閱 CRA 對收據的要求。

如果收據不是英文或法文，請保留原件，並以英文或法文寫日記帳分錄（賣方、日期、金額、所購物品）：CRA 表示記錄必須以英文、法文或兩者並用的方式保存（CRA：您的責任）。如果 CRA 在審查個人稅表時要求提供，它要的是原件，連同一份由納稅人以外的人所作、可接受的英文或法文譯本（CRA：常見調整）；您的日記帳分錄不能代替它。關於海外賣方，參閱外國供應商和承包人的發票。

只有信用卡或銀行對帳單，可以申報費用嗎？

對帳單是一種記錄，但 CRA 的記錄保存頁面並沒有說單憑它就足夠。CRA 把銀行對帳單、已兌現的支票和信用卡收據列為應保存的記錄（CRA：什麼是記錄）。它同時要求記錄可靠、完整，並有文件支持（CRA：您的責任）。

對帳單通常顯示日期、商家名稱和金額。它通常不顯示您買了什麼或為什麼買，也不顯示供應商的 GST/HST 登記號碼或所收的稅款。請把它當作付款記錄，再在日記帳中加上說明和企業用途，並附上您能找到的最有力的其他證明。

如果您被審計，而且找不到其他證明，CRA 表示應與審計員討論，審計員會與您一起尋找方法來確認所申報的金額（CRA：審計）。那是一次討論，不是保證。

我以現金支付的企業費用該怎麼處理？

現金適用同樣的記錄規則，但可依靠的東西更少：銀行對帳單只顯示提款，不顯示現金買了什麼。付款時就要建立憑證軌跡。

1. 每次都向對方索取收據。
2. 如果賣方沒有給，就按上述方式寫日記帳分錄，並寫明企業用途。
3. 註明是哪筆現金提款支付了這筆款項，讓資金軌跡能對得上。
4. 就 GST/HST 而言，現金購買也需要同樣的供應商發票資料；少數情況（例如計程車費）的規定較寬鬆，詳見 GST/HST 進項稅抵免所需的收據細節。

以電子轉帳或應用程式付款給沒有開收據的個人，步驟相同：對帳單顯示付款，您的日記帳分錄則記錄這筆款項是什麼、為什麼付。

常見情況：停車費、路費和交通費，請保留帳戶或信用卡的記錄，再加一行日記帳，寫明地點和工作；向私人賣家或市集攤販購買，請保留對方的姓名和地址，以及任何訊息記錄或電郵。

如果現金付給了為您工作的人，可能適用工資或憑證規定：參閱承包人還是雇員。

遺失的收據如何補回？

向製作這份記錄的人索取。CRA 告訴不再持有記錄的人，要設法向製作記錄的各方取得副本，例如金融機構或供應商（CRA：審計）。請依序嘗試：

1. 賣方。要求補發或重印，或查看訂單記錄或線上帳戶。
2. 您的收件匣。訂單、付款和預訂確認。CRA 的記錄清單包括支持交易的電郵、工作單、送貨單和往來信函（CRA：什麼是記錄）。
3. 您的銀行或信用卡發卡機構。要求提供對帳單或已兌現支票的副本，CRA 把這些列為應保存的記錄（CRA：什麼是記錄）。
4. 註明日期的說明。如果找不到收據，現在就寫日記帳分錄，註明這是重建的，並寫上今天的日期。切勿偽造收據，或更改日期讓文件看起來像原件。

如果必須保存的電子記錄遺失、損毀或受損，CRA 表示應通報，並在合理時間內重建檔案（IC05-1）。關於記錄要保存多久，參閱企業記錄要保存多久；關於拍照或掃描的副本，參閱給 CRA 的掃描收據。

沒有合規的發票時，GST/HST 進項稅抵免會怎樣？

本節適用於已登記 GST/HST 的人，因為進項稅抵免由登記人申請（CRA：進項稅抵免）。登記人必須在提交申請抵免的申報表之前，取得足夠的購買證據，並載有計算抵免所需的資料，否則不得申請抵免（《消費稅法》第 169(4) 條）。這項測試與所得稅的扣除是分開的：您可能有足夠的證明來扣除一筆費用，卻缺少申請抵免所需的資料。

發票必須顯示什麼，取決於購買總額；參閱 GST/HST 進項稅抵免所需的收據細節。信用卡對帳單通常既不顯示供應商的登記號碼，也不顯示所收的稅款，而 CRA 表示，採購卡發卡機構的對帳單可能無法提供足夠的資料來支持抵免（CRA：RC4022）。

一般的補救辦法是向供應商索取發票副本，或載有所需細節的其他文件；條例也接受載有這些細節的收據、書面合約或電子記錄（條例第 2 條）。在拿到之前，先不要申請抵免：它可以放到之後的申報表，但不能晚過這筆購買所屬申報期間結束後 四年 內結束的最後一個申報期間的到期日。拿到文件的時間較晚，並不會重新起算這個期限。上市金融機構和某些較大的企業，改為自財政年度終結起計 兩年（《消費稅法》第 225(4) 條）。在取得證據之前就申請的抵免，可能不符合這項條件：參閱更正已提交的 GST/HST 申報表。

如果您使用快速計算法（Quick Method），只能就不動產和資本資產（例如電腦和車輛）申請抵免，所以本節主要與這些購買有關（CRA：RC4058；GST/HST 快速計算法）。在魁北克，GST/HST 一般由 Revenu Québec 管理（CRA：RC4022），魁北克銷售稅和省銷售稅各有自己的文件規定，本頁不涵蓋。

T2125 表和 T2 稅表有什麼不同嗎？

記錄的義務是一樣的：每個經營業務的人都必須保存記錄和帳簿（第 230(1) 條），CRA 並表示，沒有營運的公司和控股公司同樣要保存記錄（CRA：誰要保存記錄）。不同的是申報的位置，以及還有什麼風險。

無法證明的申報會有什麼後果？

沒有證明的申報可能不被接受。CRA 還表示，記錄不完整時，審計員會用其他方法來確定您的收入和 GST/HST 淨稅額（CRA：什麼是記錄）。被不予接受的扣除可能引致重新評稅，也就是 CRA 對該年度稅款作出的修訂評稅。

對虛假申報的罰款，需要的不只是缺少收據。根據第 163(2) 條，明知或在構成嚴重疏忽的情況下，在稅表中作出、參與、同意或默許虛假陳述或遺漏的人，須繳付罰款，金額為 $100 與少報稅款及某些相關金額的 50% 兩者中的較高者。GST/HST 也有類似的罰款（第 285 條）；參閱罰款、利息和寬免。第 163(2) 條針對的是虛假陳述，例如申報沒有發生的費用或把費用灌水；某項申報是否屬於這種情況，取決於具體事實。

沒有保存足夠的記錄是另一種違規。CRA 表示這會被罰款（CRA：T4002 指南）。該法有一項一般罰款，針對不履行法律規定義務的行為（第 162(7) 條），並規定不遵守第 230 條屬於罪行（第 238(1) 條）。

我無法按 T2125 表的行列出費用：從哪裡開始？

從對帳單入手找出交易，而不是從表上的行開始。

1. 選一個稅務年度，取出該年度的每份銀行和信用卡對帳單。
2. 把每筆付款標記為企業、個人或不明。混合用途的費用，只保留企業部分。
3. 把不屬於費用的項目分開放：您自己帳戶之間的轉帳、信用卡結餘的還款（每筆信用卡消費只算一次）、貸款本金，以及設備或其他資本財產的購買（CRA：企業費用）。
4. 把其餘的企業付款按類型分組，再用加拿大自僱人士的費用行，把每個類型對應到 T2125 表的行；該指南也說明費用屬於哪一年，以及 GST/HST 抵免。
5. 在每筆付款旁邊，記下您持有的證明：收據、供應商副本、電郵，或只有日記帳分錄。
6. 把無法解釋的付款先放一邊：目前沒有任何資料顯示它是為賺取經營收入而發生。申報之前，先找證明。
7. 把每一行加總，再與對帳單核對，並列明每筆被您放在一邊的付款。

如果整年沒有帳簿，參閱根據銀行對帳單重建帳簿和如何補做逾期的帳目。

如果 CRA 已要求我提供收據，怎麼辦？

在函件所列日期前回覆，附上參考編號，寄出您手上有的資料，並以書面說明您無法提供的部分。回覆之前，先列出函件提到的每項費用，標明哪些有收據、有供應商副本、只有對帳單，或什麼都沒有。

就個人稅表（例如獨資經營者的稅表）的審查而言，CRA 表示，應寄出所要求且與您有關的收據和文件；如果申報所需的收據無法取得，請附上書面說明，或致電函件上的電話號碼，需要更多時間時也一樣（CRA：回應審查）。如果您沒有回覆這類審查，CRA 會根據手上的資料審查該申報，並可能更改或不予接受，導致您欠稅（CRA：常見調整）。公司或合夥企業的來函，請按函件上的指示處理。Revenu Québec 的來函則依其自己的指示；本頁涵蓋的是 CRA 的來函。

在審計中，只寄出您有把握的記錄。審計建議函一般給 30 天 表示同意或不同意（CRA：審計）。完整步驟，參閱審查、審計與自願披露和 GST/HST 審查與審計。

舉例

這些例子僅作說明；所有金額以加元計。

以現金付給雜工

一位獨資經營者以現金支付雜工 C$180 作維修，沒有拿到收據。費用日記帳的分錄記錄了雜工的姓名和地址、C$180、日期、所做的維修，以及為什麼是企業費用。銀行對帳單上的現金提款與這筆分錄對得上。

以信用卡支付、沒有收據的軟體和差旅費用

一位顧問以信用卡支付了 C$9,000 的軟體訂閱和差旅費用，沒有保留收據。對帳單顯示了付款。供應商的帳戶入口網站可以取得發票副本，預訂電郵則確認了出差的日期和地點。這樣可以為所得稅扣除重建證明。如果這位顧問是 GST/HST 登記人，就這些購買申請的任何進項稅抵免，在每一筆都取得其總額所要求細節的足夠文件之前，仍然有風險。

沒有任何記錄的公司晚餐

一家公司支付了 C$2,400 的晚餐費用，沒有收據，也沒有記錄誰出席、為什麼。除非能證明有業務目的，否則這項扣除可能不被接受；如果這頓晚餐屬於個人性質，其價值可能被視為股東利益。即使是有記錄的商務餐，一般也只能扣除一半（第 67.1 條；公司帳簿中的餐飲和招待費）。

您的情況不同嗎？

• 多年的收據缺失，或根本沒有帳簿：先根據對帳單重建每一年（根據銀行對帳單重建帳簿）。如果涉及多年或金額很大，下一步是記帳協助：先確定哪些申報可以靠其他記錄成立，再按 T2125 表或 T2 稅表的行列出。
• CRA 已要求提供證明：按審查、審計與自願披露處理；如果要求涉及多個年度，或證明很薄弱，請尋求記帳協助。
• 已提交的稅表包含沒有證明的費用：是否需要更正，取決於金額和年度；請先看審查、審計與自願披露和記帳協助。
• 公司支付了看起來屬於個人的費用：參閱公司支付的個人費用，了解利益與貸款的分別，以及審計中發現的股東利益和公司帳簿中的餐飲和招待費。
• 車輛費用沒有行車記錄簿：參閱應付 CRA 審查的車輛行車記錄簿。