掃描收據給 CRA：電子副本夠用嗎？

如果 CRA 稽查我，會接受掃描的收據嗎？

掃描或拍照的收據，只有在影像是依符合 CRA 條件的影像存檔計劃製作時，才能取代紙本。影像存檔計劃是一套有文件記載的常規，涵蓋掃描、登記、建立索引和檢查影像。企業如果無法滿足這些條件，CRA 表示必須保留原始文件（CRA：可接受的格式與影像化）。CRA 的頁面沒有說明稽查員如何看待不合格的掃描件，只說要保留紙本。

收據不必隨稅表寄出，但 CRA 日後可能要求查看（CRA：業務記錄；CRA 收據要求）。如果稽查員要求提供，稽查員會說明如何在網上提交文件，因為稽查員不能通過電子郵件接收記錄（CRA：稽查）。寄出副本，並不代表您可以碎掉原件，也不能證明這筆費用已有憑證。如何回覆要求，請見審查、稽查與自願披露。

CRA 的指引有兩個方向：保留紙本，把掃描件當作備份；或者在銷毀任何紙本之前，先滿足全部影像化條件。如果您正在轉為無紙化、紙本已經碎掉、有好幾個人在拍收據、收據存在應用程式裡，或 CRA 已要求提供記錄，情況就不簡單。依賴掃描件之前，請先準備好：

• 影像化的書面批准和書面程序
• 掃描日誌和索引
• 一份對照紙本檢查過的影像樣本
• 一份已經測試還原過一次的備份

我可以只保留電子收據，把紙本丟掉嗎？

只有在影像是依可接受的、遵循最新國家標準的影像存檔計劃製作時才可以。CRA 表示，以這種方式影像化的紙本來源文件可以處理掉，影像則作為永久記錄保存（IC05-1R1第 28 段；IC78-10R5第 21 段和第 22 段）。

沒有這個計劃，就必須保留原件。CRA 還建議，如果對銷毀紙本記錄有任何疑問，先諮詢法律意見。

手機拍的照片或列印的相片，收據這樣夠嗎？

CRA 關於影像化的頁面沒有提到手機照片，所以既不接受也不拒絕。任何影像的標準都一樣：必須是準確的複製，用於取代紙本，提供相同的資訊，而且不會因為解析度、色調或色相而掩蓋重要細節（CRA：可接受的格式與影像化）。

這只是影像標準。要處理掉紙本，還需要一個影像存檔計劃：書面批准、程序、日誌、索引和品質控制（下一節列出的七項條件）。留在手機相簿裡的照片，通常沒有這些保障，所以按 CRA 的指引，它只是備份副本，不能取代紙本。

列印的相片只是副本的副本。請保留原始紙本或原始電子檔案。

在碎掉掃描過的收據之前，CRA 有什麼要求？

CRA 的通告列出可接受的影像存檔計劃的七項條件，影像化頁面還要求遵循最新的國家標準。處理紙本之前，七項條件必須全部滿足（IC05-1R1第 27 段；IC78-10R5第 21 段）。

對於 GST/HST 記錄，備忘錄 15.2（第 17 段）也列出七項條件，但以稽核軌跡取代日誌。稽核軌跡必須顯示所製作記錄的真實性，以及自收到時起所收到記錄的完整性。其他條件相近；備忘錄的品質控制涵蓋它所有的程序。一張收據同時支持所得稅和 GST/HST 時，兩份清單都要滿足。另外，IC05-1R1（第 36 段）要求電子記錄顯示從來源文件到彙總財務帳目的稽核軌跡。

這個計劃所依據的標準，是加拿大通用標準委員會（Canadian General Standards Board）的 CAN/CGSB-72.34《電子記錄作為書面證據》（Electronic Records as Documentary Evidence），CRA 的影像化頁面和備忘錄 15.2 都提到它。較早的通告（IC05-1R1 和 IC78-10R5）提到的是更早的標準 CAN/CGSB-72.11-93。這些文件都要求遵循最新標準。CRA 的頁面沒有轉載該標準，也沒有說明如何證明某部掃描器或應用程式符合標準。企業如果無法符合標準，CRA 表示必須保留原始文件。如果由第三方負責影像化，企業仍須負責確保其符合要求（IC05-1R1，第 29 段）。

如果收據是通過電子郵件或應用程式收到的呢？

最初以電子方式製作、發送或收到的收據，也必須以電子方式保存。CRA 的通告表示，這些文件是必須以電子形式保留的記錄（IC05-1R1第 39 段）。它列出的來源文件包括採購發票和信用卡收據，以及與稅務有關的電子郵件。

列印收據不能取代檔案。對於 GST/HST 記錄，即使有紙本副本，電子記錄仍須保留（備忘錄 15.2第 5 段）。法律要求以電子方式保存的記錄，須保存為可用電子方式讀取的格式（《所得稅法》第 230(4.1) 款；《消費稅法》第 286(3.1) 款）。大臣可以按其接受的條件，豁免某人或某類人適用該規定（第 230(4.2) 款；第 286(3.2) 款）。

如果檔案轉換成另一種格式，轉換不得遺失、損毀或更改與稅務有關的資訊（IC05-1R1，第 37 段）。

電子收據要保存多久？存放在哪裡？

從相關的最後一個稅務年度結束起，保存 六年；公司則從財政期間結束起算（CRA：記錄存放在哪裡）。取代紙本的影像本身就是記錄，所以適用相同期間。稅表逾期提交、異議和企業結束營業的情況，請見業務記錄要保存多久。

記錄必須保存在加拿大境內的營業地點或住所，除非 CRA 書面許可例外。CRA 表示，記錄存放在加拿大境外、再從加拿大以電子方式存取，不算保存在加拿大。獲准在境外保存記錄時，記錄仍須在 CRA 要求審查時能在加拿大境內提供。至於 GST/HST，記錄必須保存在加拿大，使用英文或法文，除非大臣另行授權（《消費稅法》第 286(1.2) 款）。

CRA 期望什麼檔案格式和備份？

檔案必須保持可讀。企業交給 CRA 的副本，必須是 CRA 軟體能處理的、常用的非專有格式（不需要某一家廠商的應用程式就能開啟）（IC05-1R1第 7 段）。CRA 的記錄保存頁面沒有列出收據影像的檔案類型。對於在線提交給 CRA 的文件，其上傳頁面列出的格式包括 PDF、JPG、JPEG 和 TIFF；某種格式能被接受上傳，本身並不表示符合影像化規定。

備份是企業自己的責任。CRA 表示，存放在可重寫媒體上的記錄要做備份，使之能以 CRA 可用的格式還原（CRA：可接受的格式與備份）。以備份作為保存方式時，通告（第 15 段和第 17 段）要求：

• 備份能還原為可用、可讀的形式
• 媒體有唯一的標籤，並有日誌記錄每個媒體存放的內容
• 備份不會覆蓋以前的備份
• 備有還原檔案所需的軟體
• 定期測試備份的記錄能否還原

如果必須保存的電子記錄遺失、損毀或受損，通告表示要向 CRA 報告，並在合理期間內重建檔案（第 46 段）。

如果收據應用程式或雲端服務保存著我的掃描件呢？

責任仍在企業。把記錄保存外包給記帳員、會計師或雲端儲存服務商，並不免除企業在記錄保存、可讀性、保留或調閱方面的義務，包括軟體更換、服務商破產，或換服務商的情況（備忘錄 15.2第 34 段；IC05-1R1，第 19 段）。備忘錄認為，讓服務商提供所需資料的可接受電子副本是良好做法（第 36 段）。

CRA 關於存放地點和可讀性的規定，帶出兩項檢查。第一，服務商把資料存放在哪裡：記錄存放在加拿大境外、再從加拿大存取，不算保存在加拿大，在境外保存記錄需要 CRA 的書面許可。CRA 的頁面沒有說明這適用於某項具體服務時怎麼辦，所以請問服務商。第二，企業能否在沒有服務商協助的情況下，以可讀形式匯出每個影像及其索引。如果不能，企業可能無法履行提供記錄的義務。

掃描的收據還能支持 GST/HST 進項稅抵免嗎？

可以，前提是掃描是依可接受的影像存檔計劃製作的，所以它就是記錄，而且收據顯示抵免所需的內容。申請進項稅抵免的企業，必須保留採購發票或收據的副本（CRA：GST/HST 記錄）。GST/HST 記錄適用相同的保存期間和電子格式規定（《消費稅法》第 286 條），備忘錄 15.2 為它們訂出影像化條件，包括稽核軌跡。

模糊或被裁切的影像可能兩次不合格：一次是作為影像記錄不合格，另一次是遮住了抵免所需的細節。收據必須顯示什麼，請見用於進項稅抵免的 GST/HST 收據細節和 CRA 收據要求。

六年期滿之前，我可以銷毀收據嗎？

只有取得大臣的書面許可才可以（《所得稅法》第 230(8) 款；《消費稅法》第 286(6) 款）。CRA 警告，未經許可銷毀紙本或電子記錄，可能遭到起訴（CRA：記錄存放在哪裡）。申請用 T137 表或書面提出；步驟見業務記錄要保存多久。

依合規的影像化處理掉紙本，是另一個步驟。影像就是記錄，保存期間仍在影像上繼續計算。

舉例

以下例子僅供說明。所有金額均以加元（C$）計。

拍照後把紙本碎掉

一位艾伯塔省的自由接案設計師每年拍攝約 300 張收據（共 C$12,000 的費用），並把紙本碎掉。他沒有書面批准、程序、日誌或索引。由於不符合計劃條件，CRA 的指引是保留原件，所以這些照片只是備份副本，不是記錄。以後，這位設計師要保留紙本，或者先建立計劃。對於已經碎掉的收據，請見沒有收據的業務費用。

一部掃描器和一份書面計劃

一家安大略省的公司購買了一部商用掃描器。所有者簽署書面批准，記帳員按書面程序操作，軟體為每個影像建立索引並加上標記，日誌記錄每一批和紙本銷毀的日期。每季有人抽查一批影像樣本，檔案已備份並做過還原測試。如果流程也遵循最新的國家標準，這些影像就成為永久記錄，紙本可以處理掉。如果公司登記了 GST/HST，同樣的影像也支持它的抵免，而備忘錄 15.2 在自己的清單裡要求以稽核軌跡取代日誌，所以公司要同時保存日誌和稽核軌跡。公司從相關財政期間結束起保存 六年。

以電子郵件收到的供應商發票

一位魁北克省的店主以電子郵件收到 PDF 格式的供應商發票。就聯邦所得稅而言，CRA 的指引是在保存期間內以可讀的電子形式保存這些檔案，列印件不能取代它們。Revenu Québec 對 QST 另有自己的記錄規定，魁北克省的企業應向它確認 QST 和 GST/HST 的記錄要求；本頁不涵蓋這些內容。

您的情況不一樣？

• 紙本已經碎掉、照片從未依影像存檔計劃製作，或帳簿與留下的記錄不再相符：CRA 表示，只有符合其條件的影像化之後才能銷毀紙本，其頁面也沒有說明不合格時如何處理。這些收據可能需要銀行和信用卡對帳單以及供應商副本來佐證，剩下的記錄值得讓記帳員或會計師看一看。請見沒有收據的業務費用和記帳協助。
• CRA 已要求提供記錄，或寄來了審查或稽查函件：請見審查、稽查與自願披露。如果記錄背後的帳簿不完整，請見記帳協助。
• 您正在轉為無紙化，或記錄分散在紙本、應用程式和好幾個年度裡：計劃、備份和帳簿必須互相配合。請見記帳協助、自己記帳還是請記帳員和補做逾期的帳簿。
• 您的收據來自境外供應商，或是外語收據：請見境外供應商和承包人的發票。
• 賣方不肯開正式收據，或您想知道收據必須顯示什麼：請見 CRA 收據要求。
• 您要結束公司營業，或需要知道六年期間從何時開始：請見業務記錄要保存多久。
• 您還有美國的記錄：美國掃描收據指南說明了 IRS 的規定。