自己記帳還是請記帳員？加拿大企業記帳指南

在加拿大，我可以合法地自己記帳嗎？

可以。CRA 要求業務保存能讓它核查納稅義務的記錄，但並沒有規定一定要有記帳員，也沒有規定帳簿的具體格式。聯邦註冊成立的公司也必須保存充分的會計記錄；輸入交易的人，仍可以是所有者或雇員（CRA：業務記錄；《加拿大商業公司法》第 20 條）。

請人幫忙並不會轉移保存記錄的責任。即使記錄由記帳員或線上服務保管，業務仍必須能向 CRA 提供這些記錄（CRA：保存記錄）。

獨資經營者要親自承擔業務稅款，包括結業後仍未繳納的工資扣繳款或 GST/HST 匯繳款（《所得稅法》第 153 條；《消費稅法》第 228 條）。合夥企業中，有限合夥人以外的成員，要就其擔任成員期間應付的 GST/HST 承擔連帶責任，即使離開之後也一樣；加入之前的債務，只以合夥企業的財產為限涉及他們，而在解散時仍是成員的人，可能要承擔之後應付的款項（《消費稅法》第 272.1(5) 條）。公司董事可能要承擔未匯繳的源頭扣繳款或 GST/HST，但須符合追收條件，董事也可以已盡合理注意作為抗辯。工資扣繳款的追討必須開始、GST/HST 的董事評定也必須作出，期限為董事最後一次離任後的 兩年 內（《所得稅法》第 227.1 條；《消費稅法》第 323 條）。

我的記錄必須顯示什麼？

您的記錄必須讓人能把每個申報的金額，追溯到一筆交易及其憑證。收入和費用要在發生時記錄，並保存能說明它們的文件（CRA：業務記錄）。

大多數自僱業務，按賺取收入的時間記錄收入，按費用發生的時間記錄費用，即使款項稍後才支付。農民、漁民和自僱的佣金代理人，可以使用現金制。農民和漁民依第 28 條，在稅表上選擇採用；從應計制改為現金制，須在下一份稅表附上調整說明，要改回去，則須在變更年度的稅表到期之前，以書面向 CRA 提出申請。採用現金制的農民，仍需要另外保存 GST/HST/QST 的應計制記錄（CRA：會計方法；《所得稅法》第 28 條）。

• 收入：保留日期、金額和來源，包括以現金、財產或服務收款的銷售。保留發票、收據、存款記錄和合約。僅憑銀行存款，可能無法顯示賣了什麼。
• 費用：保留收據或其他憑單，顯示日期、賣方和買方的名稱和地址，以及商品或服務。向 GST/HST 註冊人採購時，在需要時請保留賣方的企業號碼（BN）；GST/HST 進項稅抵免記錄另有規定。請註明業務目的和個人使用的部分。如果供應商沒有提供收據，請在費用日記帳中記錄供應商的名稱和地址、日期、金額和交易詳情。
• 待售存貨：保留採購記錄，以及年末未售出貨品的盤點數量和價值。在應計制下，盤點有助於計算銷貨成本；僅憑供應商付款，無法顯示銷貨成本（CRA：存貨和銷貨成本）。
• 財產：記錄設備或其他財產的購買和出售日期、成本、賣方和所得款項。報稅員在購買年度之後，可能還需要這些歷史資料。

每項業務都要分開保存記錄。公司的交易，也必須能辨別為公司的交易，與股東的交易區分開。聯邦公司法要求保存充分的會計記錄，而且公司具有獨立的法律地位（CRA：業務記錄；Corporations Canada：公司義務）。

試算表或會計軟體夠用嗎？

只要記錄完整、可閱讀，並能追溯到來源文件，兩者都夠用。CRA 並沒有要求使用指定的產品；軟體不能代替發票和收據，也不能代替對缺失和重複分錄的檢查（CRA：業務記錄；CRA：電子記錄保存）。

對於電子記錄，要保留一條可用的稽核軌跡，從每份來源文件一直到合計數；要以電子可讀的形式保存電子記錄，並保留可以還原的備份。如果只匯出年末摘要，可能會丟失 CRA 可能要求提供的交易明細（CRA：電子記錄保存）。

我必須把記錄保存多久？可以用電子形式嗎？

一般情況下，記錄和證明文件要從其所涉及的最後一個稅務年度結束起，保存 六年。對個人來說，該稅務年度是曆年；對公司來說，則是財政期間。影響日後出售財產或結束業務的記錄，可能需要無限期保存。如果您逾期提交所得稅稅表，其記錄要從提交日期起保存 六年。如果提出異議或上訴，必要的記錄要保存到問題解決、進一步上訴的期限屆滿，且一般保存期間結束為止。非公司形式的業務結束時，其記錄要從該稅務年度結束起保存 六年。公司解散後，CRA 的稅務記錄保存期間，為解散後的 兩年；聯邦註冊成立公司的記錄保管人，必須在解散後的 六年 內，能夠提供其記錄（CRA：保存規定；《加拿大商業公司法》第 225 條；聯邦條例）。

CRA 可以要求更長的保存期間。如果要提前銷毀記錄，須先用 T137 表或書面申請，取得 CRA 的書面許可（CRA：保存規定）。

只要電子記錄仍可閱讀和使用，就可以接受。以電子方式建立的記錄，即使列印出來，也要以電子可讀的格式保存。掃描之後要丟棄紙本之前，請確保影像符合 CRA 的影像要求。必須保存的記錄，要存放在您在加拿大的營業場所或住所，除非 CRA 書面許可存放在其他地方。從加拿大存取存放在境外的記錄，不算在加拿大保存。如果您的軟體只在境外存放唯一的副本，請安排一份可用的加拿大副本，或申請書面許可（CRA：電子記錄保存；CRA：記錄存放地點）。

在魁北克，魁北克稅務局（Revenu Québec）也要求把登記簿和證明文件存放在您的營業機構、住所或指定的地點，通常要從其所涵蓋的最後一年起保存 六年（魁北克稅務局：登記簿和文件）。

我需要單獨的企業銀行帳戶嗎？

CRA 並沒有一概要求獨資經營者，僅僅為了記帳就另開帳戶。如果業務是以所有者姓名以外的名稱開立發票，CRA 表示需要另開帳戶，才能處理以該業務名稱為收款人的支票。專用帳戶仍然能讓業務存款和支出更容易追溯（CRA：獨資經營）。

對於聯邦註冊成立的公司，所引用的會計記錄規定，本身並不要求另開銀行帳戶。以公司名義開立的帳戶，更容易把公司的資金與所有者的資金區分開。每當所有者以個人名義收取或支付公司的錢時，請記錄金額和目的（《加拿大商業公司法》第 20 條；CRA：業務記錄）。股東以低於公允價值取得公司財產，可能要承擔公司未繳的所得稅或 GST/HST，金額通常以價值差額為限；CRA 可以隨時評定這項轉讓責任（《所得稅法》第 160 條；《消費稅法》第 325 條）。如果您個人墊付了業務費用，請參閱自己墊付的業務開支。

我必須給報稅員什麼資料？

請給報稅員已對帳的合計數和背後的記錄，而不只是讓他存取某個應用程式。所需的表格視業務類型而定；帳目應該能讓收入、費用、財產，以及所欠和應收的金額都說得清楚（CRA：業務記錄）。

在魁北克，帳目還可能用於申報：業務或專業收入的 TP-80-V（農業或漁業為 TP-80.AP-V）、合夥企業在需要時的 TP-600-V 和 RL-15 憑證，或在魁北克設有營業機構的公司的 CO-17。即使聯邦的 T5013 不適用，魁北克的合夥企業申報規定也可能適用（魁北克稅務局：合夥企業；TP-80-V；CO-17）。

報稅員要求時，請提供對帳單、發票，以及不尋常分錄的說明。公司年末報表和提交 T2，與輸入日常交易是不同的工作。

註冊 GST/HST 或僱用員工之後，有什麼改變？

帳目需要更多細節，才能核對相關的申報表。如果您在加拿大從事商業活動，或申請退稅或退款，即使尚未註冊，也可能需要保存 GST/HST 記錄。請把銷售所收取的稅款，與採購所付的稅款分開辨別，並保存附有支持進項稅抵免所需資料的採購發票或收據。對於工資，要保留雇員的工時、預扣的金額，以及規定的雇員表格和憑證（CRA：GST/HST 和工資記錄）。

如果您在魁北克經營，請記錄所收取和所付的 QST，並保存進項稅退款的證明。魁北克的雇主還需要省扣繳款和 RL-1 憑證的工資記錄；只有聯邦的報告是不完整的（魁北克稅務局：GST/HST 和 QST 記錄；魁北克稅務局：工資記錄；RL-1 憑證）。

我應該多久更新和檢查一次帳目？

趁文件還容易找到時就輸入交易。作為實用的做法，至少每月把帳目與銀行和信用卡對帳單比較一次，並在每次申報之前，檢查 GST/HST 的銷售、採購和稅款餘額。每月檢查只是工作流程上的建議，並不是 CRA 的申報規定（CRA：業務記錄；CRA：GST/HST 和工資記錄）。

每次檢查時，把銀行和信用卡對帳單與已記錄的餘額配對；跟進未配對的存款、缺失的收據和重複的分錄。檢查未付的客戶發票、供應商帳單、稅款餘額，以及與所有者之間的轉帳。更正錯誤時要附上註明日期的說明，讓修改仍可追溯。在提交稅表或年末交接之前，確保合計數與底層記錄一致。

我什麼時候該請記帳員或尋求其他協助？

當分錄沒有及時輸入、帳戶無法對帳，或餘額無法解釋時，日常記帳協助可能有用。如果在申報表到期之前，無法完成 GST/HST 的核對，持續的協助可能比年末清理更有用。工資、存貨、多位所有者或頻繁的所有者轉帳，也會使審查更有價值，但 CRA 並沒有訂出交易筆數的固定門檻，來決定要不要請記帳員（CRA：保存記錄）。

請約定好由誰收集文件、輸入交易、審查對帳，以及保存可存取的副本。即使日常記帳是最新的，報稅表的準備和公司財務報表，仍需要各自的審查。如果記錄已經落後了幾個月，在採用其合計數之前，請先參閱補做拖欠的帳目。

範例

以下為加元的示範金額。一位獨資經營者在一個月內完成了開出發票的 C$8,000 服務工作，並從銀行支付了 C$2,000 的業務費用。客戶支付了 C$7,000；有一張 C$1,000 的發票尚未收款。帳目顯示已賺取的銷售額 C$8,000、已收到 C$7,000，仍有 C$1,000 未收；之後收到這筆款項，並不是另一筆銷售。如果沒有其他交易，銀行餘額增加 C$5,000，而銷售額減去費用為 C$6,000。這 C$1,000 的差額，就是未收款的發票。所有者保留發票和費用收據。如果每個月都能重複做這項檢查，試算表可能就夠用了；如果發票和付款開始對不上，記帳員可以幫忙對帳。

您的情況不同嗎？

• 您用個人信用卡付了款：記錄和報銷的方法，請參閱自己墊付的業務開支。
• 您的帳目落後了幾個月：在以不完整的合計數申報之前，請先使用補做拖欠的帳目。
• 您已註冊成立公司，需要設置帳戶：請參閱公司成立之後。
• 您的公司需要年末報表或 T2：請參閱公司年末報表和申報公司稅表。
• 您需要申報 GST/HST 或處理工資：請使用 GST/HST 申報或處理工資。
• 您以美元開立發票，或收取平台撥款：要對這些銷售進行對帳還需要哪些額外記錄，請參閱美元銷售與平台撥款。
• 您無法對帳，或無法區分所有者和業務的支出：請把對帳單、發票、收據和最新的報表，帶到記帳協助服務。