CRA 審查車輛費用卻沒有行車記錄：怎麼辦

沒有行車記錄，CRA 審查汽車費用，申報會怎樣？

沒有行車記錄的車輛費用申報，只能靠其他證據支持。CRA 表示，車輛費用必須合理並有收據，才可以扣除；全年保存、準確的營業行程記錄，是營業用途的最佳證據（CRA：機動車輛費用）。《所得稅法》第 67 條規定，費用只在按當時情況屬合理的範圍內才可以扣除。

CRA 的機動車輛頁面沒有說明，如果從未保存行車記錄，CRA 接受用什麼代替；已存檔的 IT-521R 專題也沒有提到。事後重建的記錄只是證據，不保證能取代行車記錄，也沒有人能保證 CRA 會接受。

這類情況並不簡單，下列情形應由專業人士檢視：CRA 的來函已要求提供行車記錄、多個年度都以同樣方式申報、申報的營業比例偏高，或車輛屬於公司。收據只能證明花了多少錢，不能證明其中有多少行車是為了營業；營業比例要靠行車記錄來證明。

GST/HST 登記人只有在購買的物品用於商業活動的範圍內，才可以申請進項稅抵免（ITC）（CRA：進項稅抵免；《消費稅法》第 141.01 條），所以缺少車輛記錄，也可能影響車輛成本的進項稅抵免。進項稅抵免按 GST/HST 規則計算，不一定與所得稅的營業比例相同；請參閱透過您的業務買車。

請先準備下列資料：

• 燃料或充電、保險、維修、牌照、租賃或貸款利息，以及停車費的收據和對帳單。
• 有日期的里程表讀數：保養、維修、檢驗和保險文件上往往印有讀數。
• 能顯示日期和地址的日曆記錄、工作單、客戶發票和電子郵件。
• 車輛的購買或租賃文件。
• 申報該車輛的稅表（T2125 或 T2），以及任何說明營業比例如何算出的筆記。
• 保險單或續保文件，上面載有申報的用途和每年行駛的公里數。
• CRA 的來函，包括其涉及的年度和規定的日期。

關於應提交什麼資料，以及回覆可能需要多長時間，請參閱 CRA 審查。

三個月的抽樣行車記錄，可以代替我從未保存的整年記錄嗎？

不可以。CRA 的簡化行車記錄方法，要先有一整年的完整行車記錄作為基準年；有了基準年之後，才可以用三個月的抽樣來估算該年的營業用途（CRA：機動車輛記錄；T4002 指南第 3 章）。沒有基準年，抽樣就沒有可以比較的對象，公式也就無法計算。

公式是：把抽樣期間的營業用途，除以基準年同期月份的營業用途，再乘以基準年全年的營業用途。結果必須與基準年的結果相差不超過 10%，而且企業必須能證明基準年仍然代表這輛車的正常使用情況。如果結果超出這個範圍，抽樣只能可靠地反映它涵蓋的三個月；CRA 表示，其餘月份必須以實際的行程記錄或「替代記錄」（alternative records）來證明，CRA 沒有界定何謂替代記錄，並表示應考慮建立新的 12 個月基準年。完整的測試方法請參閱 CRA 車輛行車記錄指南。

現在才開始保存、背後沒有基準年的三個月記錄，只能記錄這三個月，不能說明其他時間。

CRA 要求行車記錄和收據記載哪些內容？有沒有範本？

CRA 要求記錄總公里數、營業公里數，以及每項申報費用的收據。CRA 的機動車輛頁面列出下列項目，沒有指定必須使用的表格或範本，所以用筆記本、電子表格或手機應用程式記錄都可以（CRA：機動車輛費用；CRA：機動車輛記錄）：

缺少哪些資料，就設法找出最接近的文件：每一張收據、每一個有日期的里程表讀數，以及每趟營業行程背後有日期的記錄。收據遺失的情況，請參閱沒有收據的營業費用；收據必須載明哪些內容，請參閱 CRA 收據要求。

可以事後重建行車記錄嗎？

您可以根據其他文件，整理出過去行程的記錄。這只是輔助證據，它有多大分量，由 CRA 決定。

1. 先找出全年的總公里數。最好是年初和年末附近有日期的里程表讀數；保養、維修、檢驗、保險或出售車輛的文件上，往往印有讀數。如果讀數落在該年度之內，就使用它們，註明讀數涵蓋的日期，並把這份記錄視為只涵蓋這段期間。
2. 列出每一趟有日期的文件可以證明的營業行程，文件包括發票、工作單、日曆記錄或客戶電子郵件。每趟行程一行：日期、目的地、事由、公里數。距離按兩個地址之間的地圖路線計算，並在記錄上寫明「地圖距離」。
3. 家與固定工作地點之間的行程不要列入；這類行程一般屬於私人行程。對獨資經營者來說，只有在家是營業活動的基地時，這類行程才計入（已存檔的 IT-521R第 24 段；CRA 的雇主提供汽車頁面把從家到工作地點的行程視為私人行程）。有疑問的行程要另外標明。
4. 把營業公里數加起來，除以同一期間的總公里數，得出的就是有文件支持的營業比例。
5. 把它與您申報的營業比例比較。用這個比例乘以同一期間有收據的營運成本（燃料、保險、維修、牌照），就能看出目前有多少申報金額有文件支持。營業停車費和補充性營業保險是全額扣除，不按比例（T4002 指南第 3 章）。如果記錄只涵蓋一年中的一部分，不要把這個比例套用到沒有記錄的月份。
6. 在重建的記錄上註明它是重建的。記下製作日期和所用的文件，並保留這些文件。切勿把重建的記錄寫成是當時保存的。

如果某趟行程沒有有日期的文件支持，就不要加進去，所以有文件支持的比例，可能低於您申報的比例。

重建的記錄也不能為以後的年度提供捷徑。CRA 把基準年描述為整年保存的行車記錄；重建的過去年度能否作為基準年，CRA 的頁面沒有回答，所以不能假定抽樣方法可以建立在這種記錄上。

每個過去的年度都要單獨處理。如果多個年度都在沒有行車記錄的情況下申報，每個年度都需要自己的證據。CRA 的來函會註明正在審查的年度。一般而言，CRA 可以在原評稅通知書發出後 3 年內，重新評估個人或加拿大控股私營公司（CCPC）（其他公司為 4 年）；如果因疏忽、不慎或故意不履行而作出虛假陳述，或者已提交時效豁免書，則沒有時間限制（第 152 條）。記錄仍須保存 6 年。其餘內容請參閱 CRA 審查。

如果我今天開始保存行車記錄，它如何為以後的年度建立基準年？

從今天起保存完整的 12 個月行車記錄，就成為基準年，並可以通過三個月抽樣來支持以後的年度。它不能說明在它之前的年度。CRA 的基準年是整整一年的記錄，每趟營業行程都有記載，並在財政期間開始和結束時讀取里程表（CRA：機動車輛記錄）。

算出全年的營業比例，以及每個三個月時段的營業比例。公式需要基準年中與以後抽樣相同月份的比例，而不只是全年的數字。

新車從購買當天起就需要自己的記錄。如果 CRA 發現納稅人的記錄不足，可以根據第 230(3) 條指明此後須保存的記錄；具體會指明什麼，視個別情況而定。

車輛屬於我的公司：CRA 期望我保存什麼記錄？

CRA 表示，雇員如果可以使用公司的汽車，必須保存行車記錄或每日行程記錄，載明營業用途（與僱傭有關）和私人用途的公里數，並把副本交給雇主（CRA：雇主提供的汽車）。為公司工作並駕駛公司車輛的所有者，可能就是這種雇員，但首先要判斷，提供這輛車是因為工作，還是因為持有股份。CRA 稱這是事實問題；與雇員福利不同，股東福利不能作為營業費用扣除（CRA：股東福利）。行車記錄是福利和公司車輛成本兩項計算的證據，兩者是分開計算的：CRA 的機動車輛頁面是為非公司制的企業編寫的，但第 230 條規定的保存記錄義務，以及第 67 條的合理性限制，對公司和任何經營業務的人同樣適用。

私人公里數也決定所有者的應稅福利。「待用費用」（standby charge）是 CRA 對公司車輛可供私人使用所徵收的費用；要使用減免待用費用，營業行駛必須超過總距離的 50%，而且私人行駛在 CRA 的限額之內。待用費用還取決於車輛可供所有者使用的天數，無論有沒有駕駛；福利按所有者的曆年計算，可能與公司的財政年度不同。在固定費率方法下，私人公里數還決定營運費用福利；選擇性方法則要求超過一半的行駛是為了工作，並且雇員須在年底之前書面通知雇主，所以年度結束後不能再選擇這種方法。如果沒有保存記錄，或記錄已經無法取得，CRA 表示公司作為雇主，仍必須能夠合理說明私人公里數和營業公里數（對所有者兼經理人來說，即所有者本人的公里數），才可以使用減免待用費用。否則，CRA 的頁面會指向簡化的待用費用計算方法，該方法有自己的條件，包括雇員不符合減免待用費用的資格。

所以，缺少行車記錄，既可能影響所有者的應稅福利，也可能影響公司車輛成本的證據。從未在 T4 憑證上申報的僱傭福利，會導致稅款沒有預扣，這筆稅款由公司負責，董事也可能根據第 227.1 條承擔個人責任，但須符合該條的條件，並設有盡職審慎抗辯。福利的計算請參閱透過您的業務買車。另有兩種情況需要單獨檢視。一是最多可坐駕駛員和兩名乘客的廂型車或皮卡，主要用於運送貨物或設備以賺取收入，或者全部或幾乎全部用於賺取收入，這類車輛不屬於《所得稅法》中「汽車」的定義（第 248(1) 條，按取得或租賃當年來判斷），適用不同的規則。二是如果車輛是因所有者的股東身份而不是雇員身份提供的，則適用股東福利規則。

開始保存行車記錄後，要保存多久？

基準年的行車記錄，要從用它來確定營業用途的最後一個稅務年度結束起，保存 六年（CRA：機動車輛記錄）。以後每一年的抽樣都要用到基準年，所以基準年的記錄要比它所屬的年度保存得更久。

收據和其他記錄，要從它們所涉及的最後一個稅務年度結束起，保存 六年（《所得稅法》第 230 條；CRA 通告 IC78-10R5）。稅表逾期提交、提出上訴，或 CRA 書面要求保存記錄時，保存期間有所不同；其他情況請參閱 CRA 車輛行車記錄指南。

舉例

以下例子僅作說明；所有金額以加元計。

沒有行車記錄、收到 CRA 來函的水管工

一名獨資經營的水管工，在被審查的年度申報了 C$9,000 的車輛費用，營業用途為 80%，扣除額為 C$7,200。CRA 的來函要求提供行車記錄。收據涵蓋全部 C$9,000，都是共用的營運成本（沒有只屬營業的停車費或保險）。他沒有行車記錄。

假設兩張服務發票的日期分別在該年度年初和年末，上面的里程表讀數相差 24,000 km。年度內有日期、載有地址的工作發票，證明了 15,600 km 的營業行程。有文件支持的比例是 65%，用這個比例乘以有收據的成本，得出 C$5,850。C$1,350 的差額，是目前沒有任何文件支持的申報部分。以同樣方式申報的其他每個年度，都需要自己的證據和自己的數字。

開始保存行車記錄的顧問

第 1 年：一名顧問保存了全年的行車記錄。該年度的營業用途是 48%，3 月至 5 月是 50%。第 2 年：3 月至 5 月的抽樣顯示 52%。計算得出的全年用途為 52 ÷ 50 × 48 = 約 50%，在基準年 48% 上下 38% 至 58% 的範圍之內。CRA 自己的例子把其中的 10 理解為百分點：基準年為 49% 時，允許的結果是 39% 至 59%。企業仍須證明基準年代表正常使用情況。

如果第 2 年的抽樣顯示 70%，結果會是 70 ÷ 50 × 48 = 約 67%，超出範圍。抽樣就只涵蓋 3 月至 5 月，CRA 表示應考慮建立新的基準年。這份記錄不能說明第 1 年之前的年度。

擁有公司廂型車的公司所有者

一家公司擁有一輛按《所得稅法》屬於汽車的廂型車，其所有者用它來工作，週末也駕駛。從來沒有保存過行車記錄。CRA 的頁面說，公司作為雇主，必須能夠合理說明私人公里數和營業公里數，才可以使用減免待用費用，所以缺少行車記錄，使這項減免成疑。這個例子假設廂型車是作為僱傭福利提供的；如果是股東福利，規則就不同，公司也不能扣除該福利。有日期的里程表讀數和工作發票，可以像水管工的例子一樣證明一個比例。如果做不到，可能就不能使用減免，福利可能要用其他方法計算，例如在符合條件時使用簡化計算方法。

您的情況不同嗎？

• CRA 的來函要求提供不存在的行車記錄，或多個年度的車輛費用都在沒有記錄的情況下申報：首先要弄清楚的是：哪些年度受到質疑、可以如實整理出什麼證據、如何回覆來函，以及如何開始保存可以支持以後年度的記錄。請尋求記帳協助，逐年整理記錄；來函本身的處理請參閱 CRA 審查。
• 車輛屬於公司，而且從來沒有保存行車記錄：所有者的應稅福利和公司車輛成本的證據，都取決於同一批缺失的公里數。請尋求記帳協助整理記錄；福利的計算請參閱透過您的業務買車。
• 您想了解 CRA 行車記錄規則的全部內容，或您把所有行車都申報為營業用途：請參閱 CRA 車輛行車記錄指南。
• 收據也遺失了：請參閱沒有收據的營業費用和 CRA 收據要求。
• 您還為車輛費用申請了 GST/HST 進項稅抵免：請與所得稅扣除分開檢查，因為 GST/HST 的規則不同；請參閱申報 GST/HST 和進項稅抵免。
• 車輛是用貸款購買的，或個人車輛轉入了營業：請參閱記錄車輛購買和貸款和資本成本免稅額。
• 您想知道是什麼引起了 CRA 的注意：請參閱什麼情況會引發 CRA 審查。
• 車輛是在美國稅表上申報的：請參閱重建美國里程記錄。