補做拖欠的帳目：加拿大報稅前的歷史帳目整理

準備稅表之前，帳目必須顯示哪些內容？

帳目必須顯示整個申報期間內業務的收入、費用、資產、債務和所有者交易。每個數字都要能追溯到交易記錄；光憑銀行餘額，無法說明應稅收入是多少。

其他自僱業務按賺取收入的時間申報收入，按費用發生的時間申報費用，即使款項稍後才支付。農民、漁民和自僱的佣金代理人，可以使用現金制；在重建未付發票和帳單之前，請先確認上一份稅表採用的方法（CRA：會計方法）。以現金制計算收入的農民，必須另外保存 GST/HST/QST 的應計制記錄；請對照這些記錄檢查未付項目。不要僅僅為了讓銀行匯出的資料與稅表相符，就更換方法。符合資格的業務如果從應計制改為現金制，要在下一份稅表採用現金制，並附上調整說明；從現金制改為應計制，則須在稅表到期之前，以書面向 CRA 申請許可，並附上調整說明（CRA：會計方法）。

我應該先收集哪些記錄？

請先收集能確立期初狀況和完整交易軌跡的記錄。CRA 要求記錄足夠詳細，能夠確定納稅義務和應享權益，包括由記帳員或其他第三方保管的記錄。

請向上一位記帳員索取總帳、試算表、銀行對帳表、未結發票和帳單清單，以及可用的匯出檔或備份。CRA 關於電子記錄的指引指出，更換第三方或系統時，必須保留對資料及其稽核軌跡的存取。如果記錄分散各處，請先按帳戶和期間收集，再開始輸入。如果是會計師交接，請參閱更換會計師。

我的記帳員在年度中途停止了，我該從哪裡重新開始？

請從您能核實分錄、銀行和信用卡餘額的最後一個月之後重新開始。保留該總帳的副本，記下截止日期，並在新增交易之前，把其期末餘額與下一份對帳單比較。

如果某個月份已輸入但從未對帳，請先檢查其交易，不要直接當作已完成。對每個帳戶，把總帳餘額與對帳單比較，並考慮未兌現的項目，例如已開出但尚未兌現的支票。然後按順序往下做。更正要附上說明和來源文件；不要只為了讓數字相符，就覆蓋以前的分錄。CRA 的電子記錄指引要求，從來源文件到匯總帳戶要有稽核軌跡，並記錄對已入帳交易的修改。

另外列一份清單，記下缺失的期間、不確定的分錄，以及仍需要的來源文件。有了這份清單，未解決的項目就不會變成虛構的銷售、費用或稅收抵免。

我如何重建銷售、未付發票和費用，又不出現重複？

先用發票和其他來源記錄，確定發生了什麼，再用銀行和信用卡的記錄，確定是如何結算的。在建立另一筆收入或費用分錄之前，先把付款與現有的發票或帳單配對。

對於銷售，請按日期和客戶列出發票和貸項通知單，再配對存款和其他付款。對於信用卡和現金銷售，把銷售匯總和結算報告與存款配對；銷售總額、退款和處理手續費，要與淨存款額分開記錄。存款可能是客戶付款、所有者出資、貸款、退稅或帳戶之間的轉帳；在稱之為銷售收入之前，請先查明其來源。要包括有記錄支持的現金和非現金銷售。CRA 要求總收入記錄顯示日期、金額和來源，並附有發票、收銀機紙帶或存款單等原始憑證。在應計制下，未付的發票仍可能屬於其賺取期間的收入（CRA：會計方法）。

對於採購，把供應商發票與信用卡扣款或銀行付款配對。把未付帳單列在另一份清單上，這樣如果業務採用應計制，就能把它們計入正確的期間。要識別退貨、退款和貸項通知單。資本採購要與日常費用分開；CRA 的費用指引對資本財產的處理方式不同。對於 T2125 表，已作為進項稅抵免申請的 GST/HST，要從費用中扣減。記錄完一個期間之後，對每個銀行和信用卡帳戶進行對帳，再檢查未配對的分錄，不要憑猜測來歸類。

銀行或信用卡對帳單可以代替遺失的收據嗎？

銀行或信用卡對帳單有助於證明款項曾經轉出，但往往無法證明買了什麼，或其中有多少用於業務。請先向供應商索取發票、收據、合約或供應商對帳單的副本，並與付款記錄放在一起。CRA 表示，業務費用需要有發票、協議、收據或其他能證明支出的憑單。

如果供應商無法提供收據，請依照 CRA 業務記錄指引的要求，在費用日記帳中記錄供應商的名稱和地址、付款金額和日期，以及交易詳情。請保留任何合約、往來信件或其他可取得的證明。把仍然不確定的部分標示出來，交給報稅員；僅憑對帳單上的一筆記錄，並不能確立可扣除的費用。

進項稅抵免另有一套證據標準。CRA 要求在申請 ITC 之前有充分的文件，包括適用的供應商、交易和所收取的 GST/HST 資料。不要憑信用卡扣款來推算 GST/HST，也不要在沒有足夠憑證時申請 ITC。申請和更正規則，請參閱 GST/HST 申報與進項稅抵免。

我如何區分個人支出和所有者轉帳？

請按每筆混合交易實際代表的內容來分類。所有者帳戶與業務帳戶之間的轉帳，並不自動等於銷售或費用；用業務信用卡支付的個人採購，不是業務成本。

對於獨資經營者，把取出的款項記為提款，把投入業務的個人資金或資產記為出資。對於合夥企業，在把每位合夥人的轉帳歸類為出資、提款、貸款或還款之前，請先查核協議和支持記錄；每位合夥人的餘額要分開記錄。CRA 的自僱收入指南說明了出資，其合夥企業指南則區分了合夥人貸款。對於混合用途的費用，只記錄業務的部分；CRA 把個人費用排除在 T2125 表的扣除之外。

對於公司，請另外列一份清單，記錄每一筆流入和流出所有者的付款及其憑證。報稅員需要判斷每一項屬於可報銷的業務費用、貸款、薪酬、股息，還是其他股東交易。公司支付所有者的個人帳單，需要經過這樣的審查，而不是自動記為費用。記錄和報銷的詳情，請參閱自己墊付的業務開支。

如果公司以低於公允價值的價格，把財產轉讓給與公司屬非公平交易關係（non-arm's length）的所有者，所有者可能要為轉讓期間或更早期間的部分所得稅或 GST/HST 負責，金額以債務和價值差額為限。根據《所得稅法》第 160 條或《消費稅法》第 325 條，CRA 可以隨時對受讓人作出評定，即使公司的稅款是在轉讓之後才評定的。

我如何對照已申報的稅表，核對 GST/HST 和工資？

請按申報期間，把重建的稅務帳戶，與已存檔的稅表、憑證、匯繳記錄和 CRA 帳戶活動進行核對。出現差異時，要把它當作需要解決的問題，而不是悄悄修改已申報稅表的理由。

請按每個已申報的期間，查核符合資格的註冊人，在 CRA 管理該帳戶時，是否已在網上或用 GST74 表選擇了 GST/HST 快速法。年度申報人必須在 第二個財政季度的第一天 之前選擇，但首個期間很短的新註冊人，可以在該申報表的截止日期前選擇；按月或按季申報的人，須在 首份 Quick Method 稅表的截止日期 之前選擇。當收入或業務活動改變時，資格可能終止。如果適用了快速法，要把其匯繳額與所收取的稅款分開核對，包括任何首期銷售抵免；不要申請營運費用或存貨採購的進項稅抵免，並把依該方法留存的稅款計入收入。符合資格的資本採購，仍可能產生進項稅抵免。

CRA 表示，GST/HST 記錄必須能支持所收取的稅款和所申請的抵免，而工資記錄必須顯示雇員的工時和預扣的金額。T4 摘要表的說明要求其合計與各憑證一致，並把扣繳款與匯繳額作比較。GST/HST 的期間和工資的曆年，可能與所得稅年度不同，所以請按實際期間標示每項比較。如果已申報的 GST/HST 申報表需要更正，請依照 GST/HST 申報與進項稅抵免處理。

獨資經營者直接承擔業務的匯繳款。現任和前任普通合夥人，可能要承擔在其擔任合夥人期間到期的合夥企業 GST/HST；在解散時仍是合夥人的人，可能要承擔之後到期的款項。根據《消費稅法》第 272.1(5) 條，加入之前的債務也可能涉及合夥企業的財產。根據《所得稅法》第 227.1 條、《加拿大退休金計劃法》第 21.1 條、《就業保險法》第 83 條和《消費稅法》第 323 條，公司董事可能要承擔未匯繳的所得稅扣繳款、CPP 供款、EI 保費和淨 GST/HST，但須符合法定的追收和盡職審慎條件。CRA 必須在董事離任後的 兩年 內，對 GST/HST 董事作出評定；工資扣繳款的追討程序，也必須在該期間內開始。

公司的期初資產負債表應該與去年的期末一致嗎？

通常情況下，公司目前的總帳要從上一年度最終的期末餘額開始，然後解釋任何差異。期初餘額改變，可能影響目前的資產負債表、股東帳戶和 T2 的財務資訊。

請把期初的銀行、信用卡、應收款、應付款、貸款、GST/HST、工資和權益餘額，與上一年度最終的試算表和財務報表比較。也要把上一年度已申報 T2 的財務報表資訊，與這些最終報表比較。查核上一位報稅員是否在記帳員的副本完成之後，才入帳年末調整。把每項差異追溯到調整、更正過的以往數字，或遺漏的交易；把說明與帳目一起保存。CRA 的 GIFI 指引使用資產負債表和損益表的資訊來填寫 T2。有關報表和 GIFI 的具體工作，請參閱公司年末財務報表。

怎樣才算帳目已準備好交給報稅員？

如果稅表即將到期，請現在就把最後一個已核實的月份、現有記錄和未解決事項清單交給報稅員。當整個期間都已入帳，而且重要的餘額已對帳或有證據說明時，帳目就可以提供稅表所需的數字。在使用這些數字之前，請把剩下的問題告訴報稅員。

對於自僱人士的 T1，稅款通常在 4 月 30 日 到期，稅表在次年的 6 月 15 日 到期。公司通常在年末後的 兩個月 內繳款（符合條件的 CCPC 為 三個月），並在 六個月 內提交 T2。如果須提交 T5013，全部是個人合夥人的，在年度結束後的 3 月 31 日 到期；全部是公司合夥人的，在年末後的 五個月 到期；混合合夥人的，則取較早的日期。逾期提交且有未繳稅款的 T1 或 T2，通常要罰 5%，另加每個整月 1%，最多 12 個月；逾期提交 T5013 的罰款為每天 $25，最低 $100，最高 $2,500（CRA：T5013 指南）。如果 CRA 曾要求提交逾期的 T1 或 T2，而且在之前的 3 個稅務年度中的任何一年，曾被處以逾期申報罰款，則重複罰款為 10%，另加每個整月 2%，最多 20 個月（《所得稅法》第 162 條）。

• 把每個銀行和信用卡餘額，與其最終對帳單核對，並列出未兌現的項目。
• 把客戶付款和供應商付款，與未結發票和帳單配對；檢查舊的未付項目。
• 檢查銷售和費用類別、退款、資本採購、相關的存貨，以及混合用途的費用。
• 把所有者出資、提款和公司所有者的交易，與其支持記錄對應起來。
• 把 GST/HST 和工資餘額，與已申報的稅表、憑證、匯繳記錄和 CRA 帳戶活動比較。
• 對於公司，把期初餘額與上一年度最終的期末核對一致，並解釋調整。
• 請送交整個期間的收入和費用摘要、交易明細、對帳表、使用時的未結發票和帳單清單、來源記錄和問題清單。如果業務有保存試算表和資產負債表，也請附上；公司的 T2 報稅員還需要其損益表和資產負債表的資訊。

CRA 不要求您隨所得稅稅表提交來源記錄，但通常要求從這些記錄所涉及的最後一個稅務年度結束起，保存 六年（CRA：保存記錄）。報稅員在申報之前，可能仍需要它們來解決不確定的金額。

範例

以下為加元的示範金額。一家公司的記錄在 8 月之後中斷。其最後一個已核實的銀行餘額為 C$10,000。9 月的銀行對帳單顯示，有一筆 C$5,000 的客戶存款、一筆來自所有者的 C$2,000 轉帳，以及一筆 C$1,000 的供應商付款。記帳員還有一張 C$5,000 的銷售發票，客戶已在 9 月付款。

把這張 C$5,000 的發票，記在其賺取收入的期間，並把存款與它配對；這筆付款不是第二筆銷售。把來自所有者的 C$2,000 轉帳，在審查之前先記在所有者交易帳戶，而不是銷售。把 C$1,000 的付款與其供應商發票配對；發票和付款不是兩筆費用。在計入任何未兌現的項目之前，銀行餘額為 C$16,000（C$10,000 + C$5,000 + C$2,000 − C$1,000）。然後對照已申報的記錄，核對 GST/HST 和所有者的餘額，並把未解決的事項交給報稅員。

您的情況不同嗎？

如果稅表尚未申報、截止日期臨近，或記錄無法找到憑證支持，下一步就會不同。

• 公司的多份 T2、GST/HST 或工資申報表從未提交：請參閱補報未申報的公司稅表。
• 個人或獨資經營者的稅表尚未申報：請參閱補報未申報的稅表。
• 公司的申報或繳款截止日期臨近：請參閱申報公司稅表。
• 獨資經營者的稅表或繳款截止日期臨近：請參閱什麼時候需要稅務會計師。
• 您的 GST/HST 申報或抵免需要更正：請參閱 GST/HST 申報與進項稅抵免。
• 您正在更換會計師，或無法取得舊記錄：請參閱更換會計師。
• 適用魁北克的規定：請收集 QST 和省工資記錄，以及獨資經營者和合夥人使用的 TP-80、需要時合夥企業使用的 TP-600 和 RL-15，或在魁北克設有營業機構的公司使用的 CO-17 所需的數字。也要核對省稅表和帳戶對帳單。對於由魁北克稅務局（Revenu Québec）管理的快速法選擇，請查核 FP-2074-V 表。
• 適用 Alberta 公司的規定：報稅員還需要單獨的 AT1 稅表所需的數字，須在年末後的 六個月 內提交。
• 來源記錄、所有者交易或期初餘額仍不確定：在採用重建後的數字之前，請把問題清單和現有文件，帶到記帳協助服務。