扫描收据能给 CRA 看吗？电子副本够用吗

如果 CRA 审计，会接受扫描的收据吗？

只有在符合 CRA 条件的影像存档程序下制作的图像，才能取代纸质收据。影像存档程序是对扫描、登记、编制索引和检查图像的一套成文的做法。如果企业达不到这些条件，CRA 表示企业必须保留原始文件（CRA：可接受的格式与影像存档）。CRA 的页面没有说明审计员如何对待不符合要求的扫描件，只说要保留纸质件。

收据不需要随税表一起寄出，但 CRA 日后可能要求查看（CRA：业务记录；CRA 收据要求）。如果审计员要求提供，审计员会说明如何在线发送文件，因为审计员不能通过电子邮件接收记录（CRA：审计）。发送副本，并不意味着您可以销毁原件，也不意味着这项费用就算有了凭证。如何答复这类要求，参见审查、审计与自愿披露。

CRA 的指引有两个方向：保留纸质件，把扫描件当作备份；或者在销毁任何纸质件之前，先满足全部影像存档条件。以下情况处理起来比较复杂：您正在转向无纸化、纸质件已经被销毁、有多人拍摄收据、收据存放在应用程序里，或者 CRA 已经要求提供记录。依靠扫描件之前，请准备好：

• 影像存档的书面批准和书面操作规程
• 扫描日志簿和索引
• 一批抽样图像与纸质件的核对记录
• 一份已经测试还原过一次的备份

我可以保存电子收据，把纸质收据扔掉吗？

只有当图像是在符合最新国家标准的、可接受的影像存档程序下制作时才可以。CRA 表示，按这种方式做了影像存档的纸质原始文件可以处理掉，图像则作为永久记录保存（IC05-1R1，第 28 段；IC78-10R5，第 21 段和第 22 段）。

没有这样的程序，就必须保留原件。CRA 还建议，如果对是否销毁纸质记录有任何疑问，先征求法律意见。

手机拍的照片或打印出来的图片，够用吗？

CRA 的影像存档页面没有提到手机照片，所以既不接受也不排除。任何图像的检验标准都一样：它必须是准确的复制品，目的是取代纸质件，提供相同的信息，并且不会因分辨率、色调或色相而掩盖重要细节（CRA：可接受的格式与影像存档）。

这只是对图像本身的检验。要处理掉纸质件，还需要有影像存档程序：书面批准、操作规程、日志簿、索引和质量控制（即下一节的七项条件）。留在手机相册里的照片，通常没有这些保障，所以按 CRA 的指引，它只是备份副本，不能取代纸质件。

打印出来的图片只是副本的副本。请保留原始纸质件或原始电子文件。

销毁扫描过的收据之前，CRA 要求满足什么条件？

CRA 的通告列出了可接受的影像存档程序的七项条件，其影像存档页面还要求遵循最新的国家标准。处理掉纸质件之前，七项条件都必须满足（IC05-1R1，第 27 段；IC78-10R5，第 21 段）。

对于 GST/HST 记录，备忘录 15.2（第 17 段）也列出七项条件，但用审计轨迹取代了日志簿。审计轨迹必须显示所制作记录的真实性，以及所收到记录自收到之时起的完整性。其他条件大致相同；备忘录中的质量控制涵盖其所有程序。同一张收据同时支持所得税和 GST/HST 的，两份清单都要满足。另外，IC05-1R1（第 36 段）要求电子记录能显示从原始凭证到汇总财务账目的审计轨迹。

该程序所依据的标准，是加拿大通用标准委员会的 CAN/CGSB-72.34《作为文件证据的电子记录》，CRA 的影像存档页面和备忘录 15.2 都提到了它。较早的通告（IC05-1R1 和 IC78-10R5）提到的是更早的标准 CAN/CGSB-72.11-93。它们都要求遵循最新的标准。CRA 的页面没有转载该标准，也没有说明如何证明某台扫描仪或某个应用程序符合标准。如果企业达不到该标准，CRA 表示企业必须保留原始文件。如果由第三方做影像存档，企业仍然要负责确保其达到可接受的要求（IC05-1R1，第 29 段）。

如果收据是通过电子邮件或应用程序收到的呢？

最初以电子方式制作、发送或收到的收据，也必须以电子方式保存。CRA 的通告表示，这些文件是必须以电子形式保留的记录（IC05-1R1，第 39 段）。它列出的原始凭证包括采购发票和信用卡收据，以及与税务有关的电子邮件。

把收据打印出来，不能取代电子文件。对于 GST/HST 记录，即使有纸质副本，电子记录仍然必须保留（备忘录 15.2，第 5 段）。法律要求以电子方式保存的记录，要以电子可读的格式保留（《所得税法》第 230(4.1) 款；《消费税法》第 286(3.1) 款）。部长可以按其接受的条件，对某个人或某类人免除这项规定（第 230(4.2) 款；第 286(3.2) 款）。

如果文件被转换成另一种格式，转换不得丢失、破坏或更改与税务有关的信息（IC05-1R1，第 37 段）。

电子收据要保存多久？存放在哪里？

从它们所属的最后一个纳税年度结束起保存 六年；公司则从会计期间结束起算（CRA：记录存放在哪里）。取代纸质件的图像就是记录，所以同样的期限也适用于它们。关于逾期税表、异议和已结业的企业，参见业务记录要保存多久。

记录必须存放在营业地点或在加拿大的住所，除非 CRA 书面许可另行安排。CRA 表示，存放在加拿大境外、但可以从加拿大访问的记录，不被视为存放在加拿大。获得许可在境外保存记录的，在 CRA 要求时，这些记录仍须能在加拿大提供审查。对于 GST/HST，记录必须存放在加拿大，使用英文或法文，除非部长另行授权（《消费税法》第 286(1.2) 款）。

CRA 期望的文件格式和备份是什么样的？

文件必须保持可读。企业交给 CRA 的副本，必须是通用的非专有格式（不依赖某一家厂商的应用程序就能打开），并且是 CRA 软件能够处理的格式（IC05-1R1，第 7 段）。CRA 的记录保存页面没有列出收据图像的文件类型。对于在线发送给 CRA 的文件，其上传页面列出了包括 PDF、JPG、JPEG 和 TIFF 在内的格式；上传格式被接受，本身并不等于符合影像存档规则。

备份是企业自己的责任。CRA 表示，存放在可重写介质上的记录要备份，以便能以 CRA 可用的格式还原（CRA：可接受的格式与备份）。以备份作为保存方式的，通告（第 15 段和第 17 段）要求：

• 备份能还原成可用、可读的形式
• 介质有唯一的标签，并有日志记录每个介质的内容
• 备份不会覆盖更早的备份
• 具备还原文件所需的软件
• 定期测试备份的记录能否还原

如果所需的电子记录丢失、损毁或受损，通告表示要向 CRA 报告，并在合理期限内重建文件（第 46 段）。

如果收据应用程序或云服务保存着我的扫描件呢？

责任仍在企业。把记录保存工作外包给记账员、会计师或云存储提供商，并不能免除企业在记录保存、可读性、保存期限或查阅方面的责任，包括软件变更、提供商破产或更换提供商的情形（备忘录 15.2，第 34 段；IC05-1R1，第 19 段）。备忘录认为，让提供商提供所需信息的可接受电子副本是良好做法（第 36 段）。

根据 CRA 对存放地点和可读性的规则，有两项检查。第一，提供商把数据存放在哪里：存放在加拿大境外、但可以从加拿大访问的记录，不被视为存放在加拿大，而在境外保存记录需要 CRA 的书面许可。CRA 的页面没有说明这如何适用于某项具体服务，所以请问提供商。第二，企业是否能在没有提供商帮助的情况下，以可读形式导出每张图像及其索引。如果不能，企业可能无法履行提供记录的义务。

扫描的收据还能作为 GST/HST 进项税抵免的凭证吗？

可以，前提是扫描件是在可接受的影像存档程序下制作的，因此它就是记录，并且收据显示了申请抵免所需的内容。申请进项税抵免的企业，必须保留采购发票或收据的副本（CRA：GST/HST 记录）。GST/HST 记录适用同样的保存期限和电子格式规则（《消费税法》第 286 条），备忘录 15.2 为它们规定了影像存档条件，包括审计轨迹。

模糊或被裁掉一角的图像可能两次都不合格：既不能作为影像存档的记录，又遮住了抵免所依赖的细节。收据必须显示什么，参见进项税抵免所需的 GST/HST 收据细节和 CRA 收据要求。

六年期满前，我可以销毁收据吗？

只有获得部长的书面许可才可以（《所得税法》第 230(8) 款；《消费税法》第 286(6) 款）。CRA 警告说，未经许可销毁纸质或电子记录，可能被起诉（CRA：记录存放在哪里）。申请使用 T137 表或书面提出；具体步骤见业务记录要保存多久。

在合规的影像存档之后处理掉纸质件，是另一个步骤。图像就是记录，保存期的计时仍然针对它继续进行。

示例

以下示例仅作说明。所有金额均为加元（C$）。

拍照后销毁纸质件

阿尔伯塔省的一位自由职业设计师每年拍照保存约 300 张收据（费用 C$12,000），然后把纸质件粉碎。他没有书面批准、操作规程、日志簿或索引。由于程序条件没有满足，CRA 的指引是保留原件，所以这些照片只是备份副本，不是记录。今后，设计师要么保留纸质件，要么先建立这套程序。对于已经粉碎的收据，参见没有收据的业务开支。

扫描仪和书面程序

安大略省的一家公司购买了一台商用扫描仪。业主签署了书面批准，记账员按书面操作规程工作，软件为每张图像编制索引并盖上时间戳，日志簿记录每批扫描和纸质件销毁的日期。每季度有人抽查一批图像，文件也做了备份并测试还原。如果这个过程同时遵循最新的国家标准，图像就成为永久记录，纸质件可以处理掉。如果公司已注册 GST/HST，同样的图像也能支持它的抵免；备忘录 15.2 在自己的清单里要求审计轨迹，以取代日志簿，所以公司要同时保留日志簿和审计轨迹。公司从相关会计期间结束起，将它们保存 六年。

通过电子邮件收到的供应商发票

魁北克的一位店主以电子邮件收到 PDF 格式的供应商发票。就联邦所得税而言，CRA 的指引是在保存期内以电子形式保留可读的文件，打印件不能取代它们。魁北克税务局为 QST 另有记录规则，魁北克的企业应向魁北克税务局核实 QST 和 GST/HST 记录；本文不涉及这些。

您的情况不同？

• 纸质件已经被粉碎，照片从未在影像存档程序下制作，或者账目与剩下的记录对不上：CRA 表示，只有在满足其条件的影像存档之后才可以销毁纸质件，而它的页面没有说明条件不足时如何处理。这些收据可能需要用银行和信用卡对账单以及供应商的副本来佐证，剩下的记录值得记账员或会计师看一看。参见没有收据的业务开支和记账服务。
• CRA 已要求提供记录，或发来审查或审计函件：参见审查、审计与自愿披露。如果这些记录背后的账目不完整，参见记账服务。
• 您正在转向无纸化，或者记录散落在纸质件、应用程序和好几年的文件中：程序、备份和账目要配合起来。参见记账服务、自己做账还是请记账员和补做逾期账目。
• 您的收据来自境外供应商，或使用另一种语言：参见外国供应商和承包商的发票。
• 卖家不肯开合格的收据，或者您需要知道收据必须显示什么：参见 CRA 收据要求。
• 您要注销公司，或需要知道六年期限的起算日：参见业务记录要保存多久。
• 您也有美国的记录：美国扫描收据指南讲解了 IRS 的规则。